PGN - MEMORANDO - Conozca el sistema de gestion de calidad de la procuraduria información

MEMORANDO

Bogotá D.C., 06 de Mayo de 2022

Consecutivo No.: 2

PARA: Funcionarios nivel central y territorial y Procuradores

Judiciales I y II -Procuraduría Delegada Restitucion de Tierras DE: GERMAN ROBLES ESPINOSAProcurador Delegado

ASUNTO: CONOZCA EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA PROCURADURIA-Información General La Procuraduría General de la Nación-PGN cuenta con una política de calidad y un Sistema de Gestión de Calidad que requiere del conocimiento permanente por parte de todos los funcionarios, además de su aplicación día a día.

En el presente memorando me permito instar a todos los funcionarios de la Procuraduría Delegada para la Restitución de Tierras a consultar y examinar la información de esta temática a fin que además del conocimiento general del Sistema de Gestión de Calidad institucional se apropie como herramienta de trabajo, con fines de mejoramiento continuo. Que es calidad  Resolver las necesidades de la ciudadanía  Generar valor publico  Prestar servicios más eficientes, transparentes y oportunos  Mejorar constantemente la gestión Página 1 de 8 Procuraduría Delegada para la Restitución de Tierras Carrera 5 No. 15-80. Piso 27 PBX: 5878750. www.procuraduria.gov.co Marco normativo y de referencia en la PGN Resolución 107 de 2005-Crea el Sistema de Gestión de la Calidad para la Procuraduría General de la Nación. El cual se complementará con el Sistema de Control Interno de la Institución.

Resolución 366 de 2007Unifica el Sistema de Gestión de la Calidad. Resolución 329 de 01 diciembre de 2021-Por la cual se actualiza el SGC de la PGN, bajo la Norma ISO 9001:2015. Entre los aspectos que reglamenta se encuentra:

1. Política y Objetivos de Calidad

2. Actualización al mapa de procesos 3.Define el papel del líder y el Gestor de procesos

4. Documentación del Sistema de Gestión Integrado de Gestión 5.Auditorías de Calidad ejecutadas por la Oficina de Planeación

Norma ISO 9001:2015 Norma Internacional elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización, que determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad, que la pueden utilizar de manera voluntaria para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto y/o servicio lo brinda una organización publica o Privada con fines de mejoramiento continuo. Política de calidad de la PGN En la PGN tenemos una política de calidad orientada a satisfacer las necesidades de nuestros usuarios conforme al ordenamiento jurídico, mediante la prestación de servicios disciplinarios, preventivos y de intervención los cuales serán mejorados a través de la revisión y adecuación continua de los procesos y procedimientos, para hacerlos cada vez más confiables, transparentes, eficaces, oportunos, pertinentes y justos. Página 2 de 8 Procuraduría Delegada para la Restitución de Tierras Carrera 5 No. 15-80. Piso 27 PBX: 5878750. www.procuraduria.gov.co Sistema de Gestión de Calidad-SGC El Sistema de Gestión de la Calidad de la PGN comprende la totalidad de los

procesos establecidos en el Mapa de procesos para el desarrollo de sus funciones misionales: Preventivas, Disciplinarias y de intervención, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente, y para la prestación de los Servicios y trámites a la ciudadanía de: Atención a Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias; Expedición del certificado de Antecedentes disciplinarios, Orientación al Ciudadano; Conciliación en Materia Civil y Comercial; Conciliación Administrativa; Servicio de Relatoría y Servicio de Biblioteca. El Sistema de Gestión de la Calidad tiene aplicabilidad a nivel central y a nivel territorial, donde se desarrollen los procesos de la PGN. Mapa de Procesos El Mapa de Procesos de la PGN se modificó de acuerdo con la naturaleza de la Procuraduría General de la Nación, el cual fue aprobado por Comité Institucional de Gestión y Desempeño el 26 de octubre de 2021, en la actualidad está constituido así: Página 3 de 8 Procuraduría Delegada para la Restitución de Tierras Carrera 5 No. 15-80. Piso 27 PBX: 5878750. www.procuraduria.gov.co Cuáles son los procesos en la PGN: En la Procuraduría General de la Nación se implementó el Sistema de Gestión de Calidad con alcance a toda la entidad a través de la pagina WEB institucional. En la actualidad se tienen documentados 19 procesos así: Estratégicos:1 Direccionamiento y planeación institucional 2 Talento Humano 3 Tecnologías de la Información 4 Comunicaciones 5 Conocimiento e innovación Misional: 6 Disciplinario 7 Preventivo 8 Vigilancia al SG-Regalias 9 Intervención

Apoyo: 10 Control interno disciplinario 11 Administración Recursos y Seguridad 12 Adquisición de bienes y servicios 13 Documental 14 Financiera 15 Jurídica 16

Relatoría 17 Atención al ciudadano Evaluación: 18 Evaluación Institucional 19 Mejoramiento Continuo Página 4 de 8 Procuraduría Delegada para la Restitución de Tierras Carrera 5 No. 15-80. Piso 27 PBX: 5878750. www.procuraduria.gov.co Consulta de los procesos y documentación del SGC-Ruta En la página principal Web Procuraduría General de la Nación puede acceder a los 19 procesos con sus respectivas caracterizaciones, formatos, manuales o instructivos a través de la siguiente ruta: Menu Procuraduria Planeacion y Control Sistema de Gestion de Calidad Preventivo Intervencion Disciplinario Atencion al ciudadano Relatoria Talento Humano Página 5 de 8 Procuraduría Delegada para la Restitución de Tierras Carrera 5 No. 15-80. Piso 27 PBX: 5878750. www.procuraduria.gov.co Roles y Responsabilidades. Gestor de procesos Todos los funcionarios de la Delegada para Restitucion de Tierras pueden tener el rol de Gestores de Procesos, puesto que el SGC implica el mejoramiento continuo de los diferentes procesos institucionales o específicos de la Delegada. Entre las principales tareas que se desarrollan en el marco de la aplicación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad por parte de los gestores se encuentran las siguientes: Contribuir al cumplimiento de políticas de calidad, objetivos y la aplicación de la información documentada.

Formular propuestas para modificar o actualizar la información documentada de procesos de acuerdo con la dinámica del Sistema. Detectar no conformidades reales y potenciales e implementar las respectivas acciones correctivas, preventivas y de mejora necesarias para el mejoramiento del proceso. Orientar en la identificación y control de los productos y servicios que no sea conformes de acuerdo con los requisitos previamente definidos por la Entidad. Proponer y apoyar la implementación de planes o estrategias que propendan por la optimización, automatización y simplificación de los procesos, procedimientos, trámites y servicios asignados. Apoyar en la identificación de riesgos y la implementación de controles y/o las medidas administrativas a implementar, basadas en las metodologías de administración de riesgos adoptada por la Entidad. Implementar el modelo de operación por procesos de conformidad a los lineamientos del SGC al interior del cada proceso. Página 6 de 8 Procuraduría Delegada para la Restitución de Tierras Carrera 5 No. 15-80. Piso 27 PBX: 5878750. www.procuraduria.gov.co Cual es mi compromiso ✓Conocer y aplicar la política de calidad y el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. ✓ Consultar la pagina de la PGN ✓Conocer los documentos ✓Proponer las mejoras continuas ✓Ver la información enviada por comunicaciones internas ✓Validar la documentación actual Atentamente GERMAN ROBLES ESPINOSA Procurador Delegado Anexo: Resolución 329 de 2021

Elaboró: ELilianaM Página 7 de 8

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