PGN - MEMORANDO SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA - Protocolo para mejorar la comunicación inter

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PROCURADURIA

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MEMORANDO

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DE: SECRETARíA GENERAL

PARA: COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

ASUNTO: PROTOCOLOSISTEMA DEVIDEOCONFERENCIA

FECHA: O 6 HAY 2013

La Procuraduría General de la Nación puso en funcionamiento el Sistema de Videoconferencia con el propósito de interconectar, por fases, todas las sedes de la Entidad para mejorar la calidad del servicio que presta, evitar desplazamientos innecesarios y optimizar la comunicación interinstitucional. En la actualidad se encuentran interconectadas las ciudades de Barranquilla, Cali, Manizales, Medellín, Santa Marta, Villavicencio, yen Bogotá, el piso 4 del edificio Manuel Mejía, Sala de Audiencias y Auditorio Antonio Nariño (piso 4), Sala de Procuradores (piso 25) de la sede central. El nuevo sistema de videoconferencia está compuesto por:

A. Equipos audiovisuales de.alta definición (cámaras ptz y micrófonos inalámbricos)

B. Video proyectores y pantallas de televisión de.46 pulgadas. .

C. Canal de comunicación de datos de 2 megas en cada sala que permite una fluida interacción entre las partes.' .'... " Adicionalmente, en la sede central se instalaron equipos de grabación y de interconexión de salas que permiten, por ejemplo, que durante un evento puedan estar en simultánea más de dos salas tanto de Bogotá como de las regiones o viceversa.

¿En qué consiste el sistema de videoconferencia de la Entidad? Es un proceso de modernización tecnológica institucional que facilita la comunicación de. la sede central con las Procuradurias Regionales y Provinciales, reduciendo los tiempos y movimientos que imposibilitaban el desarrollo de audiencias, capacitaciones y reuniones de alto nivel, entre otras. }

PROCURADURIA

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SECRETARiA GENERAL O 6 t,jAY 2013

Aunado a lo anterior, esta nueva herramienta de comunicación contribuye con los procesos de transparencia, imparcialidad y moralidad administrativa.

1.DEFINICiÓN DE ADMINISTRADOR, OPERADOR, Y PRESIDENTE DEL EVENTO O

AUDIENCIA

A. Administrador: Funcionario que tiene a su cargo la Sala del evento o audiencia.

B. Operador: Funcionario capacitado para el manejo de los equipos.

C. Presidente: Funcionario que va a realizar el evento o audiencia. n.

SALAS t=-: Para efectos del presente protocolo, cada Sala estará identificada de la siguiente manera: '-.-.. Sala de Barranquilla Sala de Cali Sala de Manizales Sala de Medellín Sala de Santa Marta Sala de Villavicencio Sala Bogotá - Carrera 10 (Piso 4 del edificio Manuel Mejía) Sala de audiencias - Bogotá (Piso 4) Auditorio Antonio Nariño Sala de Procuradores (Piso 25)

111. ADMINISTRADORES DE LAS SALAS

SALA ADMINISTRADOR

SalaBarranquilla Coordinador Administrativo, . Procuraduría ReoionalAtlántico

SalaCali Coordinador Administrativo, Procuraduría ReoionalValledelCauca SalaManizales Coordinador Administrativo, Procuraduría ReoionalCaldas SalaMedellín Coordinador Administrativo, Procuraduría ReoionalAntioouia SalaSanta Marta Coordinador Administrativo, Procuraduría ReoionalMaodalena SalaVillavicencio Coordinador Administrativo, Procuraduría /RElOionaMl eta Sala Bogotá- Carrera 10 Senor César David Guerrero Rueda, Oficinista Grado 06 de la Procuraduría 10 2 }

PROCURADURIA

GENERAl DElA NACION = , O O 9 c~~ SECRET ARíp. GENERAL O 6 tl¡;,Y 2013

. Distrital Saladeaudiencias8oQotá- Piso4 DivisiónAdministrativa Auditorio Antonio Nariño DivisiónAdministrativa Salade Procuradores DesoachodelProcurador

IV. DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES

A. Agendar las actividades de la Sala.

B. Determinar quién o quiénes van a operar los equipos durante cada evento. Para tal efecto fueron capacitados por cada sala mínimo un funcionario y se continúa con el proceso de capacitacíón.

V. DEBERES DE LOS OPERADORES

A. Activar el sistema de videoconferencia.

B. Alistar la microfonía.

C. Realizar la transmisión del evento o audiencia (si solicitan conexión con otras

Salas).

D. Realizar la grabación del evento o audiencia (si solicitan esta opción).

E. Descargar y entregar el material grabado (si solicitan esta opción).

F. Crear una planilla en la que se registre el nombre del funcionario que solicita el

evento o audiencia, el nombre de la persona que se hará responsable de la Sala, requerimientos efectuados y resultados del mismo.

G. Verificar el estado de los equipos luego de la realización del evento o audiencia.

H. Deberá descargar las grabaciones en DVD-R, único medio digital válido para ello. .Es indispensable sacar dos copias, una que hará las veces de original y otra para posibles reproducciones. Las copias deberán ser entregadas, con oficio de remisión, al Presidente de la audiencia. •.

VI. SOPORTE TÉCNICO La Oficina de Prensa brindará soporte técnico frente a las fallas de operación de los equipos que puedan presentarse, previo cumplimiento de los protocolos de manejo con los que cuentan los operadores de los equipos.

El requerimiento de acompañamiento se debe hacer por escrito al correo electrónico nllernandezs@procuracluria.gov.co o Ifhenao@orocuraduria.qov.co, y en caso de alguna contingencia podrán comunicarse con los funcionarios Néstor Hernández Sánchez y Carlos Andrés Castro Morales en la extensiones 12123 y 12135 de la Oficina de Prensa. 3 .. I , PROCURADURIA GENeRAl. DELAMACION SECFiETARíA GENERAL O 6 l' ""3 , o" Lv, Es preciso señalar, que las únicas personas autorizadas para la eliminación de grabaciones son los precitados funcionarios, previa solicitud del administrador de cada Sala a los correos electrónicos nhernandezs@procuraduria.gov.co y cacastro@procuraduria.gov.co

VII. CRITERIOS PARA LA ASIGNACiÓN DE LAS SALAS

A. La asignación de las Salas dependerá de la disponibilidad de las mismas, y le

corresponderá a cada Administrador dicha organización de acuerdo a las prioridades establecidas.

B. En caso de que se solicite la priorización de un evento o audiencia, el Administrador deberá tener en cuenta, entre otros, la importancia o la repercusión ~ "- que haya frente al cumplimiento de las funciones misionales institucionales.

C. En ningún caso podrá aplazarse o cancelarse una transmisión sin el conocimiento de quien hizo la solicitud. .

D. Las dependencias que soliciten las Salas son las directas responsables' de efectuar el contacto con los convocados y coordinar los horarios, incluidos los de las otras Salas, en caso de tratarse de videoconferencias.

VIII. SOLICITUDES DE COPIAS ADICIONALES

A. Para el caso de las solicitudes de copias adicionales de los videos de los eventos o audiencias en las Procuradurías Regionales o en la Sala de la carréra1 OEdificio Manuel Mejíapor parte de un usuario (interno .0 externo) de la Procuraduría General de la Nación deberán ser tramitada mediante oficio, previo visto bueno del Presidente de la audiencia.

B. La persona que requiere la copia deberá suministrar al operador de la Sala el OVD - R, y el Presidente de la audiencia facilitará a dicho operario el original grabado para atender la solicitud, el cual se devolverá de manera inmediata a quien presidió el evento o audiencia.

C. Para el caso de la Sala de Audiencias de Bogotá -Piso 4-, auditorio Antonio Nariño y Sala de Procuradores, el requerimiento de copia deberá tramitarse ante la dependencia a cargo, que luego de dar el visto bueno para el copiado, enviará la

solicitud a la Oficina de Prensa.

D. El funcionario encargado del control de la grabación deberá dejar etiquetado en el sistema los clips1 correspondientes.

I Se entiende por clips cada grabación que se realice del evento oaudiencia 4 .

. , o o 9 e _'...,¡ PROCURADURIA D 6 NAY 2013 '

GENERAl DELANACION

SECRETARíA GENERAL

IX. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA El sistema de videoconferencia instalado en la Entidadcuentacon diferentes opciones de trabajo, Dependiendo del uso que se le quiera dar se activan los perfiles que a continuación se describen. ' • Presentación local: Permite lavisualizaciónde presentacionesde audioy videosin lagrabación del evento, Bajoeste perfil ladependenciaque solicita elservicio puedeutilizartodos losequipos que hacen parte del sistema, tales como micrófonos, videoproyectores y sistema de amplificación, • Videoconferencia con conexión a la propia sala: Permite que se conecte el computador personal o portátila puntos de audioy video en la Sala para que la presentación se pueda hacer desde el equipo utilizando simultáneamente, si así lo desean, tanto el o los videoproyectores, el o ias pantallas y el sistema de amplificación,También permitegrabarelevento, • Videoconferencia con conexión a otras salas: Permite laconexión de laSalacon otrasquecuentenelsistemadevideoconferencia, así: Para el caso de las Salas de la Entidad relaCionadasen el presente protocolo, s,iguiendo las instrucciones del manualque reposa encada unadeellas: Para el caso de las salas de otras entidades, dentro ofuera del país, se requiere la

configuración de ésta en el sistema, lo cual estará a cargo de la Oficina de Prensa de la Procuraduría General. El requerimiento deberá hacerse al correo electróniconhernandezs@procuraduria,oov,co como mínimo con quince días hábiles de anticipación, indicando el nombre de la institución con la cual seva a hacer la conexión,finalidad de la misma (conforme con las funciones de la Entidad),marca y referencia delequipode la Sala receptora, protocolo de comunicación, dirección IPdel equipo de videoconferericia,nombre y cargo de la persona responsable de la sala receptora, datos de contacto que incluyen correo electrónico, númerostelefónico (fijoy celular). 5 .. {.

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GENERAl DELAIlACION O 6 MAY 2013

SECRET ARíA GENERAL La comunicación debe contar con visto bueno del Presidente del evento o audiencia y la viabilidad de la transmisión dependerá tanto de la compatibilidad tecnológica de las Salas como de la disponibilidad de la misma para la fecha del requerimiento.

X. GRABACIONES AUTORIZADAS De conformidad con las funciones misionales de la Entidad, se encuentran autorizadas las

grabaciones que a continuación se relacionan:

A. Audiencias públicas disciplinarias

B. Toma.dedeclaraciones

C. Eventos de interés para la Entidad

D. Capacitaciones Para el caso de la toma de declaraciones, deberá adelantarse de acuerdo con lo establecido por la Ley 734 de 2002 -Código Disciplinario Únicoy la única persona autorizada para ordenar la grabación de la declaración es quien tenga a cargo la toma de

la misma. Atentamente, ~. (0/--:-'

MARíA!JULlANA ALBAN DURAN

Secretaria General Proyectó; Oficina dePrensa

Vo.Bo: Julían García Wren (Jete delaOficina de Prensa)

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