PGN - MEMORANDO ORDENACION DEL GASTO - Gestión en el trámite de pago de servicios públicos

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PROCURADURIA ~ GmRAI. DElAMACION . i O 7 3 - -1,1 .~

MEMORANDO No.

I . .

DE SECRETARiA GENERAL

PARA DIVISIONES ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, PROCURADURíAS

REGIONALES, COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS,

PROCURADURíAS PROVINCIALES Y JUDICIALES DEL DEPARTAMENTO DE

CUNDINAMARCA ( ASUNTO GESTiÓN EN EL TRÁMITE DE PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS, CUOTAS DE

ADMINISTRACiÓN, IMPUESTO PREDIAL, VALORIZACiÓN, INFORMACiÓN

EXÓGENA y RETENCIONES TRIBUTARIAS.

FECHA : O 9 OCT 2014 .

Mediante la Resolución No. 006 del 08 de enero de 2013, expedida por el señor Procurador General de la Nación, sedelegó laordenación del gasto de laentidad únicamente en laSecretaria General. Esta decisión implica, entre otras responsabilidades, el pago directo por concepto de servicios públicos, impuesto predial y cuotas de administración generadas a nivel nacional, desde la División Financiera, por intermedio del Grupo de Tesorería y la coordinación del cumplimiento de las obligaciones como agente retenedor. En este orden, para mejorar la gestión en términos de oportunidad y adecuada aplicación del pago y con ello evitar la generación de intereses moratorios, la suspensión del servicio o sanciones tributarias, es necesario el concurso armónico y coordinado de las dependencias participantes en este proceso. Por lo anotado, se imparten las siguientes instrucciones:

1. COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS Las Coordinaciones Administrativas tienen las siguientes funciones: a) Recopilar la factura o documento equivalente por concepto de servicios públicos, cuotas de administración, impuesto predial y valorización, cuando no sean remitidos directamente por el emisor a la División Administrativa. Esta actividad implica las siguientes tareas: Secretaría General, Ext: 10703, e-mail: st.cr.:lariai!C.nerah~¡.!procur8dllrja.i!Ov.Cll

Carrera 5No. 1580 Piso 7,Bogotá OC. Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co , "'i ~f41i I ~ PROCU URIA GENERALDELANAClON • Llevar un c9"ntrolde lasfechas de emisión y pago de lafactura o documento equivalente por parte de las Empresas de Servicios Públicos, las administraciones de propiedad horizontal y las alcaldias municipales. • Solicitar la entrega de las facturas o documento equivalente cuando no se haya recibido dentro de los plazos ordinarios para el pago oportuno. • Remitir a la División Administrativa las facturas de Servicios Públicos, Cuotas de Administración, Impuesto Predial y valorización debidamente digitalizadas como archivo adjunto a la dirección de correo institucional jcardonap@procuraduria.gov.co, con copia a mherrerat@procuraduriag.gov.co, destinos desde los cuales se comunicará estatus de recibido, de lo contrario, la operación debe ser repetida hasta su satisfactoria recepción. En caso de problemas en el envío sedeberán comunicar a lasextensiones10200 010310. e Sin perjuicio del trámite anterior, las facturas originales por concepto de impuesto predial y

valorización deben remitirse inmediatamente porcorreo postal. b) Gestionar la aplicación del pago ante la Empresa de Servicios Públicos, la Administración de Propiedad Horizontal o el Municipio, según el caso. Implica ejecutar las siguientes acciones: • Verificar la aplicación de los pagos que le han sido notificados por el Grupo de Tesorería de la División Financiera, asegurándose que lomismos hayan sido imputados a los códigos de identificación del cliente, en losmismos términos informados en lanotificación. • Intervenir ante las entidades en mención cuando en la factura o documento equivalente se registre el cobro de saldos anteriores, derivados de lafalta de aplicación del pago, con el fin de subsanar dicha novedad. c) Mantener actualizada lanormatividad tributaria territorial para locual deberá: • Coordinar con las respectivas secretarias de hacienda de los departamentos y municipios sedes de las Procuradurías Regionales, Provinciales y Judiciales para que les reporten ( cualquier novedad normativa en materia tributaria sobre el impuesto de Industria y Comercio y las estampillas generadas por laactividad contractual. • Remitir oportunamente a la División Financiera las novedades normativas tributarias señaladas anteriormente. d) Presentar ante la entidad territorial correspondiente la información tributaria requerida por las oficinas administradoras de impuestos locales y remitida por el Grupo de Contabilidad. Secretaría General, Ext: 10703, e-mail: secretariagcne-raJ(a ..Pfocuraduria.e::ov.co Carrera5No. 1580 Piso 7,Bogotá DC.Pbx:5878750 www.procuraduria.gov.co I-+-C

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PROCURADURIA

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2. PROCURADURíAS REGIONALES DE GUAINíA, GUAVIARE, VAUPÉS y VICHADA, y PROCURADURíAS PROVINCIALES Y JUDICIALES DE CUNDINAMARCA El Procurador Regional, Provincial o Judicial, según el caso, deberá designar un servidor a su cargo para que realice las actividades enunciadas anteriormente a cargo de las Coordinaciones Administrativas. Para tal efecto, deberá informar a la División Administrativa y a la Tesorería el nombre, teléfono, extensión y correo electrónico del servidor designado, dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la presente instruccíón y actualizar oportunamente los datos en caso de alguna modificación en el responsable.

3. DIVISiÓN ADMINISTRATIVA e

a. Recibir lafactura o documento equivalente enoriginal o digitalizadas b. Revisar los consumos, liquidaciones y demás datos pertinentes para verificar la procedencia del pago. c. Expedir la certificación de cumplimiento para el pago diseñada para tal fin. En la certificación se deberá indicar si existen saldos pendientes de pago cuyo cobro es procedente o si en la factura aparecen cobros de pagos anteriores no aplicados. d. Radicar la certificación con los respectivos soportes en la División Financiera para el trámite de pago.

4. DIVISiÓN FINANCIERA

a. Adelantar la gestión de pago a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF siguiendo las etapas de la cadena presupuestal (Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, Cuenta por Pagar, Obligación, Orden de Pago, Giros Bancarios).

( b. Gestionar los pagos a beneficiario final (el giro lo realiza directamente el Tesoro Nacional) cuando las Empresas de Servicios Públicos tengan dispuestas cuentas de recaudo a su nombre. c. Solicitar los recursos para ser trasladados a lacuenta bancaria de la Procuraduria General de la Nación y realizar el pago de lasiguiente forma: • Pago electrónico (PSE): cuando la factura nose encuentre vencida y permita este tipo de recaudo. • Transferencia ACH: cuando el recaudo lo realice una persona jurídica diferente de la Empresa de Servicios Públicos o Municipio, y no sea posible realizar el pago a través del mecanísmo PSE. • Cheque: cuando el pago deba realizarse obligatoriamente por este mecanismo, presentando el original de la factura con código de barras. Secretaría General, Ext 10703, e-mail: secrc-L.ariaeenera].:¿¡ ..prol:t1r<1duria.2ov.cn Carrera5No. 1580Piso 7,Bogotá DC.Pbx: 5878750 W\vw.procuraduria.gov.co , (. d. Remitir, mediante correo electrónico, la información referente al pago realizado a los siguientes destinatarios:

• Empresa de Servicios Públicos • Coordinador Administrativo • Servidor designado de las Procuradurias Regionales, Provinciales y Judiciales cuando no exista Coordinaciones Administrativas. • Servidor de la División Administrativa

e. Remitir la información tributaria requerida por las oficinas administradoras de impuestos locales, por intermedio del Grupo de Contabilidad. ( Cordial saludo, , ~K_

MARIA LORENA CUELLAR CRUZ

Secretaria General

Proyecté: Diego Enrique Jimenez Becerra, Tesorero (C~

Revisó LuisAntonio Suarez Alba,Jefe División Financieraj? t,.-, 1 ( Secretaría General, Ext: 10703, e-mail: s~cretariagencral(ii,'procl1ntduria.gov.co Carrera5No. 1580Piso 7,Bogotá DC.Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co