PGN - MEMORANDO - Procedimiento y recomendaciones para la calificación de servicios anuali

M E M O R A N D O No. 002-2021 OSC

PARA: RESPONSABLES CALIFICACIÓN ANUAL DE SERVICIOS

DE: JEFE OFICINA DE SELECCIÓN Y CARRERA

ASUNTO: PROCEDIMIENTO Y RECOMENDACIONES PARA LA

CALIFICACIÓN DE SERVICIOS ANUALIDAD 2020/2021 (MAYO

1/2020 A ABRIL 30 /2021) Y PLAN DE ACUERDOS 2021/2022.

FECHA: MAYO 10 DE 2021

El presente Memorando tiene por objeto recordar a los responsables de la calificación de servicios, la obligación de calificar o evaluar a los servidores de sus dependencias inscritos en carrera por el periodo comprendido entre el 1º de mayo de 2020 y el 30 de abril de 2021, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 227 del Decreto Ley 262 de 2000 y en los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad establecidos para el subproceso de calificación de servicios.

1. CALIFICACIÓN DE SERVICIOS

La Oficina de Selección y Carrera de la Procuraduría General de la Nación en cumplimiento de sus funciones y con el fin de facilitar y hacer más viable dicho procedimiento, solicita tener en cuenta las siguientes recomendaciones generales:  COMPETENCIA: El artículo 229 del Decreto Ley 262 de 2000 señala que corresponde al superior inmediato evaluar y calificar el desempeño laboral de los servidores públicos bajo su dirección o quien ejerza supervisión directa del empleado.  TÉRMINO: El artículo 227 ibídem fija un término de quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del periodo a calificar, es decir, se deben realizar

las calificaciones entre el 3 y el 24 de mayo de 2021, inclusive.  FORMATO: Teniendo en cuenta el Sistema de Gestión de Calidad en la PGN, los formularios de calificación y demás documentos del subproceso que se deben utilizar, en su versión 1, pueden ser consultados y descargados en la página web de la Entidad www.procuraduria.gov.co. En el Menú – Procuraduría – Planeación y Control – Consulta Documentación del SGCMapa de Procesos – Macro proceso (Apoyo) – Proceso (Gestión del Talento Humano) – Subproceso (Calificación de Servicios y elegir la opción buscar, y a continuación dar clic en el formulario de calificación de servicios para Oficina de Selección y Carrera PBX: 5 87 87 50 Exts: 10960 y 10968

Dirección: Cra. 5 N° 15-80 p. 9

www.procuraduria.gov.co - seleccionycarrera@procuraduria.gov.co funcionarios inscritos en carrera administrativa que va a utilizar, teniendo en cuenta el nivel del cargo del servidor a calificar.  Al momento de descargar los formularios se debe “habilitar edición” haciendo clic en el lugar que se indica en la barra superior que aparece en color amarillo (con esta operación desaparece la línea punteada en azul), luego de lo cual debe ser guardado como archivo de Excel para poder diligenciarlo en su totalidad.  En relación con cada uno de los campos del formulario es pertinente que sean diligenciados con el lleno de todos los requisitos de forma y de fondo, verificando previamente cada dato que se va a consignar en ellos, para evitar futuras inconsistencias y devoluciones por parte de la Oficina de Selección y

Carrera.  No sobra advertir y reiterar una vez más que por parte de esta Oficina tienen asesoría permanente, para absolver cualquier duda o inquietud que se presente en relación con este proceso. Adjunto al presente memorando encontrará la información de nombre, correo y extensión del asesor asignado, de conformidad con la (s) letra (s) de su primer apellido.  FUNCIÓN DE CALIFICAR - OBJETIVIDAD: Es deber de todo evaluador o calificador ser objetivo al momento de motivar cada uno de los factores que califica, la cual debe estar conforme con la evaluación cuantitativa, teniendo como soporte EL PLAN DE ACUERDOS (DE CARÁCTER OBLIGATORIO) y demás instrumentos con que habitualmente se realiza el registro de las actividades y supervisión al desarrollo de las funciones asignadas al servidor. Se les recomienda leer las definiciones de cada factor (se encuentran en la 4 hoja del formulario) para que al momento de motivar éstas realmente correspondan y sean coherentes con el puntaje dado.  SITUACIONES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES QUE AFECTAN LA CALIFICACIÓN DE SERVICIOS: Al respecto hay que tener en cuenta las situaciones administrativas contempladas en el artículo 228 del Decreto Ley 262 de 2000, relacionadas con las evaluaciones parciales. Es importante aclarar que se deben calificar los periodos parciales anteriores y posteriores a las situaciones señaladas.  NOTIFICACIÓN Y ENVÍO DE LAS CALIFICACIONES A LA OFICINA DE

SELECCIÓN Y CARRERA: De conformidad con lo señalado por el artículo 4º del Decreto 491 de 2020, y dadas las condiciones de aislamiento por la

pandemia y con el fin de garantizar el debido proceso, esta Oficina de Selección y Carrera, se mantiene en su instrucción dada en la Circular 03 de mayo 4 de 2020, frente a las notificaciones, cuando señala que una vez diligenciada la calificación por parte del calificador, ésta se debe remitir al calificado a través de correo, quien luego de conocer su contenido, manifestará por el mismo medio la aceptación o rechazo de la misma, señalando el periodo calificado, el puntaje obtenido en cada factor, el Oficina de Selección y Carrera PBX: 5 87 87 50 Exts: 10960 y 10968

Dirección: Cra. 5 N° 15-80 p. 9

www.procuraduria.gov.co - seleccionycarrera@procuraduria.gov.co puntaje total de la calificación y su voluntad de presentar o no recurso contra su calificación anual o ponderada. Notificado al evaluado de esta forma, el evaluador, deberá reenviar el formato de calificación junto con el historial del correo electrónico de notificación, a la Oficina de Selección y Carrera para su correspondiente trámite. Sin embargo, si al momento de diligenciar las calificaciones, se hubiere normalizado la situación de aislamiento, deberá procederse a la remisión del formulario en físico, o en su defecto procederá a escanearse el documento original y enviarlo a esta Oficina debidamente notificado y firmado por las partes, con el fin de agilizar la gestión, siempre y cuando el formulario corresponda totalmente al original que en ese caso se guardaría como soporte en la dependencia que la produjo.

 PROCEDENCIA DE LOS RECURSOS DE REPOSICIÓN Y APELACIÓN:

Una vez notificada la calificación anual, si el calificado no estuviere de acuerdo con ella, tendrá derecho a interponer los recursos de ley, de acuerdo con lo establecido en el artículo 232 del Decreto Ley 262 de 2000 y por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Es válido recordar que contra las evaluaciones parciales procede únicamente recurso al momento que se notifique por parte de esta Oficina el promedio ponderado donde se encuentra incluida dicha evaluación.  CALIFICACIONES FALTANTES: La Oficina de Selección y Carrera, hace seguimiento propendiendo porque la totalidad de las calificaciones parciales o definitivas hagan parte de la historia laboral del servidor, y por esta razón, cuando las mismas no han sido remitidas, serán requeridas. Sin embargo, es claro que la obligación de calificar compete directamente a los interesados (jefe inmediato y colaborador) y que la no atención de esta obligación puede originar sanciones disciplinarias, tal como lo contempla la Resolución 232 de agosto 3 de 2009, emanada del Despacho del señor Procurador General de la Nación. Cuando los evaluadores hagan uso de sus 22 días de vacaciones, este tiempo no genera evaluaciones parciales antes ni después de ellas frente a sus colaboradores, simplemente el evaluador califica el periodo que corresponda incluyendo este periodo, por cuanto no se trata de un retiro definitivo de su cargo.

2. PLAN DE ACUERDOS (CONCERTACIÓN DE OBJETIVOS) PARA EL NUEVO PERIODO QUE INICIA A PARTIR DEL 1º DE MAYO DE 2021.

En consideración a que la calificación de servicios debe ser objetiva y producto del

seguimiento realizado a la labor del funcionario durante el periodo a calificar, les recordamos que, una vez calificado el servidor, se debe proceder a establecer un nuevo plan de acuerdos para el periodo siguiente (mayo 1 de 2021 al 30 de abril de 2022), diligenciando de manera OBLIGATORIA, el formato del plan de Oficina de Selección y Carrera PBX: 5 87 87 50 Exts: 10960 y 10968

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www.procuraduria.gov.co - seleccionycarrera@procuraduria.gov.co acuerdos para inscritos en carrera, REG-GH-CS-004 versión 1 aprobado y colgado en la página web de la entidad, en la misma ruta arriba indicada para los formularios de calificación de servicios, formato aplicable para todos los funcionarios y servidores de la PGN en carrera administrativa (excepto para quienes se encuentren en encargo, ya que tienen su propio sistema de seguimiento a su labor). Este formato se debe diligenciar conjuntamente entre el evaluador y el evaluado, dentro de los primeros quince (15) días hábiles siguientes al inicio de la anualidad, es decir, a partir del 1º de mayo de 2021 y se deberán realizar por lo menos tres (3) encuentros de verificación durante el periodo (cada cuatro meses para el periodo anual). Cuando se deba evaluar el periodo de prueba, se concertarán los objetivos en el Formato REG-GH-CS-003, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al inicio del periodo de prueba, un encuentro de verificación a los dos meses y uno final al momento de calificar; teniendo así mismo la oportunidad de modificar los objetivos o tareas concertadas cuando las necesidades del servicio así lo requieran.

Es importante recordar que el plan de acuerdos es el insumo principal de la calificación de servicios, por tanto, se debe establecer desde un principio, la forma de medición que se realizará sobre las tareas y objetivos trazados, para lograr una calificación verdaderamente objetiva. Los formatos de planes de acuerdos deberán permanecer en el archivo de gestión de cada dependencia, NO se deben remitir a esta Oficina, excepto cuando sea requerido por la Comisión de Carrera, la Veeduría, alguna autoridad judicial o administrativa o por este Despacho.

3. POTESTAD DE DEVOLVER LAS CALIFICACIONES Las calificaciones que no cumplan las condiciones de notificación y diligenciamiento, así como las que no se tramiten en los formularios habilitados en su versión 1, cuya ruta de acceso quedó arriba descrita, serán devueltas por la

Oficina de Selección y Carrera, para que surtan el procedimiento establecido. Con el fin de facilitar el cumplimiento de este importante proceso para la gestión del talento humano, continuaremos con la asesoría personalizada en nuestra Oficina.

MARÍA JOSÉ CAMPO CAPARROSO

Jefe Oficinas de Selección y Carrera

Proyectó: Myriam Rincón Camelo

Anexo: Lo anunciado.

Oficina de Selección y Carrera PBX: 5 87 87 50 Exts: 10960 y 10968

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