PGN - MEMORANDO CONTRATACION ESTATAL - Actualización colombia compra eficiente requisitos

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MEMORANDO No.'

DE: SECRETARIA GENERAL

Dra. IRMA TRUJILLO ARDlLA, Presidente Junta de Licitaciones

PARA: ( Dra. ANA MARIA SILVA ESCOBAR, Jefe Oficina Jurídica

Dr. JOSE LUIS GOMEZ SARMIENTO, Jefe Oficina Control Interno Dra. CRISTINA CAMACHO GANDINI, Jefe División Administrativa

Dr. NESTOR ENRIQUE VALDlVIESO ACEVEDO, Jefe Oficina de

Planeación Ingeniera MONICA MARIA VILLAMIZAR SANCHEZ, Jefe Oficina de Sistemas Dr. LUIS ANTONIO SUAREZ ALBA, Jefe División Financiera Dr. CARLOS WILLlAM RODRIGUEZ MILLAN; Jefe División Gestión Humana Dr. JULlAN GARCIA WREN, Jefe Oficina de Prensa

SUPERVISORES O INTERVENTORES DE CONTRATOS.

ASUNTO: Actualización Colombia Compra Eficiente/Requisitos habilitantes en los procesos de contratación Circular Externa No. 16

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FECHA Estimados colaboradores: Pongo en su conocimiento los lineamientos impartidos por Colombia Compra Eficiente mediante circular externa No. 16 de 1de septiembre de 2014, a través de dejó sin efecto la circular No. 10 de 31 de marzo de 2014.

Tal y como lo establece la circular No. 16 de 2014, el propósito de los requisitos habilitantes es "medir /a aptitud de los proponentes para participar en los procesos de contratación como oferentes y están referidos asu capacidad jurídica, financiera,

vco Secretaria General Ext: 10703-10701 secretari8gC'llcra!@procuraduria.go . Carrera 5W 15-80 piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co

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GENERALDELAMACION SIJ'\mrARIA GENERAl, organizacional Y experiencia" busca establecer unas "condiciones minimas para participar en los procesos de contratación para los proponentes de tal manera que la entidad sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del proceso de Contratación", se debe tener claro que los requisitos habilitantes se refieren a las condiciones del oferente y nunca de la oferta. ¿Cómo se establecen los requisitos habilitantes? La entidad estatal debe establecer los requisitos habilitantes del proceso de e contratación luego de haber adelantado el análisis para conocer el sector relativo al objeto del proceso que incluye el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde el punto de vista comercial y el análisis de riesgo. Esté permite conocer las caracteristicas del sector económico, como el tamaño empresarial, el modelo económico y la posibilidad de tener proponentes plurales, buscando que no se restrinja por ningún motivo la participación en los procesos de contratación Y se promueva la competencia. Colombia Compra Eficiente sugiere hacerse estas preguntas para establecer los requisitos habilitantes de cada proceso de contratación: 1. ¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato? 2. ¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras del mercado de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?

3. ¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los ( actores del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el proceso de contratación? 4. ¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el proceso de Contratación?

Acreditación de los requisitos habilitantes El RUP, se constituye en el instrumento a través del cual los proponentes acreditan su capacidad juridica, financiera, organizacional Ysu experiencia, razón por la cual las entidades estatales no podrán exigir documentación adicional para verificar la información contenida en el mismo.

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GEIIWL DELANACIOM SH: lmr,\IIlA GENl:lIAt El RUP como es sabido no es exigible en algunos Procesos de Contratación, esto es contratación directa, minima cuantia, prestación de servicios de salud, enajenación de bienes del Estado, adquisiciones de productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsa de productos, contratos de concesión y los contratos que celebren empresas industriales Ycomerciales, es de aclarar que su no exigencia no significa que la entidad no establezca requisitos habilitantes.

Subsanación de requisitos habilitantes ( Los oferentes pueden subsanar los errores o inconsistencias hasta el momento de la adjudicación, excepto en: (i) los procesos de selección con subasta en los cuales

los oferentes deben haber acreditado los requisitos habilitantes antes de iniciar la subasta; y (ii) el concurso de méritos con precalificación donde es posible subsanar los errores o inconsistencias de los requisitos habilitantes hasta la fecha de conformación de la lista de precalificados. En este orden de ideas, las Entidades Estatales deben evaluar las ofertas de los proponentes que hayan acreditado los requisitos habilitantes Ydeberá rechazar las ofertas de quienes no aclaren, completen o corrijan la información para acreditar tales requisitos hasta antes de la adjudicación, o de la subasta o conformación de la lista corta, según el caso. Experiencia Esta comprende el conocimiento del proponente derivado de su participación previa ( en actividades similares o iguales al objeto del contrato. El registro debe contener la experiencia adquirida de forma directa o a través de la participación en proponentes plurales. Cuando el proponente no pueda obtener el certificado o quiere certificar la experiencia derivada de contratos suscritos con personas naturales o jurídicas que dejaron de existir, se puede presentar ante la Cámara de Comercio copia del contrato correspondiente. La experiencia debe ser adecuada Y proporcional al objeto del contrato, es adecuada cuando es afín al tipo de actividades previstas en el objeto del contrato y proporcíonal cuando tiene relación con el alcance, la cuantía y la complejídad de contrato.

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GENERAL DELAHACION

SEI: IIIITAIIIA(;ENEIlAt Es importante resaltar que la experiencia no se agota con el paso del tiempo por el contrato se adquiere mayor experiencia en la medida que se continua con las actividades, si se adquiere la experiencia con un contratista plural esta corresponde a la ponderación del valor del contrato por el porcentaje de participación.

Capacidad jurídíca Es la Capacidad para celebrar contratos con Entidades Estatales, obligarse a cumplir con el objeto pactado y no estar incurso en inhabilidades e ( incompatibilidades. Las personas naturales mayores de 18 años son capaces jurídicamente salvo que estén incursas en inhabilidades o incompatibilidades. La capacidad de las personas jurídicas se enmarca en la capacidad de realizar actividades en el marco de su objeto social, las facultades de su representante legal y la autorización del órgano competente cuando esto sea necesario de conformidad con lo establecido en los estatutos y la ausencia de inhabilidades e incompatibilidades1 para contratar derivadas de la Ley. Capacidad fínanciera Con ellos se busca establecer las condiciones mlnlmas que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estos requisitos se establecen del conocimiento que se obtiene del sector relacionado con el objeto del contrato. Para lo cual se debe conocer cada indicar, sus fórmulas de cálculo y su interpretación los cuales se encuentran contenidos en el articulo 10del decreto 1510 de 2013 y son índice de liquidez, índice de endeudamiento Yrazón de ( cobertura de intereses. De la misma manera, la entidad puede utilizar indicadores adicionales a los establecidos en el numeral 3 del articulo 10 del Decreto 1501 de 2013, solo en

aquellos procesos que sea necesario por las caracteristicas del objeto a contratar, la naturaleza o complejidad del proceso de contratación, para lo cual Colombia Compra Eficiente proporciona una tabla con algunos indicadores de capacidad financiera los cuales pueden ser empleados en los casos en los que la complejidad de contratación asi lo ameriten. Ley 80 de 1993. ley I150de 2007, Ley 1474 de 2011 yCódigo Único Disciplinario I r VCo Secretaria General Ext: 10703~10701secretariageneral@procu adufl2.go . vco Carrera 5N"15-80 piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.go .

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GENERALDELl HACIO"

Stmt: TAIlIA GENH\At Capacidad Organizacional Es la aptitud de un proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato en función de su organización interna. El Decreto 1510 de 2013, definió los indicadores de rentabilidad para medir la capacidad organizacional de un 2 proponente teniendo en cuenta que está bien organizado cuando es rentable . e Los indicadores de capacidad organizacional de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del decreto 1510 de 2013 son: Rentabilidad sobre patrimonio Y rentabilidad sobre activos. La determinación de cada requisito habilitantes debe estar enmarcada en el análisis y el concepto de lo que mide el indicador, si el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad debe fijar un valor máximo para el requisito habilitante Y si es menor la probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor la entidad debe fijar un minimo.

La entidad podrá establecer indicadores de capacidad de organización adicionales a los establecidos en el numeral 4 del artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, solo en aquellos casos en los que las caracteristicas del objeto a contratar, la naturaleza o complejidad del proceso asi lo requieran. Proponentes plurales En un proceso se pueden presentar proponentes plurales por medio de uniones ( temporales, consorcios y promesas de sociedad futura, para lo cual la entidad debe determinar los documentos del proceso, el procedimiento para calcular los indicadores de los oferentes a partir de la información de cada integrante. La entidad podrá establecer la forma como las uniones temporales, consorcios y promesas de sociedad futura acreditaran el cumplimiento de los requisitos habilitantes. ¿Cómo se verifican los requisitos habilitantes de certificados en el RUP? La entidad deberá establecer en los documentos del proceso laforma en la cual: los proponentes deben acreditar los indicadores exigidos que no están incluidos en el , AI1iculo9 10 del Decreto 1510 de 2013.

Secretaria General Ext: 10703-10701 secrct.:l(iaQcnC'ral@procuraduria.gov.co ovco

Carrera 5W 15-80 piso 7Pbx: 5878750 www.procuraduria.g . \ I I . flOCURADURlA GEKERAl ~ lA IIlCIQK SHnt:I'AIIIA I;ENEMt RUP y para los proponentes extranjeros no obligados a estar registrados en el RUP deben acreditar que cumplen con los requisitos habilitantes, bien sean proponentes individuales o integrantes de una unión temporal, consorcio o promesa de sociedad

futura. . Colombia Compra Eficiente sugiere que para que la acreditación de experiencia se utilicen certificados en los cuales el representante legal del proponente acredite la 3 experiencia enumerando e identificando los contratos que le otorgaron, la experiencia Y el correo electrónico y el número de teléfono en la cual la entidad pueda verificar la veracidad de la experiencia contenida en el certificado. La capacidad jurídica de las personas juridicas colombianas que no están inscritas en el RUP se acredita mediante el certificado de existencia Yrepresentación legal Y de ser necesario, mediante los estatutos sociales Yeventualmente con poderes. De otra parte, la capacidad juridica de las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia se acredita mediante los documentos previstos por la legislación del país de origen los cuales deben aportarse al proceso de contratación. De igual manera, para acreditar la capacidad fin.anciera y la capacidad organizacional, Colombia Compra Eficiente sugiere utilizar los formatos anexos a la circular No. 16 de 2014. En este mismo sentido recomienda incluir en los documentos de los Procesos la siguiente información relevante para la presentar ofertar por parte de proponentes extranjeros: • Los documentos con los cuales el proponente acredite sus requisitos ( habilitantes que hayan sido escritos originalmente en una lengua distinta al castellano, se deben traducir y se debe presentar el documento original junto con la traducción. Si el proponente resulta adjudicatario debe presentar los documentos en idioma extranjero traducidos de manera oficial al castellano, esta traducción debe ser el mismo texto presentado para acreditar requisitos

habilitantes. • Los documentos presentados por los proponentes no requieren legalización alguna salvo los documentos otorgados en el exterior Ylos poderes generales 'Para lo cual Colombia compra en lapágina 26 de lacircular 16de 1de septiembre de 2014, proporciona formato A1de acreditación de experiencia para cumplir con los requisitos habilitantes y en la pagina 27 formato A2 formato de acreditación de capacidad financiera Secretaria General Ext: 10703-10701 secretaríaacneral;¡j). rocurad",.;a. Ov.CO Carrera 5N" 15-80 piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.goV.co . • • ,

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GENERAL DELAMACION SE(]\HARlA G.:NmAt o especiales que deben ser otorgados por Notario Público. Los proponentes pueden entregar su oferta con documentos otorgados en el exterior sin que sea necesaria su legalización, para la firma del contrato el oferente que resulte adjudicatario debe presentar los documentos otorgados en el extranjero, legalizados de conformidad con la Convención de la Apostilla o legalizados ante Cónsul Colombiano. • Los oferentes extranjeros deben presentar sus estados financieros a la fecha de corte establecida en los paises de origen o en sus estatutos sociales. ( • Los oferentes deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos; para efectos de acreditar y verificar los requisitos habilitantes se tendrá en cuenta la tasa representativa del mercado vigente en la fecha en la cual los estados financieros fueron expedidos, teniendo como fundamentos las tasas de cambio certificadas por la Superintendencia Financiera.

Para concluir, es necesario que todos y cada uno de los partícipes en el proceso contractual revisen la circular de la referencia a fin de que puedan emplear las fórmulas en ella contenidas Y dar aplicación de estas en los procesos de contratación que se estén adelantando. Cordial saludo,

MARIALORE~LAR CRUZ

Secretaria General proyectó, Sandra Paola Zaldúa Contrer8SSecretaria General

Secretaria General Ext: 10703-10701 sccretariaaencral@procu(aduria,QOv.co

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