PGN - MEMORANDO DESCUENTO POR NOMINA - Trámite para la identificación de identificadores

SECRETARíA GENERAL r

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MEMORANDO W.

1 DE: SECRETARIA GENERAL PARA: SERVIDORES PROCURADURíA GENERAL DE LA NACiÓN ASUNTO: Trámite para la asignación de identificadores de descuento por nómina. 19 SEP 2013

FECHA: Respetados servidores: .

Teniendo en cuenta el marco normativo que regula la libranza o descuento directo por nómina, conformado por la Ley 1527 de 2012 y los Decretos 1881 de 2012 y 1455 de 2013, se precisan los trámites internos requeridos para la asignación de identificadores de descuento o para conservar losya asignados en la Procuraduría General de Nación.

1. Operaciones de libranza o descuento directo actualmente con CÓdigo de descuento asignado: Estas operaciones continuaran rigiéndose por los términos y plazos en que fueron pactadas hasta la extinción de la (s) obligación (es) que le dio o.rigen.Por lo anterior, aquellas operadoras que obtuvieron el identificador de descuento. otorgado por la Procuraduria General de la Nación, en virtud de.10 dispuesto por la Resolución No. 111 de 2010, continuarán desarrollándose en los mismos términos y condiciones { , referidas, hasta tanto entre a funcionar el Registro Único Nacional de Entidades ~i Operadoras, momento a partir del cual deberán tramitar nueva soiicitud de inclusión ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En caso de cesión a otra entidad operadora, reliquidación o cualquier modificación a las condiciones inicialmente

pactadas, se sujetaran a lo establecido en la Ley 1527 de 2012 y demás normatividad vigente.

2. Entidades Operadoras que requieran iniciar operaciones a partir de la entrada en vigencia del Decreto 1881 del 11 de septiembre 2012.

Hasta tanto entre en operación el Registro Único Nacional de Entidades Operadores de Libranza, el Decreto 1881 de 2012 establece que las entidades operadoras deben acreditar el cumplimiento de las condiciones ante el empleador o entidad pagadora, razón por la cual se deberá solicitar la asignación de un identificador de descuento por nómina a la División de Gestión Humana, acompañada de los siguientes documentos: - Oficio de solicitud suscrito por el Representante Legal, donde manifieste bajo la gravedad de juramento el origen licito de sus recursos, conocimiento y aceptación expresa de la normatividad vigente. Igualmente deberá declarar que tiene pre

Secretaría General Ext.: 10703

Carrera 5 No. 15.-80 Piso 7 Pbx: 5878750 )\fNw.procuraduría.gov.co >' SECRETARíA GENERAL aprobado una solicitud de crédito, bien o servicio a favor de, por lo menos, un servidor de la Procuraduria General de la Nación. - Certificación del Banco o entidad financiera con la información de la cuenta (de ahorros' o corriente) a la cual serán abonados los descuentos realizados a los servidores. - Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, no mayor a 30 dias o del documento legal pertinente, para acreditar su condición de persona jurídica o patrimonio autónomo conformado mediante contrato

de fiducia mercantil que realiza operaciones de libranza o descuento directo, por. estar autorizada legalmente para el manejo del ahorro del público o para el manejo de los aportes o ahorros de sus asociados, o aquella que sin estarlo, realiza dichas operaciones disponiendo de sus 'propios recursos o a través de mecanismos de financiamiento autorizados por la ley, En estos casos deberá estar organizada como Instituto de Fomento y Desarrollo (INFIS), sociedad comercial, sociedades mutuales, o como cooperativa, y deberá indicar en su objeto social la realización de operaciones de libranza. - Certificado original, o de la pagina WEB, mediante el cual demuestre estar sometida a vigilancia de la Superintendencia que corresponda, según sea el caso. - Acta de Compromiso firmada por el representante legal de la entidad operadora. Anexo. 1. En esta acta la entidad operadora se compromete a cumplir las condiciones señaladas en el articulo 3° de la Ley 1527 de 2012, como son: "1. Que exista autorización expresa e irrevocable por parte del beneficiario del crédito a la entidad pagadora de efectuar la libranza o descuento respectivo de conformidad con lo establecido en la presente ley.

2. Que en ningún caso la tasa de interés correspondiente a los productos y servicios objeto de libranza, supere la tasa máxima permitida legalmente.

3. Que la tasa de interés pactada inicialmente sólo sea modificada en los eventos de renovación, refinanciación o cambios en la situación laboral del deudor beneficiario, con su expresa autorización.

4. Que para adquirir o alquilar vivienda, el deudor beneficiario podrá tomar un seguro

de desempleo, contra el cual eventualmente podrá repetir la entidad operadora en los casos de incumplimiento.

5. Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de ~u salario o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contemplada en el numeral segundo del articulo 149 del Código Sustantivo del Trabajo ..." Los demás documentos que requiera la entidad para su respectivo análisis.

Secretaria General Ex!.: 10703 Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Rbx: 5878750 www.procuraduriaJlQY.co , I. I

PROCURADURIA

GENERALDELANACION

SECRETARíA GENERAL

3. Trámite de las solicitudes.

La solicitud, con sus respectivos soportes deberá ser radicada en la División de Gestión Humana, durante los primeros diez (10) dias hábiles de cada mes, dependencia que viabilizará la aprobación correspondiente. Las peticiones serán estudiadas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo; Durante este período la División de Gestión Humana podrá solicitar aclaraciones o el aporte de documentos con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos legales para la asignación del correspondiente código. . l Con fundamento en la viabilidad o no viabilidad expedida por la División de Gestión Humana, la Secretaría General de la entidad aprobará o rechazará la solicitud

mediante oficio, remitido a la dirección, fax o correo electrónico suministrado por el interesado. Cuando la solicitud sea negada por no aportar alguno de los documentos requeridos ci por no acreditar los requisitos exigidos, el interesado podrá volver a elevarla en el mes siguiente. La aprobación temporal del identificador de código de descuento estará sujeta a la capacidad operativa, administrativa y tecnológica de la Procuraduría~General de la Nación. El identificador de código de descuento, si es aprobado, se incluirá en las novedades de nómina, de acuerdo con el calendario previamente fijado para el efecto. Los descuentos a que haya lugar se realizarán en el mes siguiente a su asignación. El documento de asignación y acta de compromiso constituyen el acuerdo de que trata el articulo 6° de la Ley 1527 de 2012. Será responsabilidad exclusiva del operador realizar el estudio de otorgamiento del crédito a un servidor público de la Procuraduria General de la Nación. Para este efecto, la certificación sobre la capacidad de endeudamiento de los servidores públicos será expedida por la División de Gestión Humana, siendo ésta debidamente suscrita por el funcionario autorizado. Cualquier duda o inquietud sobre el particular será resuelta por la División de Gestión Humana, Grupo CAS en las extensiones 10616, 10623 ó 10732, o en el correo electrónicocarrespondencia.secretaria@procuraduria.gov.co Cordialmente,

.lWMARíA LORENA CUELLAR CRUZ

Secretaria General (E) #----_ ~royectó: División de GesUón Humana Secretaria General Ex!.: 10703

Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 5878750 www.procuradurla.gov.co ACTA DE COMPROMISO' lIJo. _ Asignación temporal de Gócli~jo ele desGuento pOI" nómina. yo, ,Representante legal de ~----~~--~------~, con NIT No. ~ __ ~ .'Identificado con la cedula de ciudadania.N" , de . . -. . . .' ---~------- ---------- para'la asignación del CÓdigode descuento por nómina; efectúo las declaraciones y asumo los .compromisos señalados a continuación :.

PRIMERO: Que tengo conocimiento pleno de la Ley 1527 de .2012 y tocios sus decretos a reglamentarios y me.comprometo cumplir todo lo establecid6en ellos.

SEGUNDO: Que me comprometo a presentar en los documentos de libranzas o documentos.' u para el descuento, las condiciones explicitas establecidas en el artículo 3" de la Ley .1527 de .2012 (Autorización expresa e irrevocable del Beneficiario a la entidad pagadora del crédito del descuento; que en ningún caso la tasa de interés supere la tasa máxima permitida, que la tasa .de interés solo sea modificada en la renovación, refinanciación o cambios enla situación laboral del funcionario; que para alquilar o comprar vivienda, el deudor beneficiario ~omeun seguro de desempleo y que la libranza o descuento directo se efectúe siempre y cuarldo el asalariado o pensionado no reciba menos del 50 % del neto de su salario o pensión.) TERCERO. Que me comprometo a tramitar la debida inscripción en el'Registro Único Nacional

de Entidades Operadoras de Libranza RUNEOL, una vez el Gobierno. Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, lo ponga en funcionamiento.

CUARTO: Que conozco el.procedimiento determinado por la Procuraduría General de la Nación

(Anexo) para la autorización y de~cu,entopor libranza, acepto las condiciones allí previstas y me comprometo a cumplir las obligaciones derivadas de éste. . QUINTO': Que me comprometo a entregar la documentación que requiera la PGN para su estudio y análisis, en el trámite de asignación orenovación del CÓdigode descuento.

SEXTO: Que me comprometo a presentar el portafolio de servicios y sus modificaciones, que incluye tasas, plazos bajo los cuales se ofrece a los funcionarios de la PGN, aceptando que. cualquier cambio en el portafolio por fuera de lo pactado con el funcionario, puede dar lugar a la cancelación del CÓdigoasignado SÉPTIMO: Que me comprometo a cumplir con las normas de seguridad de las instalaciones y .servidores. de I.a Procuraduria General de la Nación y a informar, con anticipación, la identificación de las personas autorizadas para el ingreso a la entidad y a reportar cualquier modificación.

OCTAVO: ' Que aceptó como LlOicasfirmas autorizadas por parte de la Procuraduría General de la Nación para la aprobación de las libranzas las de los servidores que funjan como Coordinador del Centro de Atención al Servidor - CAS o elJefe de la División de Gestión Humana.

NOVENO: Ouedeclaró que acepto los requisitos y procedimientos establecido por la Procuraduría General de la Nación para la realización de campañas de mercadeo y publicidad,

que en todcicaso, serán previamente ordenadas y autorizadas por el Coordinador del Grupo de Bienestar de la PGN. Secretaria' Gel1l~ralExL: 10703 Carrera ~No. 15-80 Piso 7Phx:5578750 ~~w.procuracluria'"ºov,co -- ...~ ... ~ ~ ~ ~_L . _.,-- • .. •__ • ._~._._. .•• .•..• __....• •..•.~._ ~_ •.__ •__.•_.__

ACTA DE COMPROMISO W.

Asignación temporal ele cócli~lo de descuento por nómina.

DÉCIMO: Que declaró que acepto que la asignación temporal del código de descuento por' nómina o trámite de libranzas estará sujeto ala capacidad operativa, administrativa y tecnológica de laProcuraduria General de la Nación, DÉCIMO PRIMERO: Que me comprometo a informar de cualquier anomalía en el trámite de asignación de CÓdigoso en la concesión de créditos, generada por parte de los funcionarios de la PGN' o de mis asesores comerciales. ' DÉCIMO SEGUNDO: Que acepto que el desacato e incumplimiento de los comproinisos anteriormente descritos o a los procedimientos ele trámite de servicios serán causales para la cancelación del código asignado.

Para constancia se firma en Bogotá a los __ dias del mes de del 201

REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE: _ e.e Email ~ _

APROBADO POR LA PGN:

(Firma Autorizada) gFecha: _ SecretarkrGener',,1[xt.: -10703 Carrera 5 No. 15~80 Piso 1 Pbx: 1)878750 ~W_J?f.Qº!.!raQ.lJ.L[ª'~Jº.\L.~Q __ _--_ _.

__ _--_ _. ......_-~-----.--- .. ~:--,--------~--~ .. .. ._.~---_._-_._---... -----~.-._-_.._. ..~ ' :.' . '$o •.-•.••• " Anexo al Acta de compromiso

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACiÓN Y DESCUENTOS POR LIBRANZA ' , ,

(Versión del19 de septiembre de 2013) Con del fin de fortalecer y garantizar el Proceso de Revisión y Autorización de libranzas y descuentos por nómina a los servidores de la Procuraduría ,Gener~r de la NaciónPGN, se establece el siguiente procedimiento: " 1. RADICACiÓN Y REVISiÓN, DE SOLICITUDES DE LIBRANZA Las solicitudes de libranzas y descuentos por nómina se radican y reciben en el Centro , de Atención al Servidor - CAS, carrera 5 No. 15-80 piso 7, Bogotá, b,C.., ventanilla de 'Libranzas, en el horario de 2 a 5 pm, Solo podrán ser radicadas por la persona designada por la entidad operadora, Las libranzas no podrán ser radicadas ni tramitadas por los servidores de la PGN, ,2. CONFIRMACION 'DESOLICITUD Y AUTORIZACION POR PARTE DEL CAS Una vez revísada y autorizada la libranza en el CAS, para ser devuelta a la entidad operadora, debe tener adjunto la confirmación de solicitud del crédito (formato preestablecido, correo electrónico institucional), de lo contrario no se hará la entrega, Para el caso de las Procuradurias Regionales donde no haya Coordinador Adminislrativo

o no se expidan dichos documentos, o si el funcionario no se puede presentarse en el CAS, ni a la Coordinación Administrativa respectiva, deberá hacer la solicitud al correo electrónico institucional correspondencia,secretaría@procuraduria,gov,co, o al telefax 5878750 Extensión 10793, ' Se entrega la libranza con Visto Bueno al funcionario autorizado por el operador para retirar la libranza en el mismo'horario de atención, " Las capacidades de endeudamiento, desprendibles de pago y certificaciones laborales son expedidas en el CAS en la ventanilla de "Nómina" y serán entregadas directamente u al funcionario con previa identificación (Carné de la PGN o C,C) o con la debida, autorización por escrito, Los descuentos por Medicina Prepagada, Pensiones Voluntarias y cuentas AFC (Ahorro para el Fomento a la Construcción) serán autorizados en el CAS y enviados directamente al Grupo de Nómina para su respectivo descuento.

3. REPORTE DE NOVEDADES AL GRUPO NÓMINA Una vez entregada 'lalibranza odescuento por nómina a laentidad operadora está deberá reportar las novedades de los descuentos autorizados a realizar en medio magr)ético con destino al Grupo de Nómina, linicamente dentro' de los cinco primeros dias de cada mes, bajo los parámetros establecidos' por la oficina de sistemas, para lo cual podrán comunicarse con elfuncionario designado, del Grupo de Nómina en laex!. 10605.

Aceptado y recibí copia: Fecha:

Nombre: w:

C.C. (!e: Represefltan"te Firma