PGN - MEMORANDO CONTRATACION ESTATAL - Responsabilidad areas que solicitan contrataciones

GENEDE RLA ANALCIO N MEMORANDO N 00 2-49"

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DE SECRETARIA GENERAL

PARA ÁREAS INTERESADAS EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTRACTUAL

VIGENCIA 2015

IRMA TRUJILLO ARDILA-Presidente de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones ANA MARIA SILVA ESCOBAR - Jefe Oficina jurídica JULIAN GARCIA WREN - Jefe de Prensa MONICA MARIA VILLAMIZAR SANCHEZ —Jefe Oficina de Sistemas HECTOR ALFONSO CRUZ BONILLA — Jefe División de Seguridad NESTOR VALDIVIESO ACEVEDO - Jefe Oficina de Planeación EDUARDO PRADA SERRANO - Jefe Oficina de Control Interno CRISTNA CAMACHO GANDINI - Jefe División Administrativa LUIS A. SUAREZ ALBA - Jefe División Financiera CARLOS WILLIAM RODRIGUEZ MILLANJefe División de Gestión Humana CARLOS ARTURO ARBOLEDA MONTOYAJefe División de Registro y Control GERMAN RAMIREZ AMOROCHO - Jefe División de Documentación CARLOS FELIPE GAMBOA G. — Coordinación Unidad Ejecutora PGN-BID ,

ASUNTO + RESPONSABILIDAD AREAS QUE SOLICITAN CONTRATACIONES VIGENCIA

2015

e BALANCE EJECUCION CONTRACTUAL 2014

CONVERSATORIOS EN MATERIA CONTRACTUAL FECHA 2 0 ENE 2015

Apreciados funcionarios, deseo para todos un venturoso y productivo 2015; en el marco de las políticas adoptadas por el manual de contratación se deben llevar a cabo actividades de balance

de ejecución de la anterior vigencia, aprobar el Plan Anual de Adquisiciones e iniciar su ejecución. Por ello, sea lo primero recordar lo atinente a dicho plan y las responsabilidades de las áreas involucradas. Reza el manual:

“AREAS QUE SOLICITAN CONTRATACIONES.

Además de la funciones ya mencionadas, en virtud del presente manual, las diferentes dependencias de la entidad podrán solicitar la adquisición de bienes, obras o servicios por lo cual estarán obligadas a desarrollar, con el apoyo de las Divisiones Administrativa y Financiera y de la Oficina Jurídica, los estudios y análisis previos correspondientes, a acompañar con su concepto técnico todas las etapas de los procesos de selección (expedición de adendas, respuesta a observaciones, evaluación ofertas, preparación y participación de audiencias) y a desarrollar la coordinación (Asesoramiento técnico, seguimiento y presentación de informes) y supervisión de la ejecución de los contratos que se celebren, Secretaría General -Carrera 5 No. 15 — 80 piso 7? Teléfonos: PBX 5878750 10794 www. procuraduría.gov.co -— Email: secretariageneralGprocuraduria.gov.co GENERAL DE LA NACION En consecuencia, los jefes de dependencia que requieran la contratación de bienes, obras y servicios tendrán las siguientes funciones:

1. Promover el inicio de los procesos de contratación, en sus diferentes modalidades, desde el reporte de la necesidad, hasta la celebración del contrato correspondiente. Ello implica gestionar la inclusión del requerimiento en el plan anual de adquisiciones, la elaboración de los estudios previos, del sector y demás análisis que se requieran, avalándolos con su firma.

2. Acompañar el respectivo procedimiento de contratación, gestionando las actuaciones administrativas, técnicas y económicas de su competencia, verificando el actuar oportuno y diligente del personal responsable de su área.

3. Coordinar la supervisión o interventoría de los contratos, vigilar el uso adecuado de los bienes, obras o servicios adquiridos.

4. Verificar que la entidad cuente oportunamente con las contrataciones requeridas con el fin de evitar afectación de la gestión institucional.

5. Rendir los informes que se requieran respecto a la contratación requerida por su dependencia.” De la misma manera, los convoco para el próximo viernes 23 de enero de 2015, en el auditorio del piso cuarto de Edificio Central a las 9:00 a.m., para efectuar el balance de ejecución contractual de vigencia de 2014, con el fin de valorar la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento.

Igualmente, para efectos de fomentar en los servidores un sentido de pertenencia, bajo la premisa de contar con conocimientos actuales y divulgar mejores prácticas, se han planeado los siguientes conversatorios en el mismo lugar y hora:

1. Viernes 13 de febrero, tema: Aspectos Generales de la Contratación. Actualización.

2. Viernes 20 de Febrero, tema Estudios del Sector y Análisis del Mercado.

3. Viernes 27 de febrero, tema Capacitación en la elaboración de Estudios Previos.

Para los efectos de establecer los registros de asistencia, favor remitir los listados de los

funcionarios interesados al correo crinconWprocuraduria.gov.co . Cordialmente,

MARIA LORENA CUELLAR CRUZ

SECRETARIA GENERAL

MLCC/carz Secretaria General -Carrera 5 No. 15 — 80 piso 7? Teléfonos: PBX 5878750 10794 www.procuraduría.gov.co — Email: secretariageneralO procuraduria.gov.co