PGN - MEMORANDO CIERRE FISCAL - Instrucciones para los supervisores de contratos

S)

PROGURADURIA

GENERAL DE LA NACIÓN

Secretaría General

MEMORANDO No. 092-433"

DE: SECRETARIA GENERAL

PARA: SUPERVISORES DE CONTRATOS DE LA PGN

FECHA: M3 DIC 2014

ASUNTO: CIERRE VIGENCIA FISCAL 2014

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante la Circular Externa No. 061 del 14 de noviembre de 2014, suscrita por el Administrador del SIIF Nación, estableció los aspectos a considerar para el cierre de la vigencia 2014 y apertura del año 2015 en el Sistema Integrado de Información Financiera —SIIF Nación. En concordancia con la circular en mención y con el propósito de ejecutar las operaciones correspondientes al cierre de la vigencia fiscal adecuadamente, pagar oportunamente las obligaciones adquiridas por la entidad, optimizar el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), evitar la constitución de reservas presupuestales y eventualmente la generación de obligaciones para para pago por el mecanismo de vigencias expiradas, este despacho imparte las siguientes instrucciones:

1. CONTRATOS SUSCRITOS EN LA VIGENCIA 2013, AMPARADOS CON RESERVA PRESPUESTAL Las cuentas con sus respectivos soportes deben ser radicadas en el Grupo Cuentas de la División Financiera a más tardar el 10 de diciembre de 2014, teniendo en cuenta que el plazo para registrar la obligación presupuestal en el SIIF, derivada de compromisos amparados en la reserva presupuestal de la vigencia 2013, es el 19 de diciembre de 2014.

El incumplimiento de este plazo implica que no se puede garantizar el pago oportuno de las cuentas que se lleguen a presentar posteriormente, por cuanto la reserva presupuestal expira sin excepción el 31 de diciembre de 2014 y en consecuencia la obligación quedaría sin respaldo presupuestal. En este evento el pago solamente sería posible acudiendo al mecanismo de vigencias expiradas, trámite que dura aproximadamente tres (3) meses, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal o disciplinaria a que haya lugar. En el evento de existir compromisos de reserva presupuestal que no van a ser ejecutados, es necesario remitir de los contratos, un informe con los respectivos soportes a la División Financiera con copia a la Secretaría General, para proceder a elaborar el acta de cancelación de Reserva Presupuestal ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

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PROCURADURIA

GENERAL DE LA NACION

Secrotaría General 2 . C O N T R A T O S S U S C R I T O S E N 2 0 1 3 A M P A R A D O S C O N V I G E N C I A F U T U R A O C E L E B R A D O S E L V 2 A N 0 I 1

G 4 E N C I A L a s c u e n t a s q u e s e r a d i g u e n e n e l G r u p o d e C u e n t a s d e l a D i v i s i ó n F i n a n c i e r a h a s t a e l 1 0 d e d i c i e m b r e d e 2 0 1 4 y q u e n o p r e s e n t e n n o v e d a d a l g u n a s e r á n p a g a d a s c o n c a r g o a l P A C d e l m e s d 2 d d e 0 e i 1 c 4 i , e m b r e L a s c u e n t a s q u e s e p r e s e n t e n p o s t e r i o r m e n t e s e r á n s u s c e p t i b

l e s d e c o n s t i t u i r s e e n c u e n t a s p o r p a g a r d e l a v i g e n c i a 2 0 1 4 p a r a s e r c a n c e l a d a s c o n e l P A C d e l o s m e s e s d e e n e r o , f e b r e r o o m a r z o d e 2 0 1 5 d e p e n d i e n d o d e l a f e c h a d e s u p r e s e n t a c i ó n . E n e s t e e v e n t o , s e r e c o m i e n d a q u e l a s c u e n t a s s e a n p r e s e n t a d a s e n l o p o s i b l e a n t e s d e l 9 d e e

n e r o d e 2 0 1 5 t o d a v e z q u e , s i b i e n e s c i e r t o e l p e r i o d o d e t r a n s i c i ó n o t o r g a d o p o r e l M i n i s t e r i o d e H a c i e n d a y C r é d i t o P ú b l i c o v a h a s t a e l 2 0 d e e n e r o d e 2 0 1 5 , l a D i v i s i ó n F i n a n c i e r a d e b e c o n t a r c o n e l p l a z o n e c e s a r i o p a r a l a r e v i s i ó n d e d o c u m e n t o s y e l r e g i s t r o d e l a o b l i g a

c i ó n p r e s u p u e s t a l e n e l S I I F . E s p e r t i n e n t e i n d i c a r q u e l o s s u p e r v i s o r e s e i n t e r v e n t o r e s , l u e g o d e r a d i c a r l a s c u e n t a s , d e b e n e s t a r a t e n t o s a r e s o l v e r c u a l q u i e r n o v e d a d q u e s e l l e g u e a p r e s e n t a r e n l a r e v i s i ó n d e l o s d o c u m e n t o s q u e r e a l i z a l a D i v i s i ó n F i n a n c i e r a , p o

r c u a n t o p u e d e n s e r r e q u e r i d o s p a r a c o r r e g i r , a c l a r a r o a d i c i o n a r s o p o r t e s d e l a c u e n t a . L a d e s a t e n c i ó n c o n s t i t u y e c a u s a l p a r a n o c o n s t i t u i r l a c u e n t a p o r p a g a r c o n l a s c o n s e c u e n c i a s q u e e l l o i m p l i c a p a r a e l c o n t r a t i s t a y e l i n t e r v e n t o r o s u p e r v i s o r . E s o p o r t u n o a d v

e r t i r q u e l a s c u e n t a s q u e s e r a d i q u e n e n e n e r o d e b e n t e n e r c o m o s o p o r t e d o c u m e n t o s e x p e d i d o s a n t e s d e l 3 1 d e d i c i e m b r e d e 2 0 1 4 , i n c l u i d a l a f a c t u r a y e l c o m p r o b a n t e d e e n t r a d a a l A l m a c é n , c u a n d o p r o c e d a , p u e s t o q u e l a s c u e n t a s p o r p a g a r p r e s u p u e s t a l e s s o l a m e n t e s e p u e

d e n c o n s t i t u i r c o n l a s o b l i g a c i o n e s c a u s a d a s d u r a n t e l a v i g e n c i a d e l a ñ o 2 0 1 4 , e s d e c i r , c o n l a r e c e p c i ó n d e l o s b i e n e s y s e r v i c i o s , i n c l u y e n d o i n g r e s o a l A l m a c é n ; y e n l o s d e m á s e v e n t o s , c o n e l c u m p l i m i e n t d o e l o s r e q u i s i t o s q u e h a g a n e x i g i b l e s u p a g o , r e c i b i d o s d e n t

r o d e l a a n u a l i d a d . E n e s t e m i s m o p e r i o d o s e d e b e n a l l e g a r l a s c u e n t a s d e r i v a d a s d e a n t i c i p o s ( c e r t i f i c a c i ó n d e i n t e r v e n t o r í a ) y p a g o s a n t i c i p a d o s ( c o n f a c t u r a y c e r t i f i c a c i ó n d e i n t e r v e n t o r í a ) . E l i n c u m p l i m i e n t o d e l p l a z o s e ñ a l a d o a c a r r e a l a s m i s m a s c o n s e c u e n c

i a s i n d i c a d a s e n e l a c á p i t e a n t e r i o r r e s p e c t o d e a t e n d e r e l p a g o c o n c a r g o a v i g e n c i a s e x p i r a d a s . P o r o t r a p a r t e , e n e l e v e n t o q u e s e p r o y e c t e n s a l d o s s i n e j e c u t a r a 3 1 d e d i c i e m b r e d e 2 0 1 4 d e c o n t r a t o s v i g e n t e s , b i e n p o r q u e c u e n t a n c o n v i g e n c i a f u t u r a d e l a ñ o 2 0 1 5 o p o r p

r ó r r o g a d e l p l a z o c o n e l c o r r e s p o n d i e n t t e r á m i t e d e s u s t i t u c i ó n p r e s u p u e s t a l , c o m o s e i n d i c ó e n e l m e m o r a n d o N o . 0 8 6 d e l 1 1 d e n o v i e m b r d e e 2 0 1 4 d e e s t e D e s p a c h o e , s n e c e s a r i i o n f o r m a a r l a O f i c i n a J u r í d i c y a a l a D i v i s i ó n A d m i n i s t r a t i v e l a m o n t o r e s p e c t i v o y m a n i f e s t

a s r i s e d e b e s u s t i t u i r o r e d u c i r e l v a l o r d e l c o n t r a t d o e p e n d i e n d e d l o a s n e c e s i d a d d e e s c o n t i n u i d d a e l d s e r v i c i o p , a r a l o c u a l e s i n d i s p e n s a b l e d c r e o l m l a e n s o t o s l d p r i a i e c t f c i o i t t . a c i r a v c a i ó n

División Financiera Ext: 10393 ocarpio(SWprocuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15-80 Piso 3 Pbx: 5878750 www procuraduria.gov.co PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION secretaría General La solicitud de constitución de reservas presupuestales debe remitirse a la Secretaría General antes del 15 de diciembre de 2014, con la respectiva justificación recordando lo dispuesto por el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto que reza: “.,)

Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen”.

3. RESPONSABILIDAD DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES En consideración a lo anterior y acorde con lo dispuesto en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 y el Manual de Contratación de la PGN es deber indelegable de los interventores y supervisores certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y autorizar el pago a los contratistas, mediante la suscripción del formato de interventoría vigente en la entidad.

En este orden, para garantizar los pagos oportunos y adecuados al contratista, se solicita cumplir los plazos establecidos, radicar la cuenta con todos los soportes debidamente diligenciados y no separarse del cargo, ni de forma temporal, hasta tanto verifique que se haya designado el reemplazo para cumplir con la función de supervisión. Para tal efecto, el jefe de la dependencia al que pertenezca el supervisor debe informar la novedad a la Ordenadora del Gasto y postular el nombre del servidor que reemplazará al supervisor durante la ausencia. Es recomendable que el supervisor titular radique las cuentas recibidas del contratista con suficiente antelación a la separación del cargo, para que subsane directamente aquellas novedades que se presenten durante el trámite de pago. Finalmente se debe dar a conocer este memorando a los contratistas, especialmente a los interventores por parte de cada supervisor, y acordar las estrategias para asegurar el cumplimiento

de las presentes instrucciones con el fin de lograr un cierre presupuestal adecuado que redundará en beneficio mutuo para las partes del contrato, para evitar la configuración de incumplimientos contractuales con las consecuencias que ello conlleva. Cordialmente;

MARÍA LORENA CUELLAR CRUZ

Secretaria General

Proyectó: OECC / División Financiera

Revisó: División Financiera

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