PGN - GESTION DOCUMENTAL - Los líderes de cada área, jefes

JRÍA GENERAL DE LA NA(

Bogotá, D.C., 25 de julio de 2024

MEMORANDO N 010

PARA: SERVIDORES PROCURADURÍA GENERAL DE LA

NACION

DE: DESPACHO VICEPROCURADOR GENERAL DE LA

NACION ASUNTO: ACTUALIZACIÓN SISTEMA SIGDEA Respetados servidores, En el marco de la actualización de los sistemas de información de la PGN, según lo previsto en el artículo segundo de la Resolución interna 040 de 20171, se requiere que todos los servidores de la entidad gestionen de manera diligente y oportuna los asuntos asignados a través del Sistema de Gestión Documental Electrónico y de Archivo-SIGDEA, de forma tal que el trámite realizado evidencie el correcto registro de las acciones adelantadas frente a cada uno.

Se insta a los líderes de cada área y jefes de dependencias a cumplir sus deberes, entre estos, tomar las medidas que correspondan frente a los asuntos pendientes de trámite a cargo de sus servidores subalternos, de manera tal que se establezcan concretos planes de trabajo que permitan actualizar todos los registros que aparezcan en SIGDEA. La Oficina de Control Interno realizará seguimiento periódico al avance y cumplimiento de los deberes funcionales de cada uno, y de la presente directriz. El primer seguimiento se efectuará con corte al 20 de agosto de la presente anualidad y continuará cada 15 días hábiles. Por lo anterior, es necesario que cada dependencia revise con detalle los listados de registro de asuntos asignados y pendientes, que periódicamente remite el Grupo de Gestión Electrónica Documental — GED. Como la entidad está ejecutando la transición hacia el nuevo gestor documentalDOKUS:-, es imperativo que todos los servidores hayan cumplido con sus deberes legales y, en todo caso, deben tramitar y/o culminar con debida diligencia los asuntos pendientes en SIGDEA, según corresponda. Resolución PGN 040 del 10 de febrero de 2017 “Por medio de la cual se adopta el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo — SIGDEA en la Procuraduría General de la Nación y se dician otras disposiciones” ... Artículo segundo. “Es deber de todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público organizar todos los documentos que por razón de sus funciones recepciones, tramite, gestione, produzca, archive y preserve, así como registrar las actuaciones que se realicen en el SIGDEA, según el rol asignado a cada una”. Página 1 de 2 Despacho Viceprocuraduria General de la Nación Carrera 5 No. 15 -— 80 Bogotá, D.C., Colombia, Línea gratuita 018000 910 315 (571) 5878750 Ext: 12511 wwww.procuraduria.gov.co, NIT, 899999119-7 Para facilitar la gestión eficiente de los asuntos y documentos aún sin tramitar a cargo de cada uno de los servidores, y gestionar los de cada servidor bajo su dirección, es menester consultar el Instructivo de aceptación masiva de tareas en revisión de correspondencia y el Instructivo de archivo masivo de tareas en la oficina virtual, disponibles en el siguiente enlace: Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo - SIGDEA1 (procuraduria.gov.co) Cualquier solicitud sobre el particular, debe efectuarse a través de la División de

Documentación — Grupo GED y/o la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital, según el trámite a que haya lugar. Cordialmente, PA

SILVANO GÓMEZ STRAUCH

Viceprocurador General de la Nación

Elaboró: Rocío Ávila Sánchez — División de Documentación

Revisó; María José Campo Caparroso — Jefe División de Documentación

Revisó: Diego Ortiz Delgado — Jefe Control Interno Revisó: Valentina Mahecha — Coordinadora Procuradurías Territoriales Página 2 de 2

Despacho Viceprocuraduria General de ta Nación Carrera 5 No. 15-— 80 Bogotá, D.C., Colombia, Línea gratuita 018000 910 315 (571) 5878750 Ext: 12511 www. procuraduria.gov.co, NIT, 899999119-7