PGN - MEMORANDO PRESUPUESTO - Instrucciones para su manejo

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2 9 ENE 2013 DE: Secretaría General PARA: Coordinadores Administrativos ASUNTO: Instrucciones para elmanejodel presupuesto2013 En cumplimiento de lo dispuesto por la Resolución 006 del 08 de enero de 2013, expedida por el señor ProcuradorGeneralde la Nación, laordenación del gasto para esta anualidad se delegó unicamente en la Secretaria General, motivo por el cual se imparten las siguientes instrucciones relativasaltrámite de las diversas situaciones administrativas que deben ser atendidas porsus despachos.

1. VIATlCOS Las solicitudes de lascomisionesde serviciosotorgadas por los Procuradores Regionales o Provinciales, deberán ser enviadas al Grupo de Viáticos, quien será el encargado de realizar los trámites pértinentes ante la Secretaria General para la expedición del acto administrativo que confiere la comisión de servicios, así como el reconocimiento y pago de los viáticos.

Para tales efectos, todas las solicitudes de comisiones deben ser debidamente diligenciadas y firmadas en el formato "Solicitud de Comisión REG-GH-SA-001", y remitidas al.correo electrónico, viáticos@procuraduria.qov.co o al fax (1) 587 87 50, extensión 10692. ' ' Se advierte que no se atenderán solicitudesde viáticos que sean enviadas a un correo o' fax distintos a losseñalados.

11. PAGO DE SERVICIOS PUBLlCOS, CUOTAS DE ADMINISTRACION E IMPUESTOS PREDIALES El pago de-Ios servicios publicas, cuotas de administración e impuestos prediales - éuandó sea elelcaso, será efectuado directamente por la Division Firianciem;;r.'(j'rupod,•..

Tesorería - Bogotá. Para ello se requiere que las coordinaciones administrativas gestionen oportunamente la consecución periódica de la facturación por esos conceptos. Las facturas deben ser digitalizadas y remitidas como archivo adjunto a la dirección de correo institucional. 002 ... ¡¡, 29 ENE 2013 serviciosadministrativos@procuraduna.gov.co, destino desde el cual se comunicará estatus de recibido, de lo contrario, la operación debe ser repetida hasta su satisfactoria recepción. Una vez finalizado eltrámite de pago y abono en cuenta bancaria por parte del Grupo de Tesorería, se enviará comunicación electrónica al Coordinador Administrativo respectivo, quien debe notificar y confirmar la aplicación efectiva del pago en los códigos de cliente respectivo ante la empresa prestadora del servicio público correspondiente, con el fin de verificar la correcta aplicación del pago, evitando así los recargos por mora y la suspensión del respectivo servicio.

111. REZAGO PRESUPUESTAL - REPORTE DE INFORMACiÓN - CUENTAS

BANCARIASRETENCIONES

A. Las regionales que hayan constituido rezago presupuestal (posíbles reservas presupuestales y cuentas por pagar)al cierre del año 2012 deberán finalizar su ejecución a través del Sistema SIIF Nación durante el año 2013. Es decir, deberán registrar en dicho aplicativo las obligaciones y ordenes de pago presupuestales y no presupuestales de deducciones a que haya lugar.

Mientras las coordinaciones administrativas mantengan saldos pendientes de ejecutar en el rezago presupuestal en el aplicativo SIIF Nación, deberán rendir la carpeta mensual a la División Financiera, bajolosmismosparámetrosestablecidospara lavigencia 2012.

B. Las cuentas bancarias se mantendrán abiertas y vigentes para manejar exclusivamente recursos del PresupuestoGeneral de la Nación, de modo que allí sólo se podrán situar los recursos'de las Ordenes de Pago de rezago que se gestionen a través del SIIF Nación, en los casos que sea estrictamente necesario solicitar su pago con "Traspaso a Pagaduría".

La Coordinación Administrativa deberá remitir mensualmente al Grupo de Tesorería los extractos bancarios, dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes, dicha remisión puede hacersevía correo electrónicoatesoreria@procuraduria.gov.co . Todos los soportes de la gestión realizada con los recursos depositados o que hagan tránsito por la cuenta bancaria asignada a la regional, deberán remitirse en la carpeta .mensual. .'

C. Encaso que por efectode laejecucióndel rezago,se practiquen retenciones de orden Nacional (Rete fuente renta y Rete IVA), deberá gestionar las Ordenes de Pago No Presupuestales. de Deducciones mensualmente con giro a la cuenta corriente Banco Popular No. 04000028-3 del nivel central y reportar el estado "Pagada" de la respectiva OPNP, tal como se manejó duranteelaño2012.

Si las retenciones practicadas obedecen a pago por concepto de impuestos o contribuciones locales (ICA o Estampilla), deberán informar al Grupo de tesorería dicha situación para verificar sies procedenteradeclaracióny pagode lasretenciones por parte del coordinador administrativo o si procede unaconsolidación de retenciones con el nivel central. -_._--------------~------------------ • 80 2. _..,,~ IV.CONTRATACIÓN 2 9 ENE 2013

Los procesos de selección para contratar los bienes, obras y servicios que requiere la entidad, serán adelantadosdesde el nivelcentral. Para suplir las necesidades locales que puedan presentarse en el transcurso del año, es menester que los coordinadores administrativos envíen las correspondientes solicitudes debidamente soportadas al correo electrónico solucionesadministrativas@ procuraduria.qov.co., cuya viabilidad dependerá de la urgencia de la solicitud, la presentación de lamismay del presupuestodisponible para atenderla. . Atentamente, . M,,:z:f::¿i!?

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Secretaria General

Anexo: Resaludón No006 de2013