PGN - MEMORANDO TRASLADO DE EPS - Procedimiento y aplicación del artículo 12 del decreto 4

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PROCURADURIA

GElIERAUELUACIOH

MEMORANDO No.

PARA: COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

DE: SECRETARIA GENERAL

ASUNTO: REGLAS PARA EL TRASLADO DE EPS - APLICACiÓN DEL

ARTÍCULO 12 DEL DECRETO 4023 DEL 26 DE OCTUBRE 2011

FECHA: 1 4 AGO 2012

Mediante el Decreto 4023 del 28 de octubre de 2011, el Ministerio de la Protección Social estableció reglas para el control del recaudo. de cotizaciones al Régimen Contributivo del Sistema de Seguridad Social en Salud, .. Especificamente, en el artículo 12 se reglamentó el siguiente proceuinJlento para la devolución de cotizaciones erróneamente efectuadas por el empleador a las EPS: 1:El empleador deberá solicitar a las EPS el reintegro o devolución de cotizaciones erróneamente efectuadas. u

2. De ser procedente el reintegro, las EPS deberán presentar la solicitud detallada oe devolución de cotizaciones al FOSYGA, y únicamente el último día hábil de la tercera semana del mes.

3. El FOSYGAprocesará y generará los resultados de información en el transcurso de las 24 horas siguientes.

4. Cuando las EPS reciban los resultados del procesamiento de información por parte del FOSYGA, procederán al reintegro de las cotizaciones al aportante.

Este procedimiento tiene enorme trascendencia, en cuanto implica cambios en el tratamiento de las inconsistencias derivadas de los traslados de EPS tramitados por los afiliados, en la medida en que si llegare a existir error en el giro de los aportes, dichos

valores ya no son trasladados entre las EPS, sino devueltas al empleador para que nuevamente las destine a la entidad que corresponda, lo cual puede conllevar la INACTIVACIÓN de la afiliación del trabajador y la suspensión de la cobertura y los servicias, además del eventual detrimento al patrimonio público .por los intereses eje mora que ello pueda acarrear. Centro deAtención al Servidor -CASo Carrera 5No. 15-80, piso 7, PB~878750 Ex!. 10742 -1079.3 PROCURADURIA GElIERALDElA HACIOH servicIos, además del eventual detrimento al patrimonio público por los intereses de mora que ello pueda acarrear. Esta situación puede originarse en los siguientes casos:

1. Por la remisión tardía al Centro de Atención al Servidor CAS de las copias de las solicitudes o formularios de traslado de EPS, cuyo envío corresponde a las Coordinaciones Administrativas, o a las Procuradurías Regionales en las sedes en las que no existan aquellas.

2. Por la demora. en que pueda incurrir la EPS a la que se encuentra afiliado el trabajador al resolver la solicitud de traslado, cuando este se niega.

Para subsanar estas inconsistencias, antes de regir el artículo 12 del Decreto 4023 de 2011, el empleador podía solicitar el traslado de las cotizaciones entre las EPS involucradas, y aquella que debía devolver el aporte expedía una «carta de compromiso» que era aceptada por la que ha debido recibir el pago, con lo cual se activaban de modo inmediato los servicios de salud para el trabajador, mientras se trAsladaban los correspondientes montos.

Como el nuevo procedimiento no prevé la. expedición de las citadas cartas de compromiso, las EPS no continuaron emitiéndolas ni las aceptan, por lo que ante la demora en el reporte de la información por parte del nivel regional o, en algunos casos, -_._en la decisión de aceptar o no el traslado por las EPS, se han generado inconsistencias en el pago de los aportes y con ello la INACTIVACIÓN de los servicios de salud para el funcionario. Por ello, es necesario reiterar algunas reglas e impartir otras en cuanto a los traslados de EPS, que permitan hacer eficiente el procedimiento, por lo cual cordialmente los exhorto al riguroso cumplimiento de las siguientes instrucciones, so pena de [as consecuencias disciplinarias a que hubiere lugar:

1. Se reitera la necesidad de que las solicitudes de traslado solo se tramiten durante [os diez (10) primeros días calendario de cada mes, y que estas se radiquen ante las EPS en el mismo tiempo.

Lo anterior por cuanto, según lo previsto en el Decreto 806 de 1998, cuando un funcionario se traslada de EPS el primer pago de cotizaciones debe enviarse a la nueva. entidad administradora a partir del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud, y para que ello se pueda cumplir es necesario que el trámite se registre en el SIAF antes del cierre de nómina del mes en el que sean radicados. Centro de Atención al Servidor - CAS. Carrera 5 No. 15-8~O 7, PBX 5878750 Ex\. 10742 - 10793 .}

PROCURADURIA

GB DE LAHACION Cabe tener en cuenta que las EPS deben resolver la solicitud en los siguientes treinta

(30) días calendario, por lo que se debería contar ccn la respuesta antes del cierre de nómina del siguiente mes, momento en el que aún se pueden hacer los ajustes o modificaciones en el SIAF, en caso que el traslado sea negado.

2. Cada solicitud de traslado de EPS tramitada en las Coordinaciones Administrativas, o en las Procuradurías Regionales cuando no existan aquellas, deberán ser INMEDIATAMENTE informadas al Centro de Atención al Servidor CAS por el medio más expedito, remitiendo la copia del fonnulario radicado ante la correspondiente C]-I administradora. i

3. Los Coordinadores Administrativos o Procuradores Regionales, según el caso, deberán llevar un registro de las solicitudes de traslado de EPS y hacer constante seguimiento. En aquellas regionales en las que los formularios son radicados ante las EPS directamente por los funcionarios interesados, se deberá exigir la presentación inmediata del original en la respectiva entidad y la entrega de una copia del radicado en la Coordinación o Regional, que será enviada inmediatamente al CAS, previo el registro en el sistema de control que se haya adoptado. Si elfuncionario no allega dicha copia inmediatamente, deberá requerírsele, so pena del reporte a la Secretaría General y a la Veeduría de-laéntidad.

4. Los Coordinadores Administrativos deberán publicitar periódicamente el procedimiento para realizar los traslados de EPS, a través de la fijación en carteleras institucionales de cada regional, del uso de los correos electrónicos, de la recordación permanente en los foros, reuniones o espacios de reunión o de cualquier otro mecanismo que pennita mantener permanentemente infonnados a los servidores de la

Clf entidad sobre el particular. Cordialmente, {br--v 7\~

MÁRIAJUÚ)l;NA ALBAN DURAN

Secretaria General

Proyectó: Fabio A. Gómez, Grupo deSeguridad SOcial,{0

Revisaron: Carlos H. García, Secretaría Genera~ 2!2--=- TulioA Cardona.JefeDivisióndeG1ón Humana(E) Centro de Atención al Servidor - CAS.

Carrera 5 No. 15-80, piso 7, PBX 5878750 Ext_10742 -10793