PGN - MEMORANDO INFORMES Y REGISTRO DE METAS - Inventarios proceso disciplinario y prevent

PROCURADURIA

GENERAL DELANACION

VICEPROCURADURíA GENERAL DE LA NACiÓN

MEMORANDO No.

DE: VICEPROCURADORA GENERAL DE LA NACiÓN

PARA: Procuradores Delegados (Proceso Disciplinario y Preventivo),

Procurador Auxiliar para asuntos Disciplinarios, Veedor, Procuradores Regionales, Procuradores Distritales, Procuradores Provinciales y Jefe Oficina de Control Interno ASUNTO: Gestión Vigencia 2016 - Integración de los Sistemas de Información 2 1 2016

FECHA: Como es de conocimiento general, estamos ad portas de culminar la actual administración y por consiguiente, a dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 951 de 2005, "Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión", que establece la obligación "de entregar al servidor público entrante un informe mediante acta de informe de gestión", con "los asuntos y recursos a su cargo".

Igualmente señala, que "el término para rendir el informe de que trata la presente ley, deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiere sido la causa de ello". De otra parte, estamos en la obligación de rendir a la Contraloría General de la República "Cuenta o Informe Anual Consolidado" sobre las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión, como resultado de la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos. i ' Después de realizar un análisis y evaluación sobre los resultados alcanzados y la información a diciembre 31 de 2015, y dada la obligación manifiesta y la responsabilidad que representa para cada uno, de dar cuenta de manera oportuna

y confiable, sobre los aspectos relacionados con la situación administrativa, desarrollo, cumplimiento o en su caso desviación de programas y demás información y documentación relativa a los procesos a nuestro cargo, se hace importante impartir los siguientes lineamientos:

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A. PROCESO DISCIPLINARIO

1. Quejas y Denuncias Ciudadanas Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE LAS QUEJAS y DENUNCIAS PENDIENTES DE EVALUACIÓN' en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, que

contenga:

INVENTARIO DE LAS QUEJÁS y DENUNCIAS PENDIENTES DE EVALUACiÓN

Procuraduría: Fecha de corte: 2 n Nota 1: No deben existir Quejas y Denuncias Pendientes de Evaluación, con más de un (1) mes de antigüedad a la fecha de recibo y radicación.

11. Indagaciones Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE INDAGACIONES EN TRÁMITE' en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31

de julio y 30 de noviembre de 2016, que contenga:

INVENTARIO DE LAS INDAGACIONES ENTRÁMITE

Procurad uría: Fecha de corte:

FECHA RIESGO DE vRADICADO PRESCRIPCION, 2 n Nota 1: No deben existir Indagaciones en Trámite, con más de ocho (8) meses de antigüedad a la fecha de recibo o radicación. Nota 2: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventario registrado en el Sistema de Información Strategos y las indagaciones a cargo de cada funcionario de la dependencia, registradas en el Sistema de Información Misional SIM. I

• I

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111.Investigaciones

Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE INVESTIGACIONES EN TRÁMITE' en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, que contenga:

INVENTARIO DE LAS INVESTIGACIONES ENTRÁMITE

Procuraduría: Fechade corte:

RIESGO DEi:s'

PRESCRIPCION

1 2 n Nota 1: No deben existir procesos de Investigaciones prescritos. Nota 2: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventario registrado en el Sistema de Información Strategos y las investigaciones a cargo de cada funcionario de la dependencia, registradas en el Sistema de Información Misional SIM.

IV. Procesos con procedimiento especial (verbal) Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE PROCESOS CON PROCEDIMIENTO ESPECIAL (VERBAL) EN TRÁMITE' en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de

2016, que contenga:

INVENTARIO DE PROCESOS CON PROCEDIMIENTO ESPECIAL (VERBAL)

ENTRÁMITE

Procuraduría: Fechade corte:

RIESGO DE

PRESCRIPCION 2 n Nota 1: No deben existir procesos con procedimiento especial (verbal) prescritos. Nota 2: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventario registrado en el Sistema de Información Strategos y los Procesos con procedimiento especial (verbal) a cargo de cada funcionario de la dependencia, registrados en el Sistema de Información Misional SIM.

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V. Procesos en Segunda Instancia Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE PROCESOS EN SEGUNDA INSTANCIA EN TRÁMITE" en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, que contenga:

INVENTARIO DE PROCESOS EN SEGUNDA INSTANCIA EN TRÁMITE

Procuraduría: Fecha de corte:

FECHA RIESGO DE

RADICADO PRESCRIPCION 2 n Nota 1: No deben existir procesos en Segunda Instancia prescritos. Nota 2: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventario registrado en el Sistema de Información Strategos y los Procesos en Segunda Instancia a cargo de cada funcionario de la dependencia, registrados en el Sistema de Información Misional SIM.

B. PROCESO PREVENTIVO

1. Asuntos Abreviados y Ordinarios Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE LOS ASUNTOS ABREVIADOS Y ORDINARIOS EN TRÁMITE" en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, que

contenga: INVENTARIO DELOS ASUN¡TOSABREVIADOS y ORDINARIOS ENTRÁMITE Procuraduría: Fecha de corte: N° ASUNTC:rABERVIARO IORDINARIO NÚMERO~Ji FECHA RADICADO 11i~iiil)" ESTADO 'í;l 41iJ 1 2 n Nota 1: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventario registrado en el Sistema de Información Strategos y los Asuntos Abreviados y Ordinarios a cargo de cada funcionario de la dependencia, registrados en el Sistema de Información Misional SIM.

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11. Casos Preventivos Se debe elaborar, verificar y certificar, el "INVENTARIO DE LOS CASOS PREVENTIVOS EN TRÁMITE" en formato Excel, por cada dependencia, con cortes a 30 de abril, 31 de julio y 30 de noviembre de 2016, que contenga:

INVENTARIO DE LOS CASOS PREVENTIVOS ENTRÁMITE Procuraduría: Fecha de corte: liilllJ N° i,:14W " CASO PREVENTIVO NÚMERO :ijJjJ FECH/i;1RADICADO i",, ESTADO "" 'it 1 2 n Nota 1: Se debe verificar que el inventario certificado, coincida con el inventario registrado en el Sistema de Información Strategos y los Casos Preventivos a cargo de cada funcionario de la dependencia, registrados en el Sistema de Información Misional SIM. Los inventarios relacionados anteriormente, se deberán enviar a más tardar el 12 de mayo, el 12 de agosto y el 12 de diciembre respectivamente, con la fecha de corte establecida a: Oficina de Planeación planeacion@procuraduria.gov.co, y a la Oficina de Control Interno controlinterno@procuraduria.gov.co. La Oficina de Control Interno adelantará la labor de supervisión sobre la información remitida, para asegurar que los inventarios sean presentados de acuerdo con los términos de oportunidad y calidad establecidos. Cordialmente,

Revisó: Oficina Jurídica/MLRS

Proyectó: Oficina de Planeaciónl NEVA