PGN - Memorando 10 de 2021

M M (cid:0) (cid:1) (cid:2) (cid:3) (cid:4) (cid:0) (cid:3) o (cid:5) (cid:6) (cid:7) (cid:6) Bogotá D.C., 20 de octubre de 2021 DE: Antonio Thomas Arias Viceprocurador General de la Nación PARA: Funcionarios, contratistas, Auxiliares Jurídicos Ad-honorem ASUNTO: Lineamientos para la gestión de la documentación de la Procuraduría General de la Nación. Respetados (as): En el marco de las funciones constitucionales establecidas para la Procuraduría General de la Nación (en adelante PGN), la entidad produce, recibe, administra y conserva múltiples documentos que conforman su patrimonio documental y de los cuales se sirve para adelantar acciones tanto en su gestión misional como administrativa, constituyéndose en la evidencia de los trámites realizados, la prueba de las acciones adelantadas y la memoria institucional. En aras de velar por la transparencia, eficiencia y eficacia del proceso de gestión documental en la entidad, la PGN cuenta con los respectivos procedimientos y formatos que deben ser aplicados por los servidores de manera adecuada y oportuna, a efectos de salvaguardar el acervo documental institucional. A continuación, se realizan las siguientes precisiones para la debida gestión de los procedimientos establecidos:

1. Responsabilidad: Todos los servidores son responsables de la documentación que producen, reciben y/o administran en desarrollo de sus funciones, así como de la correcta aplicación de la normatividad y de los procedimientos establecidos por la entidad para su gestión y conservación.

El Jefe de Dependencia debe velar por la adecuada administración del archivo de gestión, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental TRD vigentes, propender por la conservación y preservación de la documentación en condiciones de control y seguridad, así como garantizar la correcta y oportuna aplicación de los procedimientos de transferencia y eliminación documental. Página 1 de 4 DESPACHO DEL VICEPROCURADOR, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Línea gratuita para todo el país: 018000 910 315 (571) 5878750 Ext. : 12511 - Email: viceprocuraduria@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 )etnemadinifedni odiláV( =QDY jFCP SoPR /No3 zEMl TNT7 9tGH rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth LRU (cid:8) (cid:9) (cid:8) (cid:10) (cid:11) (cid:12) (cid:13) (cid:14) (cid:10) (cid:13) (cid:15) (cid:16) (cid:17) (cid:18) (cid:17)

2. Procedimientos de Gestión Documental: La PGN cuenta dentro del proceso de Gestión Documental con lineamientos de obligatorio cumplimiento y aplicación, a través de los cuales se normalizan actividades propias de la constitución de los archivos, entre ellos: Página 2 de 4

DESPACHO DEL VICEPROCURADOR, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Línea gratuita para todo el país:

018000 910 315 (571) 5878750 Ext. : 12511 - Email: viceprocuraduria@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7Organización Documental - PRO-GD-AM-004. - Transferencias Documentales (inventario documental) - PRO-GD-AM006. - Eliminación Documental - PRO-GD-AM-005. - Consulta, préstamo y devolución de documentos de archivo - PROGD-AM-002. - Reconstrucción de Expedientes - PRO-GD-AM-003. A los citados documentos se puede acceder a través de la intranet Sistema de Gestión de Calidad – Subproceso Administración de Material Documental https://www.procuraduria.gov.co/portal/Mapa-de-procesoscomponent.page#postfind

3. Aplicación de procedimientos: En aras de garantizar el control, conservación y preservación de los documentos que conforman los archivos de

la entidad, se requiere de manera especial: - Elaborar y mantener actualizado el formato único de inventario documental FUID, para el archivo de gestión de cada dependencia. - Conformar los archivos de acuerdo con las series y subseries establecidas en las Tablas de Retención Documental que se encuentran publicadas en la intranet - Sistema de Gestión de Calidad y página web de la entidad, link de Transparencia Institucional.

• Dar aplicación a los procedimientos de: Transferencia Documental: Todas las dependencias deben revisar periódicamente el cumplimiento de los tiempos de retención de la documentación de sus archivos de gestión, según lo establecido en la respectiva Tabla de Retención Documental - TRD y adelantar el procedimiento de transferencia como mecanismo de

)etnemadinifedni odiláV( =QDY jFCP SoPR /No3 zEMl TNT7 9tGH rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth LRU (cid:19) (cid:20) (cid:19) (cid:21) (cid:22) (cid:23) (cid:24) (cid:25) (cid:21) (cid:24) (cid:26) (cid:27) (cid:28) (cid:29) (cid:28) descongestión de sus archivos, atendiendo en todo caso las particularidades del nivel central y territorial.

Eliminación Documental: Los Jefes de Dependencia velarán por la correcta aplicación del procedimiento para eliminación de documentos, el cual requiere, entre otros: i) la elaboración del formato único de inventario documental, donde se relacionan los documentos para eliminación, ii) la revisión y validación de los inventarios por parte de la División de Documentación, a fin de establecer la conformidad de los mismos con las TRD, iii) la publicación de los inventarios de eliminación en la página web de la entidad, para conocimiento y observaciones de la ciudadanía, iv) contar con la autorización de eliminación por parte del Comité de Archivo y, v) una vez autorizada la eliminación de documentos por parte del Comité de Archivo, se procederá a la destrucción física

(triturado) siguiendo en cada caso el lineamiento que para el efecto se encuentra establecido según se trate del nivel central o territorial. En ningún evento se eliminarán documentos sin el agotamiento de

este procedimiento y en todo caso se debe verificar que el material objeto de eliminación se retire de la entidad debidamente triturado. Página 3 de 4 DESPACHO DEL VICEPROCURADOR, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Línea gratuita para todo el país: 018000 910 315 (571) 5878750 Ext. : 12511 - Email: viceprocuraduria@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 (cid:30) Los documentos físicos que con ocasión de la emergencia sanitaria y para el cumplimiento de la función pública debieron ser retirados de las instalaciones de la PGN, deberán ser devueltos de manera adecuada a las dependencias productoras, es decir debidamente organizados, foliados e íntegros.

4. En cumplimiento de sus funciones, la División de Seguridad debe reportar a la División de Documentación y al Jefe de la Dependencia productora que corresponda, los hallazgos que representen la materialización de un riesgo en materia de seguridad de la documentación de la entidad. Así mismo, a efectos de garantizar la integridad física y conservación de la documentación de la PGN, todos los servidores deben dar cumplimiento al “Protocolo para la salida de expedientes” emitido por la División de Seguridad mediante Oficio Circular 019

DISEG-PGN del 27 de abril de 2021. )etnemadinifedni odiláV( =QDY jFCP SoPR /No3 zEMl TNT7 9tGH rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth

LRU (cid:31) ! (cid:31) " # $ % & " % ’ ( ) )

5. Gestión Documental Electrónica: A efectos de mantener el control, evitar fondos documentales electrónicos acumulados y aplicar en debida forma los procedimientos de organización, transferencia y/o eliminación documental, es necesario que la radicación, producción documental, archivo y envío de comunicaciones oficiales, internas y externas, se realice a través del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo-SIGDEA, por ser el sistema oficial para la gestión de documentos electrónicos de la entidad. Se recuerda que, para cumplir a cabalidad con el Proceso de Gestión Documental de forma electrónica, los documentos deben ser generados por la opción “SIGA - Iniciar Expediente" y vinculados a una serie documental de acuerdo con las Tablas de Retención Documental configuradas en el sistema.

Con ánimo de apoyar la debida aplicación del Proceso de Gestión Documental, la División de Documentación presta asistencia técnica y capacitación a todas las dependencias del ámbito central y territorial. Para ello, las solicitudes deben ser enviadas al correo electrónico documentacion@procuraduria.gov.co Cordialmente,

ANTONIO THOMAS ARIAS

Viceprocurador General de la Nación Elaboró: Rocio Avila Sánchez / División de Documentación Revisó: Angela Viviana Ruiz Abril/ Elvia Maria Soler /Consuelo Adaime - División de Documentación Aprobó: Myriam Stella Ortiz Quintero – Jefe División de Documentación Página 4 de 4 DESPACHO DEL VICEPROCURADOR, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Línea gratuita para todo el país:

018000 910 315 (571) 5878750 Ext. : 12511 - Email: viceprocuraduria@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 )etnemadinifedni odiláV( =QDY jFCP SoPR /No3 zEMl TNT7 9tGH rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth LRU Firmado digitalmente por: ANTONIO EMIRO THOMAS ARIAS Fecha firma: 21/10/2021 17:56:16