PGN - Memorando 36 de 2025

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA f r, r MEMORANDO No. k.)

DE: SECRETARÍA GENERAL PARA: SUPERVISORES Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS ASUNTO: LINEAMIENTOS SOBRE CIERRE PRESUPUESTAL VIGENCIA 2025RADICACIÓN CUENTAS POR PAGAR ARRIENDOS —ADMINISTRACIONES Y

SERVICIOS PÚBLICOS.

FECHA: 21 NOV 2025

Estimados Coordinadores y Supervisores: En el ejercicio de sus funciones y responsabilidades inherentes como Coordinadores Administrativos y Supervisores de contratos, se requiere de su gestión oportuna en el seguimiento y radicación de la facturación que permita registrar correcta y diligentemente en el sistema todas las operaciones que reflejan la información financiera de la entidad, permitiendo así el pago adecuado de las obligaciones contractuales. En concordancia con las orientaciones impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante la Circular Externa No. 035 de 20251, la Secretaría General y la División Financiera establecen los siguientes criterios para el proceso de cierre presupuestal:

1. Garantizar la gestión administrativa durante vacaciones o periodos de descanso compensado.

Se recuerda a los servidores públicos que ejerzan funciones de supervisión de contratos o convenios, así como a los Coordinadores Administrativos, que en caso de tener programado el disfrute de vacaciones durante el mes de diciembre o de tomar semana de descanso compensado, conforme a los turnos definidos por la Entidad, deberán informar oportunamente dicha situación a la Secretaría General y al Grupo de Contratos, con el fin de garantizar la adecuada coordinación y continuidad de las actividades relacionadas con el cierre presupuestal.

compensado, conforme a los turnos definidos por la Entidad, deberán informar oportunamente dicha situación a la Secretaría General y al Grupo de Contratos, con el fin de garantizar la adecuada coordinación y continuidad de las actividades relacionadas con el cierre presupuestal. Así mismo, se les recuerda la responsabilidad de cargar en el SECOP todos los informes, actas y demás documentos relacionados con la ejecución del contrato, de conformidad con la normatividad vigente y los lineamientos internos establecidos por la Entidad.

ASPECTOS PARA CONSIDERAR EN EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2025 Y APERTURA DEL AÑO 2026 EN

EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF NACIÓN

1

SECRETARÍA GENERAL PBX: (571)5878750 EXT: 10703, secretariagenerall.procuraduria.qov.co,

Carrera 5 # 15-80, Piso 70 Bogotá D.C., www.procuradulia.aov.coPROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN 2 1 NOV 2025 0 3 6 De igual manera, se deberá reportar: Número del contrato y del contratista. Nombre y cargo del servidor que asumirá la supervisión durante el período de ausencia temporal, previa coordinación con el jefe de la dependencia correspondiente. El cumplimiento de estas indicaciones permitirá garantizar la continuidad de la supervisión contractual y la oportuna radicación de la facturación, contribuyendo al correcto registro contable y cierre presupuestal de la entidad. Gestión de servicios públicos Las facturas correspondientes a servicios públicos deben ser radicadas en la División Administrativa a más tardar el 15 de diciembre de 2025, para que esta, a su vez, las remita

contable y cierre presupuestal de la entidad. Gestión de servicios públicos Las facturas correspondientes a servicios públicos deben ser radicadas en la División Administrativa a más tardar el 15 de diciembre de 2025, para que esta, a su vez, las remita a la División Financiera a más tardar el 19 de diciembre de 2025. En ese sentido, se solicita a los Coordinadores Administrativos realizar una verificación rigurosa de las fechas de lectura y los períodos de facturación de los servicios públicos domiciliarios de todas las sedes bajo su responsabilidad. Esta revisión es fundamental para asegurar que la totalidad de las facturas cuyo período facturado abarque el mes de octubre o fechas anteriores sean tramitadas oportunamente, dentro de los plazos establecidos. Es indispensable que todas las facturas cuyo período de facturación incluya el mes de octubre o fechas anteriores sean gestionadas y tramitadas antes del 15 de diciembre de 2025, con el fin de evitar su tratamiento como pasivos exigibles de vigencias expiradas. De no cumplirse con este requerimiento, el pago deberá tramitarse bajo dicho concepto, lo que puede dar lugar a responsabilidades fiscales y disciplinarias. Cabe recordar que, conforme al artículo 54 del Decreto 1621 de 2024, los pagos clasificados como pasivos exigibles deben ser reportados a la Contraloría General de la República, lo que refuerza la necesidad de extremar las medidas de control y cumplimiento en este proceso. Gestión de Arriendos, Administraciones Con el fin de garantizar el pago oportuno dentro de la vigencia 2025, las cuentas de cobro o facturas electrónicas correspondientes a arrendamientos, cuotas de administración del mes de diciembre y aquellas de periodos anteriores que aún se encuentren pendientes de trámite,

facturas electrónicas correspondientes a arrendamientos, cuotas de administración del mes de diciembre y aquellas de periodos anteriores que aún se encuentren pendientes de trámite, deberán ser radicadas con todos los soportes requeridos a más tardar el lunes 15 de diciembre de 2025. 2

SECRETARÍA GENERAL PBX: (571) 5878750 EXT: 10703, secretaliazienerale.orocuraciuria.00v.co

Carrera 5# 15-80, Piso 7 Bcgotá D.C. www.procuraduria.gov.co

COLOMBIAPROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN O 3 COLOMBIA 2 1 NOV 2025

Para dar cumplimiento a este plazo, es indispensable que los supervisores gestionen con anticipación la solicitud de dichos documentos ante los arrendadores o administradores de propiedad horizontal. En el caso de quienes estén obligados a expedir factura electrónica, deberán asegurar su correcta radicación en el buzón habilitado por el SIIF Nación, así como su aprobación en el sistema por parte del supervisor. Se advierte que, las cuentas que se presenten con posterioridad a la citada fecha son susceptibles de quedar constituidas como cuentas por pagar o Reserva Presupuestal de la vigencia 2025 para ser canceladas en el transcurso del 2026, dependiendo de la fecha de su radicación y la aprobación de recursos (PAC) por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Finalmente, se recuerda que la constitución de reservas presupuestales no debe ser tratada como una práctica habitual, sino como una medida excepcional dentro del ciclo de ejecución del presupuesto. En este sentido, la Contraloría General de la República ha reiterado que:

Finalmente, se recuerda que la constitución de reservas presupuestales no debe ser tratada como una práctica habitual, sino como una medida excepcional dentro del ciclo de ejecución del presupuesto. En este sentido, la Contraloría General de la República ha reiterado que: "La constitución de reservas por parte de las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación debe corresponder a situaciones excepcionales dentro de su ejecución presupuestal, y deben cumplir con los requisitos previstos en el artículo 9 de la Ley 225 de 1995; por su parte, el Gobierno Nacional debe reducir los presupuestos de aquellas entidades que superen los topes allí establecidos, so pena de incurrir en las responsabilidades a que haya lugar". Por tanto, se hace un llamado a todos los servidores que en las regiones se encuentran vinculados a los procesos administrativos, contractuales y financieros, para que adopten las medidas necesarias que eviten la generación de reservas innecesarias, garantizando una ejecución oportuna y ajustada a la normatividad vigente. Atentamente, c141e1 JULIÁN FERN NDEZ Secretario Ge ral (

Elaboró: Odilia Barbosa / Jefe División Financiera

3

SECRETARÍA GENERAL PBX: (571)5878750 EXT: 10703, secretariaoenerallprocuraduria.qov.co

Carrera 5# 15-80, Piso 7° Bogotá D.C., www.procuraduria.00v.co