PGN - MEMORANDO CIERRE FISCAL - Instrucciones a tener en cuenta en el cierre contable vige

PROCURA

GENERAL DE LA NACIÓN

Secretaría General | 3Q 7 0 . o N O D N A R O M E M A I R L A A T R E E R C N E E : E S G D

PARA: TODAS LAS DEPENDENCIAS Y SUPERVISORES E INTERVENTORES DE CONTRATOS FECHA: 0 4 DIC 2015

ASUNTO: CIERRE CONTABLE VIGENCIA FISCAL 2015

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante la Circular Externa No. 046 del 13 de noviembre de 2015, suscrita por el Administrador del SIIF Nación, estableció los aspectos a considerar para el cierre de la vigencia 2015 y apertura del año 2016 en el Sistema Integrado de Información Financiera —SIIF Nación. En concordancia con la circular en mención y con el propósito de que las áreas donde se originan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, aporten la información documental y la logística al Grupo de Contabilidad para garantizar la integralidad de la información contable para el cierre del año 2015 y por ende contar con estados financieros razonables, este despacho imparte las siguientes instrucciones:

1. La Oficina jurídica, dará cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo de Servicios suscrito con la División Financiera.

2. Todas las dependencias de la Procuraduría General de Nación, que cuenten con actos administrativos u otros soportes que generen derechos económicos a favor u obligaciones a cargo de la Procuraduría General de Nación, deberán remitir copia de

los documentos, al Grupo de Contabilidad, a más tardar el 8 de enero de 2016. Los responsables del manejo de las cajas menores deberán aplicar completamente el e [ procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación) para el cierre de las cajas menores con el fin de que se generen los efectos contables pertinentes. El Grupo de Tesorería deberá realizar la orden bancaria correspondiente en el trámite P [ de pago para que se genere la totalidad de las afectaciones contables de forma automática. El Grupo de Nómina deberá reportar al Grupo de Contabilidad, a más tardar el 13 de [ enero de 2016, la siguiente información:

División Financiera Ext.: 10308 ocarpio(Sprocuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15-80 Piso 3 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co

PROCURADURIA

GENERAL DE LANACION

Secretaría General L i q u i d a c i ó n d e l o s p a s i v o s e s t i m a d o s , c o n c o r t e a 3 1 d e d i c i e m b r e d e 2 0 1 5 , p o r c o n c e p t o d e o b l i g a c i o n e s l a b o r a l e s t a l

e s c o m o P r i m a d e s e r v i c i o s , v a c a c i o n e s , b o c e i a n e l n c a i s t s e f a e s i n r a c t e n a í s t c a e í i s s a o s n . e s , C e r t i f i c a c i ó n d e l a e x i s t e n c i a d e a c r e e n c i a s l a b o r a l e s v i g e n t e s a 3 1 d e d i c i e m b r e d e 2 0 1 5 p o r t o d o c o n c e p t o ( a p o r t e s a E P S , F o n d o s d e P e n s i o n e s , a p o r t e s p a t r o n a l e s p o r c o n c e p t o d

e p a r a f i s c a l e s , s u e l d o s y d e m á s a c r e e n c i a s a q u e h a y a l u g a r ) , q u e n o a l c a n c e n a s e r i n c l u i d o s e n l a s o b l i g a c i o n e s q u e s e t r a m i t e n c o n c o r t e a 3 1 d e d i c i e m b r e l a q l a s c o u s a d 2 o r s e e 0 d p e 1 j o d 5 u i r , t n t e t e n a s . n d o C e r t i f i c a c i ó n d e l a e x i s t e n c i a o i n e x i s t e n c i a d e d e r e c h o s v i g e n t e s a f

a v o r d e l a P G N , c o n c o r t e a 3 1 d e d i c i e m b r e d e 2 0 1 5 , p o r c o n c e p t o d e m a y o r e s v a l o r e s p a g a d o s y s i m i l a r e s , a c a r g o d e l o s s e r v i d o r e s o e x s e r v i d o r e s , j u n t o c o n l o s s o p o r t e s q u e e v i d e n c i e n e s t e d e r e c h o . E l G r u p o d e A l m a c é n d e b e r á t e n e r e n c u e n t a e l s i g u i e n t e c r o n o g r a m a d e a c

t i v i d a d e s : > [ E l 2 0 D E E N E R O D E 2 0 1 6 s e r á l a f e c h a l í m i t e p a r a r e a l i z a r m o v i m i e n t o s e n S I A F M ó d u l o I n v e n t a r i o s A l m a c é n C e n t r a l y A l m a c e n e s R e g i o n a l e s p o r e l p e r i o d o c o n t a b l e 2 0 1 5 , i n c l u y e n d o l a s e n t r a d a s d e l a t o t a l i d a d d e l o s b i e n e s r e c i b i d o s p o r e l a l m a c é n s i n i s i c m a l

a e p o t o j o p o r d l t a c r e e o r a r s o c t l e c n u a i s t r c a r p i l a o ó t n n o d s e . E l 2 0 D E E N E R O D E 2 0 1 6 r e m i t i r e l i n f o r m e a c t u a l i z a d o a 3 1 d e d i c i e m b r e d e 2 0 1 5 d s d e e o t n a d l l e e : Y ” I n f o r m a c i ó n d e b i e n e s d e u s o p e r m a n e n t e ( c o m o d a t o s ) r e l a c i o n a d a c o n : e n t i d a d d e l a c u a l s e r e c i b e n , o a l a c u a l s e e n t r e g a n , m o

n t o , d e s c r i p c i ó n , c a n t i d a d y d u r a c i ó n d c e o l n t r a t o . Y ” R e s p o n s a b i l i d a d e s e n p r o c e s o d e t a l l a d o a n i v e l d e t e r c e r o y a g r u p a d o p o r R C e o g o i r o d n i a n l a , c i ó n Y Pignoraciones y otras restricciones legales sobre los bienes. Y” Explicación de la existencia de bienes no explotados. Y” Información relacionada con el proceso de legalización de los bienes. Y” Relación de bienes inmuebles adquiridos, vendidos o entregados a otras entidades, públicas o privadas, durante la vigencia. El 20 DE ENERO DE 2016 se llevará a cabo el cierre de almacén del mes de diciembre del SIAF Inventarios, en las Coordinaciones y Almacén Central. El 21 y 22 DE ENERO 2016 se deberá correr el proceso de depreciación y generación de archivos para conciliar el mes de diciembre.

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PROCURADURIA

GENERAL DE LA NACION Secretaría General El 25 DE ENERO de 2016 iniciar el proceso de Cierre Anual SIAF de Almacenes Regionales y Almacén Central, después de finalizado el proceso de depreciación. Generar copias de respaldo para futuras consultas para lo cual se propone el siguiente cronograma de actividades': Y” El primer backup se realizará el 20 de enero de 2016, con la información de ALMACÉNel cual corresponde a los datos POSTERIORES al cierre mensual de diciembre/2015 y ANTES del cierre anual. Y” El segundo backup se realizará el 25 de enero de 2016, será POSTERIOR al cierre anual de ALMACÉN. Y” El tercer backup se realizará el 15 de febrero de 2016, ANTES del cierre anual de

CONTABILIDAD.

Y” El cuarto backup se realizará el 29 de febrero de 2016, POSTERIOR al cierre anual de CONTABILIDAD. El 26 de Enero de 2016 se llevará a cabo la apertura de movimientos en SIAF de inventarios del mes de enero de 2016 en las Coordinaciones y en Almacén Central. El 29 de febrero de 2016 se efectuará el cierre mensual de Enero del SIAF Inventarios en las Coordinaciones y en Almacén Central, previa verificación de la finalización del cierre contable de la vigencia 2015, No habrá registros de almacén con fecha de febrero debido a que el sistema estará procesando el cierre contable del año 2015. El 21 de marzo de 2016 se prevé la apertura para registros de marzo 2016, previa

concertación con el Grupo de Almacén e Inventarios. A p a r t i r d e l a f e c h a y h a s t a e l 2 0 d e e n e r o d e 2 0 1 6 , s e d e b e n e n v i a r l o s c o m p r o b a n t e s a s l ( d s g a l G d C d d e o d o 2 ) í i u e r e o e s s a g n n u n t s u e t i r p r a e a o o b n c i t i l e ó i s n d . a d E n t r e e n e r o y m a r z o d e 2 0 1 6 s e r e c o m i e n d a i n h a b i l i t a r l a o p c i ó n d e l o s c i e r r e s m e n s u a l e s p a r a e v i t a r t r a u m a t i s m o s e n e l r e

g i s t r o d e l a i n f o r m a c i ó n y e n l o s m o v i m i e n t o s d e a l m a c é n , E s t á a c t i v i d a d d e b e r á c o o r d i n a r s e e n t r e e l G r u p o d e A l m a c é n e I y l n a O d S v f e e i i n c s i t t n a e a r m i a o s s . L o s i n t e r v e n t o r e s y / o s u p e r v i s o r e s d e c o n t r a t o s d e b e r á n r e m i t i r a l G r u p o d e C o n t a b i l i d a d , a m á s t a r d a r e l 1 5 d e e n e r o

d e 2 0 1 6 , l o s s o p o r t e s d e i n f o r m a c i ó n c o r r e s p o n d i e n t e a l o s d e r e c h o s g e n e r a d o s a f a v o r d e l a P r o c u r a d u r í a G e n e r a l d e l a N a c i ó n p o r e f e c t o d e l o s a n t i c i p o s o t o r g a d o s a l c o n t r a t i s t a , s e g ú n l a s c l á u s u l a s p a c t a d a s f d m i ( e c a d u a n c s e i o j a s o ) . 1 E l c r o n o g r a m a p r o p u e s t o e s t á s

u j e t o a l o s r e s u l t a d o s d e a v a n c e d e l S I A F . D i v i s i ó n F i n a n c i e r a E x t . : 1 0 3 0 8 o c a r p i o f O H p r o c u r a d u r i a . g o v . c o C a r r e r a 5 N o . 1 53 0 P i s o 3 P b x : 5 8 7 8 7 5 0 w w w . p r o c u r a d u r i a . g o v . c o GENEDE RLAA NALCIO N Secretaría General Así mismo, deberán remitir copia de las actas de liquidación suscritas en el 2015, que a 31 de diciembre generen saldos a favor o en contra de la PGN. Es importante tener presente que la razonabilidad de los Estados Financieros, que deben ser certificados por el Señor Procurador General de la Nación y por la Coordinadora del Grupo de Contabilidad, depende de que la información fluya de forma total, clara y oportuna desde las áreas proveedoras hacia el Grupo de Contabilidad. a o t h

e r a M Cordialmente;

ANA MARÍA SILVA ESCOBAR

Secretária General (E)

Proyectó: Hilda Esperanza Gonzalez Avellaneda, mal), Grupo Contabilidad.

Le

Revisó: Luis Antonio Suárez Alba, Jefe División Financiera ,

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