PGN - ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL - Los grupos de trabajo son una alternativa y funcionan de

CONTROL INTERNO-Se deben constituir oficinas al más alto nivel CONTROL DISCIPLINARIO-No obedece a las exigencias de la norma legal Como se puede observar, el más alto nivel correspondería al nivel directivo, lo que lleva a colegir que la oficina de control interno disciplinario debe ser constituida en este nivel. Esta obligación es contemplada como un deber para la entidad, conforme lo determina el numeral 32 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, motivo por el cual, en caso de ser inobservada, excepto por un tema presupuestal, podría eventualmente acarrear responsabilidad disciplinaria. Ahora, sobre el tema específico de INDUMIL, es necesario aclarar que por estructura, volumen de los procesos disciplinarios y la magnitud de la entidad, se puede entender que hay la obligación de crear la oficina de control interno disciplinario, pues se observa, conforme a lo manifestado por usted en la consulta, que existe un control disciplinario difuso y que no obedece a las exigencias de la norma legal y la circular explicativa del tema. RESTRUCTURACIÓN-Se debe originar en la Junta Directiva, conforme al deber funcional Es decir, la restructuración de la entidad debe originarse en la Junta Directiva, conforme al deber funcional y no por iniciativa y a través de un acto administrativo interno expedido por el gerente general, conforme a la competencia señalada. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL-Los grupos de trabajo son una alternativa y funcionan de acuerdo a la magnitud de la entidad En resumen, para las entidades de la estructura organizacional de INDUMIL es necesaria la creación de una oficina de control disciplinario interno, pues si bien los grupos de trabajo pueden entenderse como una alternativa, estos no funcionan de manera

caprichosa sino en atención a la magnitud de la entidad. La estructuración de la Oficina de Control Disciplinario Interno, unificando los grupos de trabajo, debe hacerse a través del órgano competente, es decir por sugerencia de la Junta Directiva al Gobierno Nacional, pues esta oficina no puede estructurarse por un acto administrativo interno. Bogotá D.C., 20 de mayo de 2013 PAD

C-057-2013

General ®

GUSTAVO MATAMOROS CAMACHO

Gerente general INDUMIL Calle 44 N° 54 – 11 - CAN Ciudad Ref.: Su consulta del 1° de marzo de 2013

Respetado señor: En el escrito de la referencia consulta usted sobre los siguientes aspectos:

1. Puede el gerente general de INDUMIL revocar y derogar la resolución N° 077 del 23 de abril de 2002, unificando como dispone la Circular Conjunta DAFPPGN N° 001 del 2 de abril de 2002, en el literal a), con el fin de ubicarla al más alto nivel (Ley 734 de 2002, artículo 76), asegurando su autonomía e independencia y el principio de segunda instancia (ibídem, artículo 34, numeral 32).

2. Puede el gerente general , con fundamento con el artículo 76 de la Ley 734 de 2002 y de la Circular Conjunta DAFP-PGN N° 001 del 2 de abril de 2002, implementar una sola Unidad o un Grupo de Control Interno Disciplinario, en razón a que actualmente la función disciplinaria se encuentra dispersa en

cuatro Grupos de Control Disciplinario Interno. Antes de atender su consulta y en cumplimiento de la función asignada por el

artículo 9º numeral 4 del Decreto 262 de 2000, he de precisarle que en desarrollo de la función consultiva no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares. Por tanto, en el presente caso esta oficina se limitará solamente a suministrar elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema que ocupa la consulta, sin que ello se entienda como resolución a un caso particular. Es necesario iniciar el presente análisis citando el artículo 76 de la Ley 734 de 2002, que señala: Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 2 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co “Control disciplinario interno. Toda entidad u organismo del Estado, con excepción de las competencias de los Consejos Superior y Seccionales de la Judicatura, deberá organizar una unidad u oficina del más alto nivel, cuya estructura jerárquica permita preservar la garantía de la doble instancia, encargada de conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores. Si no fuere posible garantizar la segunda instancia por razones de estructura organizacional conocerá del asunto la Procuraduría General de la Nación de acuerdo a sus competencias. En aquellas entidades u organismos donde existan regionales o seccionales, se podrán crear oficinas de control interno del más alto nivel, con las competencias y para los fines anotados.

En todo caso, la segunda instancia será de competencia del nominador, salvo disposición legal en contrario. En aquellas entidades donde no sea posible organizar la segunda instancia, será competente para ello el funcionario de la Procuraduría a quien le corresponda investigar al servidor público de primera instancia. (…) “Parágrafo 2°. Se entiende por oficina del más alto nivel la conformada por servidores públicos mínimo del nivel profesional de la administración. “ “Parágrafo 3°. Donde no se hayan implementado oficinas de control interno disciplinario, el competente será el superior inmediato del investigado y la segunda instancia corresponderá al superior jerárquico de aquél.” Nótese que la norma habla de la creación de una Oficina del más alto nivel. En estas condiciones hay que remitirse a los niveles que contempla la administración pública, a fin de esclarecer la pretensión del legislador. Para ello hay que acudir, entre otras normas, al artículo 4° del Decreto 770 de 2005, mediante el cual establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional, a que se refiere la Ley 909 de

2004. Aalí se determinan lo siguientes niveles: “Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. “Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta

dirección de la rama ejecutiva del orden nacional.” “Nivel Profesional. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 3 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas, les pueda corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales.” “Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología”. “Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores, o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.” Como se puede observar, el más alto nivel correspondería al nivel directivo, lo que lleva a colegir que la oficina de control interno disciplinario debe ser constituida en este nivel. Esta obligación es contemplada como un deber para la entidad, conforme lo determina el numeral 32 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, motivo por el cual, en caso de ser inobservada, excepto por un tema presupuestal, podría eventualmente acarrear responsabilidad disciplinaria. El tema de la capacidad presupuestal de la entidad o de la estructura organizacional

de la entidad está suficientemente explicado por la Circular Conjunta N° 001 de 2002, proferida por la Procuraduría General de la Nación y por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que consideraron las siguientes situaciones:

1. Si la magnitud de la entidad lo exige y el índole de la función determine un volumen significativo de procesos disciplinarios, se creará la oficina de control interno disciplinario dentro de la estructura formal de la entidad, para lo cual deben adelantarse los trámites técnicos, administrativos y presupuestales necesarios para formalizar, en una norma expedida por autoridad competente,(Decreto nacional, Ordenanza departamental, Acuerdo distrital o municipal, etc), la creación de la oficina del más alto nivel.

2. Si no es posible la implementación de la oficina de control interno disciplinario, por aspectos de estructura y presupuesto, lo prudente es la conformación de un GRUPO FORMAL DE TRABAJO, mediante acto interno del jefe del organismo, adscrito a una de las dependencias del segundo nivel jerárquico de la organización, coordinado por el Director de dicha dependencia, lo que conllevaría a que no requeriría la creación de cargos o cambio de estructura de la entidad.

Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 4 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co

3. Cuando la entidad cuente con una planta de personal muy reducida, que haga imposible la conformación del grupo de trabajo, la función disciplinaria se ejercerá, de conformidad con lo previsto en el Parágrafo 3º del artículo

76 del Código Disciplinario Único, por el jefe inmediato del investigado y la segunda instancia corresponderá al superior jerárquico del mismo. En este caso se entiende por jefe inmediato, a la luz de las normas vigentes de administración de personal, el coordinador o jefe de dependencia o el jefe del organismo, según el caso. Ahora, sobre el tema específico de INDUMIL, es necesario aclarar que por estructura, volumen de los procesos disciplinarios y la magnitud de la entidad, se puede entender que hay la obligación de crear la oficina de control interno disciplinario, pues se observa, conforme a lo manifestado por usted en la consulta, que existe un control disciplinario difuso y que no obedece a las exigencias de la norma legal y la circular explicativa del tema. Pero el asunto es que esta reestructuración, con el fin de crear la oficina de control disciplinario interno del más alto nivel, debe configurarse por una iniciativa presentada por la Junta Directiva de INDUMIL al Gobierno, conforme lo señala el Acuerdo 0439 de 2001, que en su artículo 14, literal d), señala: “b. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca.” Es decir, la restructuración de la entidad debe originarse en la Junta Directiva, conforme al deber funcional y no por iniciativa y a través de un acto administrativo interno expedido por el gerente general, conforme a la competencia señalada. Por otra parte, si bien por la Resolución N° 077 del 23 de abril de 2003 se crearon

Grupos de Trabajo, conforme a lo dispuesto en la Circular Conjunta N° 001 de 2002, dejando la coordinación de dichos grupos en manos de servidores del segundo nivel jerárquico, este no es el ideal frente al Control Disciplinario Interno, en el caso específico de INDUMIL, como ya se explicó, en razón a la magnitud y estructura orgánica de la entidad. Por lo que se acude a la Junta Directiva para que adelante los trámites para que se integre una Oficina de de Control Disciplinario Interno en las condiciones legales y reglamentarias pertinentes, so pena de incurrir en el incumplimiento de un deber. En resumen, para las entidades de la estructura organizacional de INDUMIL es necesaria la creación de una oficina de control disciplinario interno, pues si bien los grupos de trabajo pueden entenderse como una alternativa, estos no funcionan de manera caprichosa sino en atención a la magnitud de la entidad. La estructuración de la Oficina de Control Disciplinario Interno, unificando los grupos de trabajo, debe hacerse a través del órgano competente, es decir por sugerencia de la Junta Directiva al Gobierno Nacional, pues esta oficina no puede estructurarse por un acto administrativo interno. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 5 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co En estos términos dejamos rendido el concepto y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la ley 1437 de 2011.

Atentamente,

CARLOS ENRIQUE VALDIVIESO JIMÉNEZ

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

C-057-2013

OYTC Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 6 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co