PGN - MEMORANDO COMISIONES DE SERVICIO - Presupuesto y trámite

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MEMORANDO No ':J

DE: SECRETARIA GENERAL

PARA: FUNCIONARIOS PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

ASUNTO: PRESUPUESTO Y TRAMITE DE COMISIONES DE SERVICIOS

2 4 FES 201( FECHA: Como es de su conocimiento la entidad debe efectuar este año control electoral, lo que implica asignación de tiquetes aéreos, viáticos ygastos terrestres, reduciendo la posibilidad de atender presupuestalmente todas las comisiones de servicio que se solicitan. Por tal razón, con el fin de optimizar la inversión de recursos se aplicaran los siguientes parámetros para la autorización de las comisiones de servicio: • Se dará prioridad al desarrollo de diligencias misionales que resulten necesarias y relevantes, de conformidad con el plan estratégico institucional "procurando orden y rectitud 2013-2016", y con la categorización que ejecuten los jefes de dependencia y que conste en el formato de solicitud de comisión y en los documentos soporte. • La programación de comisión por dependencia, según el artículo séptimo de la Resolución 235 del 2010, deberá ser radicada dentro de los días veinte (20) y veinticinco (25) de cada mes para el mes siguiente. • Se podrán presentar solicitudes de comisión fuera de la programación establecida cuando exista necesidad urgente del servicio o fuerza mayor o caso fortuito, por hechos que fueron conocidos por la entidad fuera de las fechas establecidas para la programación, en estos casos, se deberá remitir con una antelación no menor a veinticuatro (24) horas y con la debida justificación.

• Se recuerda que para cualquier cambio o cancelación en los desplazamientos se debe radicar oportunamente en el grupo de viáticos el formato de "solicitud de cancelación de comisión" vigente desde el 11 de febrero del 2014. Es menester anotar que todas las modificaciones o cancelaciones generan costos adicionales que afectan ostensiblemente la asignación de los recursos. Por ello, se recomienda radicar las solicitudes de comisiones cuando se tenga certeza sobre su realización. • El pago de viáticos y gastos de transporte se efectuara a través de caja menor cuando la comisión haya sido tramitada con antelación requerida y siempre y cuando, el funcionario no tenga comisiones anteriores pendientes de legalización. • Es deber de los funcionarios conocer el estado de trámite de las comisiones solicitadas, para el efecto se deben comunicar con el Grupo Viáticos con al menos un día de anterioridad,con elfin de conocer sifue autorizada o no. Ex!: 10636-1063710638-10639-10641 o al correo Viatícos@procuraduria.gov.co. • En el año existen cuatro (4) periodos de temporada alta (semana santa, vacaciones de mitad y fin de año y semana de descanso de los colegios) en los que se incrementan de forma considerable los valores de los tiquetes aéreos, por tal razón, durante estos periodos, se restringirá la aprobación de comisiones con solicitud de tiquete aéreo. • Se recuerda que las comisiones asignadas deben estar comprendidas dentro de las funciones del servidor. El superior inmediato o quien solicite la comisión deberá verificarlo.

Con el fin de que las dependencias que mayor número de desplazamientos deben realizar

en cumplimiento de sus funciones, autocontrolen el gasto y organicen su gestión, se remitieron oficios informando el presupuesto asignado para el 2014. Mensualmente el Grupo Viáticos informará por correo electrónico el consumo de la dependencia. Sé de la importante labor que llevan a cabo todas las dependencias de la entidad, que revierten en la consolidación de un mejor pais, pero también soy conocedora de las restricciones presupuestales existentes. Por ello, solicito su colaboración, con el fin de que, desde la Secretaria General, podamos apoyar su tarea y garantizar la correcta inversión de los recursos. Cordialmente, ~

MARIA LORENA CUELLAR CRUZ

SECRETARIA GENERAL (E)