PGN - MEMORANDO INVENTARIOS - Aprobación digital vigencia fiscal 2021

PROCURADURIA GENERAL DE LA pacioN MEMORANDO 0 1 2

PARA:(cid:9) SERVIDORES PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

DE:(cid:9) SECRETARÍA GENERAL

ASUNTO:(cid:9) APROBACIÓN DIGITAL DE INVENTARIOS, VIGENCIA FISCAL 2021

FECHA: (cid:9) 28 de octubre de 2021

Teniendo en cuenta que desde el año 2014 se implementó la consulta y aprobación de la política de "Uso Eficiente y Racional del papel" en la intranet con el fin de que cada servidor público de la Procuraduría General de la Nación, a nivel nacional, pueda aprobar el inventario de bienes a su cargo; ya no será necesario llevar archivos físicos de los inventarios individuales, ni tampoco la impresión de estos. Así mismo, el envío de la documentación física para su firma y devolución al Grupo de Almacén e Inventarlos se erradica. Lo anterior, en razón a que los archivos y documentos serán digitales, lo cual brindará mayor seguridad en su conservación. Siendo así las cosas, entre el 1° y el 30 de noviembre de 2021 será el período que tendrá cada funcionario para cumplir con este deber; la opción de "Aprobación de Inventados" estará habilitada en los sistemas de información ubicados en la Intranet en la opción de "Sistema de Inventario y administración Financiera (SIAFI". La ruta para acceder es la siguiente: Ingresar a Intranet/Acceso Sistemas de Información/Sistema de Inventario y administración Financiera (SIAF). Al seleccionar la opción de "Sistema de Inventario y administración Financiera (SIAF)" deberá insertar su usuario y contraseña, mismos con los que ingresa

habitualmente a su equipo de cómputo. En esta pantalla podrá visualizar la opción de "Aprobación de Inventario" para la vigencia actual; una vez verificado y validado el inventario físico se debe marcar la opción "SI" y después "Enviar". Al seleccionar "Enviar" aparecerá el mensaje, "¿Está seguro(a) de aprobar su inventario?", se debe dar clic en "Aceptar", en caso de no estar de acuerdo se debe marcar la opción "NO", la cual habilitará el recuadro donde deberá detallarse las razones de la no aprobación, solo para estos casos y una vez sea atendido el requerimiento, se habilitará nuevamente el aplicativo para su respectiva aprobación antes del cierre de la vigencia 2021. Secretaría General Carrera 5 N°15-80 Piso 7 PBX 5878750 Exts.10702/10703/10705/10706 www.procuraduria.gov.co 28 OCT. 2021 PROCU DUMA GENERAL DE LA lacia (cid:9) o 1 2 Una vez culminado el proceso anterior, de forma automática se enviará un mensaje a su correo Institucional con un número de transacción, ahora bien, en caso de no recibir el correo electrónico puede acceder a consultar el número de transacción en la plataforma para verificar su aprobación y numero de transacción. Se recuerda que el "Sistema de Inventario y administración Financiera (SIAF)" ubicada en la parte inferior de la de la página Acceso a Sistemas de Información en la INTRANET permite consultar de manera permanente el histórico de aprobaciones y el inventario de los bienes en servicio en tiempo real. Cualquier inconsistencia frente a la información de los bienes en servicio debe reportarse

en el recuadro habilitado en el proceso de aprobación para su seguimiento y solución. La opción "Aprobación del Inventario" estará habilitada únicamente durante el mes de noviembre; por lo tanto, si el funcionario no lo hace dentro de este término, se entenderá como aprobado el inventario que reporte en el aplicativo a 30 de noviembre de 2021. Los funcionarios que no tengan asignado un computador, por intermedio de su jefe Inmediato deberán solicitar al área de Soporte Técnico el usuario y la contraseña que es asignada a todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, para poder ingresar desde cualquier equipo a la Intranet de la Entidad. Cordialmente, CAR OS BERTO CASTELLANOS ARAUJO Secre lo eneral (E) Revisó: Gloria Stella Angarita Salamanca — Coordinador - Grupo Almacén e Inventarios Alejandro De Jesús Escolar Vargas —Asesor - Secretaria General itz

Aprobó: Diego Alonso Bernal Acosta — jefe de División Administrativa

Secretaría General Carrera 5 N°15-80 Piso 7 PBX 5878750 Exts.10702/10703/10705/10706 www.procuraduria.gov.co