PGN - Memorando 35 de 2024

PROCURADURIA GENERAL DE LA RADIO

MEMORANDO N.° 5

DE: SECRETARÍA GENERAL PARA: SUPERVISORES DE CONTRATOS ASUNTO: CIERRE DE VIGENCIA 2024 - RADICACIÓN DE CUENTAS PARA PAGO DE CONTRATOS Y ÓRDENES DE COMPRA PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN GENERAL FECHA: 28 OCT 2024 En el marco de seguimiento a la ejecución presupuestal y a las directrices impartidas en el Memorando 008 del 6 de marzo del 2024, se reiteran e informan los aspectos a considerar para el cierre de la vigencia fiscal 2024, con el fin de que el registro de la gestión financiera pública de la Procuraduría responda a los criterios de oportunidad, veracidad e integridad. La información registrada en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación es de carácter oficial, por tanto, estas cifras deben ser consistentes con la documentación que soporta los registros realizados en el aplicativo por la entidad en materia presupuestal, de tesorería y contable. La responsabilidad de la consistencia de los documentos entregados para la gestión presupuestal, de tesorería y contable es exclusiva de los supervisores e interventores. DISFRUTE DE VACACIONES O PERÍODO DE DESCANSO COMPENSADO Quienes ejerzan la supervisión de contratos o convenios y vayan a disfrutar periodo de vacaciones durante e) mes de diciembre o tomar semana de descanso compensado de acuerdo con los turnos definidos por la entidad, deberán gestionar ante el Grupo de Contratación el cambio de supervisor para dicho periodo, de acuerdo con el procedimiento establecido y considerando el formato AB-F-03 Designación o cambio de supervisor de contrato, esto, con suficiente anticipación y previa coordinación con el jefe de la dependencia.

acuerdo con el procedimiento establecido y considerando el formato AB-F-03 Designación o cambio de supervisor de contrato, esto, con suficiente anticipación y previa coordinación con el jefe de la dependencia.

PROGRAMACIÓN DE PAC: Se reitera que la fecha máxima para solicitar la programación del PAC requerido para realizar los pagos de contratos en el mes de diciembre será el viernes 8 de noviembre de 2024 y debe ser enviada al correo camezaaprocuraduria.qov.co PAGO DE FACTURAS DE BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS EN LOS MESES DE NOVIEMBRE Y ANTERIORES: Deben quedar radicadas en la División Financiera con todos sus soportes, a más tardar el VIERNES 06

DE DICIEMBRE, para garantizar su pago dentro del mismo mes. 1

SECRETARÍA GENERAL PBX: (571) 5878750 EXT: 10703, secretariageneralaprocuraduria.gov.co ,

Carrera 5 # 15-80, Piso 7° Bogotá D.C., www.procuraduria.gov.co2 n PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION O Las cuentas que presenten novedad (inconsistencias, documentos sin firma, expedientes incompletos, etcétera) serán devueltas para su corrección y el supervisor será responsable de los efectos que esta demora genere en el proceso. PAGO DE FACTURAS DE BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS EN EL MES DE DICIEMBRE Por el alto volumen de radicación de facturas electrónicas es probable que se presenten demoras entre la fecha de emisión de la factura electrónica y la recepción en SIIF para la aprobación o rechazo por parte del supervisor, por lo cual se debe gestionar ante el contratista que las facturas electrónicas de los bienes y/o

fecha de emisión de la factura electrónica y la recepción en SIIF para la aprobación o rechazo por parte del supervisor, por lo cual se debe gestionar ante el contratista que las facturas electrónicas de los bienes y/o servicios correspondientes al mes de diciembre se emitan preferiblemente antes del VIERNES 13 DE

DICIEMBRE.

En consonancia con lo anterior, los supervisores deberán radicar la documentación para trámite de pago antes del 16 de diciembre de 2024, atendiendo las siguientes recomendaciones: Antes de aprobar la factura electrónica y emitir el Informe de Gestión de Contratistas, el supervisor debe verificar que la factura emitida por el contratista corresponda a bienes y/o servicios efectivamente recibidos en los términos del contrato y que su valor y concepto correspondan a la forma de pago pactada. Coordinar con antelación ante el Grupo de Almacén e Inventarios los requisitos para tramitar la entrada de almacén, cuando el contrato implique la recepción de bienes materiales o inmateriales, bien sea instalados, entregados en oficina, entregados al supervisor o entregados en bodega de almacén. Allegar al Grupo de Cuentas de la División Financiera toda la documentación requerida para el trámite de pago incluyendo la factura electrónica correspondiente al mes de diciembre, junto con el Informe de Gestión de Contratistas y la entrada al almacén cuando proceda. Garantizar que la factura electrónica, se encuentre radicada con antelación a través del correo electrónico dispuesto por SIIF Nación' para el efecto. Se advierte que sólo se podrá gestionar el pago de facturas aprobadas por el supervisor en la plataforma SIIF. En el informe de Gestión de Contratistas el período a cobrar debe corresponder al referido en la factura y/o cuenta de cobro.

pago de facturas aprobadas por el supervisor en la plataforma SIIF. En el informe de Gestión de Contratistas el período a cobrar debe corresponder al referido en la factura y/o cuenta de cobro. Adjuntar la certificación de pago aportes a la seguridad social y parafiscales en el caso de personas jurídicas. Adjuntar la planilla de liquidación y pago de aportes en el caso de personas naturales. CONTRATOS QUE SE EJECUTAN POR CONSUMO En este grupo se encuentran los contratos de: suministro de combustible, tiquetes aéreos, mantenimiento vehículos, conectividad, servicios postales, exámenes médicos ocupacionales, para los cuales se sugiere realizar un corte parcial a fin de pagar el mayor valor posible dentro de la vigencia y así disminuir el rezago presupuestal, para lo cual deben radicar la factura a más tardar el VIERNES 13 DE DICIEMBRE. CONTRATOS CUYOS VALORES DE EJECUCIÓN SE TASAN POR VALORES FIJOS MENSUALES O PREVIAMENTE PLANEADOS 1 siifnacion.facturaelectronicaminhacienda.gov.co 2

SECRETARIA GENERAL PBX: (571) 5878750 EXT: 10703, secretariacieneralaprocuraduria.gov.co

Carrera 5 # 15-80, Piso 7° Bogotá D.C., www.procuraduria.gov.co28 OCT 2024 PROCURADURIA , GENHAIDELANACION Aplican para los contratos de aseo y cafetería, arriendos, vigilancia, entre otros, se sugiere radicar la factura del mes de diciembre en el plazo señalado, en la medida que el supervisor pueda asegurar que los valores facturados efectivamente corresponden a los servicios que se van a recibir hasta 31 de diciembre de 2024.

del mes de diciembre en el plazo señalado, en la medida que el supervisor pueda asegurar que los valores facturados efectivamente corresponden a los servicios que se van a recibir hasta 31 de diciembre de 2024. CONTRATOS CON PLAZO DE EJECUCIÓN 31 DE DICIEMBRE Y CUYA ENTREGA SE PUEDE AGILIZAR Para contratos de adquisición de bienes materiales y suministros, mantenimiento de ascensores, ups y plantas eléctricas y otros donde se pueda coordinar con el contratista que las entregas de bienes y servicios se realicen antes del 15 de diciembre se sugiere agilizar la entrega de los bienes y servicios y radicar la factura para que se pueda adelantar el proceso financiero oportunamente. CONTRATOS CON PRESUPUESTO DE INVERSIÓN Teniendo en cuenta que la mayoría tiene como plazo de ejecución 31 de diciembre, y que la forma de pago está sujeta a entregables, se recomienda gestionar con el contratista la pronta entrega de los bienes y servicios, a fin de que puedan radicar la factura antes del 16 de diciembre y así pagar el mayor valor posible dentro de la vigencia y así disminuir el rezago presupuestal. CONTRATOS QUE FINALIZAN EL 30 0 EL 31 DE DICIEMBRE El pago quedará sujeto al cronograma dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el pago del rezago presupuestal. Se debe radicar la factura a más tardar el MARTES 07 DE ENERO DE 2025. Las cuentas que se presenten con posterioridad al LUNES 16 DE DICIEMBRE son susceptibles de quedar constituidas como RESERVA PRESUPUESTAL de la vigencia 2024.

SOLICITAR LA LIBERACIÓN DE LOS SALDOS DE REGISTROS PRESUPUESTALES

constituidas como RESERVA PRESUPUESTAL de la vigencia 2024. SOLICITAR LA LIBERACIÓN DE LOS SALDOS DE REGISTROS PRESUPUESTALES A más tardar el 27 de diciembre, los supervisores deben solicitar la liberación de los registros presupuestales de contratos y órdenes de compra que no se van a ejecutar a 31 de diciembre de 2024, esto con el fin de evitar que queden constituidos como reserva presupuestal. Para el efecto deben remitir la solicitud con el visto bueno del servidor del Grupo de Contratación, dirigido a la Coordinación del Grupo de Ejecución Presupuestal, al correo electrónico presupuestoaprocuraduria.gov.co , con el asunto: "Solicitud liberación de saldos contrato No. XXX-)(XXX" o "Solicitud liberación de saldos Orden de Compra No. XX)00(", según el caso. CIERRE CAJA MENOR El cierre de caja menor se efectuará a más tardar el viernes 20 DE DICIEMBRE DE 2024 de tal manera que se puedan efectuar los registros, legalización definitiva y el reintegro de los recursos al Tesoro Nacional. 3

SECRETARÍA GENERAL PBX: (571) 5878750 EXT: 10703, secretariageneralaprocuraduria.clov.co ,

Carrera 5# 15-80, Piso 7° Bogotá D.C. www.procuraduriaziov.copRocuRANE 28 OCT 2 024

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Finalmente, se les recuerda la improcedencia de la constitución de reserva presupuestal. A lo cual la Contraloría General de la República se ha pronunciado advirtiendo que: "La Constitución de Reservas por parte de las entidades que hacen parte del PGN deben corresponder a situaciones excepcionales dentro

Contraloría General de la República se ha pronunciado advirtiendo que: "La Constitución de Reservas por parte de las entidades que hacen parte del PGN deben corresponder a situaciones excepcionales dentro de su ejecución presupuestal que deben cumplir con los requisitos previstos en el artículo 9 de la Ley 225 de 1995; por su parte el Gobierno Nacional debe reducir los presupuestos de aquellas entidades que superan los topes allí establecidos so pena de incurrir en las responsabilidades a que hayan lugar". La División Financiera y el Grupo de Contratación quedan atentos para aclarar las dudas que se puedan presentar.

CARLOS ALBER

Secre LANOS ARAÚJO eneral

Proyectó: Odilia Barbosa / Jefe División Financiera

yRevisó: Andrés Francisco Zapata Sossa / Asesor Secretaría General .,..Z..5 4

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