PGN - MEMORANDO ACTUALIZACION PROCEDiMIENTOS - Correspondientes al proceso de gestión de t

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN Le da alcance a la Resolucion 1 de 2015 SECRETARÍA GENERAL del Despacho del Viceprocurador MEMORANDO N” ) 1] 44387 1 De: Secretaría General

Para: Procuradores Regionales, Coordinadores Administrativos y Servidores PGN

Asunto: Actualización de Procedimientos en la Gestión del Talento Humano.

F e c h a s 1 2 M A R 2 0 1 5 Atentamente les comunico que la señora Viceprocuradora expidió el pasado 29 de enero de 2015 la Resolución N 001, “Por medio de la cual se crean, modifican y eliminan documentos correspondientes al proceso de Gestión del Talento Humano de la Procuraduría General de la Nación”, que rige a partir de su expedición y modifica las demás normas que le sean contrarias. Con lo anterior se actualizan los procedimientos en desarrollo de la política de mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad, correspondientes a: Gestión de la Historia Laboral, Vinculación de Personal, Situaciones Administrativas, Compensación y Bienestar. La normatividad, caracterización, formatos e instructivos actualizados están disponibles para su aplicación en la página web de la entidad, siguiendo el siguiente link: Planeación/Control-Sistema de Gestión de Calidad. Es importante recordar y precisar algunos temas en la Gestión del Talento Humano:

1. Posesiones del nivel territorial.

Todas las posesiones de nuevos funcionarios se deben realizar con efectos fiscales a partir del día hábil siguiente a la posesión, con el fin de garantizar la cobertura en el Sistema General de Riesgos Laborales que inicia al día siguiente de la afiliación, de

conformidad con lo establecido en el Decreto 1772 de 1994. Los Procuradores Regionales tienen la competencia para dar posesión a los servidores de la circunscripción territorial en los empleos de los niveles profesional, técnico, administrativo y operativo.' La posesión de servidores del nivel Asesor, puede efectuarse ante el gobernador, alcalde o juez con jurisdicción en el respectivo municipio. Estas posesiones igualmente requieren previamente la revisión y expedición del certificado de cumplimiento de requisitos por parte del Coordinador Administrativo o Procurador Regional. Las posesiones de procuradores provinciales, regionales y judiciales | y Il se deben realizar en la ciudad de Bogotá? Las excepciones a esta instrucción operan únicamente para los funcionarios activos cuando se traten de encargos o asignación de funciones o renovación de nombramientos en el mismo cargo. Para la renovación del nombramiento provisional de procuradores judiciales, siendo éstos del nivel profesional y funcionarios activos, la posesión se realizará ante el Procurador Regional. Ñ Decreto-Ley 262 de 2000, artículo 75, numeral 17 Oficio Despacho del Procurador DP 0543 del 5-jun-2006 E Página 1 de 4

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2. Verificación de requisitos previa a la posesión.

Para todas las posesiones es deber funcional del Coordinador del CAS o Coordinador Administrativo”, verificar el estricto cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones actualizado que se encuentra publicado en la página web de la entidad, Link: Info Institucional / Manual de Funciones y Requisitos, expedir el

Certificado de Cumplimiento de Requisitos correspondiente (REG-GH-VP-001, para nuevos y REG-GH-VP-02 para funcionarios con historia laboral), de acuerdo con los instructivos (INSGH-VP-002 y 003 respectivamente) y emitir las comunicaciones a las autoridades que deban dar posesión. Se debe verificar el correcto diligenciamiento de la totalidad de los formatos que se anexan a la comunicación del nombramiento y formularios de afiliación a la seguridad social, así como la documentación que va adjuntar a la historia laboral. Todos los profesionales para quienes lo exija la ley, deben acreditar que cuentan con la tarjeta profesional correspondiente y aportar el certificado de antecedentes mm profesionales vigente antes de la fecha prevista para la posesión; no es válido ni la solicitud, ni la consignación de pago de este documento, De conformidad con el Decreto-Ley 019 de 2012, la entidad (Coordinador Administrativo) debe consultar en línea e imprimir los antecedentes (Judiciales, disciplinarios, fiscales y profesionales para abogados) de quien se va posesionar. En todos los certificados y antecedentes se debe verificar que no existan impedimentos o inhabilidades, de ser así, se debe dar aviso inmediato a Secretaria General por el medio más expedito para la revocación del nombramiento, si es el caso. Se debe confirmar que en el Sistema de Información y Gestión del Empleo PúblicoSIGEP, esté registrado la información de la hoja de vida y bienes y rentas, previa habilitación de usuario y contraseña suministrado por el Coordinador Administrativo, a nivel territorial, como lo indica la comunicación de nombramiento.

3. Análisis de requisitos de estudios y experiencia.

Únicamente se podrán aplicar las equivalencias entre estudios y experiencia del artículo 20 del Decreto-Ley 263 de 2000, para los cargos que así lo señale el Manual de Funciones vigente. Cuando un servidor designado para un cargo, pretenda demostrar la experiencia profesional o docente a través de la catedra universitaria y no corresponda a vinculaciones de tiempo completo, deberá contabilizarse el tiempo reduciéndolo a jornadas laborales de ocho (8) horas, tal como se realiza en los procesos de selección de personal de carrera. 4, Afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social. Es de importancia mayúscula la afiliación al Sistema General de Seguridad Social, por lo tanto, se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones: 4.1 La afiliación a la ARL se debe realizar el día anterior al inicio de los efectos fiscales de la posesión y la afiliación a la EPS, AFP, CCF y Cesantías se debe realizar el día en que se producen dichos efectos. 4.2 Se debe solicitar al nuevo funcionario un certificado de afiliación a la EPS y AFP. Si manifiesta su deseo de trasladarse de administradora en el momento de la posesión, se le debe advertir que su solicitud puede ser negada erróneamente por % Resolución 468 de 2002. 4 Decreto-ley 019, art_277 E Página 2 de 4

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GENERAL DELANCIN SECRETARÍA GENERAL la EPS o AFP, aun cuando se cumplan los requisitos de ley, y puede perder la cobertura en el Sistema. Por lo tanto, se le sugerirá solicitar su traslado, por lo menos un mes después a la fecha de su posesión.

4.3 Si el nuevo funcionario no presenta su certificado de afiliación, se pueden consultar las entidades a las cuales se encuentra afiliado en el Registro Único de Afiliados - RUAF del Ministerio de Salud y Protección Social en el link http: /ruafsvr2. sispro.qov.co/RUAF/Cliente/WebPublico/Consultas/DO4Afililaciones PersonaRUAF. aspx 4.4 Si el funcionario continúa con el mismo Fondo de Pensiones y presenta su certificado de afiliación, no es necesario realizar una nueva afiliación, toda vez que la novedad de cambio de empleador se legaliza con el aporte que se realiza a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes —- PILA. 4.5 En la EPS se debe radicar una nueva afiliación aun cuando continúe en la misma entidad y presente su certificado de afiliación. 4.6 Se debe orientar al funcionario en el correcto diligenciamiento de los formularios de afiliación y en los documentos que debe anexar por sus beneficiarios. 4.7 Los formularios radicados se deben enviar escaneados de manera inmediata al correo correspondencia. secretariafMprocuraduria.gov.co y posteriormente en físico con la hoja de vida del nuevo funcionario. Los correos deben enviarse con la opción de lectura y verificación de si efectivamente se recibió. De no recibirse el correo oportunamente ei Coordinador Administrativo será responsable de los perjuicios que se ocasionen al funcionario por el retraso de los trámites. 4.8 Las afiliaciones a las Cajas de Compensación Familiar de los funcionarios que se posesionan en el nivel central y su ubicación de trabajo es en otro departamento, se debe realizar al día siguiente de la posesión a través de la Coordinación

Administrativa o Procuraduría Regional. Esta información será suministrada a los nuevos funcionarios en el momento de su posesión.

5. Traslados y afiliación a EPS, Fondos de Pensiones, Cajas de Compensación y Administradoras de Cesantíias. 5.1 Los traslados de EPS solo pueden ser autorizados y radicados dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes y su radicado se debe enviar escaneado de manera inmediata al correo electrónico correspondencia. secretaria(Mprocuraduria.gov.co y posteriormente en físico al Grupo de Afiliación y Aportes a Seguridad Social. 5.2 Se debe informar a los funcionarios los requisitos para trasladarse de EPS y AFP con el fin de evitar negaciones de traslados e inconsistencias en aportes. 5.3 Los Coordinadores Administrativos o Procuradores Regionales deben llevar un control sobre los traslados que son autorizados y solicitar al funcionario su radicado dentro del término señalado en el numeral anterior. 5.4 Los funcionarios que sean trasladados de departamento por encargo, comisión o nombramiento, deben tramitar su afiliación a la respectiva Caja de Compensación Familiar de ese departamento a través de la Coordinación Administrativa o Procuraduría Regional, el mismo día en que se presenten en su lugar de trabajo. 5.5 Los Coordinadores Administrativos o Procuradores Regionales deben reportar las novedades de retiro a las Cajas de

Compensación Familiar de los funcionarios que sean trasladados de su departamento, toda vez que no es posible reportar esta novedad a través de la Planilla Integrada de

Liquidación de Aportes — PILA. 5.6 Los traslados de afiliación del Fondo Nacional del Ahorro-ENA a una Sociedad Administradora de Fondo de Cesantías solo podrán realizarse transcurridos 3 años desde la afiliación, siempre que no tengan obligación hipotecaria con el FNA.? Ley 432 de 1998, artículo 5, inciso 3 Página 3 de 4

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GENEDE RLAACLIN

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6. Servicios virtuales Con el fin de mejorar y hacer más eficientes los trámites relacionados con la Gestión del Talento Humano, la entidad cuenta con los siguientes servicios: Y” email: correspodencia.secretaria(MDprocuraduria.gov.co Es el correo institucional autorizado para la recepción de todas las solicitudes relacionadas con situaciones administrativo - laborales de competencia de la Secretaría General y de la División de Gestión Humana. En el outlook se ubica dentro de la lista global de direcciones como Correspondencia - Secretaria General y por lo tanto no es necesario enviar copias del mismo a ningún otro buzón.

Una vez recibida la petición, se direcciona e informa al funcionario el número de radicación y la dependencia que le atenderá su requerimiento, para su respectivo seguimiento. Y” Cas Virtual: Ingresando a la Intranet de la entidad (hítp:/egnemshba0T/Aintranelí ) los servidores de PGN disponen de una herramienta útil para tener acceso a su información personal relacionada con el área de División de Gestión Humana y realizar sus

solicitudes. A través del Cas virtual se pueden realizar consultas de Información General, Nómina, Seguridad Social, Viáticos, Resumen de la Hoja de Vida SIAF, Calificación de servicios y Hoja de vida digital. Adicionalmente, pueden realizar solicitudes (desprendibles de pago, capacidades de endeudamiento y constancia y certificaciones laborales) que serán enviadas al correo institucional del funcionario.

7. Trámite de Situaciones Administrativas Los procedimientos relacionados con el trámite de novedades administrativas tales como: Comisiones (Para adelantar Estudios, Especial para desempeñar un cargo en otra entidad o de servicios en el exterior), licencias (Ordinaria y/o no remunerada, de paternidad, por luto), permisos de estudio, retiro del servicio, prórrogas de situaciones administrativas, reprogramación de vacaciones, entre otras, se pueden consultar en la página web de la entidad, siguiendo el link: Planeación/Contro!-Sistema de Gestión de Calidad - mapa de procesos —Gestión del talento humano — macroproceso: apoyo — proceso: Gestión del Talento Humano — subproceso: situaciones administrativas. 7.1 Solicitudes Las solicitudes de las novedades deben realizarse oportunamente y con un tiempo prudencial, en razón al trámite interno y administrativo que requiere para su proyección, aprobación y firmas del competente. Igualmente se recuerda que algunas situaciones debe iniciar el proceso a través del jefe inmediato, quien debe dar su V” B y coordinar la adopción de medidas para suplir vacancias temporales y evitar la afectación en la prestación del servicio.

Cualquier inquietud será atendida por la Coordinación del Centro de Atención al ServidorCAS o con el Jefe de la División de Gestión Humana, Extensiones 10632 y 10616. Atentamente,

MARÍA LORENA CUÉLLAR CRUZ

Secretaria General

Proyectó: División de Gestión Humana 20

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