PGN - Manual de Contratación de 2026

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TABLA DE CONTENIDO

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN. ......................................................................................................................................4 1.1 Objeto. ....................................................................................................................................................4 1.2 Referencias normativas. ....................................................................................................................4

2. NATURALEZA JURÍDICA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO. ..................................................................................5

3. DELEGACIÓN Y DESCONCENTRACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. ......................5

4. PROCEDIMIENTOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN PARA DESARROLLAR SU GESTIÓN CONTRACTUAL Y SEÑALAMIENTO DEL ÁREA ENCARGADA Y EL CARGO RESPONSABLE DE LAS ACTIVIDADES DE CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. ............................................................................................................................................6 4.1 Elaborar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones. ..............................................................6 4.2 Planear la actividad contractual. .....................................................................................................7 4.3 Seleccionar a los contratistas ..........................................................................................................9 4.4 Administrar los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo y demás actividades de gestión documental. ............................................... 10 4.5 Supervisar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos. ...................................... 11 4.6 Desarrollar comunicación con los oferentes y contratistas. ................................................ 13 4.7 Hacer seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos. ..... 14 4.8 Administrar las controversias y la solución de conflictos derivados de los Procesos de Contratación. ................................................................................................................................................. 14

5. LA INFORMACIÓN Y LAS BUENAS PRÁCTICAS DE SU GESTIÓN CONTRACTUAL. ........ 15

4.8 Administrar las controversias y la solución de conflictos derivados de los Procesos de Contratación. ................................................................................................................................................. 14

5. LA INFORMACIÓN Y LAS BUENAS PRÁCTICAS DE SU GESTIÓN CONTRACTUAL. ........ 15 5.1 Normas sobre desempeño transparente de la Gestión Contractual. ................................. 15 5.2 Normas sobre adecuada planeación. .......................................................................................... 16 5.3 Normas sobre las prácticas anticorrupción. ............................................................................. 16 5.4 Normas sobre Cumplimiento de las reglas del modelo estándar de control interno. ... 17 5.5 Utilización de herramientas electrónicas para la Gestión Contractual. ............................ 17 5.6 Los mecanismos de participación de la ciudadanía a través de veedurías organizadas e interesados en los Procesos de Contratación. ................................................................................. 17PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de

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5.7 Las condiciones particulares de la Entidad Estatal para el cumplimiento de los principios de libre concurrencia y promoción de la competencia. ................................................. 18

6. BANCA MULTILATERAL ..................................................................................................................... 18

5.7 Las condiciones particulares de la Entidad Estatal para el cumplimiento de los principios de libre concurrencia y promoción de la competencia. ................................................. 18

6. BANCA MULTILATERAL ..................................................................................................................... 18

7. VIGENCIA, PROCESO DE EDICIÓN, PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN, MECANISMOS DE REFORMA, DEROGACIÓN, RENOVACIÓN Y AJUSTES. ............................................................. 18PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de

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1. INTRODUCCIÓN.

1.1 Objeto.

De conformidad con lo reglado en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, las entidades estatales cuya contratación se rija por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (EGCAP), deben contar con un manua l de contratación elaborado de conformidad con los lineamientos señalados por Colombia Compra Eficiente (en adelante CCE) para la elaboración de tal tipo de instrumentos.

Para lo anterior, Colombia Compra Eficiente profirió los “Lineamientos Generales par a la

lineamientos señalados por Colombia Compra Eficiente (en adelante CCE) para la elaboración de tal tipo de instrumentos.

Para lo anterior, Colombia Compra Eficiente profirió los “Lineamientos Generales par a la Expedición de Manuales de Contratación”, documento que recoge las prácticas que, por expreso mandato reglamentario, deben ser tenidas en cuenta por las entidades estatales para la elaboración y adopción de sus respectivos manuales de contratación.

En el citado escrito se encuentran recogidos los elementos a partir de los cuales deben estructurarse los manuales de contratación, entendidos como aquellos documentos que “(…) da(n) a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública los flujos de pro ceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual”.

En ese contexto, a través del presente documento, la Procuraduría General de la Nación, en obedecimiento a la citada norma reglamentaria y sigui endo los lineamientos proferidos por el ente rector, adopta su Manual de Contratación mediante el que da a conocer a todos los partícipes del Sistema de Compra Pública, el flujo de procesos y el organigrama en el que desarrolla sus procesos de contratación . A través de tal flujo, de acuerdo a lo señalado en la normatividad pertinente, la PGN determina la forma y los sujetos encargados de ejecutar las distintas actividades que forman parte de la actividad contractual adelantada por esta entidad estatal.

1.2 Referencias normativas.

Para todos los efectos a que haya lugar se entenderá que las fuentes de referencia deben ser:

(i) Leyes (ii) Decretos reglamentarios (iii) Resoluciones

Así como

1.2 Referencias normativas.

Para todos los efectos a que haya lugar se entenderá que las fuentes de referencia deben ser:

(i) Leyes (ii) Decretos reglamentarios (iii) Resoluciones

Así como

(iv) CircularesPROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de Revisión 14/09/2020

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(v) Guías (vi) Manuales

No solo las referenciadas en el presente documento, sino que comprenden la totalidad de las normas o documentos expedidos por el legislador teniendo en cuenta sus modificaciones, aclaraciones, adiciones o sustituciones.

2. NATURALEZA JURÍDICA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE L A NACIÓN Y SU

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO.

La Procuraduría General de la Nación es una entidad de control del orden nacional, sin personería jurídica, que pertenece a la estructura del Estado como máximo organismo del Ministerio Público , dotada de autonomía administrativa, financiera y presupuestal para el cumplimiento de las funciones para ella previstas por la Constitución Política y la Ley, bajo la suprema dirección del

jurídica, que pertenece a la estructura del Estado como máximo organismo del Ministerio Público , dotada de autonomía administrativa, financiera y presupuestal para el cumplimiento de las funciones para ella previstas por la Constitución Política y la Ley, bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación.

3. DELEGACIÓN Y DESCONCENTRACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.

Con base en lo dispuesto en el artículo 110 del Decreto 111 de 1996 (Estatuto Orgánico del Presupuesto –EOP); teniendo en cuenta que, conforme a lo señalado en el artículo 36 de dicha obra, la Procuraduría General de la Nación es un órgano que conforma una sección del Presupuesto General de la Nación; lo señalado en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 y los numerales 30, 47, 49, 50 y 52 del artículo 7 del Decreto Ley No. 262 de 2000 ; la competencia para ordenar los gastos, expedir los actos administrativos, realizar las operaciones necesarias y celebrar los contratos, acuerdos y convenios que se requieran para asegurar el cumplimiento de las funciones y objetivos de la entidad, se encuentra radicado en el Procurador General de la Nació n como cabeza de este órgano y supremo director del mismo, quien, como se precisa a continuación, delegó el ejercicio de las mencionadas competencias.

En efecto, el Procurador General de la Nación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, los artículos 9, 10 y 12

211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, los artículos 9, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998, y el artículo 7° del Decreto Ley No. 262 de 2000, mediante la Resolución N° 200 de 2017, delegó en el Secretario General de la Procuraduría General de la Nación la ordenación del gasto en general y sin límite de cuantía, lo que incluye, “(…) la realización de los procesos de contratación en cualquiera de sus modalidades de selección, sin límite de cuantía independientemente de su objeto, y todos los trámites y actos inherentes a los mismos y a los contratos que de ellos se deriven (…)”, en los términos establecidos en dicha Resolución.PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de Revisión 14/09/2020

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4. PROCEDIMIENTOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN PARA

DESARROLLAR SU GESTIÓN CONTRACTUAL Y SEÑALAMIENTO DEL ÁREA

4. PROCEDIMIENTOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN PARA DESARROLLAR SU GESTIÓN CONTRACTUAL Y SEÑALAMIENTO DEL ÁREA ENCARGADA Y EL CARGO RESPONSABLE DE LAS ACTIVIDADES DE CADA ETAPA

DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

El literal C de “los lineamientos generales para la expedición de Manuales de Contratación proferidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (CCE),” estableció el contenido temático que debe desarrollarse en los Manuales de las entidades estatales regidas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Respetando tales lineamientos, el presente Manual desarrolla la totalidad de los tópicos establecidos por el ente rector, en consideración a lo cual, entre otros aspectos, fija los roles y las responsabilidades de los sujetos y áreas que han de llevar a cabo las siguientes actividades relacionadas con la gestión contractual de la Procuraduría General de la Nación así:

4.1 Elaborar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones.

Según lo señalado por Colombia Compra Eficiente, el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) “…es el instrumento de planeación de la actividad de compras para (I) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y ser vicios, y (ii) para diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del Proceso de Contratación. Este instrumento es el mismo plan general de compras, plan de adquisición de bienes y servicios (PABS) o cualquier otra denominación que tenga.”.

incrementar la eficiencia del Proceso de Contratación. Este instrumento es el mismo plan general de compras, plan de adquisición de bienes y servicios (PABS) o cualquier otra denominación que tenga.”.

Conforme a lo reglado en el artículo 2.2.1.2.5.1 del Decreto 1082 de 2015, la Procuraduría General de la Nación, al momento de expedir su PAA utilizará el formato diseñado por Colombia Compra Eficiente que se encuentra en la “Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones” adoptada a través del numeral 4.2 de la Circular externa única adoptada por CCE.

En la Procuraduría General de la Nación, el procedimiento para la elaboración del PAA es : elaboración, aprobación y seguimiento del plan anual de adquisiciones, Código PRO-CN-PL-001, así como las siguientes actividades:

ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES

Elaborar el PAA.

Dependencias y áreas de la PGN. (funcionarios o contratistas de las dependencias o de la PGN).

Oficina de Planeación (funcionarios o contratistas de la Oficina de Planeación).

Identificar correctamente los bienes, obras y servicios requeridos para el funcionamiento de la PGN.

Elaborar el PAA siguiendo las directrices señaladas por CCE.

Adoptar el PAA y publicarlo en elPROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de Revisión 14/09/2020

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ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES

División Administrativa (funcionarios o contratistas de la División Administrativa).

División Financiera (funcionarios o c ontratistas de la División Financiera).

Secretaría General (Coordinador del Grupo de Contratación.

Administrador del PAA de la PGN, Secretario General).

SECOP II.

4.2 Planear la actividad contractual.

La Procuradu ría General de la Nación, por ma ndato legal, debe planear en debida forma los contratos que ell a pretenda celebrar, de manera que ellos sean “debidamente diseñado(s) y pensado(s), conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público” 1, para que, de esa manera, “la decisión de contratar responda a necesidades identificadas, estudia das, evaluadas, planeadas y presupuestadas previamente por parte de la administración” 2 , con el objetivo de que su ejecución sea de utilidad para cumplir los cometidos institucionales perseguidos

evaluadas, planeadas y presupuestadas previamente por parte de la administración” 2 , con el objetivo de que su ejecución sea de utilidad para cumplir los cometidos institucionales perseguidos por esta entidad, así como para la prestación de los serv icios públicos que se encuentran a su cargo.

El Decreto 1082 de 2015, en aras de materializar el principio de planeación contractual, concordante con el de economía, regula en su artículo 2.2.1.1.2.1.1. lo atinente a los documentos que sirvan de soporte para el proyecto de pliego, los pliegos definitivos, así como el contrato estatal. En ese contexto, e n la tabla que sigue, se señalan los procedimientos, así como el área encargada y el cargo responsable de las actividades de la etapa de planeación del pro ceso de contratación de la PGN, definiéndose las funciones y responsabilidades de quien las realiza:

ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Realizar el estudio de las necesidades de la Entidad Área solicitante y o área técnica (funcionarios o co ntratistas del área solicitante y o área técnica). Observar el PAA.

Identificar las funciones y servicios a

1 J. O. SANTOFIMIO GAMBOA. Aspectos relevantes de la reciente reforma a la Ley 80 de 1993 y su impacto en los principios rector es de la contratación pública. En Contratación estatal. Estudios sobre la reforma

contractual. Universidad Externado de Colombia, Bogotá 2009, p. 42. 2 Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección C. Sentencia del treinta y uno (31) de enero de dos mil once (2011). Consejera Ponente: Dra. Olga Mélida Valle de la Hoz.PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de Revisión 14/09/2020

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ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES

Estatal.

Equipo de Estructuración 3. ( funcionarios o contratistas pertenecien tes al Equipo de estructuración).

Grupo de Contratación. (Grupo contratación).

satisfacer.

Identificar con claridad los bienes, obras o servicios requeridos.

El Grupo de Contratación recibe insumo para ulterior incorporación en estudios previos. Efectuar los estudios de sector y estudios de mercado relacionados con el Proceso de Contratación.

Área solicitante y o área técnica. (Funcionarios o contratistas del área

previos. Efectuar los estudios de sector y estudios de mercado relacionados con el Proceso de Contratación.

Área solicitante y o área técnica. (Funcionarios o contratistas del área solicitante y o área técnica).

Equipo de Estructuración. (funcionarios o contratistas pertenecientes al Equipo de estructuración).

Grupo de Contratación. (Grupo de contratación).

Efectuar el “análisis del sector” 4, en donde la entidad estudia desde el punto de vista legal, comercial, financiero y técnico, el entorno en el que se desenvuelve el objeto que desea contratar. Estimación y cobertura de los Riesgos Área solicitante y o área técnica (funcionarios o contratistas del Área solicitante y o área técnica).

Grupo de Contratación ( funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación).

Secretaría General (Secretario General).

Efectuar el análisis del riesgo de conformidad con lo señalado por CCE en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación.

Prever el margen de cobertura de las garantías que van a solicitarse en el proceso de contratación.

Definición de los requisitos habilitantes Área solicitante y o área técnica . (funcionarios o co ntratistas del área solicitante y área técnica).

Grupo de Contratación. ( funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación).

Secretaría General (Secretario General).

Establecer los requisitos habilitantes

solicitante y área técnica).

Grupo de Contratación. ( funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación).

Secretaría General (Secretario General).

Establecer los requisitos habilitantes teniendo en cuenta las normas legales y reglamentarias aplicables y según el Manual expedido por CCE.

Asegurarse que tales requisitos sean “adecuados” y “proporcionales” al proceso de contr atación para garantizar la mayor concurrencia posible de oferentes.

3 El Eq uipo de Estructuración es un grupo de trabajo técnico, jurídico y financiero que se conformará para todos los procesos que requieran de invitación o de convocatoria pública y sean adelantados por la Procuraduría General de la Nación, con el fin de aportar al proceso de contratación los elementos técnicos, jurídicos y financieros necesarios para la construcción y justificación de la necesidad a contratar y que deberán plasmarse en los documentos previos a la publicación del proceso o contrato a llevar acabo.

4 Se puede ver lo que al respecto aparece indicado en la “ Guía para la Elaboración de Estudios de Sector” elaborada por Colombia Compra Eficiente.PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de Revisión 14/09/2020

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ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES

Definición de los criterios de evaluación de propuestas Equipo de Estructuración (funcionarios o contratistas pertenecientes al Equipo de estructuración).

Grupo de Contratación. (funcionarios o contrat istas del Grupo de Contratación).

Secretaría General. (Secretario General).

Fijar criterios de selección que permitan garantizar el principio de selección objetiva.

Consolidación de estudios previos

Grupo de Contratación. (funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación).

Consolidar el estudio previo de conformidad con el estudio técnico, financiero y jurídico realizado.

Nota: TIEMPOS DE RADICACION

Las Áreas y dependencias de la Procuraduría General de la Nación interesad as en adelantar cualquier tipo de proceso contractual en sus diferentes modalidades (Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa, Mínima Cuantía, Cooperación Internacional, los financiados por la Banca Multilateral y demás procesos contractuales), deben radicar la solicitud

Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa, Mínima Cuantía, Cooperación Internacional, los financiados por la Banca Multilateral y demás procesos contractuales), deben radicar la solicitud de inicio de gestión contractual en el Grupo de Contratación de la Procuraduría General de la Nación, con un plazo de mínimo un (1) mes de antelación a la publicación del aviso de convocatoria del Proceso Contractual por el Grupo de Contratación.

En lo relativo a las modificaciones contractuales, adiciones, prórrogas, terminaciones anticipadas y de mutuo acuerdo, cesiones, suspensiones, otrosí y en general todas las modificaciones contractuales a que haya lugar, la radicación por parte de las áreas técnicas de la Procuraduría General de la Nación al Grupo de Contratación será de mínimo quince (15) días anteriores al vencimiento de las modificaciones contractuales.

4.3 Seleccionar a los contratistas

El presente numeral ilustra las actividades generales propias de esta etapa de la gestión contractual de la PGN. De manera particular, el Documento INS-CN-PL-001” Inicio De La Gestión Contractual Por Modalidad De Contratación ” que contiene cada una de la s actividades para cada modalidad de selección de contratistas , especificando sus etapas y plazos legales, e identificando las áreas responsables de sustanciarlas al interior de la PGN.PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de Revisión 14/09/2020

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ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES Verificar disponibilidad presupuestal requerida de manera previa para la apertura de los procedimientos de selección.

Área solicitante ( funcionarios o contratistas del área solicitante).

División Financiera. (funcionarios o contrat istas de la División Financiera).

Grupo de Contratación. (Grupo de Contratación). Cerciorarse de que el proceso de selección cuenta con la disponibilidad de recursos para poder expedir un Certificado de Disponibilidad presupuestal al interior de la PGN Seleccionar a los contratistas.

La Junta de Licitaciones y Adquisiciones. (funcionarios públicos de la Junta d e Licitaciones y Adquisiciones).

Comité evaluador. (funcionarios o contratistas del comité evaluador designados para el efecto).

Grupo de Contratación. (funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación).

Secretaría General. (Secretario General). Calificar las propuestas imparcialmente y con apego a los

del comité evaluador designados para el efecto).

Grupo de Contratación. (funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación).

Secretaría General. (Secretario General). Calificar las propuestas imparcialmente y con apego a los criterios fijados en los pliegos de condiciones.

Actividades consultivas contractuales y fijación de documentos modelo

Oficina Jurídica. (Jefe de la Oficina Jurídica).

Emitir conceptos oportunos de acuerdo con los plazos especiales aplicables y observando las necesidades del servicio.

Adoptar los pliegos modelo y minutas estándar, salvo los que detenten reserva legal.

4.4 Administrar los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo y demás actividades de gestión documental.

Le corresponde a la Procuraduría General de la Nación el ejercicio de la “función archivística” a ella asignada por la Ley 594 de 2000, la cual, en tratándose de la actividad contractual, conforme a lo señalado en el numeral 2 de la Circular Externa Única, expedida por CCE en conjunto con el Archivo General de la Nación, puede tener lugar mediante el uso de la plataforma electrónica

SECOP II.

ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Administrar los documentos del Grupo de Contratación. ( Funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación. Cumplir las normas sobre gestión de archivos.PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de Revisión 14/09/2020

documentos del Grupo de Contratación. ( Funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación. Cumplir las normas sobre gestión de archivos.PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Fecha de Revisión 14/09/2020

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proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo y demás actividades de gestión documental. Funcionarios o contratistas responsables del archivo en el Grupo de Contratación).

Cumplir las normas sobre acceso a la información pública.

Publicar los documentos del proceso en los portales destinados para el efecto.

4.5 Supervisar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos5.

C