PGN - LEY GENERAL DE ARCHIVO - Obligación del estado

ARCHIVOS CONTRACTUALES-No existieron irregularidades en conservación, custodia y manejo por parte del Jefe de Control Interno de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia EDUA ARCHIVOS CONTRACTUALES-Facilitan labores de seguimiento, inspección, control y manejo de los recursos al interior de los convenios y contratos por parte de los órganos de control CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-No existió omisión de funciones de archivo documental La Dra…. en el ejercicio de las funciones de Jefe de control interno de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia actuó como enlace con la Fiscalía únicamente para la entrega de la Información que reposaba en relación al convenio No. 005 DE 2018, la cual fue proporcionada en virtud a orden judicial emitida por autoridad competente, en donde no existe prueba mas allá de toda duda que evidencie falta de información en los expedientes contractuales mencionados, y en donde en todo caso, al deber de garantizar la conservación de información disponible para la misma administración, órganos de control y ciudadanía en general se realizaron los respaldos y Buck ups digitales con respaldo en los equipos de cómputo de la entidad con integridad de la información disponible de los documentos que hicieron parte del convenio principal y sus contratos derivados. De allí que no se pueda predicar una omisión frente al ejercicio de sus funciones, pues precisamente se ha demostrado que en el marco de las mismas, y en lo que funcionalmente le correspondía, protegió los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten generando archivos de respaldo de la documentación que era entregada en la diligencia efectuada por Policía Judicial; así como asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y

de sus registros; y en tal sentido se demuestra la inexistencia de conducta disciplinaria LEY GENERAL DE ARCHIVO-Obligación del Estado La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, estableció como obligación del Estado crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística (artículo 11) El Acuerdo 002 de 2014 que reitera la obligación en la que están las entidades públicas de crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos que se gestionan en desarrollo de un mismo trámite (artículo 4º). En complemento, la norma explica que tal conformación comienza desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo y, por lo tanto, los expedientes se compondrán de los documentos que se generan durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales; independientemente del tipo de información, formato o soporte (artículo 5º) CONTRATO-Unidad documental El contrato es una unidad documental compuesta conformada por varios tipos documentales producidos por la entidad y otros que ingresan por parte de terceros como 1 son: estudio de mercado, certificado de disponibilidad presupuestal, ficha técnica, resolución de apertura del proceso, invitación u oferta a contratar, propuestas, contrato, acta de inicio, informes de avance, acta de finalización, etc. Teniendo en cuenta que las “propuestas” (ganadoras y no ganadoras) se produjeron durante una de las etapas del proceso de contratación harían parte del respectivo expediente contractual EXPEDIENTE CONTRACTUAL-Cuentas bancarias y documentos financieros del

contrato no reposan necesariamente en el mismo Toda la información del contrato debe estar reflejada en el expediente, sin embargo, no puede realizarse la misma exigencia frente al tema de manejo de dineros puntualmente frente a las cuentas bancarias donde se manejaron los mismos, pues de acuerdo a las reglas de la experiencia y de acuerdo al funcionamiento interno de las entidades todos los documentos financieros del contrato reposan en el área correspondiente, sin que por el hecho de no reposar en la carpeta del contrato se pueda llegar a la inexorable conclusión de su inexistencia o en su defecto de la violación sustancial a las normas de la Ley de archivos y los principios de la función administrativa 2

Dependencia: PROCURADURIA PROVINCIAL DE ARMENIA

Radicación Nº: IUS E-2020-607466 IUC-D-2021-1764762

Disciplinado: JENNY MARCELA CASTILLO LOPEZ

Cargo: DIRECTOR CONTROL INTERNO

Entidad EMPRESA DESARROLLO URBANO DE ARMENIA

Quejoso: DE OFICIO CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

Fecha de Queja: 5 DE NOVIEMBRE DE 2020

Fecha hechos: JULIO DE 2020

Asunto: Auto de terminación de la actuación y archivo definitivo

(Artículo 164 y Art 73 de la Ley 734 de 2.002) Armenia Q, Marzo 17 de 2022 CONTENIDO DE LA QUEJA Mediante oficio 2020EE0144599 de fecha 5 de noviembre de 2020, recibido en las dependencias de esta provincial en el correo electrónico institucional quejas@procuraduria.gov.co el 18 de noviembre del mismo año, el Dr. MARCELO

GIRALDO MEJIA Contralor Delegado Sector Comercio y Desarrollo Regional de la Contraloría General de la Republica allega el informe de auditoría CGR-CDSCDR No. 14 de noviembre de 2020, en el cual se plasman 19 hallazgos con presunta incidencia disciplinaria, generado dentro de la auditoria de cumplimiento de intervención funcional construcción del Centro Cultural Turístico la Estación Fase I Armenia, correspondiendo bajo el presente radicado el Hallazgo No. 9. Al respecto y como hechos del hallazgo se narran los siguientes: “(…) Hallazgo Administrativo No. 9Archivo contractual de los Contrato derivados del contrato interadministrativo N° 008 del 03 de marzo de 2015. Presunta connotación disciplinaria (HAD). La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, estableció como obligación del Estado crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística (artículo 11). El Acuerdo 002 de 20141 Archivo General de la Nación, que reitera la obligación en la que están las entidades públicas de crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos que se gestionan en desarrollo de un mismo trámite (artículo 4º). En complemento, la norma explica que tal conformación comienza desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo y, por lo tanto, los expedientes se compondrán de los documentos que se generan durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales; independientemente del tipo de información, formato o soporte (artículo 5º).

El contrato es una unidad documental compuesta conformada por varios tipos documentales producidos por la entidad y otros que ingresan por parte 3 de terceros como son: estudio de mercado, certificado de disponibilidad presupuestal, ficha técnica, resolución de apertura del proceso, invitación u oferta a contratar, propuestas, contrato, acta de inicio, informes de avance, acta de finalización, etc. Teniendo en cuenta que las “propuestas” (ganadoras y no ganadoras) se produjeron durante una de las etapas del proceso de contratación harían parte del respectivo expediente contractual. La Ley 1474 de 2011, artículo 84, dispone: “La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista...” Con oficio AG81-004-2020 radicado CGR 2020EE00109269 del 21/09/2020 se solicitó a EDUA, para verificar el control de pagos de la contratación realizada: “Respecto a todos(incluidos obra, consultoría, suministro, compraventa y prestación de servicios) los contratos derivados del contrato administrativo 008-2015, se solicita se certifique las cuentas bancarias, los controles establecidos por parte de la entidad para el manejo de las mismas, los pagos o desembolsos efectuados, indicando disponibilidad presupuestal y registro presupuestal”. Con radicado G-EDUA-0592-2020 del 23/09/2020 la entidad contesta el requerimiento de la siguiente forma: “Cabe anotar que la EDUA a la fecha no cuenta con el archivo físico ya que este se encuentra en poder de la fiscalía, por ende la información que se anexa a este documento

es la que reposa en archivo digital; la información solicitada que no sea anexa a este oficio no reposa en nuestro archivo ya sea porque no fue escaneada o no fue entregada a los funcionarios de la época . Nota: en los archivos anexos a este oficio los cuales serán cargados en la carpeta habilitada podrán encontrar los soportes que reposan en el archivo de la EDUA y que dan cumplimiento en parte a su solicitud” (negrilla propia). Esta situación es generada por falta de gestión e interés de la entidad en la organización completa de los archivos, generando el riesgo de no poseer información confiable, veraz y oportuna; la ausencia de soportes dificulta las actividades de seguimiento, inspección y control de las obligaciones y manejo de los recursos tanto de los órganos de control como del mismo ente territorial. También debido a ausencia de control e incumplimiento de la normativa contentiva de las disposiciones establecidas para la adecuada gestión documental en la entidad: Artículo 4 la Ley 594 de 2000, así como a los principios de legalidad, responsabilidad, y transparencia establecidos en el Artículo 209 de la Constitución Política, el Artículo 209 de la Constitución Política, Artículo 3 de las Leyes 489 de 1998 y 610 de 2000, toda vez que la memoria institucional es fundamental para para observar el manejo y control de los recursos asignados en el convenio interadministrativo de 008-2015 y sus contratos derivados suscritos por EDUA, generándose riesgo de pérdida y deterioro de la memoria institucional, inoportunidad en la consecución de documentos requeridos por los usuarios internos y externos del archivo. 4 En la respuesta la entidad señala: “…EDUA, cuenta con una copia de

seguridad magnética que para el mes de julio del presente año, la Fiscalía General de la Nación, retiró los expediente originales como material probatorio para las investigaciones adelantadas por dicha entidad…” . Sin embargo, en la respuesta EDUA no aporta los documentos requeridos por la CGR, los pagos, para poder evaluar el manejo y control de los recursos asignados en el convenio interadministrativo de 008-2015 y sus contratos derivados. Por lo que la observación se mantiene como hallazgo. La conducta descrita tiene connotación disciplinaria por incumplimiento de la ley 594 de 2000 y artículo 209 de la Constitución Nacional. VER FOLIOS 1 AL 3

INDAGACION PRELIMINAR: Mediante auto de fecha 22 de febrero del año en curso1, se dispone iniciar etapa de indagación preliminar contra funcionarios por determinar por presuntas irregularidades en el manejo del archivo contractual y contratos derivados del No. 008 DE 2015. Es así como en desarrollo de la referida etapa se allego la siguiente

información:

DOCUMENTAL:

1. Correo electrónico de fecha 24 de marzo de 2021, mediante el cual la Dra.

CAROLINA VENENCIA VALENCIA Gerente de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia Ltda EDUA remite el oficio G.EDUA-270-2021 allega copia del Acuerdo 04 de mayo 5 de 2015 y el Acuerdo 003 de abril 28 de 2017, por medio del cual se aprueba el cambio de versión del manual de funciones de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia EDUA. Así mismo se informa, que una vez revisado el archivo físico y digital de la Empresa de Desarrollo Urbano (EDUA) se

pudo evidenciar que para la época contábamos con un contrato de prestación de servicios cuyo objeto fue "apoyar la gestión de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia en el área de archivo, realizando \a clasificación , organización conservación de la documentación que reposa en el mismo, así como la que se elabore o recepciones durante la ejecución del contrato", Celebrado con la señora MARISOL RAMÍREZ VELASCO, cabe resaltar que a la suscrita no le fue entregado el archivo de la entidad, por lo tanto se está iniciando un inventario. Referente al punto tres de la solicitud efectuada por este despacho, anexa copia digital del contrato de prestación de servicios número 154 del 13 de agosto de 2015 celebrado entre la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia con la contratista MARISOL RAMÍREZ VELASCO. De otro lado se anexar PDF que contiene copia digital de las tablas de retención documental del año 2009, con \a resolución 728 del 2009 " por medio de la cual se adoptan las tablas de retención documental "TDR" para \a Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia la, y la actualización de las mismas en el año 2018. 1 Ver folios 4 y ss 5 Adicionalmente se informa que, de acuerdo a los oficios DJ-PJU-281 y DJ-PJU346 emitidos por el Departamento Administrativo Jurídico, en la vigencia 20152020 fungieron como Gerentes de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia los siguientes; A través del Decreto municipal 083 del 5 de julio de 2013 se nombró al señor SEBASTIAN CONGOTE POSADA COMO Gerente General de la Empresa de Desarrollo Urbano LTDA (EDUA), quien tomo posesión el 8 de julio de 2013 como

consta en acta de posesión N° 153 de la de la misma fecha. (Anexo nombramiento y posesión)

2. A través de la Resolución Municipal N° 161 del 27 de Febrero de 2013 se nombró en encargo al señor CARLOS ALBERTO MENDOZA PARRA, en el cargo de Gerente General de la Empresa de Desarrollo Urbano LTDA (EDUA) quien tomo posesión el dia 28 de febrero de 2017 como consta en acta de posesión N°32 de la misma fecha. (Anexo nombramiento y posesión)

3. A través del Decreto Municipal N°054 del 16 de junio de 2017 se nombró al señor JACKSON PELAEZ PÉREZ, en el cargo de Gerente General de la Empresa de Desarrollo Urbano LTDA (EDUA), quien tomo posesión el día 16 de junio de 2017, tal como consta en acta de posesión N°129 de la misma fecha, ostentando dicho cargo hasta el dia 3 de octubre de 2018, fecha en el cual se aceptó su renuncia a través de la Resolución N°153 del 8 de Octubre de 2018.

(Anexo nombramiento y posesión)

4. A través del decreto 173 del 2 de octubre de 2018 se nombró como Gerente General de la Empresa de Desarrollo Urbano LTDA (EDUA) al señor JULIÁN MAURICIO JARA MORALES, quien tomo posesión el día 4 de octubre de 2018, tal como consta en el acta de posesión A/° 168 de la misma fecha, ostentando dicho cargo hasta el día 31 de diciembre del 2019." (Anexo nombramiento y posesión)

5. A través del decreto 001 de enero del 202, por medio del cual se efectúan nombramientos, se nombra al señor JAMER CHAQUIP GIRALDO MOLINA identificado con la cédula de ciudadanía No. 89.004.777 de Armenia (Q) al cargo de Gerente General de la EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE ARMENIA LTDA.-EDUA. 6. que mediante el decreto No. 215 de junio 17 de 2020, se encarga como Gerente General de la EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE ARMENIA LTDA.-EDUA al economismo JAVIER RAMÍREZ MEJIA, identificado con cédula

de ciudadanía No. 4.406.852 de Circasia (Q), hasta por el termino de 3 meses, contados a partir del día 18 de junio de 2020 sin vincularse de las funciones propias de su cargo y sin recibir remuneración alguna por dicho encargo. 6 7. a través del Decreto No. 297 de 2020, se termina el encargo al señor Javier Ramírez como Gerente General y en virtud del mismo decreto, se nombra a la abogada CAROLINA VENENCIA VALENCIA, identificada con cédula de ciudadanía No. 41.946.415 de Armenia (O) como Gerente General de la EMPRESA DE LA URBANO DE ARMENIA LTDA.- EDUA, con efectos a partir del 17 de septiembre de 2020, el cual a la fecha se encuentra vigente. Finalmente se informa que se revisó el archivo físico y digital de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia y consultadas las hojas de vida de los directores jurídicos se pudo constatar que para la vigencia 2015-2020 fungieron en el cargo

las siguientes personas: • CARMEN LILIANA SALAZAR SALAZAR, mediante resolución No 354 del 1 de junio de 2015 y acta de posesión No. 02 de la misma fecha. Quien fungió hasta el 5 de enero de 2016. (anexo nombramiento y posesión • JOSÉ ALVARO ARCE PIMENTEL, mediante resolución No 002 del 6 de enero de 2016 y acta de posesión 01 de la misma fecha, quien fungió hasta el 19 d julio del 2017. • CARMEN LILIANA SALAZAR SALAZAR, mediante resolución No 422 del 24 de julio de 2017 y acta de posesión No 02 de la misma fecha, quien fungió hasta 12 de marzo del 2018. • JOHN HAROLD VALENCIA RODRÍGUEZ, mediante resolución No 0184 y acta de posesión 001 de 2018. Ver folios 9 al 12 (incluid dvd con archivos adjuntos)

2. A pesar que mediante oficio PPA 612 de fecha 2 de marzo de 2021 y oficio PPA 1077 de fecha 26 de abril de 2021, se solicitó a la Contraloría se informara si se identificó el funcionario responsable de la custodia de la información solicitada, la relación en detalle de lo que fue requerido a la EDUA y que no allegada por esa entidad, así como copia de los papeles de trabajo del equipo auditor, no se obtuvo respuesta a lo solicitado. Ver folios 8 y 14 al 15.

3. Correo electrónico de fecha 11 de mayo de 2021, mediante el cual se allega pantallazo de oficios de fecha 3 de noviembre de 2020, suscrito por la Dra.

CAROLINA VENENCIA VALENCIA Gerente de la EDUA y dirigido a la Fiscalía 14

Seccional, en la cual informa que desde el 17 de septiembre de 2020 funge como directora de la EDUA y que tiene conocimiento que una vez retiradas las carpetas originales correspondientes al contrato interadministrativo No. 008 DE 2015 se dejo un archivo digital del mismo, indicando que la persona que atendió la diligencia (JEFE DE CONTROL INTERNO) ya no se encuentra laborando en la entidad no tiene certeza que los archivos digitales se encuentren completos y corresponde al orden cronológico en el que se dieron o agotaron las respectivas etapas en las que se agotó, formulo, desarrollo y ejecuto dicho contrato, situación 7 que le ha impedido tener conocimiento cierto respecto del mismo así como dar respuestas precisas a las entidades de control y vigilancia, por lo que solicita la autorización de expedición de copia integra de los documentos retirados. Ver folios

16. Así mismo se allega el oficio G-EDUA-620-2021 de fecha 10 de mayo de 2021, mediante el cual se informa que la persona que fue designada como supervisora del contrato No. 154 del 13 de agosto de 2015 corresponde a la exfuncionaria ALEXANDRA MARIN CIFUENTES quien fungía como directora Administrativa y Financiera de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia. Así mismo se indica que la fecha de terminación del referido contrato fue el 27 de octubre de 2015, estando en cabeza de la referida funcionaria conforme al manual de funciones dirigir y controlar la gestión documental. Finalmente se informa que el día 24 de Julio de 2020 en atención a orden de Policía Judicial No. 5698581 emanada de la Fiscalía 14 Seccional se ordena a l EDUA entregar las carpetas originales del

contrato 008 de 2015 anexándose copia de las actas de inspección a lugares FPJ09 de fecha 24 de julio de 2020 y 27 de julio de 2020. Ver folios 16 al 26

4. Correo electrónico de fecha 10 de Junio de 2021 mediante el cual se allega oficio G.EDUA-738-2021 en el cual se informa que la señora MARIBEL GRISALES no tiene funciones de jefe de archivo, sin embargo se anexa resolución de nombramiento 076 de 1989, resolución 173 de 2004 y acuerdo 01 de 2011, igualmente el acuerdo 03 de 28 de abril de 2017. Así mismo se informa que la señora ALEXANDRA MARIN CIFUENTES fungió como directora Administrativa hasta el 31 de octubre de 2017 de acuerdo con la resolución 0652 de 30 de octubre de 2017. Finalmente se certifica las personas que fungieron en el referido cargo. Ver folios 28 al 42.

APERTURA DE INVESTIGACION Mediante auto de fecha 19 de agosto de 20212, se dispone decretar apertura de investigación disciplinaria en contra de la Dra. JENNY MARCELA CASTILLO LOPEZ quien en su condición de Jefe de Control Interno quien fue la persona que realizó la entrega de la información a la fiscalía y que al parecer debía garantizar que esa misma información quedara en archivos de respaldo, a fin de conservar no solo la información disponible para la propia administración, sino además para los órganos de control y ciudadanía en general en términos oportunidad y veracidad de la información. Notificada la decisión a la investigada3, el despacho recaudo el siguiente material

probatorio:

DOCUMENTAL:

1. Correo electrónico de fecha 3 de septiembre de 2021, mediante el cual se remite el oficio G-EDUA-1077-2021 mediante el cual el Dr. JHONNY ALBERTO 2 Ver folios 44 al 48 3 Ver folios 83 y 84

8 RODRIGUEZ JARAMILLO Gerente de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia Ltda EDUA allega última dirección registrada de la Dra. CASTILLO LOPEZ, sueldos devengados durante la vigencia 2020, copia del acta de nombramiento Decreto 147 de 2017 y acta de posesión No. 02 DE 2 de enero de 2018 así como copia del Manual de funciones vigente para la fecha de nombramiento. Ver folios 50 al 82

2. Se allega mediante correo electrónico de fecha 3 de septiembre de 2021, certificado de antecedentes disciplinarios No. 174635633 a nombre de JENNY

MARCELA CASTILLO LOPEZver folios 85-86.

3. Oficio G.EDUA-1167-2021 mediante el cual el Dr. Dr. JHONNY ALBERTO RODRIGUEZ JARAMILLO Gerente de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia Ltda EDUA allega la siguiente informacion: a) Copia de respuesta del oficio AG-81-004-2020 de septiembre 21 de 2020, con radicado 2020EE0109269, indicándose que mediante oficio G-EDUA-5862020 de septiembre 23 de 2020 se dio traslado por competencia a la secretaria de Infraestructura del Municipio de Armenia y respuesta a la líder de auditoría de la

Contraloría General de la Republica de fecha 23 de septiembre mediante oficio GEDUA-0592-2020 b) Ahora bien, frente al control y salida de documentos se informa que la empresa cuenta con DRIVE para el control de este tipo de información. c) Según lo evidenciado en el sistema de archivo, no se encontró un expediente donde repose acto de delegación a la Dra. YENNY MARCELA CASTILLO LOPEZ para atender la inspección judicial adelantada por miembros de la Policía Judicial los días 24 y 27 de Julio de 2020. Así mismo, se indica que la información que recolectó la Fiscalía quedó respaldada en el archivo digital de la empresa de Desarrollo Urbano de Armenia, adjuntándose además las certificaciones en lo referente a puntos d) y e). Ver folios 96 al 114 frente y reverso.

4. Oficio No. 20430-01-02-14-042 de fecha 13 de octubre de 2021, mediante el cual la Dra. DIANA PATRICIA HENAO LOPEZ Fiscal 14 Seccional Unidad Administración Pública informa que los documentos obtenidos por la DIJIN están bajo custodia toda vez que siguen siendo objeto de análisis. Así mismo se informa que a la fecha ese despacho no ha recibido solicitud por parte de la Contraloría Delegada Sector Comercio y Desarrollo Regional de la Contraloría General de la República. ver folios 115 al 117.

VERSION LIBRE

9 Mediante escrito de fecha 21 de diciembre de 20214, se radica escrito por la Dra. JENNY MARCELA CASTILLO LOPEZ en el cual rinde versión libre y espontanea sobre los hechos, diligencia en la que luego de retomar los hechos que dieron

lugar a la investigación, centra su defensa en varios aspectos puntuales relacionados con: La relación de la información que requería el ente de control para verificar los pagos de la contratación realizada; La relación de la información que le fue entregada en custodia a la Fiscalía 14 por Orden de Inspección Judicial en la cual actúe en calidad de enlace de entes de control conforme la información que se encontraba en el archivo de gestión documental que estaba a cargo del Secretario Tesorero y Director Administrativo y Financiero, quien tiene esta función a cargo según el manual de funciones de la entidad; La información que efectivamente si quedo respaldada en medio digital y los deberes funcionales que le asisten para posteriormente analizar la los elementos de la conducta frente a la tipicidad, culpabilidad y antijuricidad; aportando los soportes que justifican sus explicaciones. Ver folios 118 al 156. CONSIDERACIONES DEL DESPACHO Perfeccionada la etapa de investigación disciplinaria, corresponde al despacho evaluar el mérito de las pruebas legalmente recaudadas en orden a establecer si existieron irregularidades frente al posible incumplimiento de las normas de Archivo en especial aquellas relacionadas con la conservación, custodia y manejo de los archivos contractuales de la Empresa de Desarrollo Urbano de Armenia EDUA, en donde al parecer no existía información confiable, veraz y oportuna en relación al convenio interadministrativo NO. 008 de 2015, situación que al parecer dificultó las labores de seguimiento, inspección, control y manejo de los recursos al interior del referido convenio por parte de la Contraloría General de la República. Para ello es pertinente retomar que en efecto el despacho dispuso vincular a las

presentes diligencias a la Jefe de control Interno de la entidad de la EDUA en virtud a que fue dicha funcionaria quien realizó la entrega de la información a la Fiscalía y quien además al parecer, debía garantizar que la totalidad de la misma quedara en respaldos con el fin de conservar la documentación que fuera entregada en caso que fuese requerida por los órganos de control. Frente a los hechos, en ejercicio a los derechos de defensa y contradicción la investigada en el escrito de versión indica: “(…) con el respeto que se merece su despacho, es necesario manifestar que se ha presentado un error al vincularme en la presente investigación, en calidad de Directora de Control Interno de la EDUA para la,; época de los hechos, toda vez que el reproche de la Contraloría Delegada Sector Comercio y Desarrollo Regional de la Contraloría General de la 4 Ver folios 118 al 156 10 República, está enfocado en que la entidad no contaba con la documentación para que el Ente de Control verificara el control de los pagos de la contratación realizada 1: "Respecto a todos (incluidos obra, consultoría, suministro, compraventa y prestación de servicios) los contratos derivados del contrató administrativo 008-2015, se solicita se certifique las cuentas bancarias, los controles establecidos por parte de la entidad para el manejo de las mismas, los pagos o desembolsos efectuados, indicando disponibilidad presupuestal y registro presupuestal". Con radicado G-EDUA0592-2020 del 23/09/2020 la entidad contesta el requerimiento de la siguiente forma: "Cabe anotar que la-EDUA a la fecha no cuenta con el

archivo físico ya que este se encuentra en poder de la fiscalía, por ende la información que se anexa a este documento es la que reposa en archivo digital; la información solicitada que no sea anexa a este oficio no reposa en nuestro archivo ya sea porque no fue escaneada o no fue entregada a los funcionarios de la época. . Esta situación es generada por falta de gestión e interés de la entidad en la organización completa de los archivos, generando el riesgo de no poseer información confiable, veraz y oportuna; la ausencia de soportes dificulta las actividades de seguimiento, inspección y control de las obligaciones y manejo de los recursos tanto de los órganos de control como del mismo ente territorial.-(...)" la entidad que corresponde a la documentación en medio físico original que dispuso la policía judicial y es relacionada en dos actas de inspección de fechas 24 y 27 de julio de 2020. Al respecto es pertinente señalar que en efecto el reproche se enfocaba en el hecho que la entidad EDUA no contaba con la documentación para que el Ente de Control verificara el control de los pagos de la contratación realizada. Sin embargo, también lo es, que en desarrollo del hallazgo y de la manera como fue estructurado el mismo, se confundieron escenarios diferentes que en este momento procesal se hace necesario diferenciar, para analizar y establecer no solo la ocurrencia de los hechos sino además si funcionalmente existió o no conducta disciplinaria que deba ser objeto de reproche frente a la Dra. CASTILLO LOPEZ. Atendiendo entonces lo expuesto se puede colegir que el ente de control fiscal cuestionó: a) Falta de gestión e interés de la entidad en la organización completa de los

archivos, generando riesgo de no poseer informacion confiable, oportuna y veraz. b) Ausencia de control e incumplimiento de la normativa de ley de archivos al generar riesgo de perdida y deterioro de la memoria institucional (dada la respuesta que se emitió desde la EDUA) en el sentido que el archivo físico se encontraba en la Fiscalía. 11 c) El no aporte de los documentos requeridos por la Contraloría frente a los pagos para la evaluación y control en el manejo de los recursos asignados al convenio No. 005 DE 2015Frente al primer aspecto, es pertinente reiterar lo que en su momento se consideró por este despacho en el auto que dispuso la apertura de investigación disciplinaria en el sentido que de los soportes documentales allegados5 se pudo evidenciar que en efecto desde el inicio del convenio NO. 005 de 2015, la EDUA contaba con el personal idóneo para la conformación, organización y custodia de los documentos. Así se colige cuando es la misma entidad quien informa que para el 2015, se tenía contratada una persona para tal finalidad, la señora MARISOL RAMIREZ para que apoyara la gestión de la empresa en el área de Archivo, cuyas actividades contemplaban la clasificación, organización y conservación de los documentos, habiéndose además evidenciado que la entidad cuenta con las tablas de retención documental previstas por las normas, un comité de archivo con funciones específicas y que para el caso puntual de archivo que debía existir en relación al convenio 008 de 2015 y sus contratos derivados, si existían conformados los expedientes que fueron objeto de inspección Judicial, recaudo de originales y

sometidos a cadena de custodia por orden de la Fiscalía 14 Seccional de Armen