PGN - INFORMACION ALUSIVA A DATOS INDIVIDUALES - Tiene carácter reservado

PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS INFORMACIÓN ALUSIVA A DATOS INDIVIDUALES-Tiene carácter reservado El Decreto 4816 del 23 de diciembre de 2008, dispone que la ficha de clasificación socioeconómica, en cuanto contenga información alusiva a datos individuales, tiene carácter reservado, y por lo tanto no podrá darse a conocer al público o a las entidades u organismos públicos o privados. Únicamente bajo convenios o acuerdos señalados en esta norma podrá suministrarse información alusiva a datos individuales, con la garantía de la reserva de la información respectiva. CARACTER RESERVADO DE DOCUMENTOS-No es oponible a las autoridades que lo soliciten para el ejercicio de sus funciones El carácter de reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. Las fichas de clasificación socioeconómica de una persona tienen carácter reservado de acuerdo con el artículo 11 del Decreto 4816/2008, pero tal reserva no es oponible a las autoridades que la soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. DEBER DEL SERVIDOR PÚBLICO-Prestar la colaboración necesaria para el desempeño de sus funciones Dentro de los deberes previstos para los servidores públicos, se encuentra en el numeral 15 de la Ley 734 de 2002, “El de permitir a los representantes del Ministerio Público, fiscales, jueces y demás autoridades competentes el acceso inmediato a los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e investigaciones y el examen de los libros de

registro, documentos y diligencias correspondientes. Así mismo, prestarles la colaboración necesaria para el desempeño de sus funciones. Bogotá, Oficio PDA No. C-130 de 2010 Doctora CARLA ANDREA SALAZAR ZULETA personera municipal de Teruel Calle 5 No. 359 Telefax 8780004 o 8780428 Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5ª n.º 15 -80, piso 23. www.procuraduria.gov.co PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS TeruelHuila Referencia: C-13010. Consulta sobre la reserva legal de la ficha socioeconómica. Respetada Doctora. Cordial Saludo: Esta dependencia recibió la consulta de la referencia, en la que pregunta lo siguiente. 1.- Un ente de control puede tener acceso a la ficha de clasificación socioeconómica de una persona diferente al quejoso, y aportarla como prueba en un proceso disciplinario, donde puede ser observada por el mismo, a quien no pertenece la información? 2.- En caso de que la respuesta sea negativa, de qué forma debe proceder el funcionario que recibe una queja disciplinaria por manipulación de las encuestas del SISBEN para verificar la información allí consignada? 3.- Los operadores disciplinarios se encuentran exceptuados de la restricción que establece el artículo 11 del Decreto 4816 de 2008 expedido por el Departamento Administrativo de Planeación? En atención a su consulta no permitimos precisarle lo siguiente: aEl Decreto 4816 del 23 de diciembre de 2008, dispone en su artículo 11 que la

ficha de clasificación socioeconómica, en cuanto contenga información alusiva a datos individuales, tiene carácter reservado, y por lo tanto no podrá darse a conocer al público o a las entidades u organismos públicos o privados. Únicamente bajo los convenios o acuerdos de que trata el artículo 9° del presente decreto podrá suministrarse información alusiva a datos individuales, con la garantía de la reserva de la información respectiva. Así también prevé el mencionado Decreto en su artículo 9º que el Departamento Nacional de Planeación podrá celebrar convenios o acuerdos con entidades públicas y privadas para el cruce de la información que sea útil para los propósitos de los objetivos de los instrumentos de focalización. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5ª n.º 15 -80, piso 23. www.procuraduria.gov.co PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS En todos los convenios que se celebren para este propósito, deberán incluirse cláusulas que garanticen la reserva de la información que goce de protección constitucional o legal. En ningún caso la información objeto de cruce podrá ser utilizada para propósitos comerciales o de servicios. b.- De acuerdo con lo previsto en el artículo 20 de la Ley 57 de 1985, el carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. c.- Dentro de los deberes previstos para los servidores públicos, se encuentra en el numeral 15 de la Ley 734 de 2002, “El de permitir a los representantes del Ministerio

Público, fiscales, jueces y demás autoridades competentes el acceso inmediato a los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e investigaciones y el examen de los libros de registro, documentos y diligencias correspondientes. Así mismo, prestarles la colaboración necesaria para el desempeño de sus funciones. De las normas referidas se concluye que las fichas de clasificación socioeconómica de una persona tienen carácter reservado de acuerdo con el artículo 11 del Decreto 4816/2008, pero tal reserva no es oponible a las autoridades que la soliciten para el debido ejercicio de sus funciones, no obstante se deberá asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer. Conforme con lo expuesto los representantes del Ministerio Público, entre otras autoridades, pueden tener acceso a la ficha de clasificación socioeconómica de una persona, siempre que sea necesario para el ejercicio de sus funciones y pueden aportarla como prueba en un proceso disciplinario, pero tienen la obligación de asegurar la reserva de la información allí contenida, y el acceso los documentos reservados es permitido únicamente para los fines antes previstos. Las personas autorizadas para acceder al expediente deberán guardar absoluta reserva sobre el mismo, so pena de las sanciones disciplinarias por violación de la reserva. En estos términos dejamos rendido el concepto en respuesta a su consulta y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 25 del Decreto 01 de 1984. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5ª n.º 15 -80, piso 23. www.procuraduria.gov.co

PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS

Atentamente,

JUAN CARLOS NOVOA BUENDÍA

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios JCNB/YRN C – 130 - 10

Anexo: 3 folios

Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5ª n.º 15 -80, piso 23. www.procuraduria.gov.co