PGN - GESTION DOCUMENTAL - El sigdea se mantendrá en operación

PROGU

GENEDERLA AWLAI

MEMORANDO N? 014

Bogotá D.C., 30 de agosto de 2024

PARA: PROCURADORES AUXILIARES, PROCURADORES

DELEGADOS, PROCURADORES DISTRITALES,

PROCURADORES JUDICIALES, PROCURADORES

REGIONALES, PROCURADORES PROVINCIALES,

DIRECTORES, JEFES DE OFICINA, JEFES DE DIVISIÓN,

COORDINADORES DE GRUPO, SERVIDORES PGN

DE: VICEPROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN ASUNTO: LINEAMIENTOS PERIODO DE TRANSICIÓN SIGDEADOKUS Respetados servidores cordial saludo, Como parte de la gestión para el cambio del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad, se establecen los siguientes lineamientos durante el periodo de transición:

4. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS A partir de las 6:00 pm del 30 de agosto de 2024 se desactivará en el SIGDEA la opción de radicación de documentos a través de este.

Con la entrada en producción el día 2 de septiembre a las 6:00 am del nuevo sistema DOKUS, se habilitará la funcionalidad de radicación para todos los puntos de radicación de la Entidad a nivel nacional. Por lo tanto, a partir de esta fecha, cada dependencia que tenga punto de radicación será la responsable del registro de las PQRDSF que ingresen a las mismas.

2. REPARTO DE DOCUMENTOS EN SIGDEA El SIGDEA se mantendrá en operación para todos los servidores de ta entidad con las funcionalidades de reparto y trámite para gestión de los documentos que se hayan

asignado a través del sistema. La División de Relacionamiento con el Ciudadano adelantará el reparto de los documentos que sean radicados en el periodo de transición a las dependencias competentes para su gestión, hasta finalizar el registro de los documentos que se encuentren en trámite.

3. BUZONES DE CORREO A partir de las 6:00 pm del viernes 30 de agosto de 2024, el buzón Trámite interno PQRSDF tramiteinternopgrsdfíMprocuraduria.gov.co será desactivado para la recepción de comunicaciones, por lo que todos los trámites deben adelantarse a través de la sede electrónica disponible en la página web de la Procuraduría.

Página 1 de 2 Despacho Viceprocuraduria General de la Nación Carrera 5 No. 15— 80 Bogotá, D.C., Colombia, Línea gratuita 018000 910 315 (571) 5878750 Ext: 12511 wWvww,.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7

PROCURADURIA

GENEDERLA AMALCIÓ N

MEMORANDO N 014

En caso de recibir algún documento en los correos institucionales personales, el servidor responderá al remitente lo siguiente: “Apreciado usuario, con el ánimo de garantizar la trazabilidad, oportunidad y efectivo trámite de sus documentos, quejas, reclamos, peticiones y solicitudes, le informamos que, a partir de la fecha, únicamente serán recibidos a través de la sede electrónica ubicada en la página web de la entidad, la cual a vuelta de correo informará el número de radicado con el cual podrá hacer seguimiento a su trámite”.

El buzón solicitudes servidoresPGNOprocuraduria.gov.co será igualmente desactivado para la recepción de solicitudes presentadas por los servidores de la Entidad. Para garantizar la recepción y registro de estas, se ha creado un espacio en la nueva sede electrónica por la opción ingreso denominado “Ingreso de Funcionarios”. El buzón procesosjudicialesdprocuraduria.gov.co está destinado exclusivamente para notificaciones judiciales y/o comunicaciones asociadas a trámites judiciales de la Procuraduría y contará con interoperabilidad con el DOKUS.

4. DISPONIBILIDAD DEL SIGDEA El SIGDEA será un repositorio de información el cual se mantendrá abierto en sus funcionalidades de trámite y gestión de documentos hasta tanto se finalicen los asuntos abiertos.

El SIGDEA no permitirá la creación de nuevos trámites a partir de la entrada en operación del DOKUS. Unicamente se podrá realizar la gestión de aquellos que fueron abiertos hasta el 30 de agosto de 2024. La entidad garantizará el mantenimiento, disponibilidad del sistema y preservación de la información contenida en el SIGDEA.

5. PERIODO DE TRANSICIÓN SIGDEA /DOKUS Se considera como periodo de transición entre el SIGDEA y el DOKUS el tiempo en el cual se surta la finalización de los asuntos que sean objeto de registro y que hayan ingresado a la Entidad hasta las 6:00 pm del 30 de agosto del año en curso.

Los jefes de las dependencias deberán hacer el seguimiento del cierre de los trámites en SIGDEA. Cordialmente, .

SILVANO GÓMEZ STRAUCH

Viceprocurador General de la Nación

Elaboro: Rocio Ávila Sánchez — División de Documentación

Revisó: Yuri Katerine Moreno Martínez - Grupo GED - División de Documentación Juan Cartos Sánchez Mera — Grupo GA: Olga Lucía Tibocha — División de Relacionamiento y Atención al Ciudadano Aprobó: María Jose Campo Caparroso — Jefe División de Documentación TOR Página 2 de 2

Despacho Viceprocuraduría General de la Nación Carrera 5 No. 15 — 80 Bogotá, D.C., Colombia, Línea gratuita 018000 910 315 (571) 5878750 Ext: 12511 www.procuraduria.qov.co, NIT. 899999119-7