PGN - MEMORANDO VEHICULOS - Instructivo de solicitud de mantenimiento correctivo

4 JUl 2'Dt4 Bogotá. D.C Q O4 .4~ ""'~\

MEMORANDO. No.

DE: Secretaría General.

PARA: Servidores PGN ASUNTO: Instructivo de solicitud de MANTENIMIENTO CORRECTIVO vehículos de la

PGN. Con el fin de optimizar y estandarizar el procedimiento de mantenímiento correctivo de los vehículos de propiedad de la Entidad, ubicados en la ciudad de Bogotá, que se realizan a través del contratista, en el momento Taller CONSERAUTO JR SAS, la Secretaría General inforn1a que a partir de la fecha se implementará como único formato de obligatorio diligenciamiento para el tema del asunto, el anexo que contiene 6 capítulos, que deberán ser atendidos teniendo en cuenta las siguientes instrucciones: I El consecutivo del formato "MANTENIMIENTO VEHÍCULOS PGN",lo asignará el Grupo de Muebles y Servicios Admínistrativos en el momento de recepción de las solicitudes. I

CAPÍTULO 1"INFORMACIÓN DEL VEHÍCULO".

En este se deberá registrar el código interno, marca, placa y modelo del vehículo.

CAPÍTULO 11. "REQUERIMIENTOS".

Lo confOlman los subcapítulos 2.1 Dependencia Solicitante y el 2.2 Grupo Muebles y Servicíos Administrativos. El subcapítulo 2.1 se deberá diligenciar de la siguiente forma: En el numeral 2.1.1 se debe indicar la fecha de recepción de la solicitud en la dependencia en donde se encuentra asignado el vehículo. En el numeral 2.1.2 se deben relacionar las actividades que el conductor solicita que se realicen al correspondiente vehículo.

En el numeral 2.1.3 se deben indicar las razones que fundamentan la solicitud del conductor. Así mismo, en el numeral 2.1.4 se debe registrar el nombre del conductor que hace la solicitud.

Secretaría General Ext.: 10703-10721 sccrctarjagcnera I@procuraduría.gov.co

Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co • PROCURADURIA GENERAL DElA NACIDN En el numeral 2.1.5 se debe consignar el kilometraje real recorrido por el vehículo a la fecha de entrega del requerimiento en la dependencia respectiva. En el numeral numeral 2.1.6, el conductor solicitante debe firular. Finalmente, en el numeral 2.1.7 eljefe de la dependencia solicitante deberá avalar la solicitud con su firma. El subcapítulo 2.2 se deberá diligenciar de la siguiente forma: En el numeral 2.2.1 se deberá indicar la fecha en que se recibió la solicitud en el Grupo de Muebles y Servicios Administrativos. En el numeral 2.2.2 y 2.2.3 deberá registrarse el nombre del funcionario del Grupo de Muebles y Servicios Administrativos que recibe la solicitud y su firma. Previa verificación de los mantenimientos históricos del vehiculo y de su kilometraje, para determinar si se trata de un mantenimiento por garantía o no, en el numeral 2.2.4 se indicaran las actividades a realizar. Finalmente, en el numeral 2.2.5 el o los supervisores del contrato de mantenimiento avalarán el requerimiento con sus respectivas firmas.

CAPÍTULO 111. "GESTIÓN EN EL TALLER".

Este capítulo deberá ser tramitado por el responsable de la recepción de los automotores en el taller, de la siguiente manera: En el numeral 3.1 se registrará la fecha y hora en que el vehículo que. reqUiere el mantenimiento, ingresa al taller. En el numeral 3.2 deberá señalarse el kilometraje que presente el cuentakilómetros del vehículo en el momento de su ingreso. En el numeral 3.3 se consignará la cantidad de combustible que presente el gasómetro del vehículo al momento de su ingreso. En el numeral 3.4, previa valoración y diagnóstico, el contratista de la PGN, en el presente formato dejará constancia de la justificación técnica de la realización o no ejecución de las actividades requeridas; así mismo, relacionará las actividades ejecutadas en el vehículo. Finalmente, en los numerales 3.5 y 3.6 deben aparecer las firmas del supervisor del contrato y de la persona autorizada por el contratista, respectivamente.

CAPÍTULO IV. "PRUEBA DEL VEHÍCULO".

Una vez concluidas las reparaciones previstas, al vehículo se le practicará una prueba de ruta en la cual participarán el conductor responsable y el técnico del taller que realizó las reparaciones; en dicha prueba, de ser posible, participará también el supervisor del contrato y en el formato se dejará constancia de los resultados indicando la siguiente información: En el numeral 4.1 registrará la fecha y hora de inicio de la prueba.

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PROCURADURIA GENERAL DElA HACION En el numeral 4.2 se consignará el nombre del conductor de la PGN responsable del vehículo. En el numeral 4.3 se indicará la cantidad de combustible que registre el gasómetro del vehículo al inicio de la prueba. En el numeral 4.4 se describirá de manera breve el recorrido realizado para la prueba. En el numeral 4.5 constará el tiempo de duración del recorrido de la prueba. En el numeral 4.6 se deberá registrar la cantidad de combustibles que indique el gasómetro del vehículo al final de la prueba. En el numeral 4.7, los participantes de la prueba manifestarán las observaciones y dejarán las constancias a que haya lugar, indicando si se recibe o no a satisfacción el automotor. Finalmente en los numerales 4.8 y 4.9 firmarán el conductor y el técnico que participaron en la prueba.

CAPÍTULO V. "SEGUIMIENTO A LOS MANTENIMIENTOS".

Hasta que terminen las correspondientes garantías, este capítulo deberá ser diligenciado por funcionarios del Grupo de Muebles y Servicios Administrativos con participación del conductor responsable del vehículo, dejando constancias de las fallas que presente el vehículo tras el mantenimiento efectuado. CAPÍTULO VI "FINALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO" En caso de haberse realizado registros en el capítulo anterior, en este espacio el o los supervisores del contrato, informarán los ajustes practicados al vehículo mantenido, así como de los repuestos que se debieron reemplazar, si fue necesario y del kilometraje que registra el cuentakilómetros al finalizar dichos ajustes, para que este dato se tome como referencia para la nueva garantía.

Se reitera que este es el formato único y de obligatorio diligenciamiento para atender, los requerimientos de mantenimiento de los vehículos de la Procuraduría General de la Nación, en caso de presentarse una emergencia que ímpida cumplir el presente instructivo, el o los supervisores del contrato de mantenimiento podrán solicitar al taller que atienda el vehículo y posteriormente se legalice el trámite. Esperando su colaboración,

. lQJlMARIA LORENA CUELLAR CRUZ.

Secretaria General ( E ) Pl"Oyutaron: Carlos Alherto Franco yMarco Aurelio GuJo Higuera. Secretaría Genera) Ext.: 10703-10721 secl"etariagenera l@procuradiJria.gov.co Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 5878750 www.procuradurÍa.gov.co

MARCA PLACA MODelO

I I I 2.1 Dependencia solicitante I

2.1.1 FECHADERECEPCiÓNDELREQUERIMIENTO:

2.1.2. ACTIVIDADES SOLICITADAS: 2.1.3. RAZONES QUE FUNDAMENTAN LASOLICITUD: a.Informe anexo del conductor responsable. b. c.

2.1.5. KILOMETRAJE DELVEHlcULO A LA

2.1.4. CONDUCTOR ACARGO:

FECHA DESOLICITUD:

I I

2.1.6. FIRMA CONDUCTOR 2.1.7. V"B"JEFEDEPENDENCIASOLICITANTE

I I 2.2 Grupo Muebles y ServiciosAdministrativos. l'

2.2.1. FECHA DERECEPCIÓN EN ELGMySA:

I

2.2.2. FUNCIONARIO QUE RECEPClONA:

I

2.2.3. FIRMA:

2.2.4. REQUERIMIENTOS AL TALLER:

2.2.5. FIRMAS SUPERVISORES CONTRATO

3.1. FECHAYHORA DEINGRESO:

3.2. KILOMETRAJE AL INGRESO: 3.3 NIVEL DECOMBUSTIBLE: 1Cuarto.

Medio. 3Cuartos. Lleno

3.4. ACTIVIDADES REALIZADAS YSUJUSTIFICACiÓN:

1. ~ MANTENIMIENTO.EH[CULOSPGN. N° PROC• U. . R1A' ~t1:7j .." } ,h,i jl •,I ¡ ".¡' ,t I'. ¿.r. "0 ¡' ~¡ i• ~'1. '"/y i" ':' ~" l" i"" M]" lI A(, 1', ! 1f, ~f, íl" .F "~ G ;¡' l "R~ m'M' 1" A 1,' C ir ~le o .•_. •" N ,,." .; ~~ D "." E ,,~ J w!:' S- "" l ~E~ 1Hr 1~ ,.C "l¡ O 1¡ J.Lr •O" •." "' •;' ",= " _i, •- ~ •" . •\¡ j .i¡ " .¡¡ fr .'l.; ti' ,¡ J; .1; ~1 j' tJl ."It •,\ ' ~,Ii';' r;i;¡~;

G£HERAL DELANl.CION

CÓDIGO

MARCA PLACA MODELO

INTERNO

I I 2 3 4 5 6 I 3.5Firma supervisor contrato 3.6 Firma autorizada del taller ocontratista. ';,1ll""'j¡!¡r""""'F.D.g~;¥"'1'Í111""~""'I'""~"''''''"''~ip.m""'FF"""""-"-""I'~"'''I;;''\il:,~:\F'' ~1~:.~t~V~~'ii&~~}r0,~1¥1{teR:~~~:!!~~~~~!H~J;:~~_?;1tt~fJj!~J~l~1~~c( )~~f

4.1.FECHA YHORA DEINICIO:

4.2.NOMBRE DELCONDUCTOR P.G.N.:

4.3.NIVEL DEGASOLINA AL INICIO DELA PRUEBA: 1Cuarto.

Medio. 3 Cuatos. Lleno

4.4.RUTA RECORRIDA:

4.5.DURACiÓN DELRECORRIDO: I

4.6.NIVEL DEGASOLINA AL FINAL DELA PRUEBA: 1Cuarto.

Medio. 3Cuartos. Lleno. 4.7.OBSERVACIONES YCONSTANCIAS (Recibo o no asatisfacción):

I I 4.8.FIRMA CONDUCTOR 4.9.FIRMA DELTÉCNICO DELTALLER QUE PARTICIPA ENLA PRUEBA. i't~:'trf::;+¡i"Í'i!:'?:~;."'.-}•i~:.~;}t¡fI:{3";"'i'~J~i~'t:,';?t Eit G':'} O?S IiM,?, r); E't~ N~y t: O,'T I'f 4!" ~¡~ r" O'3! S-'l ;I! M'fi' ', ,1 N~~ T~ E'\.,; N-'~ IM-:, I!!# E,z N% T-' O~' S~~" ,'f .: ~"" "o W'\~~ 1~~ £0J ~." ~':': f! ,l" ;: ~tS ;~ i: ,:; ;~ ~1IF~~ 0,,$:t','i't'''Ac,',,,,1\,,,,,''i-~,"o",!b;_~u'".:m..•••.,•'•,..,~"_':W4i~.:r',,~;~~t";'~.~io¥!<.w,,iU:~""c_'¡(~!i.ni<O;,.;"•j•:•;.;H•;'.:'''';;:. ~_J~¿w!:Mf_<., ,,<,"_ _

I I 5.1. FALLAS 5.2. FECHA 5.3. OBSERVACIONES

I I .~;:::::~~:.::,.~~.-

PROCU. RIA>t;g;' ."'.¡V~A¡v"Y.~lv'NFORMAC.IN'DEI£"VEHCULO .r¿"",, '''';¡';i1J!'' ".lés;", ~;~i~}£'fS~~K~::L"_':¿'l"""'4V.~>;'v:~"-J1t\~;;,"",,;4:,:..'.,:~;,h,~~;,-,:4.<.k,;h";W..~.':ti,illrw.l!lí~,.,.""~,.2M",,:;/; o••

G!IIEIlALDELAMACION

CÓDIGO

MARCA PLACA MODELO

INTERNO

I I I I 5.4, FIRMA CONDUCTOR 5.5. FIRMA DELFUNCIONARIO DELGMySA QUE RECEPClONA ELINFORME, FiJ';.i.~&;:~t:::_~~~~w~in;~d;~~~Ó~~"!~'%cy<,q:"'~~Y5?::~~_i8}j~F;,~gP;~ ¿¡:;X'\¡;¡~~,d;;J¡:'¡Jl\ ",'" V1¡;,;fJNAIJlZA'€I' NH)EL:.¡SEGtlIMIENTCH! ," k~fk¡(,,\.;¡,il\f: r ,,"_-m.J\.,-m~V,7,'v•.,""'~" .._~~t ,.."'"'4 ~j((.\-"",_",-"L,;-'_U;:::"",.;'Si{",¡',).:~..t,••';;1:.:~,':'-,)!«~~-\8~, _~_A,e:='",.&&M'i""",, ••_.,,-dl.iM,~. ' :....,X,~~,;i4,:t"

6.1.INFORME DELGRUPO MUEBLES Y SERVICIOSADMINISTRATIVOS.

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