PGN - MEMORANDO POSESION - Precisiones sobre su procedimiento

Le dan alcance la Resolución 450 de 2000 Le da alcance a las Circulares 49 de 2010, 15 de 2012 PROGU

GENERAL DELÁ

Secretaría General

MEMORANDO N” MOOZ-4

De : Secretario General Para - Coordinadores Administrativos, Procuradores Regionales, Coordinador CAS y' demás funcionarios de la Procuraduría General de la Nación Asunto : Precisiones sobre el procedimiento de posesión.

Fecha : 25 ENE 2610

Teniendo en cuenta algunas circunstancias presentadas en la aplicación del procedimiento de posesiones y ante cambios en las situaciones administrativas del personal, me permito recordarles algunos aspectos puntuales que deberán aplicarse al respecto y que en su mayoría, han sido materia de instrucción administrativa previa:

1. Competencia en materia de posesiones del nivel territorial: La normativa especial del artículo 75 -numeral 17del Decreto Ley 262 de 2000, fijó en los Procuradores regionales, la competencia para dar posesión de los cargos de la circunscripción territorial en los siguientes niveles: operativo, administrativo, técnico y profesional.

En el caso de nuevos nombramientos para el nivel asesor, únicamente puede tomarse posesión ante el respectivo Alcalde Municipal o Juez de la República con jurisdicción en el respectivo municipio, tal como se indicó mediante memorando No. 021 del 5 de abril de

2000. Este procedimiento requiere previa revisión de requisitos y certificación de cumplimiento de ellos por parte del respectivo coordinador administrativo.

Los Procuradores provinciales y regionales así como los Procuradores Judiciales ly, necesariamente deben tomar posesión en la ciudad de Bogotá, por razones de conveniencia

administrativa, como se dispuso mediante oficio DP 0543 del cinco (5) de junio de 2006. La excepción a esta instrucción únicamente opera cuando se trate de asignación de tunciones para quienes ya son servidores de la entidad, cuya posesión se realizará en el caso de los Procuradores territoriales ante el respectivo Alcalde Municipal y, tratándose de los Procuradores Judiciales, como dichos cargos son el nivel profesional y son funcionarios activos, la posesión se agotará ante el Procurador Regional.

2. Documentación exigible para la verificación de requisitos: Cuando una persona es designada por primera vez como servidor de la entidad, para la verificación de requisitos el Coordinador Administrativo deberá exigir la totalidad de Na que sean pertinentes de acuerdo con el cargo de que se trate, Ley 190 de

Ñ Carrera 5 No. 15-80 Piso 7o Pbx: 5878750 P Secretaría General 1995, Resolución 450 de 2000, Decretos 262 y 263 de 2000), diligenciando adecuadamente el “formato certificado de cumplimiento de requisitos” REG-GH-SC-012. Es deber funcional del respectivo Coordinador, velar por el estricto cumplimiento de los requisitos y verificar el diligenciamiento de la totalidad de los formatos, en caso de dudas deberá solicitarse la asesoría pertinente ante el Jefe de la División de Gestión Humana. Las únicas excepciones a esta instrucción son las siguientes: Cuando un servidor activo de la entidad sea objeto de un encargo de funciones sin variación en su remuneración, la única exigencia documental estará constituida por el certificado de antecedentes disciplinarios “especial”, el certificado de antecedentes fiscales de acuerdo con

el último boletín de responsables fiscales emitido por la Contraloría General de la República y el formato actualizado de bienes y rentas y, en todo caso, se verificará el cumplimiento de requisitos de estudios y experiencia. Cuando una situación administrativa de un servidor, implique cambio del nivel o cambio de asignación salarial del cargo del cual es titular y la consecuente variación en su remuneración, como ocurre con los encargos y comisiones en empleos de libre nombramiento y remoción, serán exigibles nuevamente la totalidad de documentos que sean pertinentes de acuerdo con el nuevo empleo, cuales son: certificado judicial vigente, antecedentes profesionales y fotocopia de la tarjeta profesional (si se trata de un profesional), análisis de estudios y experiencia, los ya citados certificados de antecedentes disciplinarios especial y de antecedentes fiscales y el formulario actualizado de bienes y rentas (Ley 190 de 1995, Resolución 450 de 2000, Decretos 262 y 263 de 2000). Es de anotar que todos los profesionales para quienes lo exija la ley, deben acreditar la respectiva tarjeta protesional o en su defecto la constancia del respectivo gremio de que se encuentra en trámite, salvo la situación de los profesionales de la ingeniería, que por su normativa especial -Ley 842 de 2003, artículos 11 y 12-, es estricta la presentación de la tarjeta y su experiencia únicamente tiene validez a partir de la fecha en que se expide dicho documento. Todos los documentos que harán parte de la historia laboral del servidor, deberán corresponder a originales o copias auténticas.

3. Validación de experiencia para algunos cargos.

Sea lo primero indicar la obligatoriedad para el funcionario que certifica requisitos para la posesión, en lo atinente a la validación de los estudios y experiencia conforme a las especificidades del manual de funciones -Resolución No. 450 de 2000 y sus modificaciones-. Si bien el Decreto Ley 263 de 2000 en su artículo 60, define que la experiencia profesional es la adquirida a partir de la culminación del respectivo pénsum académico, y esta obra como regla general, también hizo el señalamiento de que para los cargos del nivel directivo, y” experiencia se contabiliza a partir de la techa de grado. Carrera 5 No. 15-80 Piso 70 Pbx: 5878750 Wyww.procuraduria.gov.co

PROGURADURIA

GENEDE RLA ANALCIÓ N Secretaría General En el caso de los Procuradores Judiciales | y ll, sus requisitos devienen de la Ley 270 de 1996, Estatutaria de la Administración de Justicia, donde se señala expresamente que su experiencia posterior a la obtención del título de Abogado es de cuatro (4) y ocho (8) años respectivamente, y no es admisible ningún tipo de equivalencias como tampoco puede demostrarse el ejercicio independiente de la profesión a través de declaraciones extra juicio. Cuando un servidor designado para un cargo, pretenda demostrar la experiencia profesional Oo docente a través de la cátedra universitaria y no corresponda a vinculaciones de tiempo . completo, deberá contabilizarse el tiempo reduciéndolo a jornadas laborales de ocho (8) horas, tal como se hace en los procesos de selección de personal de carrera.

4. Calificación de requisitos a través de equivalencias: La aplicación de esta figura únicamente debe efectuarse en los precisos términos del

artículo 20 del Decreto Ley 263 de 2000, por lo que no es dable en el caso de cargos cuyos requisitos devienen de normas ajenas a dicha normativa, como para los cargos de Procurador Judiciai | y Hl.

5. Afiliaciones a la seguridad social el mismo día de la posesión: Es de una importancia mayúscula la afiliación al sistema de seguridad social integral -salud, pensiones, riesgos profesionales y Caja de Compensación Familiarel mismo día de la posesión, respetando el principio de la libre afiliación del interesado, salvo en materia de riesgos, donde necesariamente se trata de la ARP vigente (hoy ARP Positiva), y a la

respectiva Caja de Compensación Familiar. Debe tenerse especial cuidado con la acreditación de todos los documentos que las EPSs exigen para la vinculación de los beneficiarios -v.g. registros civiles de nacimiento y de matrimonio, certificados de escolaridad entre otros-, puesto que sin ellos la afiliación no podrá perfeccionarse y el grupo familiar carecerá del respectivo servicio de salud. Cualquier traslado de EPS o de Administradora de Fondos de Cesantías o de Pensiones, deberá ser inmediatamente reportado al nivel central con el soporte documental, so pena de incurrir en inconvenientes administrativos relacionados con el pago de los aportes de ley.

6. Término para la entrega de cargos en el caso de desvinculación y de cambio de empleo: Cuando la situación administrativa implique cambio de sede o desvinculación de la entidad, el término máximo será de tres (3) días para los cargos de los niveles operativo, administrativo, técnico y profesional. Para los demás cargos dicho término no deberá exceder de los cinco (5) días hábiles posteriores a la comunicación de la decisión. Cuando

no se haya designado a una persona para reemplazar a quien se desvincula, traslada, o cambia de cargo, deberá entregarse el puesto de trabajo ante el superior inmediato levantando la respectiva acta (actualmente está en proceso de aprobación el formato para retiro del servicio). y Carrera 5 No. 15-80 Piso 7o Pbx: 5878750 Wpwrwo.c uraduria.qov.co Secretaría General

7. Respeto del período de posesiones Institucional: Teniendo en cuenta las observaciones realizadas por las autoridades fiscales por el trámite de nóminas adicionales y los posibles costos por intereses moratorios que se generan a nivel del Sistema de Seguridad Social, se reitera la exigencia de que las posesiones se realicen durante los diez (10) primeros días calendario de cada mes, incluyendo las relacionadas con encargos y provisionalidades. que tengan lugar en el curso del mes siguiente. Para el efecto, la Secretaría General gestionará lo pertinente para que los actos administrativos de nombramientos se emitan oportunamente, con miras a eliminar cualquier posesión extemporánea.

De igual manera se establece que para obviar dificultades en cuanto a la afiliación de los nuevos funcionarios al Sistema de Seguridad Social Integral, las posesiones se realicén hasta las 9:00 a.m., de lo contrario, sus efectos fiscales tendrán lugar a partir del día hábil siguiente. Finalmente se les recuerda la importancia de: + Consultar los procedimientos vigentes en la página web de la entidad utilizando los formatos y registros actualizados dentro del Sistema de Gestión de Calidad disponibles en la misma página. e Toda duda en materia de requisitos debe consultarse ante la División de Gestión Humana, preferiblemente a través del medio electrónico institucional

tr ia.secretaria O raduria.qov,co. . Verificación de todo documento en fotocopia frente al origina! o fotocopia auténtica. Se recomienda el uso del sello con la leyenda “fotocopia verificada con el original o copia autenticada”. e Todo requisito validado mediante equivalencias, deberá registrarse adecuadamente en el respectivo formato. e El envío de la documentación debe ser total de acuerdo con el formato vigente dentro del Sistema de Gestión de Calidad y se debe realizar inmediatamente se perfeccione la posesión.

JOSÉPABLO SANTAMARÍA PATIÑO

Secretario General Proyectó: División de Gestión Humana El Revisó : Cactos Humberto García Parrado, Agesor Secretaría Seno 9Litiana Marcela Becerra Gámez, Asesora Secretaría Genor y

> Carrera 5 No. 15-80 Piso 7o Pbx: 5878750 www.procuradurla.gov.co