PGN - GESTION DOCUMENTAL - Es deber de los servidores de pgn

MEMORANDO No 05

Bogotá D.C., 30 de agosto de 2024

PARA: PROCURADORES AUXILIARES, PROCURADORES

DELEGADOS, PROCURADORES DISTRITALES,

PROCURADORES JUDICIALES, PROCURADORES

REGIONALES, PROCURADORES PROVINCIALES,

DIRECTORES, JEFES DE OFICINA, JEFES DE

DIVISIÓN, COORDINADORES DE GRUPO,

SERVIDORES PGN

DE: DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN

ASUNTO: CONDICIONES PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA ENTIDAD Respetados servidores cordial saludo, La Procuraduría General de la Nación en los últimos años ha venido fortaleciendo la gestión de su información en los diferentes soportes tanto lo relacionado con los documentos físicos como aquellos que se gestionan en soporte electrónico.

Para lo anterior, la Entidad cuenta con un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – SGDEA herramienta en la cual se garantiza la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información gestionada, en este sentido, se recuerdan las condiciones en las cuales se deben gestionar los documentos electrónicos que conforman los archivos de la entidad:

1. CANALES DE RADICACIÓN DE INFORMACIÓN Los únicos canales oficiales para recepción de los documentos de la entidad, son la sede de electrónica ubicada en la página web de la entidad, y los puntos físicos de radicación establecidos a nivel nacional.

A partir de las 6:00 pm del viernes 30 de agosto de 2024, el buzón Tramite Interno PQRSDF tramiteinternopqrsdf@procuraduria.gov.co será desactivado para la recepción

de comunicaciones, por lo que todos los trámites deben adelantarse a través de la sede electrónica disponible en la página Web de la PGN. En caso de recibir algún documento en los correos institucionales personales el servidor responderá al remitente lo siguiente: Página 1 de 4 División de Documentación, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 13205, , www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 MEMORANDO No 05 “Apreciado usuario, con el ánimo de garantizar la trazabilidad, oportunidad y efectivo trámite de sus documentos, quejas, reclamos, peticiones y solicitudes, le informamos que, a partir de la fecha, únicamente serán recibidos a través de la sede electrónica ubicada en la página web de la entidad, la cual a vuelta de correo informará el número de radicado con el cual podrá hacer seguimiento a su trámite.” El buzón solicitudes servidoresPGN@procuraduria.gov.co será igualmente desactivado para la recepción de solicitudes presentadas por los servidores de la Entidad. Para garantizar la recepción y registro de estas, se ha creado un espacio en la nueva sede electrónica por la opción ingreso denominado “Ingreso de Funcionarios” El buzón procesosjudiciales@procuraduria.gov.co está destinado exclusivamente para notificaciones judiciales y/o comunicaciones asociadas a trámites judiciales de la Procuraduría y contará con interoperabilidad con el DOKUS.

2. .MEDIO DE ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS Teniendo en cuenta que la PGN cuenta con SGDEA, este se considera el único medio idóneo para la producción, gestión, conservación y preservación integral de los documentos electrónicos que conforman los archivos de las dependencias, en cumplimiento de la normatividad archivística vigente.

3. CREACIÓN DE EXPEDIENTES EN EL SGDEA Todos los documentos que conforman los archivos de la entidad son allegados o producidos en el marco de sus funciones constitucionales y legales, por lo que se encuentran relacionados con las series y subseries documentales establecidas en las Tablas de Retención Documental, en este sentido, es imperativo que estos se vinculen a las respectivas series o subseries parametrizadas para todas y cada una de las áreas en el SGDEA, teniendo en cuenta las siguientes precisiones: ▪ Mantener el vínculo de los documentos de manera que se conformen expedientes completos evidenciando el trámite desde la recepción del documento que inició la gestión hasta el documento que da por finalizada la actuación de la Procuraduría General de la Nación, ▪ Validar en caso de creación de nuevos documentos o recepción de adicionales que los mismos sean vinculados en el SGDEA al expediente correspondiente. ▪ Vincular a los expedientes todas las comunicaciones oficiales que se generen en el marco de un mismo trámite, actuación o proceso y no incorporar borradores o diferentes versiones distintas a la final debidamente firmada.

Página 2 de 4 División de Documentación, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 13205,

, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 MEMORANDO No 05 ▪ Denominar cada documento de acuerdo como lo señala cada serie o subserie documental en una extensión eficiente, sin exceder el límite de caracteres establecidos en el sistema de manera que no se generen errores en la operación.

4. ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES EN EL SGDEA Todos los funcionarios son responsables de actualizar oportunamente la gestión de los trámites o documentos que le sean asignados en el SGDEA adelantando para ello: i) la vinculación de documentos y/o creación de los respectivos expedientes de acuerdo con las series y subseries documentales parametrizadas en el sistema, ii) incorporación de todos los documentos que conforman el trámite, iii) cierre en el sistema de los expedientes una vez finalizado el trámite.

Es responsabilidad de caja jefe de dependencia al vincularse a la entidad, solicitar ante la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital, la emisión del certificado de firma digital para el trámite de los asuntos a su cargo a través del sistema. Así mismo, deberá verificar que se encuentre activa y utilizarla en todo momento durante su permanencia en el cargo. El Seguimiento y control de la gestión de los trámites asignados en el sistema SGDEA es responsabilidad de cada Jefe de Dependencia, por lo que establecerá los mecanismos internos necesarios para mantener al día la información en este. En caso de retiro, traslado o comisión el respectivo paz y salvo se emitirá en el formato “Entrega del Cargo por retiro del servicio o separación temporal del empleo”, Sección B Numeral 1, una vez el funcionario se encuentre al día con la gestión de los trámites que

le hayan sido asignados en el Sistema. En caso de no poder cerrar los trámites, actuaciones o procesos el jefe de dependencia deberá reasignarlos a otro servidor para su continuidad y cierre en el sistema.

5. INCORPORACIÓN DE PROGRAMAS, SOFTWARE, APLICATIVOS QUE TENGAN RELACIÓN CON LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD Para los casos en los cuales las dependencias de acuerdo con sus necesidades consideren la adquisición, desarrollo o creación de aplicaciones, software, programas para el desarrollo de sus funciones misionales o de apoyo y en los cuales se produzcan o gestionen documentos que deban formar parte de los archivos de la entidad, deberán solicitar ante la División de Documentación – Grupo GED la articulación en el proceso de manera que desde el inicio de la solución se contemple la interoperación de la herramienta con el SGDEA a fin de garantizar que los citados documentos serán Página 3 de 4

División de Documentación, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 13205, , www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 MEMORANDO No 05 conservados en éste y poder aplicar a los mismos los procedimientos archivísticos propios de la Gestión Documental.

6. ENTRADA EN OPERACIÓN DEL DOKUS El Jefe de Dependencia debe verificar que todos los funcionarios a su cargo hayan realizado la capacitación sobre el sistema DOKUS, de acuerdo con el rol que deban desempeñar en este, validando la gestión de los cursos dispuestos para ello en la plataforma del IEMP.

El 2 de septiembre de 2024 entrará en operación como SGDEA de la entidad el DOKUS, a partir de esa fecha se adelantará en cada dependencia la autoevaluación constante del uso del sistema de manera que la gestión de la entidad se realice de forma efectiva tanto en la producción de documentos como en la gestión de aquellos que les sean asignados, informando oportunamente las novedades que se presenten al respecto. ACOMPAÑAMIENTO El Grupo de Gestión Documental Electrónico - GED de la División de Documentación y el Grupo de Apoyo a Sistemas de Información y Grupo de Infraestructura de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital acompañaran los asuntos relacionados con la salida en producción del DOKUS así como el periodo de estabilización del sistema. Cordialmente, María José Campo Caparroso Jefe de Documentación (E) Elaboro: Rocio Avila Sanchez – División de Documentación Revisó: Yuri Katerine Moreno Martínez – Grupo GED – División de Documentación Angela Viviana Ruiz Abril – División de Documentación Oscar Andrés Guzman Mayor – División de Documentación Juan Carlos Sánchez Mera – Grupo GASI Página 4 de 4 División de Documentación, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 13205, , www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7