PGN - ESTUDIOS PREVIOS - Principios

ARCHIVO DEFINITIVO-Se ordenó a favor de servidores públicos y/o particulares adscritos a la Cancillería de Colombia y Superintendencia de Notariado y Registro al demostrarse que no existió la conducta disciplinaria denunciada en queja QUEJA-Por demora e inoportunidad en apostilla de registro civil de matrimonio al remitirse correo a página de cancillería que por ineficiencia en su software y en el de Superintendencia ocasionaron perjuicios ETAPA DE INDAGACIÓN-No requirió notificación personal debido a que no estaban identificados e individualizados los presuntos autores de falta disciplinaria. REGISTRO CIVIL-El de matrimonio no guarda similitud con la registrada ante la Cancillería de la República Como se observa en los recuadros impuestos en cada documento, los rasgos de la firma impuesta en el registro civil de matrimonio, no guarda similitud con la registrada ante la Cancillería de la República, como consta en la nota de rechazo, sobre lo que también conviene indicar que la radicación o cargue de la solicitud de apostilla, no es sinónimo de expedición de tal trámite, que como lo informó el Ministerio de Relaciones Exteriores se somete a estudio. Una vez subsanada la causal de rechazo, verificada y validada la firma del señor notario Segundo del Círculo de Neiva…. el jueves 7 de julio de 2022dia siguiente a la formulación de la quejael Ministerio de Relaciones Exteriores apostilló el documento requerido en los tiempos establecidos en las disposiciones legales aplicables, atendiendo que los días se contabilizan únicamente hábiles y se descuentan los festivos y fines de semana…..

ARCHIVO DEFINITIVO-Procedencia de este según regulación legal PRUEBAS OBRANTES-Arrojan la terminación de la actuación disciplinaria y el archivo definitivo de estas ….Con las anteriores pruebas documentales queda plenamente demostrado que no se presentó la conducta disciplinaria denunciada en la queja, que los términos legales no fueron superados, por lo que el deber de esta Procuraduría es el de declarar la terminación del proceso disciplinario y ordenar el archivo definitivo de las diligencias en los términos del artículo 90 del C.G.D., como se indicará en la parte resolutiva de este proveído. Página 1 de 7

PROCURADURÍA DELEGADA DISCIPLINARIA DE INSTRUCCIÓN 2.

SEGUNDA PARA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA

Radicado Nº: IUS E-2022-379554 - IUC D-2022-2514016

Implicados: EN AVERIGUACIÓN DE RESPONSABLES

Cargo y Entidad: CANCILLERIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Y

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Quejoso: ANDRÉS FABIÁN SARMIENTO VILLAREAL Fecha radicación: 7 DE JULIO DE 2022

Fecha hechos: POR DETERMINAR

Hechos: PRESUNTAS IRREGULARIDADES POR DEMORA

EN EL PROCESO DE APOSTILLA DE DOCUMENTO

DEL QUEJOSO

Asunto: VALORACIÓN DE LA INDAGACION PREVIA (ART.

90 C.G.D) Bogotá D.C.; cinco (5) de enero de 2023

I. ASUNTO Recaudadas las pruebas decretadas en esta indagación previa adelantada en

averiguación de responsables en condiciones de servidores públicos y/o particulares en ejercicio de funciones públicas, adscritos a la Cancillería de la República de Colombia y la Superintendencia de Notariado y Registro, se valoran conforme el siguiente estudio:

II. LA QUEJA El señor ANDRÉS FABIÁN SARMIENTO VILLAREAL1, con mensaje de correo electrónico, formuló queja por la demora e inoportunidad en la apostilla de su registro civil de matrimonio en la página de la Cancillería de Colombia, porque la Notaría Segunda de Neiva el 22 de junio inició el proceso para apostillar el documento, remitiendo correo con código a la página de la Cancillería, que por ineficiencia del software de la Cancillería y de la Superintendencia de Notariado y Registro, lo vienen perjudicando en el trámite del visado de estudios para viajar a

España. El 26 de junio de 2022 radicó su trámite, y la Cancillería contestó el 1 de julio de este año que estaba mal radicado, solicitando en la misma fecha a la Notaría Segunda de Neiva ajustar el registro, recibiendo el 6 de julio de 2022 el código para apostillar su solicitud, que no puede radicar. El 26 de junio se presentó en el Consulado, a donde debe enviar su registro civil de matrimonio apostillado, porque está matriculado, pero no ha podido radicar, solicitando la intervención urgente porque su plazo para enviar el documento vence el 11 de julio de 2022, informó haber formulado sendas quejas ante la Cancillería y la Superintendencia.

ACTUACIÓN SURTIDA y SÍNTESIS PROBATORIA

III. 1 Fl. 2 C.O Página 2 de 7

Con sustento en la anterior queja, el 26 de octubre de 20222, este despacho profirió auto de indagación previa, que no requirió notificación personal debido a que no estaban identificados e individualizados los presuntos autores de falta disciplinaria. En el adelantamiento de esa etapa procesal se aportaron las siguientes pruebas: El 4 de noviembre de 20223, el Ministerio de Relaciones Exteriores mediante oficio N° S-GAOL-22-026854 informó que por disposición del Decreto N° 869 de 25 de mayo de 2016, son el organismo rector del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. La misma norma establece las funciones de la Direccion de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano de la misma cartera, encargada de la apostilla de documentos de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestión de su reconocimiento internacional, por lo que ante la solicitud de apostilla / legalización del registro civil de matrimonio de ANDRÉS FABIÁN SARMIENTO VILLARREAL identificado con la CC XXX Y OTRA “la petición constituye un hecho superado”4, porque la solicitud 5226252220821 fue radicada el sábado 25 de junio de 2022 a las 11:53 – que corresponde a fin de semana con puente festivo - y según la Resolución 1959 de 2020, parágrafo 6 del artículo 6 el tiempo de respuesta para apostilla depende del número de solicitudes en espera, sin superar tres días hábiles, entonces el documento ingresó para trámite el martes 28 de junio de 2022, que fue el siguiente día hábil, siendo

rechazada el 30 de ese mes y año, por presentar inconsistencias en la firma a mano alzada del servidor público REINALDO QUINTERO QUINTERO, Notario Segundo de Neiva, que no correspondió con la registrada en la base de datos del Ministerio, como se informó al usuario el viernes 1 de julio de 2022, solicitándole dirigirse a la misma notaria, en donde le expidieron una nueva copia de registro civil fechado el viernes 1 de julio de 2022, que coincide con la registrada en el Ministerio, sin que obre nuevo ingreso, y el Sistema de Apostilla evidencia que el jueves 7 de julio de 2022 se expidió la apostilla, previa nota que el lunes 4 de julio fue el festivo de San Pedro. Al consultar el CIAC evidenciaron que los titulares del registro civil de matrimonio formularon cinco derechos de petición adjuntos, atendidos en tiempo por el centro de atención al ciudadano según cuadro inserto a folio 28 vto. del C.O. La persona responsable del trámite anotado es RUTH MERY CANO AGUILLÓN, Ministro Plenipotenciario código 0074 grado 22, Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Apostillas y Legalizaciones es del Ministerio de Relaciones Exteriores. Cargo que según el Decreto N° 3358 de 7 de septiembre de 2009 es igual al de Secretario General código 0035 grado 25 del Ministerio, y dado que el quejoso no radicó queja, la Cancillería no adelanta acción disciplinaria. - El sábado 12 de noviembre de 20125, fue enviado por correo electrónico el oficio

N° 1247 del 3 de ese mes y año, librado por el Notario Segundo del Círculo de Neiva REINALDO QUINTERO QUINTERO, con el que informó que la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Circular 400 de 24 de junio de 2022 – protocolo de interoperabilidad para apostilla y legalización de documentos originados en notarias – que adjuntó6, según aplicativo dispuesto por la enunciada Superintendencia con operabilidad de la Cancillería para recibir la información y 2 Fls. 11 y vto a 12 C.O 3 Fls. 26 a 39 y 53 a 82 C.O 4 Fl. 25 vto. C.O 5 Fls. 40 a 52 y vtos., y 83 a 96 C.O 6 Fls. 42 vto. a 52 y vto. C.O Página 3 de 7 realizar el proceso de apostilla/legalización según corresponda. Precisó que el 1 de julio de 2022 el señor ANDRÉS FABIÁN SARMIENTO VILLARREAL se presentó en ese despacho notarial y solicito la apostilla del registro de matrimonio, procediendo el 2 de julio de 2022 por parte de la funcionaria JULIETH DAHYANA LÓPEZ ASTUDILLO al cargue, con resultado ok, pidiendo al interesado un correo electrónico a donde llega comunicación de la Superintendencia para que el interesado concluya el trámite ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, posteriormente el interesado se presentó el 6 de julio de 2022 manifestando el no recibido por parte del Ministerio, solicitando nuevamente el cargue del registro civil, procediendo el 6 de julio nuevamente a realizado, obteniendo de nuevo carga satisfactoria, precisando que el aplicativo está en

funcionamiento desde julio de 2022, porque antes se hacía el trámite de forma manual entregando el documento en físico al interesado para la gestión correspondiente, por lo que no adelantan trámite disciplinario por encontrar sus actuaciones ajustadas a las normas establecidas por la Superintendencia de Notariado y Registro.

CONSIDERACIONES DEL DESPACHO

IV. La inconformidad del quejoso tuvo su génesis en que desde el 22 de junio de 2022 inició el proceso para apostillar su registro civil de matrimonio, que en su criterio fue por fallas el software, generando demora e ineficiencia afectando su proceso de visado de estudios para viajar a España, y según las pruebas oportunamente aportadas se demostró que: 5.1El sábado 25 de junio de 2022 a las 11:53 fue radicada la solicitud de apostilla del registro civil de matrimonio del quejoso y otra, que fue rechazada el 1 de julio de 2022 conforme la siguiente imagen 5.2Como lo informó el Notario Segundo del Círculo de Neiva, la radicación de la solicitud de apostilla fue realizada en el aplicativo establecido para el efecto por la Superintendencia de Notariado y Registro, inter operado por la Cancillería de la República, que al realizar el estudio de las firmas registradas estableció que la firma registrada del notario y la impuesta en el registro civil de matrimonio, no coincidían como se acredita con la siguiente imagen, como lo informó vía correo electrónico al interesado, señor ANDRÉS FABIÁN SARMIENTO VILLAREAL: Página 4 de 7 Como se observa en los recuadros impuestos en cada documento, los rasgos de

la firma impuesta en el registro civil de matrimonio, no guarda similitud con la registrada ante la Cancillería de la República, como consta en la nota de rechazo, sobre lo que también conviene indicar que la radicación o cargue de la solicitud de apostilla, no es sinónimo de expedición de tal trámite, que como lo informó el Ministerio de Relaciones Exteriores se somete a estudio. Una vez subsanada la causal de rechazo, verificada y validada la firma del señor notario Segundo del Círculo de Neiva, REINALDO QUINTERO QUINTERO, el jueves 7 de julio de 2022dia siguiente a la formulación de la quejael Ministerio de Relaciones Exteriores apostilló el documento requerido en los tiempos establecidos en las disposiciones legales aplicables, atendiendo que los días se contabilizan únicamente hábiles y se descuentan los festivos y fines de semana, como consta en la siguiente imagen: Página 5 de 7 Con las anteriores pruebas documentales queda plenamente demostrado que no se presentó la conducta disciplinaria denunciada en la queja, que los términos legales no fueron superados, por lo que el deber de esta Procuraduría es el de declarar la terminación del proceso disciplinario y ordenar el archivo definitivo de las diligencias en los términos del artículo 90 del C.G.D., como se indicará en la parte resolutiva de este proveído. En mérito de lo expuesto, la suscrita Procuradora Delegada Disciplinaria de Instrucción 2, Segunda para Vigilancia Administrativa, en uso de sus facultades legales y reglamentarias,

RESUELVE: PRIMERO: DECLARAR la terminación de este proceso disciplinario seguido en Averiguación de responsables en condiciones de servidores públicos y/o particulares en ejercicio de funciones públicas adscritos a la Cancillería de la República de Colombia y la Superintendencia de Notariado y Registro, y como consecuencia ORDENAR el archivo definitivo de las diligencias, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de este proveído.

SEGUNDO: COMUNICAR en los términos del artículo 129 del C.G.D., el contenido de este auto al quejoso, señor ANDRÉS FABIÁN SARMIENTO VILLARREAL a la cuenta de correo electrónicoXXX copia del mismo, informándole que en su contra procede el recurso de apelación en los términos de los artículos 130, 131, 132 y 134 del C.G.D., para ante el superior inmediato.

TERCERO: REALIZAR por la secretaría de la Delegada todas las gestiones necesarias para el acatamiento de lo aquí ordenado, librando las comunicaciones, y dejando las constancias a que haya lugar. Una vez en firme la decision de archivo proceder al archivo físico del expediente.

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CUARTO: REGISTRAR en el Sistema de Información Misional de la Procuraduría General de la Nación, SIM, la presente providencia, por el funcionario comisionado.

COMUNÍQUESE y CÚMPLASE,

MARIA TERESA GUTIÉRREZ NOGUERA

Procuradora Delegada Disciplinaria de Instrucción 2, Segunda para Vigilancia Administrativa Proyectó Farj Página 7 de 7