PGN - MEMORANDO GESTION DEL TALENTO HUMANO - Actualización de procedimientos

Le da alcance la Resolución 41 de 2.007 de Viceprocuraduría. GENERAL DE LA NACION

SECRETARÍA GENERAL MEMORANDO N9 O 2 | !

) De: Secretaría General

Para: Procuradores Regionales, Coordinadores Administrativos y Servidores PGN

Asunto: Actualización de Procedimientos en la Gestión del Talento Humano.

Fecha: 1 7 ENE 2018

De acuerdo con la revisión y actualización de procedimientos, formatos e instructivos asociados al Proceso de Gestión del Talento Humano, contemplado en el Manual de Procedimientos de la Procuraduría General de la Nación?, a continuación se presentan los ajustes y creación de los formatos a utilizar. Con lo anterior se busca el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad. La normatividad, caracterización, formatos e instructivos actualizados están disponibles para su aplicación en la página web de la entidad, siguiendo el siguiente link https://procuraduria.gov.co/portalMapa-de-procesos Esimportante recordar y precisar algunos temas en la Gestión del Talento Humano:

1. POSESIONES DEL NIVEL TERRITORIAL De conformidad con el artículo 6 del Decreto 1772 de 1994?, la afiliación al Sistema de Riesgos Laborales surte efectos a partir del día siguiente a su radicación.

Por otra parte, de acuerdo con el parágrafo 4” del artículo 2.5.5.1.5. del Decreto 648 de 2017, los nombramientos deben tener efectos fiscales a partir de la fecha de la posesión. ! Resolución 041 del 26 de noviembre de 2007 “Por medio del cual se adopta el Manual de Procedimientos de la

Procuraduría General de la Nación.” ? Por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema de Riesgos Profesionales 3 Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública 002:48 de SECRETARÍA GENERAL Por lo tanto, las posesiones de los nuevos funcionarios deben tener efectos fiscales del mismo día de la posesión y la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales se debe radicar el día anterior a la posesión. Los Procuradores Regionales tienen la competencia para dar posesión a los servidores de la circunscripción territorial en los empleos de los niveles profesional, técnico, administrativo y operativo. La posesión de los servidores del nivel Asesor la puede realizar el Secretario General de forma virtual, o el Alcalde? quien la realizará de forma presencial por ser el competente para dar posesión a los servidores nacionales en el respectivo municipio. Estas posesiones igualmente requieren previamente la revisión y expedición del certificado de cumplimiento de requisitos, por parte del Coordinador Administrativo y/o Procurador Regional. Las posesiones de Procuradores Provinciales y Regionales se deben realizar en la ciudad de Bogotá. Las excepciones a esta instrucción operan únicamente para los funcionarios activos cuando se traten de encargos o asignación de funciones o renovación de nombramientos por lo cual se podrá hacer posesiones virtuales.

2. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS PREVIO A LA POSESIÓN Para todas las posesiones es deber funcional del Coordinador del CAS y de los Coordinadores Administrativos, verificar el estricto cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones actualizado, que se encuentra publicado en la

página web de la entidad, Link: https://www.procuraduria.gov.co/portal/manual/funciones.page, una vez verificados los requisitos se procederá a: El correcto diligenciamiento de la totalidad de los formatos que se anexan a la comunicación del nombramiento, los cuales son: e Formato Aceptación de Nombramiento (REG-GH-VP-007, aprobado el 10/11/2017), que incluye el anexo Marco Normativo — Inhabilidades e Incompatibilidades en la PGN, 3 páginas. e Formato Acta de Compromiso para el Cumplimiento de la Carta de Valores y " Decreto-Ley 262 de 2000, artículo 75, numeral 17 5 Ley 136 de 1994, artículo 1 Literal C Numeral 1. 5 Oficio Despacho del Procurador DP 0543 del 5 de junio de 2006. .2 002248 SECRETARÍA GENERAL Principios Éticos de la PGN (REG-GH-VP-008, aprobado el 29/01/2015) e Formato Condición de Declarante y Existencia y Dependencia Económica (REG-GHVP-009, aprobado el 29-01-2015). e Formato Listado de Documentos Requeridos para la Posesión (REG-GH-VP-011, aprobado el 06 de diciembre de 2017). e Expedir el Certificado de Cumplimiento de Requisitos, para los nuevos funcionarios, (REG-GH-VP-001, aprobado el 29/01/2015) y/o el Formato Certificado de Cumplimiento de Requisitos para la Posesión de Funcionarios con Historia Laboral en la PGN (REG-GH-VP-002, aprobado el 26/03/2012) de acuerdo con los

instructivos (INS-GH-VP-002 y 003 respectivamente) y emitir la comunicación a la autoridad que deba dar posesión, en el caso que no sean posesionados por un funcionario de la Procuraduría General de la Nación, será el Alcalde el encargado de hacerlo, para lo cual mediara una comunicación por parte de la Entidad y dirigida al Alcalde informándole dicha posesión. e. Formato Beneficiarios Seguro de Vida Ley 16 de 1988 y Decreto 262 de 2000 art. 176. e Formato anexo hoja de vida. e Formato Acta de Posesión (REG-GH-VP-006, aprobado el 10/11/2017) y/o Acta de Posesión por medio electrónico (REG-GH-VP-013, aprobado el 10/11/2017), de acuerdo con instructivo (INS-GH-VWP-004, aprobado el 10/11/2017. e Oficio Presentación del nuevo Funcionario, para el nivel central y Oficio Solicitud Expedición Tarjeta de Seguridad para el nivel central. e Formularios de afiliación a la seguridad social y Caja de Compensación e En cuanto al Nivel Territorial, es el Coordinador Administrativo quien se encarga de revisar los requisitos de quien se posesiona, a su vez, se encarga de elaborar la comunicación de presentación y los formularios de afiliaciones a la Seguridad Social. De conformidad con el Decreto-Ley 019 de 2012, la entidad (Coordinador Administrativo o Procurador Regional) debe consultar en línea e imprimir los antecedentes (Judiciales, disciplinario especial, fiscales, el registro nacional de medidas correctivas de la policía nacional “RNMC”, profesionales de abogado), de quien se va posesionar.

Los antecedentes profesionales de títulos diferentes a abogado, lo deben presentar los nuevos y antiguos funcionarios con los demás requisitos del cargo. En todos los certificados y antecedentes se debe verificar que no existan impedimentos o inhabilidades, de ser así, se debe dar aviso inmediato a la Secretaria General por el medio más expedito para la revocación del nombramiento, si es el caso. SECRETARÍA GENERAL Igualmente con el formato de aceptación de nombramiento, el nuevo servidor, está autorizando a la Procuraduría General de la Nación, para que solicite confirmación a las instituciones educativas (públicas o privadas), de la información académica aportada, por ello un funcionario del CAS será el encargado de verificar dicha información, de igual forma deberá hacerlo el Coordinador Administrativo. Se debe confirmar que en el Sistema de Información y Gestión del Empleo PúblicoSIGEP, esté registrado la información de la hoja de vida y bienes y rentas, previa habilitación de usuario y contraseña suministrado por el Coordinador Administrativo, a nivel territorial, como lo indica la comunicación de nombramiento, o por un funcionario del CAS si es del nivel central.

3. ANÁLISIS DE REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA.

Únicamente se podrán aplicar las equivalencias entre estudios y experiencia del artículo 20 del Decreto-Ley 263 de 2000, para los cargos que así lo señale el Manual de Funciones vigente. Cuando un servidor designado para un cargo, pretenda demostrar la experiencia profesional o docente a través de la catedra universitaria y no corresponda a vinculaciones de tiempo completo, deberá contabilizarse el tiempo reduciéndolo a jornadas laborales

de ocho (8) horas, tal como se realiza en los procesos de selección de personal de carrera.

4. AFILIACIONES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL.

Es de importancia mayúscula la afiliación al Sistema General de Seguridad Social, por lo tanto, se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones: e Laafiliación ala ARL se debe realizar el día anterior a la posesión y las afiliaciones a la EPS, AFP, CCF y Fondo de Cesantías se deben radicar el día de la posesión. e Si el nuevo funcionario solicita su traslado de EPS o AFP en el momento de la posesión, debe presentar el certificado de afiliación a la EPS o AFP anterior y diligenciar el formulario de traslado a la EPS o AFP que solicita su traslado. e Siel nuevo funcionario decide continuar con el mismo fondo de pensiones al que viene afiliado, debe presentar un certificado de afiliación a su fondo de pensiones. SECRETARÍA GENERAL e Si el nuevo funcionario decide continuar con la misma EPS a la que viene afiliado, debe diligenciar un formulario de novedades de la EPS para registrar el cambio de empleador. e Los certificados y los formularios radicados se deben enviar escaneados de manera inmediata al correo correspondencia.secretariaMprocuraduria.gov.co y posteriormente en físico con la hoja de vida del nuevo funcionario. Los correos deberán ser enviados por cada Coordinador Administrativo. De no recibirse el correo oportunamente el hecho deberá ser informado a la Veeduría para el respectivo proceso de investigación y establecimiento de responsabilidades, por los perjuicios que se ocasionen al funcionario porel retraso de este trámite. e Las afiliaciones a las Cajas de Compensación Familiar de los funcionarios que se

posesionan en el nivel central y su ubicación de trabajo es en otro departamento, se debe realizar al día siguiente de la posesión a través de la Coordinación Administrativa o Procuraduría Regional. Esta información será suministrada a los nuevos funcionarios en el momento de su posesión.

5. TRASLADOS Y AFILIACIÓN A EPS, FONDOS DE PENSIONES, CAJAS DE COMPENSACIÓN Y ADMINISTRADORASDE CESANTÍAS. e Los Coordinadores Administrativos o Procuradores Regionales deben autorizar los traslados de EPS dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes y su radicado se debe enviar escaneado de manera inmediata al correo electrónico correspondencia.secretaria(Wprocuraduria.gov.co y posteriormente en físico al Grupo de Afiliación y Aportes a Seguridad Social. e Los Coordinadores Administrativos o Procuradores Regionales deben llevar un control sobre los traslados que son autorizados y solicitar al funcionario su radicado dentro del término señalado en el numeral anterior e Se debe informar a los funcionarios los requisitos para trasladarse de EPS y AFP con el fin de evitar negaciones de traslados e inconsistencias en aportes. e Los funcionarios que sean trasladados de departamento por encargo, comisión o nombramiento, deben tramitar su afiliación a la respectiva Caja de Compensación Familiar de ese departamento a través de la Coordinación Administrativa oO Procuraduría Regional, el mismo día en que se presenten en su lugar de trabajo.

JURA GERERALDELANCN “OO 2248

SECRETARÍA GENERAL e Los Coordinadores Administrativos o Procuradores Regionales deben reportar las novedades de retiro a las Cajas de Compensación Familiar de los funcionarios que

sean trasladados de su departamento, toda vez que no es posible reportar esta novedad a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes — PILA. Los traslados de afiliación del Fondo Nacional del Ahorro-FNA a una Sociedad Administradora de Fondo de Cesantías solo podrán realizarse transcurridos 3 años desde la afiliación, siempre que no tengan obligación hipotecaria con el FNA. Con el fin de mejorar y hacer más eficientes los trámites relacionados con la Gestión del Talento Humano, la entidad cuenta con los siguientes servicios: e. email: correspondencia.secretariaMprocuraduria.qov.co Es el correo institucional autorizado para la recepción de todas las solicitudes relacionadas con situaciones administrativo - laborales de competencia de la Secretaría General y de la División de Gestión Humana. En el Outlook se ubica dentro de la lista global de direcciones como Correspondencia - Secretaria General y por lo tanto no es necesario enviar copias del mismo a ningún otro buzón. Una vez recibida la petición, se direcciona e informa al funcionario la dependencia y el funcionario que le atenderá su requerimiento, para su respectivo seguimiento. + Cas Virtual: L Ann Ingresando a la Intranet de la entidad (hfto:Ipganemsbd01/ntranetl ) los servidores de PGN disponen de una herramienta útil para tener acceso a su información personal relacionada con el área de División de Gestión Humana y realizar sus solicitudes. A través del Cas virtual se pueden realizar consultas de Información General, Nómina, Seguridad Social, Viáticos, Resumen de la Hoja de Vida SIAF, Calificación de servicios y Hoja de vida digital. Adicionalmente, pueden realizar solicitudes (desprendibles de pago, capacidades de endeudamiento y constancia y

certificaciones laborales) que serán enviadas al correo institucional del funcionario.

6. TRÁMITE DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS.

Los procedimientos relacionados con el trámite de situaciones administrativas tales como: Comisiones (Para adelantar Estudios, Especial para desempeñar un cargo en 6 ir RA A AA E 002%3%' "aa E 0 SECRETARÍA GENERAL otra entidad o de servicios en el exterior), licencias (Ordinaria y/o no remunerada, de TTA paternidad, por luto), permisos de estudio, retiro del servicio, prórrogas de situaciones T R A administrativas, reprogramación de vacaciones, entre otras, se pueden consultar en la página web de la entidad, siguiendo el link Planeación/ControlSistemadeGestióndeCalidad-mapadeprocesos-Gestióndeltalentohumano— macroproceso:apoyo-proceso:GestióndelTalentoHumanosubproceso:situacionesadministrativas.

7. SOLICITUDES Las solicitudes de las situaciones administrativas deben realizarse oportunamente y con un tiempo no inferior a diez (10) días hábiles, en razón al trámite interno y administrativo que se requiere para su revisión. Igualmente se recuerda que algunas situaciones debe iniciar el proceso a través del jefe inmediato, quien debe dar su visto bueno y coordinar la adopción de medidas para suplir vacancias temporales y evitar la afectación en la prestación del servicio.

Cualquier inquietud será atendida por la Coordinación del Centro de Atención al ServidorCAS o con el Jefe de la División de Gestión Humana, Extensiones 10745 y 10616. Atentamente,

JORGE ALEXANDER CASTAÑEDA ENCISO AAA Secretario General Proyectó: Tania Marcela Cuervo Pamplona - Coordinadora Ceniro de Atención al Servidor - casó, Revisó: Fabio Augusto Gómez Ortiz - Coordinador Grupo de ANiación y Aportes a Seguridad Soci

Aprobó: Carlos Alberto Caballero Osorio — Jefe División Gestiónfumana

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