PGN - MEMORANDO - En el marco del proyecto ciudadanía visible

MEMORANDO No 02-2024

Bogotá D.C., 3 de mayo de 2024

PARA: PROCURADORES AUXILIARES, PROCURADORES

DELEGADOS, PROCURADORES REGIONALES,

PROCURADORES PROVINCIALES, PROCURADORES

DISTRITALES, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA,

JEFES DE DIVISIÓN, PROCURADORES JUDICIALES,

DIRECTORES CENTROS DE CONCILIACIÓN,

COORDINADORES DE GRUPO

DE: María José Campo Caparroso Jefe División de Documentación (e) ASUNTO: Aplicación del Proceso Documental en relación con la Calificación de Servicios y el Seguimiento al Desempeño Laboral de los servidores de la PGN Respetados jefes de dependencias, cordial saludo, En el marco del fortalecimiento institucional, la División de Documentación los invita a articular el Proceso Documental con los dos procesos de evaluación de desempeño laboral con los que cuenta la entidad, a fin de mantener al día los archivos especialmente en la aplicación de los diferentes procedimientos (organización, inventario, transferencia, eliminación) a los cuales se puede acceder a través del Sistema de Gestión de Calidad. Es importante anotar, que los archivos se constituyen en uno de los activos más importantes de la entidad, dado que los mismos dan cuenta de la gestión de la Procuraduría General de la Nación-PGN, preservan la memoria institucional, nacional, garantizan la salvaguarda de los derechos de los ciudadanos que acceden a los servicios que presta la entidad; la transparencia de la administración pública para la garantía de los derechos humanos y preservación del patrimonio público.

Los jefes de dependencia conforme a los lineamientos establecidos por la Oficina de Selección y Carrera deberán concertar planes de acuerdo y compromisos laborales en unos tiempos determinados; por ello, se hace necesario que reconozcan la importancia de incluir en ellos actividades que permitan la evaluación de la responsabilidad que cada uno de los servidores públicos de la PGN tiene frente al Proceso Documental, en la medida en que en el marco de las funciones asignadas gestionan documentos que deben reposar en sus dependencias con el cumplimiento de los requerimientos técnicos archivísticos establecidos por la entidad. Así las cosas, se insta a adelantar las acciones pertinentes en los planes de acuerdo y las concertaciones de compromisos laborales, a fin de salvaguardar y mantener al día el proceso documental de las dependencias a cargo, atendiendo el siguiente marco normativo:

1. Entre los deberes de todo servidor público, el numeral 6 artículo 38 del Código General de Disciplinario Ley 1952 del 2019, dispone: “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

2. Como función transversal, los servidores de la PGN distintos al Procurador y Viceprocurador General de la Nación, ejercerán funciones esenciales comunes, Página 1 de 2

División de Documentación, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 13205,

, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 MEMORANDO No 02-2024 dentro de la que se encuentra el numeral 6 del artículo décimo segundo de la Resolución 253 de 2012, que establece: “Mantener actualizados y organizados los documentos que por razón de sus funciones deba producir, así como realizar la custodia de los bienes a su cargo, de acuerdo con la normatividad, las tablas de retención documental y los procedimientos vigentes”.

3. Los Procuradores Regionales, Provinciales, Distritales y Judiciales para dar alcance al Proceso Documental, en el Manual Especifico de Funciones y de Requisitos por Competencias Laborales, cuentan en su perfil con la función esencial de “Velar por el cumplimiento de los lineamientos relacionados con la atención a la ciudadanía, gestión documental y funcionamiento de la dependencia a cargo, conforme a las políticas institucionales y normativa vigente”.

No obstante, lo anterior, todos los servidores de dichas dependencias deben cumplir bien sea desde el deber, función esencial común, función esencial del perfil y/o desarrollo del conocimiento común, el cumplimiento que se establece para los servidores de la PGN frente a los sistemas de gestión y procesos de la entidad, en este caso el Proceso Documental.

4. Conforme a lo establecido en el numeral 14 artículo 9 de la Resolución 414 de 2023, las secretarias comunes de las procuradurías territoriales desarrollarán la función de “Organizar, administrar y custodiar el archivo físico y virtual de los procesos en trámite y velar por el buen manejo de los documentos del caso”.

5. Los Centros de Conciliación Civil y Comercial en cabeza de los directores, deben “Velar por la adecuada organización del archivo de sus dependencias”. Numeral

5° Resolución 738 de 2018. Por último, y con el fin de apoyar a las dependencias en la aplicación del proceso documental como función trasversal para los servidores de la PGN; la División de Documentación brinda asistencia técnica, acompañamiento, capacitación y verificación de la correcta aplicación de procedimientos y diligenciamiento oportuno del formato Único de Inventario DocumentalFUID; por lo anterior, las dependencias que así lo requieran podrán solicitarlo a través del correo electrónico: documentacion@procuraduria.gov.co. Agradecemos su atención, Cordialmente, María José Campo Caparroso Jefe División de Documentación (e)

Elaboro: Andrea Paola Rodríguez Walteros Revisó: Equipo División de Documentación Página 2 de 2

División de Documentación, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 13205, , www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7