PGN - Memorando 8 de 2024

PROCU SEEKCEMION(cid:9) 6 MAR 2024

MEMORANDO 0 0 8

(cid:9)

PARA: JEFES DE OFICINA, JEFES DE DIVISIÓN, COORDINACIÓN GRUPO DE

CONTRATACIÓN, SUPERVISORES DE CONTRATOS, SERVIDORES Y

CONTRATISTAS DE APOYO VINCULADOS A LA PREPARACIÓN DE ESTUDIOS

PREVIOS.

DE:(cid:9) SECRETARÍA GENERAL

ASUNTO:(cid:9) DIRECTRICES PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PARA LA VIGENCIA

2024 Con el fin de propender por una mayor eficiencia en la ejecución del presupuesto asignado para la presente vigencia, se imparten las siguientes instrucciones que deben ser tenidas en cuenta en la planeación de la contratación y en el ejercicio de la supervisión de contratos, así como en la gestión de actividades encaminadas al cumplimiento de obligaciones económicas a cargo de la Procuraduría General de la Nación que no están sujetas a procesos contractuales.

1. ACTIVIDADES A CARGO DE LA DIVISIÓN DE GESTIÓN HUMANA ASOCIADAS CON LA EFICIENTE EJECUCIÓN DE RECURSOS DE GASTOS DE PERSONAL 1.1. Registro de novedades de personal que afectan liquidación de nóminas Para garantizar que el pago de la nómina consolidada se gestione por parte de la División Financiera en los términos del Tesoro Nacional y el SIIF Nación, se requiere que el Grupo de Gestión de Personal, reporte al Grupo de Gestión de Nómina Afiliaciones y Pensiones las novedades de personal de acuerdo con el siguiente cronograma;

MES DE NÓMINA FECHA LÍMITE DE REPORTE DE INFORMACIÓN

MARZO viernes, 8 de marzo de 2024 ABRIL miércoles, 10 de abril de 2024 MAYO viernes, 10 de mayo de 2024 JUNIO viernes, 7 de junio de 2024 JULIO miércoles, 10 de julio de 2024 AGOSTO viernes, 9 de agosto de 2024 SEPTIEMBRE martes, 10 de septiembre de 2024 OCTUBRE jueves, 10 de octubre de 2024 NOVIEMBRE viernes, 8 de noviembre de 2024 DICIEMBRE martes, 10 de diciembre de 2024

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Carrera 5 No. 15-80, Bogotá D.0 www.orocuraduria.gov.co 06 M;'‘di..,) 2024 1.2. Calendario para radicación de nóminas para pago El Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones deberá radicar en la División Financiera los documentos requeridos para el pago de nóminas generales a más tardar en las siguientes fechas:

MES DE NÓMINA FECHA MÁXIMA RADICACIÓN EN DIVISIÓN FINANCIERA MARZO jueves, 14 de marzo de 2024

ABRIL miércoles, 17 de abril de 2024 MAYO viernes, 17 de mayo de 2024 JUNIO viernes, 14 de junio de 2024 PRIMA SERVICIOS viernes, 28 de junio de 2024 JULIO miércoles, 17 de julio de 2024 AGOSTO jueves, 15 de agosto de 2024 SEPTIEMBRE martes, 17 de septiembre de 2024

OCTUBRE miércoles, 16 de octubre de 2024 NOVIEMBRE lunes, 18 de noviembre de 2024 PRIMA NAVIDAD jueves, 28 de noviembre de 2024 DICIEMBRE martes, 10 de diciembre de 2024 1.3. Programación de PAC para cesantías y gastos de nómina El Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones, deberá proyectar las necesidades de PAC para el mes siguiente, de acuerdo con el calendario PAC que más adelante se presenta; esta proyección será requerida para el pago de cesantías parciales, cesantías definitivas, nóminas y aportes patronales de seguridad social y parafiscales. Para el efecto deberá emplear las herramientas de sistemas e información periódica y realizar las proyecciones a que haya lugar, considerando los eventos estacionales que generan mayores valores a liquidar, tales como: Bonificación semestral (PAC de junio y diciembre) Prima de Servicios (PAC de julio) Prima de Navidad (PAC de diciembre) Programación de vacaciones (PAC mensual, especialmente julio, noviembre y diciembre) 1.4. Control de Horas extras y certificación de citadores El Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones llevará un control de la radicación del Formato de Reconocimiento De Un Auxilio Especial De Transporte Para Citadores y del Formato Control Mensual De Horas Extras; requerirá a los respectivos jefes de citadores y al SECRETARÍA GENERAL, PBX: (601) 5878750, EXT: 10703 Carrera 5 No. 15-80, Bogotá D.C, www.procuraduria.gov.co 06 MAR 2024

iON 0 0 8 Grupo de Muebles y Servicios Administrativos para que remitan los formatos oportunamente y con ello evitar la generación de pasivos exigibles por vigencias expiradas. La fecha máxima para tramitar la última nómina por estos conceptos es el 30 de diciembre de 2024. 1.5. Reporte de incapacidades y licencias pagadas por EPS y ARL El Grupo de Bienestar y Seguridad y Salud en el Trabajo, en coordinación con el Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones realizarán las actividades que se requieran para que las incapacidades reembolsadas (consignadas al Tesoro Nacional) al corte de noviembre sean aplicadas a más tardar en la nómina de diciembre de 2024 y remitirá a la Tesorería de la PGN el detalle de las incapacidades consignadas y aplicadas en nómina para que esta última pueda registrar los reintegros antes del cierre de vigencia presupuestal en SIIF Nación.

2. ACTIVIDADES A CARGO DE LA OFICINA JURÍDICA ASOCIADAS CON LA EFICIENTE EJECUCIÓN DE RECURSOS PARA PAGO DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES 2.1. Archivo de seguimiento a turnos, y proceso de liquidación, reconocimiento y pago de sentencias y conciliaciones.

Con el propósito de monitorear la oportuna ejecución de recursos para el pago de sentencias y conciliaciones, la Oficina Jurídica deberá implementar un mecanismo de control para el trámite de pago de las sentencias y conciliaciones donde se registren y actualicen los turnos, se dejen las constancias para el salto de turno y donde las demás áreas intervinientes en el cumplimiento

de dichos pagos registren la trazabilidad de las actividades realizadas, tales como emisión, corrección y aprobación de liquidaciones, proyección, revisión y emisión de actos administrativos, pagos realizados a los beneficiarios y pagos derivados del cumplimiento de las obligaciones, tales como aportes a seguridad social, cesantías o pagos autorizados a favor del apoderado, entre otros. 2.2. Reconocimiento de sentencias y conciliaciones sin proceso de sucesión Cuando se evidencie que el beneficiario de un fallo que se encuentre en turno para pago ha fallecido y en la solicitud de pago no exista constancia de que el crédito judicial ha sido considerado en la respectiva sucesión, se gestionará el pago de manera oficiosa a la cuenta del despacho judicial correspondiente. Esto, con el propósito de dar cumplimiento a la sentencia y viabilizar con prontitud la ejecución presupuestal respectiva. 2.3. Envío de documentación de cuentas bancarias Cuando la Oficina Jurídica remita al grupo de nómina los documentos para la liquidación de sentencias, enviará a su vez la certificación bancaria y formato beneficiario cuenta que se encuentra publicado y aprobado por el Sistema de gestión de Calidad al Grupo de Ejecución Presupuestal al correo.

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3. ACTIVIDADES A CARGO DE LOS JEFES DE OFICINA Y JEFES DE DEPENDENCIA CON RECURSOS ASIGNADOS EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 3.1. Plazo para estudios previos El plazo máximo para la presentación de los estudios previos al Grupo de Contratos es el día 28

de junio de 2024. Se exceptúan de dicho plazo los contratos cuya ejecución sea instantánea, es decir aquellos que por la naturaleza misma de su objeto su celebración y cumplimiento se dan en un mismo momento 3.2. Previsión de Vigencias Futuras Dentro de la etapa de planeación de la contratación, se deberá contemplar el estudio de la viabilidad del plazo de ejecución estimado, y contar con la aprobación del cupo de vigencia futura por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de ser necesario. En caso de que se advierta que la ejecución pueda extenderse al año 2025 deberá gestionar de manera inmediata la solicitud. Cuando se trate de contratos én ejecución, solicitar antes del 30 de junio la autorización de cupo de vigencia futura a fin de gestionar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la aprobación. 3.3. Plazo de ejecución contratos Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se pactarán con plazo de ejecución no superior al 16 de diciembre de 2024 conforme a cada necesidad. Si se requiere un plazo más amplio, deberá justificarse en los estudios previos. Para los procesos de contratación de compraventa, servicios de consultoría, servicios específicos y en general, todos aquellos en los cuales no se requiera la prestación del servicio en las últimas dos semanas del año, deberán pactarse con plazo no superior al 16 de diciembre de 2024 conforme a cada necesidad. Si se requiere un plazo más amplio, deberá justificarse en los estudios previos. 3.4. Seguimiento Plan de Adquisiciones

Los servidores responsables de la ejecución del presupuesto de inversión y funcionamiento deberán revisar y consolidar los valores del Plan Anual de Adquisiciones - PAA con los montos de la contratación efectuada, para establecer los saldos reales del proyecto o del rubro a cargo. Si se evidencia que los estudios previos para alguna contratación incluida en el PAA no alcanza a ser radicada en el tiempo que resta de la vigencia, acorde con los plazos requeridos para el desarrollo del proceso de contratación y en consecuencia no se tramitará la respectiva contratación en lo que resta del año, deberán informar dicha situación junto con la correspondiente justificación a la Oficina Asesora de Planeación — OPLA y al Grupo de Contratos a los correos electrónicos dcencisoaprocuraduria.00v.co y losanchezprocuraduria.qov.co a SECRETARIA GENERAL, PBX: (601) 5878750, EXT 10703 Carrera 5 No. 15-80, Bogotá D.0 www.procuraduria.gov.co 06 MAR 2024 ¿CUCO e 9 b más tardar el 28 de junio de 2024, para excluir del PAA la línea del requerimiento, previa validación de la OPLA y aprobación de la Secretaría General. Si la contratación corresponde a gastos de funcionamiento deberán informar a los correos losanchezprocuraduria.gov.co y dosorioaprocuraduria.gov.co. 3.5 Solicitud de CDPS Teniendo en cuenta que todo el proceso contractual inicia con LA EXPEDICIÓN DE CDP; para la solicitud de éste, se debe contar con el objeto contractual claro, así como la identificación precisa de los USOS PRESUPUESTALES a utilizar.

3.6 Trámite de traslados presupuestales (modificación a la desagregación) La Secretaría General tramitará como máximo una resolución mensual para modificar la desagregación presupuestal que afecte rubros de funcionamiento por Adquisición de Bienes y Servicios. Las modificaciones presupuestales solo serán tramitadas por conducto de la División Administrativa, quien para el efecto acumulará todas las solicitudes que reciba con corte al décimo día hábil del mes. Se insta a las diferentes áreas ejecutoras de recursos para que revisen con anticipación los rubros y saldos disponibles, de forma tal que dispongan de información suficiente para solicitar a la División Administrativa la gestión de recursos que requieran traslado presupuestal en los términos previstos en este numeral.

4. ACTVIDADES A CARGO DEL SUPERVISOR EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS Los supervisores e interventores de contratos deben atender las instrucciones que a continuación se relacionan.

Los supervisores de Contratos de interventoría comunicarán al equipo interventor estas instrucciones para su cumplimiento. 4.1 Liberación de saldos Los supervisores, con base en la ejecución de cada contrato, convenio, adición, modificación, prórroga o cualquier acto administrativo, deberán informar al Grupo de Ejecución Presupuestal y al Grupo de Contratos, a través de los correos electrónicos mramosprocuraduria.gov.co y Ipsanchezprocuraduria.gov.co, a más tardar el 13 de diciembre de 2024, los saldos sobrantes de los compromisos registrados en la presente vigencia que no tengan soporte legal para constituirse como reserva presupuestal, entendiéndose que ésta se dispone únicamente en

aquellos compromisos cuyos bienes y/o servicios deben ser recibidos antes de 31 de diciembre de 2024 y que por fuerza mayor o caso fortuito, terminan recibiéndose en la vigencia fiscal 2025, previa suscripción de prórroga al contrato, debidamente motivada.

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muno O O 8 Así mismo, deberán efectuar seguimiento a los CDPS solicitados y una vez se suscriban los contratos el supervisor y/o responsable del proceso enviará solicitud de liberación del saldo del CDP sobrante una vez registrado presupuestalmente el contrato al correo electrónico mramosprocuraduria.gov.co. En el formato de Certificación deberán incluir las reducciones a los contratos, una vez sean recibidos los RPS REDUCIDOS y firmados por parte del Coordinador del Grupo de Ejecución Presupuestal. 4.2 Verificar el cumplimiento de la facturación conforme a la forma de pago prevista en el contrato. Los supervisores de contratos, convenios y órdenes de compra deben verificar que los valores y conceptos facturados por el contratista correspondan efectivamente a los conceptos y criterios establecidos en la forma de pago. En este sentido se recuerda que en caso de recibir facturas cuyo concepto y liquidación no corresponda a la forma de pago establecida en el contrato, deben rechazarla, abstenerse de tramitar su pago y establecer con el contratista las comunicaciones y coordinación pertinentes para allanar la situación con las condiciones contractuales pactadas.

En este aspecto, el supervisor también debe realizar seguimiento al cumplimiento de los tiempos de entrega parciales, la calidad de lo recibido (no se debe pagar aquello que se no se ha recibido a entera satisfacción) y la oportuna facturación (el contratista no debe retrasar el cobro de sus derechos económicos), dado que estos tres aspectos afectan el cumplimiento de la forma de pago y la adecuada ejecución del PAC. Al 6 de diciembre de 2024 todos los supervisores han debido radicar la totalidad de facturación de bienes y servicios recibidos con corte al mes de noviembre. 4.3 Situaciones administrativas de los supervisores de contratos. Quienes ejerzan la supervisión de contratos o convenios y vayan a disfrutar periodo de vacaciones en el mes de diciembre deberán informar dicha situación al Grupo de Contratos. De igual manera, deberán reportar el número del contrato y contratista, así como el nombre y cargo del servidor que desempeñará la supervisión durante el periodo de su ausencia temporal, previa coordinación con el Jefe de la dependencia. También deberán remitir el informe de supervisión precisando el estado actual del contrato y aspectos a tener en cuenta por el supervisor temporal. Todo esto a los correos electrónicos cacastellanos@procuraduria.gov.co y Isanchez@procuraduria.gov.co, con mínimo ocho (8) días de anterioridad al inicio de la respectiva situación administrativa. Además, es importante que se efectúe la coordinación respectiva entre la persona saliente y la delegada temporalmente, con el propósito de garantizar la apropiada recepción de los bienes y servicios programados, la verificación de los productos contratados, la presentación de los informes correspondientes y la finalización de cada uno de los contratos a cargo, en desarrollo de

la supervisión técnica, administrativa, financiera y jurídica designada.

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Carrera 5 No. 15-80, Bogotá D.0 www.orocuraduria.gov.co 06 MAR 2024 0 0 8 4.4 Carga de documentación en SECOP Los supervisores deben cargar mensualmente en el Secop todos los soportes que den cuenta de la ejecución de los contratos o convenios a cargo, productos recibidos y evidencias del cumplimiento de las obligaciones pactadas. Los informes de gestión a cargar serán aquellos que fueron tramitados de forma definitiva a la División Financiera y que sirvieron para el pago efectivo de la obligación. 4.5 Errores comunes en el trámite de pagos por parte de la supervisión Se recuerda a los supervisores tener presente las indicaciones que le atañen en el instructivo FI1-02 Trámite De Pago Cuentas Generadas Por Contratos, el cual se debe consultar en el repositorio de documentos del SGC en la página web de la entidad. De igual modo se les recomienda especial atención en los siguientes aspectos que con frecuencia impide el trámite de pagos: Falta de aceptación o rechazo de la factura electrónica en el sistema de información. Aceptación de facturas mal emitidas o con errores (mala liquidación, referencian un contrato vencido o diferente, cobro de valores o conceptos no establecidos en la forma de pago). Falta adjuntar la entrada de Almacén. En contratos de prestación de servicios personales el IBC de los aportes a seguridad social es inferior al 40% del monto a pagar al contratista. En contratos con personas jurídicas, las certificaciones de cumplimiento de aportes a

seguridad social son firmadas por personas no competentes. Solo deben ser firmadas por representante legal o por el revisor fiscal cuando la empresa esté obligada a tener dicha revisoría. Errores en el diligenciamiento del Formato de Informe de Gestión Contratistas: Cuando se tramite el último informe de ejecución, en la sección se debe marcar la casilla "FINAL", no la casilla "PARCIAL". En la sección 2 no relaciona todos los documentos presupuestales, lo cual genera error en el valor total del contrato para el seguimiento financiero. Error en el número, fecha o valor de la factura. No se detallan correctamente los usos presupuestales. Deben atender la naturaleza de los bienes y/o servicios adquiridos y a pagar. No diligencia completamente la sección 3 correspondiente a las pólizas. En la sección 8 no se describe la ejecución de las obligaciones, no se detalla los bienes o servicios recibidos, por los cuales se tramita el pago. Falta la firma del formato por parte del supervisor. 4.6 Remisión de información de ejecución contractual con incidencia contable 4.6.1 Los supervisores e interventores deben reportar al Grupo de Contabilidad de la División Financiera los siguientes documentos: La liquidación y consignación de rendimientos financieros de anticipos. El informe periódico de ejecución de recursos entregados o aportados por la PGN en convenios (legalización de gastos).

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4.6.2 Los supervisores de contratos deben tramitar oportunamente las entradas al almacén de los bienes adquiridos y recibidos a satisfacción, previo a su trámite de pago. 4.6.3 En los contratos que involucran compra de licencias de software, pólizas de seguros u otros derechos que impliquen la efectiva o eventual recepción de bienes o servicios a futuro, deben informar el tiempo por el cual estará vigente ese derecho. 4.6.4 En los contratos con objeto complejo, que implica la recepción de diversidad de bienes, servicios, derechos, e inclusive obra, se requiere que los supervisores discriminen claramente el valor de conceptos que tienen efectos contables y tributarios separados, tales como: Licencias de Software (con tiempo de uso limitado). Licencias de Software a perpetuidad. Derechos a futuro, referentes a la posibilidad de acceder a servicios durante un tiempo futuro limitado. Servicios de soporte y garantía de software Servicios de soporte y garantía de hardware Capacitación o transferencia de conocimientos Servicios prestados por el contratista nacional Servicios que son contratados con un nacional, pero prestados por el fabricante extranjero. Servicios en la nube (Concepto número 017056 del 25 de agosto de 2017 DIAN) Obra civil que aumenta el tiempo de vida útil o mejora las capacidades de prestación de servicio del inmueble. 5(cid:9) CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL 5.1 Compromiso global para la vigencia 2024. En virtud del artículo 29 de la Ley 675 de 2001 que señala: "Participación en las expensas

comunes necesarias. Los propietarios de los bienes privados de un edificio o conjunto estarán obligados a contribuir al pago de las expensas necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.", la Procuraduría General de la Nación tiene la obligación legal de realizar el pago de las expensas comunes (cuotas de administración de propiedad horizontal) de los inmuebles propios y de aquellos tomados en comodato o arriendo donde consta dicha obligación, en el marco del reglamento de copropiedad y con sujeción a las decisiones de la asamblea de copropietarios. En tal sentido, se instruye a la División Financiera para que emita un único Registro Presupuestal de Compromiso por el valor de las expensas comunes que se encuentren pendientes de trámite de pago al cierre del presente mes, con el fin de asegurar en cada caso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Para el efecto, la División Administrativa remitirá una solicitud de expedición de registro presupuestal por cada copropiedad, donde señale claramente, la identificación de la copropiedad (NIT y Nombre), los inmuebles por los cuales la PGN deberá asumir el pago de expensas comunes, el tipo de vínculo de la entidad con el inmueble (propio / SECRETARIA GENERAL, PBX: (601) 5878750, EXT: 10703 Carrera 5 No. 15-80, Bogotá D.0 www.procuraduria.gov.co

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8 MIDElide« arriendo / comodato) número de contrato, si lo hay y el valor por cada uno de los meses pendientes de trámite de pago. Se exceptúa de este tratamiento lo correspondiente a las expensas comunes del Edificio Procuraduría Edificio Procuraduría General de la NaciónPropiedad Horizontal. En todo caso, la División Administrativa continuará con el control y trámite mensual de pago de las expensas comunes e informará a la División Financiera en el evento que se prevea la terminación anticipada de algún contrato de arrendamiento o comodato, o el inicio de un contrato nuevo, garantizando que el trámite de pago sólo obedezca al periodo por el cual la PGN tenga la obligación legal de asumir dicho gasto. En caso de que la asamblea de copropietarios autorice una modificación del valor de las expensas comunes aplicables para la presente vigencia, la División Administrativa solicitará a la División Financiera ajustar el registro presupuestal del compromiso correspondiente, adjuntando la respectiva acta de asamblea firmada, con la certificación liquidación del ajuste indicando el mes de inicio del reajuste En caso de que la asamblea de copropietarios autorice una cuota extraordinaria, la División Administrativa solicitará a la División Financiera emitir un registro presupuestal del compromiso independiente por el valor que corresponda pagar durante la presente vigencia, adjuntando la respectiva acta de asamblea firmada. 6(cid:9) OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR 6.1 Programación de PAC y Fechas máximas para radicación de cuentas para pago ¿En qué mes se ¿Cuándo debo solicitar el PAC a(cid:9) ¿Cuándo debo radicar los documentos a Grupo

hará el pago? Tesorería?(cid:9) Cuentas? Abril viernes, 8 de marzo de 2024 antes del viernes, 19 de abril de 2024 Mayo martes, 9 de abril de 2024 antes del viernes, 17 de mayo de 2024 Junio martes, 7 de mayo de 2024 antes del lunes, 17 de junio de 2024 Julio viernes, 7 de junio de 2024 antes del viernes, 19 de julio de 2024 Agosto martes, 9 de julio de 2024 antes del viernes, 16 de agosto de 2024 Septiembre lunes, 5 de agosto de 2024 antes del lunes, 16 de septiembre de 2024 Octubre viernes, 6 de septiembre de 2024 antes del viernes, 18 de octubre de 2024 Noviembre martes, 8 de octubre de 2024 antes de lunes, 18 de noviembre de 2024 Diciembre viernes, 8 de noviembre de 2024 antes del viernes, 13 de diciembre de 2024

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O 8 7 REMISIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Los Jefes de Oficina, Jefes de División y los servidores a su cargo que tengan responsabilidad sobre la preparación y entrega de la información referida en la Guía FI-G-01 PROVEEDORES DE INFORMACIÓN CONTABLE, publicada en la sección de Documentos del SGC en la página web de la entidad, deberán remitir al Grupo de Contabilidad la información correspondiente en los términos allí

señalados. Cordialmente, CARLOS ALBERTI CAST INOSARAÚJO Secretario ene al Elaboró: Diego Enrique Jimenez Becerra / Profesional División Financie Revisó: Odilia Mari Barbosa Pinzón / Jefe División Financiera ,'Y• (cid:9) • Cristian Camilo Gómez Aguilar - Coordinador Grupo de Contratos (A).

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