PGN - MEMORANDO PLAN DE AUSTERIDAD - Medidas de racionalización de gastos

PROCURADURIA

GENERAL DE LA NACION

Secretaría General MEMORANDO No. Di 2 a 7

DE: SECRETARIA GENERAL

PARA: SERVIDORES PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

ASUNTO: MEDIDAS DE RACIONALIZACIÓN DE GASTOS - PLAN DE

AUSTERIDAD AÑO 2016

FECHA: 2 9 MAR 2016

Atendiendo la política de austeridad fiscal implementada por el Gobierno nacional desde el año 2014, el Congreso de la República ha venido disponiendo, en las leyes anuales de presupuesto, importantes reducciones en las partidas aprobadas, entre otras, para la Procuraduría General de la Nación”. Al tiempo, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en los decretos de liquidación anual del Presupuesto General de la Nación, ha recortado los rubros de funcionamiento e inversión. Lo anterior, ha representado para esta entidad una sensible disminución en la disponibilidad de recursos para financiar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones misionales, así como, en otros casos, el mantenimiento de sedes y equipos. Concretamente, para la presente vigencia, no se cuenta con apropiación presupuestal para los siguientes procesos: . Aseo, fumigación y cafetería + Adquisición de papelería y tonners » Mantenimiento de plantas eléctricas + Adquisición de aires acondicionados + Adquisición de mobiliario de oficina Compra de materiales de construcción y eléctricos + Mantenimiento de las sedes a nivel nacional 2 Mantenimiento de vehículos en las regiones + Suministro de combustible en las regiones

Transporte y embalaje de mercancías ' En el artículo 102 de la Ley 1769 del 24 de noviembre de 2015 —Ley de Presupuesto 2016-, se dispuso: «[...] el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el decreto de liquidación constituirá en cada sección presupuestal una provisión equivalente al 1% del monto total del Presupuesto General de la Nación excluyendo los recursos del Sistema General de Participaciones para cubrir posibles caídas en los ingresos. Cada sección del Presupuesto General de la Nación deberá aportar proporcionalmente».

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PROCURADURI

GENERAL DELA NACION

Secretaría General E n l o s s i g u i e n t e s p r o y e c t o s , s o l o s e c u e n t a c o n r e c u r s o s d u r a n t e e l p r i m e r s e m e s t r e d e l a a s ñ i o , :

M a n t e n i m i e n t o a i r e s a c o n d i c i o n a d o + A r r e n d a m i e n t o m

á q u i n a s f o t o c o p i a d o r a s

M a n t e n i m i e n t o e q u i p o s d e c ó m p u t o + S u m i n i s t r o d e t i q u e t e s

M a n t e n i m i e n t o d e v e h í c u l o s n i v e l n a c i o n a l

S e r v i c i o d e v i g i l a n c i a E n e l a n t e r i o r c o n t e x t o , s e c o n s i d e r a i m p e r a t i v o e s t a b l e c e r a l i n t e r i o r d e l a P r o c u r a d u r r e í c a o m e n d a c i o n e s e

i n s t r u c c i o n e s d e s t i n a d a s a l m e j o r a m i e n t o y r a c i o n a l i z a c i ó n e n e l u s o d e l o s r e c u r s o s r e q u e r i d o s p a r a e l c u m p l i m i e n t o d e s u s f u n c i o n e s i n s t i t u c i o n a l e s . E n c o n s e c u e n c i a e s t e d e s p a c h o , c o m o o r d e n a d o r d e l g a s t o , s o l i c i t a a l o s s e r v i d o r e s c u m p l i r d e m o d o r i g u r o s a l a

s s i g u i e n t e s m e d i d a s ; 1 . V i á t i c o s y g a s t o s d e v i a j e S o l o s e c u e n t a c o n a p r o p i a c i ó n p a r a e l p r i m e r s e m e s t r e d e l a ñ o , p o r l o q u e , c o n e l p r o p ó s i t o d e e x t e n d e r l o s r e c u r s o s p o r m á s t i e m p o , e s n e c e s a r i o : 1 . 1 . P r i v i l e g i a r l o s d e s p l a z a m i e n t o s p a r a a t e n d e r a c t u a c i o n e s m i s i o

n a l e s , c o m o i n t e r v e n c i o n e s e n a s u n t o s j u d i c i a l e s o a d m i n i s t r a t i v o s o v i s i t a s p r e v e n t i v a s o d e c a r á c t e r d i s c i p l i n a r i o . 1 . 2 . M a x i m i z a r t a u t i l i z a c i ó n d e l a s h e r r a m i e n t a s y p l a t a f o r m a s t e c n o l ó g i c a s , e n d o n d e s e a p o s i b l e , p a r a l a r e a l i z a c i ó n d e a c t i v i d a d e s o e v e n t

o s d e i n d u c c i ó n o c a p a c i t a c i ó n , a s í c o m o p a r a d i l i g e n c i a s d e c a r á c t e r m i s i o n a l . 1 . 3 . L a s c o m i s i o n e s d e s e r v i c i o q u e s e a u t o r i c e n d e b e r á n o b e d e c e r a e s t r i c t a s n e c e s i d a d e s d e l s e r v i c i o , r e d u c i e n d o a l m í n i m o s u d u r a c i ó n y , e n l o p o s i b l e , a u n s o l o f u n c i o n a r i o p o r c o m i s

i ó n , A s i m i s m o , s e d e b e r á n p r o g r a m a r c o n l a s u f i c i e n t e a n t e l a c i ó n , p a r a a c c e d e r a m e j o r e s t a r i f a s d e t r a n s p o r t e , e n l o p o s i b l e . 1 . 4 . C u a n d o s e a n e c e s a r i o e l a p o y o d e l a D i r e c c i ó n N a c i o n a l d e i n v e s t i g a c i o n e s E s p e c i a l e s e n l a p r á c t i c a d e p r u e b a s , s ó l o s e a u t o r i z a r á n c

o m i s i o n e s q u e r e q u i e r a n l a p r e s e n c i a d e f u n c i o n a r i o s c o n c o n o c i m i e n t o s t é c n i c o s o c i e n t í f i c o s . E n l o s d e m á s c a s o s , d e b e r á n a s i s t i r s e r v i d o r e s d e l a s P r o c u r a d u r i a s R e g i o n a l e s , P r o v i n c i a l e s o D i s t r i t a l e s o P r o c u r a d o r e s J u d i c i a l e s o P e r s o n e r o s M u n i c i p a l e s , s e g

ú n e l c a s o . 1 . 5 . S i e l s e r v i d o r c o m i s i o n a d o , p o r r a z o n e s p e r s o n a l e s , d e s e a c a m b i a r l a h o r a o f e c h a d e l o s v u e l o s p r e v i a m e n t e p r o g r a m a d o s , d e b e r á r e a l i z a r e l t r á m i t e p o r s u c u e n t a y a s u m i r l o s c o s t o s q u e g e n e r e n d i c h a s m o d i f i c a c i o n e s . 1 . 6 . S a l v o c a s o s e s p e c i a l e s d e s e

g u r i d a d o r a z o n e s m é d i c a s , l o s d e s p l a z a m i e n t o s a l a s c i u d a d e s d e V i l l a v i c e n c i o o I b a g u é d e b e r á n h a c e r s e p o r v í a t e r r e s t r e . 1 . 7 . E n l a s c i u d a d e s q u e c u e n t a n c o n b u e n a d i s p o n i b i l i d a d d e r u t a s a é r e a s , l a s c o m i s i o n e s d e b e r á n i n i c i a r l a s p r i m e r a s h o r a s d e l d í a , p a r a o p t

i m i z a r e l u s o d e l t i e m p o y d e r e c u r s o s . a b

PROCURADURIA

GENERA DELA CIN Secretaria General 1.8. Los gastos por movilización dentro del perímetro urbano de cada ciudad (transporte expreso o taxis) no serán reconocidos. La asignación de cuantías para transporte terrestre intermunicipal se hará conforme a las tarifas señaladas por las empresas prestadoras del servicio. 1.9. No se adquirirán tiquetes aéreos en clase ejecutiva.

2. Gastos de papelería: En tanto no se tiene presupuesto para la adquisición de papelería, se requiere: Las impresoras deberán configurarse en calidad borrador.

Las impresiones y reproducción o fotocopias de documentos deberán realizarse a doble cara. Se deberá maximizar, en lo posible, el uso del correo electrónico institucional para el envío y corrección de proyectos de actos, comunicaciones y demás documentos. Se recomienda utilizar el correo electrónico para la comunicación de respuestas a derechos de petición de información y consulta, si la petición llegó por este medio? Se sugiere la notificación electrónica de los actos administrativos, salvo norma especial, cuando el destinatario lo haya aceptado expresamente”. 2.6. Se deberá utilizar el correo electrónico, en lo posible, para comunicaciones al interior de la entidad.

2.7. Se invita a los servidores de la institución a adoptar la cultura del reciclaje de papel.

3. Fotocopias y uso de escáner: E s u r g e n t e a d o p t a r l a s s i g u i e n t e s m e d i d a s , p a r a t r a t a r d e e x t e n d e r l o s r e c u r s o s s o l o a d e ñ s e l o p l e : d r m i d u m e i r e s s a r t p n r o t e n e i b l e s

3.1. Se solicita hacer buen uso de las fotocopiadoras; no deben tomarse fotocopias si no es estrictamente necesario 3.2. Se sugiere hacer mayor uso de los escáneres y menos de las fotocopiadoras. 3.3. En donde sea posible, se deben racionalizar las impresiones y fotocopias a color.

4. Servicios públicos

4.1. El consumo de agua en las sedes de la entidad debe ser racional. Por tanto, no deben dejarse abiertos los grifos mientras no se haga uso del preciado líquido. 4.2. Se debe informar a la División Administrativa o a la dependencia competente,

según el caso, sobre cualquier daño o avería en las distintas instalaciones, que implique derrames o goteos del líquido. z Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 34 ” Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. $6 y 67

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GENERAL DELA NACIO

Secretaría General 4.3. El uso de la energía eléctrica debe corresponder a las necesidades básicas para el cumplimiento de la función. De consiguiente, una vez finalizada la jornada laboral deben apagarse luces, computadores (CPU y Monitor), impresoras y demás dispositivos necesarios, a menos que se trate de aquellos que deben durar permanentemente encendidos por razones técnicas. 4.4. Se reitera la prohibición de conectar a las redes eléctricas de la entidad electrodomésticos y equipos eléctricos o electrónicos diferentes a los suministrados por la administración, dado que ello implica riesgos de sobrecarga de circuitos y mayores costos en la prestación del servicio de energía. 4.5, Se suspenderán las llamadas a larga distancia nacional y líneas móviles o celulares.

5. Áseo y cafetería:

9. Cada servidor de la Procuraduría General de la Nación debe mantener limpio y ordenado su puesto de trabajo. 5.2. Se debe guardar la debida consideración con la labor de aseo realizada por el personal de servicios generales, conservando de la mejor manera posible los sitios luego de realizada la correspondiente limpieza. 5.3. Se debe hacer uso adecuado y ordenado de los baños y demás espacios sanitarios de la institución.

6. Seguimiento La División Administrativa, a nivel nacional, y las Coordinaciones Administrativas o quien haga sus veces, a nivel territorial, serán las encargadas de hacer seguimiento a las medidas adoptadas y de presentar los informes que se requieran para validar el mejoramiento pretendido.

Recordemos que el uso racional de nuestros recursos debe ser un compromiso de todos, y que cualquier ahorro que logremos redundará en el buen manejo presupuestal de la organización. Cordialmente, aha

ANA MARÍA SILVA ESCOBAR

Secretaria General