PGN - Memorando 11 de 2023

PROCURADURIA

GENERAL DE LA NACION

MEMORANDO

PARA:(cid:9) SERVIDORES PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN

DE:(cid:9) SECRETARÍA GENERAL

ASUNTO: APROBACIÓN DIGITAL DE INVENTARIOS, VIGENCIA FISCAL 2023

FECHA: 2 9 Se 2023

Cada año, es necesario llevar a cabo la verificación física de los inventarios que comprenden todos los activos bajo la responsabilidad de los funcionarios de la PGN, distribuidos en diversas dependencias. Es así como Desde el 2° de octubre hasta el 30 de noviembre de 2023, será el período que tendrá cada funcionario para cumplir con este deber, la herramienta estará habilitada en los sistemas de Información ubicados en la Intranet opción de "Sistema de Inventario y administración Financiera (SIAF)". La ruta para acceder a dicho procedimiento es: Intranet/Acceso Sistemas de Información/Sistema de Inventario y administración Financiera (SIAF). Al seleccionar esta opción deberá ingresar su Usuario y Contraseña, con la que ingresan habitualmente a su Equipo de Cómputo. En esta pantalla podrá visualizar la opción de Aprobación de Inventario para la vigencia actual, una vez validado físicamente el Inventario y estando de acuerdo con los elementos a su cargo, debe marcar (SI) y "Enviar", aparecerá el mensaje "¿Está seguro(a) de aprobar su inventario?, se debe dar clic en "Aceptar", en caso de no estar de acuerdo se debe marcar (NO) e informar detalladamente en el campo habilitado, las razones de la no aprobación , solo para estos casos y una vez sea atendido el requerimiento, se

habilitará nuevamente el aplicativo para su respectiva aprobación antes del cierre de la vigencia 2023. De forma automática recibirá un mensaje a su correo Institucional con un Número de Transacción o puede ser consultado en la plataforma para verificar su aprobación en la consulta de históricos. Se advierte que con anterioridad y de forma permanente se encuentra disponible en INTRANET, en la parte inferior de la página Acceso a Sistemas de Información la opción "Sistema de Inventario y Administración Financiera (SIAF)" donde permite Secretaría General Carrera 5 N° 15-80 Piso 7 PBX 5878750 Exts.10702/10703/10705/10706 www.procuraduria.qov.co 29 SE 7023 PROCU DURIA n GENERALELANACION consultar el Histórico de Aprobaciones y el Inventario actual en tiempo real, esta información debe verificarse rigurosamente frente a los bienes en servicio y reportar cualquier inconsistencia, en el caso de los funcionarios del Nivel Central a la Coordinación del Grupo Almacén e Inventados y a Nivel Regional a la respectiva Coordinación Administrativa de cada departamento para que sea aclarada o corregida. La opción "Aprobación del Inventario" estará habilitada únicamente durante el tiempo establecido en el presente memorando; por lo tanto, si el funcionario no lo hace dentro de este término y no reporta ninguna novedad, se entenderá que se encuentra de acuerdo con el inventario a su cargo y el sistema lo aprobará automáticamente el 30 de noviembre de 2023. Los funcionarios que por sus funciones no tengan asignado un computador, deberán por intermedio de su jefe Inmediato, solicitar al área de Soporte Técnico el Usuario y

la Clave que es asignada a todos los funcionarios de la PGN, y que les permite ingresar desde cualquier equipo a la Intranet de la Entidad. Cordialmente, CARLOS ALBE(cid:9) STELLANOS ARAÚJO Secretario General Revisó: Gloria Stella Angarita Salamanca — Coordinador Grupo Almacén e I(cid:9) tarios

Aprobó: Dumar Javier Cárdenas Poveda —jefe de División Administrati

Secretaría General Carrera 5 N° 15-80 Piso 7 PBX 5878750 Exts.10702/10703/10705/10706 www.procuraduria.qov.co