PGN - MEMORANDO INVENTARIOS - Rendición digital vigencia fiscal 2015

GENERAL DE LA NACION MEMORANDO 058 4

'

PARA: SERVIDORES PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

DE: SECRETARÍA GENERAL

ASUNTO: RENDICIÓN DIGITAL DE INVENTARIOS, VIGENCIA FISCAL 2015

FECHA: Y 3 0CT 2015

Con el fin de cumplir con las políticas ecológicas de "Cero Papel”, para la aprobación del Inventario de bienes a cargo de cada Servidor de la Procuraduría General de la Nación a nivel Central y Regional, se implementó a partir del año 2014, la consulta y aprobación del mismo en la Intranet. Con lo anterior desaparece la necesidad de impresión de sábanas de Inventarios, el envío del documento físico para ser firmado y la devolución del mismo al respectivo Almacén. Tampoco será necesario llevar un archivo físico de las Sábanas de Inventarios, ya que dicho archivo se vuelve digital, siendo más segura su conservación. Es así que desde el primero de noviembre y hasta el 31 de diciembre de 2015, que es el plazo final que tiene cada funcionario para cumplir con este deber, estará habilitada en la Intranet la opción de "Aprobación en Línea del Inventario”. La ruta para acceder a dicho procedimiento es: IntranetíCas Virtual/Inventarios/ Aprobación del Inventario. Al seleccionar esta opción, se muestra en pantalla el inventario y al final de este se debe marcar (Sl) y “Enviar”, aparece el mensaje "Está seguro(a) de aprobar su inventario?, se debe dar olick en “Aceptar”. Para verificar que el proceso se completó satisfactoriamente, de forma automática se enviará un mensaje a su correo Institucional con un Número de Transacción, sólo con

esto se confirma la Aprobación Digital del Inventario. Es importante que antes del vencimiento del plazo, se Consulte el Inventario en Pantalla, y si encuentra alguna inconsistencia, para aclararla o corregirla se reporte a la Coordinación Administrativa de cada departamento o al Almacén Central a los correos mguintero(MWprocuraduria.gov.co; nsuarezp(Mprocuraduria.gov.co, con el funcionario Moises Quintero Castaño, Ext. 13411. Secretaría General Carrera 5 N 15-80 Piso 7 PBX 5878750 Exts.10702/10703/10705/10706 www.procuraduria.qov.co GENERAL DE LA NACIÓN En aras de cumplir con lo ordenado en la Circular No. 025 de 2001, la opción “Aprobación del Inventario” estará habilitada únicamente durante los meses de noviembre y diciembre de cada año; por lo tanto, si el funcionario no lo hace dentro de este término, el Grupo Almacén e Inventarios procederá a enviar el reporte a Veeduría para los fines pertinentes. Los funcionarios que por algún motivo no tengan asignado un computador, deberán por intermedio de su Jefe Inmediato, solicitar a Soporte de la Oficina de Sistemas el Usuario y la Clave que es asignada a todos los funcionarios de la PGN, y que les permite ingresar desde cualquier equipo a la Intranet de la Entidad. Cordialmente,

A MARIA SILVA ESCOBAR

Secretafia General (E)

Revisó: Fabio Cárdenas Ortiz — Coordinador Grupo Almacén e Inventarios

Aprobó: Cristina Camacho Gandini — Jefe División Administratwa(Y)_— :

Secretaría General Carrera 5 N 15-80 Piso 7 PBX 5878750 Exts.10702/10703/10705/10706 Www.procuraduria.qov.co