PGN - MEMORANDO INVENTARIOS - Aprobacion digital para la vigencia fiscal 2020

O (cid:0) (cid:1) (cid:0) O (cid:0) (cid:2) T (cid:3) (cid:4) (cid:2) O Bogotá D.C., 26 de octubre de 2020

Consecutivo No.: 1110030300000 - I-2020-007483

M E M O R A N D O

PARA: SERVIDORES PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

DE: SECRETARÍA GENERAL

ASUNTO: APROBACIÓN DIGITAL DE INVENTARIOS, VIGENCIA FISCAL

2020

FECHA: Con el fin de cumplir con la Política del “Uso Eficiente y Racional del Papel”, para la aprobación del Inventario de bienes a cargo de cada Servidor Público de la Procuraduría General de la Nación a nivel Central y Regional, se implementó a partir del año 2014, la consulta y aprobación de este en la Intranet.

Con lo anterior desaparece la necesidad de impresión de sábanas de Inventarios, el envío del documento físico para ser firmado y la devolución del mismo al respectivo Grupo de Almacén e Inventarios. Tampoco será necesario llevar un archivo físico de las Sábanas de Inventarios, ya que dicho archivo ahora es digital, siendo más segura su conservación. Es así que Desde el 1° hasta el 30 de noviembre de 2020, será el período que tendrá cada funcionario para cumplir con este deber, la herramienta estará habilitada en los sistemas de Información ubicados en la Intranet opción de “Sistema de Inventario y administración Financiera (SIAF)”. La ruta para acceder a dicho procedimiento es: Intranet/Acceso Sistemas de Información/Sistema de Inventario y administración Financiera (SIAF).

Al seleccionar esta opción deberá ingresar su Usuario y Contraseña, con la que ingresan habitualmente a su Equipo de Cómputo. En esta pantalla podrá visualizar la opción de Aprobación de Inventario para la vigencia actual, una vez validado el Página 1 de 2 División Administrativa, Carrera 5 No. 15 - 81 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 10330-10301-10310 -10318, Email: administrativa@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 )etnemadinifedni odiláV( =Avn UVB9 ta9O hCPQ pgn+ zXbp eiiU rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth LRU (cid:5) (cid:6) (cid:7) (cid:8) (cid:7) (cid:5) (cid:7) (cid:9) (cid:10) (cid:11) (cid:12) (cid:9) (cid:5) Inventario se debe marcar (SI) y “Enviar”, ¿aparecerá el mensaje “Está seguro(a) de aprobar su inventario?, se debe dar clic en “Aceptar”, en caso de no estar de acuerdo se debe marcar (NO) el cual habilitará el recuadro donde deberá detallarse las razones de la no aprobación. De forma automática se enviará un mensaje a su correo Institucional con un Número de Transacción, sólo con esto se verifica la Aprobación Digital del Inventario. Se advierte que con anterioridad y de forma permanente se encuentra disponible en

INTRANET, en la parte inferior de la página Acceso a Sistemas de Información la opción “Sistema de Inventario y Administración Financiera (SIAF)” donde permite consultar el Histórico de Aprobaciones y el Inventario en tiempo real, esta información debe verificarse rigurosamente frente a los bienes en servicio y reportarse cualquier inconsistencia en el caso de Nivel Central a la Coordinación del Grupo Almacén e Inventarios y a Nivel Regional a la respectiva Coordinación Administrativa de cada departamento para que sea aclarada o corregida. La opción “Aprobación del Inventario” estará habilitada únicamente durante el mes de Noviembre; por lo tanto, si el funcionario no lo hace dentro de este término, se entenderá como aprobado el inventario que reporte en el aplicativo a 30 de noviembre de 2020. Los funcionarios que por algún motivo no tengan asignado un computador, deberán por intermedio de su Jefe Inmediato, solicitar al área de Soporte Técnico el Usuario y la Clave que es asignada a todos los funcionarios de la PGN, y que les permite ingresar desde cualquier equipo a la Intranet de la Entidad. Cordialmente, JOSE ALIRIO SALINAS BUSTOS Secretario General Revisó: Gloria Stella Angarita Salamanca – Coordinador Grupo Almacén e Inventarios Aprobó: Maria Catalina Salcedo Becerra – Jefe de División Administrativa (E) Página 2 de 2 División Administrativa, Carrera 5 No. 15 - 81 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 10330-10301-10310 -10318, Email: administrativa@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7

)etnemadinifedni odiláV( =Avn UVB9 ta9O hCPQ pgn+ zXbp eiiU rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth LRU Firmado digitalmente por: JOSE ALIRIO SALINAS BUSTOS