PGN - MEMORANDO - Lineamientos sobre el envio de documentos a relatoria por parte de la pr

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA RESTITUCIÓN DE TIERRAS

MEMORANDO No.06

DE: Procuradora Delegada para Asuntos de Restitución de Tierras PARA: Funcionarios nivel central y territorial y procuradores judiciales I y II.

ASUNTO: Función de Relatoría FECHA: Abril 26 de 2021

Con el objeto de dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 o Ley de Información, a la Resolución 0447 de 2020 suscrita por el señor Procurador General de la Nación, así como a los lineamientos de la Viceprocuraduría-Grupo de Relatoría, la Procuradora Delegada para Restitución de Tierras imparte las siguientes directrices: Lineamientos para reportes a Relatoría:  Dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, que regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y la garantía del derecho, así como las excepciones a la publicidad de información. El literal b) del artículo 5 de esta norma establece, entre otros, que los órganos de control son sujetos obligados para efectos del cumplimiento de dicha ley, razón que exige a la Procuraduría General de la Nación mantener actualizada su normativa interna sobre el Sistema de Relatoría.  Cumplir con la Resolución 0447 de 2020 de la Procuraduría General de la Nación, respecto del deber que tienen las dependencias de la Procuraduría General de la Nación, que ejercen las funciones misionales disciplinarias, Página 1 de 4 Procuraduría Delegada para Asuntos de Restitución de Tierras Carrera 5 N° 15 -80 Piso 27 Bogotá D.C.

Línea gratuita para todo el país: 018000940808 PBX: (+57-1) 587 8750 Ext. 11261 www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119 preventivas y de intervención, de suministrar la información al Grupo de Relatoría.  La remisión de los documentos se debe realizar a través del Sistema de Información Misional - SIM por el módulo del Sistema de Información de Relatoría - SIREL, (Subsistema de Información Legal y de Relatoría), siendo una labor que debe realizarse de manera periódica dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes.  Los documentos que debe remitir la Procuraduría Delegada para Restitución de Tierras son: en la función preventiva, los informes finales e instructivos con los que culmina una determinada acción preventiva, producidas tanto en el nivel central como en el Territorial. Teniendo en cuenta además, que solo se remitirán Asuntos Ordinarios, Casos Preventivos y Proyectos Preventivos, los cuales deben estar registrados en el SIM y contar con el cierre correspondiente. En la función de intervención, los conceptos o alegatos de intervención proferidos por los Procuradores Judiciales ante los despachos judiciales o tribunales de Restitución de Tierras. En la función disciplinaria, deberán remitirse las decisiones de segunda o única instancia que pongan fin a la actuación disciplinaria, producidas a nivel central o territorial inmediatamente queden en firme, y será la dependencia que remite, la responsable de garantizar que se surtió el respectivo trámite de notificación y ejecutoria.  La Procuraduría Delegada para Restitución de Tierras verificará que los

documentos sean definitivos, y contengan los requisitos de forma, tales como: la fecha completa, número de radicación o número de concepto y la fuente establecida en el manual de identidad visual (Resolución 323 de 2001, modificada por la Resolución 254 de 2003).  Se debe garantizar los derechos de la ciudadanía en general, en la versión que remiten al Grupo de Relatoría para ser publicada; deberán omitir el registro del domicilio personal o profesional, teléfonos, celulares o correos electrónicos, así como los datos sensibles que afecten el buen nombre o la intimidad de las partes; los datos personales o de testimonios que se refieran a niños, niñas, adolescentes, menores o incapaces; así como, otros datos sensibles que afecten la intimidad personal o familiar, o que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos y los relativos a sexualidad, salud o Página 2 de 4 Procuraduría Delegada para Asuntos de Restitución de Tierras Carrera 5 N° 15 -80 Piso 27 Bogotá D.C. Línea gratuita para todo el país: 018000940808 PBX: (+57-1) 587 8750 Ext. 11261 www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119 víctimas de violencia sexual o doméstica. En tal situación, previo al envío del documento, los datos sensibles los deben reemplazar con letras que permitan anonimizar el contenido, tales como “xxx” o “yy”, o sucesivas; y de ninguna manera las iniciales de los nombres y apellidos.  Los documentos originales de los fallos disciplinarios, los conceptos y los

informes, deberán reposar en su integridad conforme fueron proferidos, en el archivo de las dependencias de origen y según los lineamientos de manejo documental de la Entidad.  Se crea un archivo - carpeta compartida denominada “Informes a Relatoría” para que los funcionarios de la Procuraduría Delegada para Restitución de Tierras remitan los informes al Grupo de Relatoría en el formato diseñado para tal fin. Procedimiento Control y Reporte al Grupo de Relatoría: Una vez verificado los requisitos exigidos por la entidad en relación con los informes que se deben enviar a relatoría, si existen faltantes de información o no se ajustan a los criterios y lineamientos brindados por esta procuraduría delgada y por el Grupo de Relatoría, se devolverán al funcionario correspondiente para su corrección y reenvío. Se designa a las funcionarias Martha Cecilia Reyes y Elsa Liliana Montoya Feria, como enlaces con el Grupo de Relatoría, quienes estarán a cargo de todo lo concerniente a la relatoría de la dependencia y serán las responsables de remitir a la carpeta del funcionario la información seleccionada, previa aprobación del jefe inmediato. Casos/Temas relevantes o emblemáticos:  Documentos financiados por el BID.  Vigilancias Especiales.  Asuntos Ordinarios, Casos Preventivos, Proyectos Preventivos.  Conceptos o alegatos de intervención proferidos por los procuradores judiciales I y II ante los despachos judiciales o tribunales de la jurisdicción de restitución de tierras.  Agencias Especiales.

Página 3 de 4 Procuraduría Delegada para Asuntos de Restitución de Tierras Carrera 5 N° 15 -80 Piso 27 Bogotá D.C. Línea gratuita para todo el país: 018000940808 PBX: (+57-1) 587 8750 Ext. 11261 www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119  Decisiones de segunda o única instancia que pongan fin a la actuación disciplinaria, inmediatamente queden en firme.  Informes semestrales de seguimiento presentado al Congreso de la Republica.  Informes anuales de gestión sobre restitución de tierras. Atentamente, GLORIA INÉS SERRANO QUINTERO Procuradora Delegada para la Restitución de Tierras

Proyectó: Elsa Liliana Montoya F.

Revisó: Luis Fernando Patiño M.

Página 4 de 4 Procuraduría Delegada para Asuntos de Restitución de Tierras Carrera 5 N° 15 -80 Piso 27 Bogotá D.C. Línea gratuita para todo el país: 018000940808 PBX: (+57-1) 587 8750 Ext. 11261 www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119