PGN - FORMULACIÓN DE PLIEGO DE CARGOS - La adecuación típica quedó incompleta

PROCESO DE DOBLE CONFORMIDAD-Se revoca fallo sancionatorio en segunda instancia a favor de Notario 5 del Circuito de Cúcuta (Norte de Santander) de la Oficina de Control Disciplinario Interno de la Superintendencia de Notariado y Registro COMPETENCIA DE LAS PROCURADURÍAS DELEGADAS DE JUZGAMIENTO-Conoce de la doble conformidad contra fallos sancionatorios proferidos en segunda instancia en ejercicio del control interno disciplinario de entidades del orden departamental o nacional COMPETENCIA DE LAS PROCURADURÍAS DELEGADAS DE JUZGAMIENTODecisión sancionatoria de segunda instancia del Superintendente de Notariado y Registro es del orden nacional PRINCIPIO DE COHERENCIA LOGICA Y SENTIDO COMUN-Se predica del principio de congruencia y exige conformidad en los aspectos personal y factico de manera absoluta/PRINCIPIO DE COHERENCIA LOGICA Y SENTIDO COMUN-Luego de formulada la acusación sobre una persona y sobre un hecho determinado no es posible variar su contenido en los cargos/PRINCIPIO DE COHERENCIA LOGICA Y SENTIDO COMUN-Imputación jurídica podría ser variada luego de recaudadas pruebas de descargos y antes del fallo de primera instancia si se demuestra error en calificación jurídica PRINCIPIO DE CONGRUENCIA ENTRE EL FALLO Y LA ACUSACION-La congruencia entre el pliego de cargos y el fallo debe ser personal, fáctica y jurídica PRINCIPIO DE CONGRUENCIA ENTRE EL FALLO Y LA ACUSACION-La congruencia personal y fáctica son absolutas en tanto que la jurídica es

provisional PRINCIPIO DE CONGRUENCIA ENTRE EL FALLO Y LA ACUSACION-En el sub lite la congruencia personal y la fáctica se mantuvieron invariables en tanto la jurídica varió de una conducta dolosa a una culposa Página 1 de 28

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modalidad de la conducta omisiva, alusiva solamente a la ausencia de los paz y salvos, requisito sobre el cual el fallo de segunda instancia se pronunció señalando que no era un documento exigido en la norma para iniciar el trámite de liquidación de la sucesión Página 2 de 28

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PROCURADURÍA DELEGADA DISCIPLINARIA DE JUZGAMIENTO 2

Radicación IUS E-2023-751452 / IUC-D-2023-3353707 Investigado Luis Alberto Castillo Álvarez Cargo y entidad Notario 5 del circuito de Cúcuta, Norte de Santander Quejoso German Guatecique, apoderado de Paola Margarita Ortiz Ortiz en representación de su hija xxxxxxxxxxxxx Fecha del informe 24 de abril de 2017 Fecha de hechos 10 de marzo de 2016

Asunto FALLO SEGUNDA INSTANCIA – DOBLE CONFORMIDAD

Bogotá D.C., 31 de enero de 2024

I. ASUNTO POR TRATAR Procede el despacho a decidir la impugnación especial interpuesta, en virtud de la

garantía de la doble conformidad, contra el primer fallo sancionatorio proferido en el proceso disciplinario No. 022-2017 adelantado por la Oficina de Control Disciplinario Interno de la Superintendencia de Notariado y Registro contra el señor LUIS ALBERTO CASTILLO ÁLVAREZ, en su condición de Notario 5 del Circuito de Cúcuta, Norte de Santander.

II. HECHOS Y ANTECEDENTES PROCESALES RELEVANTES

II.1. Hechos. Mediante oficio con radicado SNR 2017ER28938 del 24 de abril de 2017, el señor German Guatecique Tamayo, como apoderado de la señora Paola Margarita Ortiz Ortiz, quien actúa en representación de su hija menor XXXXXXXXXXXXXXX solicitó investigar la conducta de Luis Alberto Castillo Álvarez, en su condición de Notario 05 del Circulo de Cúcuta – Norte de Santander, por presuntas irregularidades en el trámite y autorización de la escritura pública No. 0604 de 05 de abril de 2016, contentiva de la liquidación de la sucesión del causante Durán Jaimes (folios 4 a 9) La denuncia precisa que la solicitud presentada por el abogado ante la Notaría Quinta de Cúcuta no tiene la fecha de recibido y de presentación personal tanto del abogado como del ex cónyuge sobreviniente, lo que no permite establecer con exactitud la fecha de recibido de los documentos por parte de la Notaría. Asimismo, señala que mediante el acta No. 035 del 10 de marzo de 2016, el notario dio fe de haber recibido junto con la solicitud de tramite notarial de la

liquidación de la sucesión del causante JORGE DURAN JAIMES, entre otros los siguientes documentos: “(…)

3. Registro de matrimonio.

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5. Relación de inventario y Avalúos

(…)

8. Paz y salvo municipal” Indicó que lo dicho en la citada acta no corresponde a la realidad, por cuanto en los documentos que reposan en la Notaría Quinta se pudo establecer que el notario inició el trámite sin los requisitos exigidos en la ley, toda vez que, frente al registro civil de matrimonio, éste fue expedido por el mismo notario, pero el 4 de abril, es decir, un día antes de autorizar la escritura No. 0604 del 5 de abril de

2016. De igual forma señaló frente a los paz y salvos municipales, que no es cierto que se hubieren allegado con la citada solicitud de trámite notarial, como lo señala el acta No. 035 del 10 de marzo de 2016, como quiera que, la Alcaldía Municipal de San José de Cúcuta expidió los certificados 159077 (correspondiente al código

catastral 01080425002100) y 159078 (correspondiente al código catastral 01105390109801) el 11 de marzo de 2016, es decir, un día después de haberse dado fe de que se habían allegado los documentos completos para iniciar el trámite de liquidación. Acompaña el escrito de queja con copia completa de la escritura pública No. 0604 del 5 de abril de 2016, junto con sus anexos, entre los cuales se destaca la copia del registro civil de matrimonio con indicativo serial No. 6168961 del 4 de abril de 2016, la copia del acta No. 035 del 10 de marzo de 2016 y las copias de los paz y salvos 159077 y 159078 del 11 de marzo de 2016. Por lo anterior, se cuestiona en la investigación disciplinaria que al momento de suscribirse el acta No. 035, el 10 de abril de 2016, no se encontraban reunidos todos los requisitos exigidos por la Ley 902 de 1988 para llevar a cabo el correspondiente trámite notarial de liquidación sucesoral del causante JORGE

DURAN JAIMES.

II.2. Antecedentes relevantes en juzgamiento. Luego de haberse surtido las etapas de indagación preliminar e investigación disciplinaria, mediante providencia del 31 de agosto de 2021, La Superintendencia Delegada para el Notariado formuló pliego de cargos:1 en los siguientes términos: “LUIS ALBERTO CASTILLO ÁLVAREZ, obrando en calidad de notario quinto del círculo de Cúcuta no hizo en debida forma el control de legalidad 1 Folios 420-431 c.p.3

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Oficina de Control Disciplinario Interno absolvió, dentro del proceso disciplinario No. 022-2017 adelantado contra Luis Alberto Castillo Alvarez en su condición de Notario Quinto del Círculo de Cúcuta en su lugar, declaró probado y no desvirtuado el cargo único formulado y en consecuencia impuso la sanción disciplinaria de un (1) mes de suspensión en el ejercicio del cargo. El fallo de segunda instancia fue notificado al investigado indicándole que procedía el recurso de apelación en garantía del trámite la doble conformidad de acuerdo con lo establecido en el artículo 93 de la Ley 1952 de 2019, modificado por el artículo 14 de la Ley 2094 de 2021. Asimismo, la decisión fue comunicada a la quejosa y su apoderado. El 24 de noviembre pasado, el apoderado del disciplinable radicó recurso de apelación contra el fallo de segunda instancia, el cual fue concedido por auto de la misma fecha y remitido a la Procuraduria General de la Nación, en aras de garantizar el principio de la doble instancia, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 2094 de 2021. El expediente disciplinario le correspondió por reparto a la Procuraduría Delegada Disciplinaria de Juzgamiento 2, recibido el 14 de diciembre de 2023.

III. SÍNTESIS DEL FALLO DE PRIMERA INSTANCIA. 3.1.- En el fallo de primera instancia se determinó absolver de responsabilidad disciplinaria al notario quinto del círculo de Cúcuta al considerar que, “en este caso no se acredita con suficiente entidad la norma infringida para predicar la ilicitud sustancial

2 Folios 516-527 c.p.3) 3 551-587 c.p.3) Página 5 de 28

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liquidación notarial de la sucesión del causante JAIME DURÁN JAIMES, mediante acta No. 035 del 10 de marzo de 2016, sin cumplirse los requisitos. En este sentido, el control de legalidad es exigible tanto para el inicio del trámite como para su culminación, en este caso el otorgamiento de la escritura pública, puse lo que se ha confiado en este caso es la convergencia de requisitos para iniciar un trámite conforme a unas reglas en específico, esto es, las que devienen del artículo 3 del Decreto 902 de 1988.” 3.2.- En cuanto a la tipicidad de la conducta, consideró el fallador de primera instancia en respuesta a los argumentos de la defensa fundados en atipicidad de la conducta “… en consideración al cargo formulado pues considera la defensa que la Ley no obliga a verificar la existencia de los paz y salvos municipales, ni de los documentos allegados por el quejoso, para proceder a suscribir el acta No. 035 de iniciación del tramite sucesoral el 10 de marzo de 2016.” , consideró “hacer un análisis frente a la remisibilidad normativa, como quiera que si bien, el Decreto 902 de 1988 alude al artículo 588 del extinto Código de Procedimiento Civil, lo cierto es que la vigencia del citado Decreto no se cuestiona cuando verse sobre tramite notarial, dado su principio de especialidad.” Expuso que la Superintendencia de Notariado y Registro en su concepto No. OAJ 2407 de octubre de 2016, ha indicado que “… es claro e inequívoco que las remisiones contenidas en el Decreto 902, teleológicamente hablando, se dieron por fines prácticos que en nada contrariaban la génesis de la norma”, “…el mismo Código General del Proceso

respeta lo contenido en el Decreto 902 de 1988, toda vez que allí lo consignado opera sin perjuicio del trámite notarial, lo cual, es referencia clara al principio de especialidad.” Por lo expuesto consideró que no se predica un escenario de atipicidad, pues la norma desconocida, prima facie, no es el artículo 489 del CGP, sino los Página 6 de 28

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necesarios para llevar a cabo dicho trámite.” Por consiguiente, no se compartió lo expuesto por la defensa técnica pues en su sentir, las razones que justificaron en su momento la formulación del cargo único se encuentran en las pruebas documentales obrantes, en contraste con las exigencias del Decreto 902 de 1988, lo cual dio lugar a calificar de culpa grave la omisión de observancia de los requisitos para iniciar un trámite fedatario. 3.4.- En conclusión, para el a-quo se presenta, de un lado, una ausencia puntual en la formulación del cargo relacionado con el carácter esencial o no de los documentos cuestionados para iniciar un trámite notarial y determinar la afectación que genera la ausencia de estos considerando que en el otorgamiento de la escritura pública ya se apreciaban, y de otro, estando en trámite litigioso, como lo es la partición de la herencia ante el juzgado quinto de familia de Cúcuta, se había dejado sin valor y eficacia el trabajo de participación y adjudicación de los bienes relictos del causante JORGE DURÁN JAMES realizado en la Notaría Quinta del Círculo de Cúcuta, protocolizado mediante escritura pública No. 0604 del 5 de abril de 2016.

IV. SÍNTESIS DEL FALLO DE SEGUNDA INSTANCIA

(PROVIDENCIA IMPUGNADA) Efectuado el análisis de las pruebas documentales, testimoniales, así como los argumentos del recurso de apelación de cara a los argumentos del fallo absolutorio proferido en primera instancia y teniendo como base el cargo formulado, efectuó las siguientes consideraciones respecto de la responsabilidad

disciplinaria del señor notario quinto del círculo de Cúcuta. 4.1.- En cuanto a la tipicidad de la conduta, consideró que el despacho de primera instancia acertadamente aterrizó la conducta al artículo 3° del Decreto 902 de 1998, “por el cual se autoriza la liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ellas ante notario público y se dictan otras disposiciones” y que remite a su vez al artículo 588 del Código de Procedimiento Civil, remisión frente a la cual, y al igual que lo hizo el aquo, se refiere al concepto No. OAJ Página 7 de 28

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se indicó en precedencia, no existe contradicción en aspectos sustanciales con relación en lo dispuesto en ambas normas y especialmente respecto de los escenarios notariales y fedatarios que sustentan el tramite de la liquidación sucesoral.(negritas propias del texto ) Por lo expuesto, analizó la conducta a la luz del cumplimiento de los requisitos exigidos en la norma para adelantar el trámite de liquidación sucesoral ante notaria que son aquellos también exigidos para la presentación de la demanda ante la jurisdicción, a saber: (i) la prueba de la defunción del causante. (ii) Copia del testamento y de la escritura de protocolización de las diligencias a que se refiere el capítulo I, si fuere el caso. (iii) Las pruebas de estado civil que acrediten el grado de parentesco del demandante con el de cujus, si se trata de sucesión intestada. (iv) la prueba del matrimonio si el demandante fuere el cónyuge sobreviviente. (v) la prueba del crédito invocado, si el solicitante fuere el acreedor hereditario. Dado que en el pliego de cargos se reprochó que el notario, aceptó y ordenó con su firma la iniciación del trámite de liquidación notarial de la sucesión del causante JAIME DURAN JAIMES, mediante acta No. 035 del 10 de marzo de 2016 y dio fe de que la solicitud de liquidación estaba acompañada de todos los documentos necesarios para llevar a cabo dicho trámite, conforme a las exigencias del Decreto 902 de 1988, y que estos documentos faltantes serían (a) el certificado de paz y salvo emitido por la tesorería municipal de la alcaldía de Cücuta y (b) la prueba de la existencia del

matrimonio si el demandante fuera el cónyuge sobreviniente. En cuanto al certificado de paz y salvo se estableció que no corresponde a un requisito legal, razón por la cual el análisis del ad quem se centró en el segundo de estos, considerando que la prueba idónea es el registro civil de matrimonio con fecha previa a la suscripción del acta de inicio del trámite de liquidación sucesoral ante notaria y no la partida de matrimonio, por consiguiente, concluyó que el notario investigado vulneró las disposiciones endilgadas y su conducta constituyó falta disciplinaria. 4.2.- Respecto de la ilicitud sustancial argumentó que el investigado, al no exigir que la solicitud de liquidación de la sucesión del señor Durán Jaimes, incluyera la totalidad de los documentos requeridos por la ley y a pesar de ello aceptar y ordenar el inicio del trámite contractual conforme al contenido del acta No. 035 del Página 8 de 28

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los notarios como garantes de la fe pública. Adujo que “La conducta enrostrada está revestida de una ilicitud sustancial en cuanto que ella se contrariaron principios de la función pública como el debido proceso, por cuanto con su actuación quebrantó las reglas de procedimiento y requisitos establecidos en la ley; la eficacia, porque no se logró la efectividad del derecho material objeto del respectivo trámite; la moralidad, por el actuar desleal para aquellos interesados en el trámite de liquidación de la masa sucesoral; y la responsabilidad, por asunción de las consecuencias del actuar descuidado y omisivo en el ejercicio de la actividad notarial.” Por tanto, concluyó que el investigado puso en riesgo la confianza que se deposita en la labor notarial, por su falta de cuidado y atención en los asuntos propios de su actividad, apartándose de la decisión contenida en el fallo de primera instancia. 4.3.- En torno a la culpabilidad, consideró que el investigado con la inobservancia del deber de prudencia en el cumplimiento de las reglas rectoras del deber funcional, aceptó y ordenó con su firma la iniciación del trámite de liquidación sucesoral sin la totalidad de los documentos que deben acompañar el acta de aceptación. De manera que, no acató el cuidado necesario que cualquier otra persona en su misma situación hubiera tenido en sus actuaciones. 4.4. Entre otras consideraciones, para apartarse de la decisión del a-quo expuso que la supuesta omisión en el juicio de valor que echó de menos frente al carácter esencial y los efectos que haya generado la ausencia de los documentos, respecto de las normas que sustentan el cargo, es precisamente en

el fallo de instancia donde justamente debe realizarse en cumplimiento de los requisitos contenidos en el artículo 225 F del Código General Disciplinario. Ahora bien, respecto a la afirmación del a-quo para sustentar que la conducta carecía de ilicitud porque en el tramite litigioso de la partición de la herencia que se encontraba en curso en el Juzgado Quinto de Familia de Cúcuta, se había dejado sin valor y eficacia el trabajo de partición y adjudicación realizado en la Notaría Quinta del Círculo de Cúcuta, protocolizado mediante la escritura pública No. 0604 del 5 de abril de 2016; manifestó el fallador de segunda instancia que, “yerra el a quo al desconocer que con la conducta desplegada por el investigado la presunta falta disciplinaria se agotó en el momento mismo de su realización de la conducta, que para el caso en concreto se configuró al suscribir el acta No. 035 de 10 de marzo de 2016, ocasionando con ello la lesión de un bien jurídico en ese instante.” Complementó su argumentación recordando que, “precisamente es allí donde se configura la falta del notario, al margen si la escritura fue posteriormente objeto de nulidad Página 9 de 28

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www.procuraduria.gov.co - NIT. 899999119-7 por parte de autoridad judicial, como quiera que la misma, nació a la vida jurídica con irregularidades que quedaron demostradas en el acta que dio inicio al tramite sucesoral, al recibir documentos que no existían cuando se dio apertura a la misma. Pensar lo contrario, por parte de esta instancia es emitir un mensaje negativo en lo que respecta a la esencia de la fe pública notarial, como quiera que la figura del notario reviste una serie de características que no pueden pasarse por alto.” Por todo lo expuesto, fue revocada la decisión absolutoria de primera instancia y en su lugar se sancionó al señor notario quinto del círculo de Cúcuta, con suspensión de un (1) mes en el ejercicio del cargo.

V. LA IMPUGNACION El recurso de apelación interpuesto por el apoderado del disciplinable contra el fallo de segunda instancia agrupó los argumentos para el estudio de la doble conformidad en los siguientes: (i) violación del principio de legalidad (ley previa) y por indebida adecuación típica de la conducta. (ii) atipicidad de la conducta. (iii) violación del derecho de defensa por desconocimiento del principio de congruencia. (iv) ausencia de culpa grave.

V.1. Violación del principio de legalidad (ley previa) y por indebida adecuación típica de la conducta. Señala que la adecuación típica de la presunta conducta disciplinaria quedó incompleta toda vez que, en el cargo se cita una norma que no estaba vigente para la época en que sucedió la conducta, como lo es el artículo 588 del Código

de Procedimiento Civil, siendo la norma que regía el artículo 489 del Código General del Proceso y por consiguiente no se determina con precisión cuáles eran los documentos que se deben presentar ante el notario para la liquidación de la herencia, lo cual, resulta esencial dentro del proceso dado que es justamente la supuesta ausencia de algunos de éstos documentos, lo que se reprocha como no acreditado por el notario al momento de iniciar el trámite respectivo. V.2. Atipicidad de la conducta. Indica que en gracia de discusión si se aplicara el artículo 588 del CPC o incluso el artículo 489 del CGP, frente al requisito relacionado con “la prueba de la existencia del matrimonio.”, no se le puede dar el alcance fijado por el ad quem en el sentido que ese corresponde específicamente al registro civil de matrimonio para iniciar el tramite de liquidación notarial de la sucesión. V.3. Violación del derecho de defensa por desconocimiento del principio de congruencia. Aduce la defensa que en el pliego de cargos formulado en ninguna parte se reprocha, de manera clara y específica, el no haber aportado el registro civil de Página 10 de 28

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Fallo segunda instancia – doble conformidad. Procuraduría Delegada Disciplinaria de Juzgamiento 2 EMAIL juzgamiento2@procuraduria.gov.co - Calle 16 No. 6-66 piso 15 edificio Avianca – Bogotá Línea gratuita para todo el país: 018000 910 315 (571) 5878750 Exts.:15371 15372 - 15383 www.procuraduria.gov.co - NIT. 899999119-7

matrimonio para iniciar el trámite notarial de sucesión, solamente se hizo referencia a la no entrega de los paz y salvos municipales al momento de suscribir el acta No. 035 del 10 de marzo de 2016.En los siguientes términos4; «... El caudal probatorio hasta ahora referenciado, obrante en el proceso, demuestra que el investigado no ejerció en debida forma el control de legalidad de la documentación anexa a la solicitud, omisión que se concretó al momento de aceptar y autorizar con su firma el acta No. 035 del 10 de marzo de 2016, referida al trámite de la liquidación nortarial de la sucesión de JORGE DURAN JAIMES, pese a que la solicitud no estaba acompañada de los respectivos paz y salvos municipales, pues dichos documentos fueron allegados en fechas posteriores a la de la citada acta de iniciación. ...Frente a los documentos de registro civil del matrimonio y paz y salvos, se refirió en los siguientes términos: "(...) el artículo segundo del decreto 902 de 1988 inciso 3 indica "No obstante, si de los documentos aportados con la solicitud se infiere que el causante había contraído matrimonio." nos encontramos que con los documentos arrimados se allegó copia del acta de matrimonio católico del causante, razón por la cual, en cumplimiento de la ley, la cónyuge supérstite había otorgado poder para hacerse parte dentro del trámite, por tal razón se ordenó protocolizar dicho documento, no obstante haberse ordenado igualmente el registro del matrimonio, el cual reposa en el protocolo de esta Notaría tal como se probará; igualmente en el escrito aparece la relación de

inventarios; y las partes; hechas las indagaciones pertinentes y mirando los archivos, se tienen que al momento de presentar la solicitud, no obstante no ser obligatorio, exhibieron los recibos de pago del impuesto, lo que hizo presumir a los funcionarios que recepcionaron (sic) los documentos, que los inmuebles estaban a paz y salvo. En este punto debo precisar que los paz y salvos deben obrar en el trámite al momento de autorizarse