PGN - NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA - Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento q

CONSULTA DISCIPLINARIA-Emita concepto jurídico en torno al procedimiento a seguir respecto de las notificaciones personales por medios electrónicos de las actuaciones emitidas dentro de procesos disciplinarios a raíz de la expedición del Decreto Legislativo 806/20, y el momento a partir del cual se cuentan los términos de estas notificaciones. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA-Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo. CORTE CONSTITUCIONAL-La notificación de las providencias judiciales y actos administrativos no se surte solo con el envío de la comunicación mediante la cual se notifica (sea cual fuere el medio elegido para el efecto). Resulta indispensable comprobar que el notificado recibió efectivamente tal comunicación. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA-Quedará surtida en el momento en el que el mensaje de datos ingrese en el sistema de información designado por el sujeto o interviniente procesal. Le compete a la autoridad disciplinaria certificar la fecha y hora en que se llevó a cabo este enteramiento por medios electrónicos. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

Carrera 5 n.° 15–80, piso 23, PBX 5878750, ext. 12335. www.procuraduria.gov.co Bogotá, D. C., 10/12/2021 C-205 – 2021

SALIDA 13/12/2021

Doctora

HASBLEIDY KATERINE RODRÍGUEZ RUBIANO

Secretaria Procuraduría Segunda Delegada para la Moralidad Pública Ciudad hkrodriguez@procuraduria.gov.co Ref.: Respuesta consulta rad. E-2021-666210 del 18/11/2021 (C-2021-2159247) Respetada doctora: En atención a su consulta de la referencia, mediante la cual solicita que se emita concepto jurídico en torno al procedimiento a seguir respecto de las notificaciones personales por medios electrónicos de las actuaciones emitidas dentro de los procesos disciplinarios a raíz de la expedición del Decreto Legislativo 806/20, y el momento a partir del cual se cuentan los términos de estas notificaciones, me permito manifestarle lo siguiente: Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9.º, numeral 3.° del Decreto Ley 262 de 2000, se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto. Pues bien, comoquiera que el asunto ya había sido objeto de pronunciamiento por parte de esta dependencia, se transcribe, in extenso, el concepto C-92 – 2020: [C]abe iniciar por resaltar que el Decreto Legislativo 491, del

28/03/2020, por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, prevé sobre el particular: Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso 2 o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo. El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda

al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011 […]. A su vez, en la Resolución 216, del 25 de mayo de 2020, por la cual el procurador general de la nación fija los criterios para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones al trámite de procesos disciplinarios, en aras de que el ejercicio de la función disciplinaria a cargo de la PGN se preste con sujeción a las normas y directrices de la autoridad sanitaria del país, se dejó consignado lo siguiente: ARTÍCULO SEGUNDO.- Para el desarrollo eficiente y eficaz de la acción disciplinaria en la Procuraduría General de la Nación, se adoptan las siguientes pautas de manejo en relación con las actuaciones que se desarrollen. // 2.1. Frente a las diligencias de notificación y comunicación de las decisiones adoptadas en procesos disciplinarios: 2.1.1. Los servidores que estén ejerciendo funciones disciplinarias, bajo la modalidad de trabajo en casa, diligenciarán la siguiente matriz de información y lo harán llegar a quien tenga la función de realizar las diligencias de comunicación o notificación en la dependencia a la que pertenezcan.

DATOS PARA LIBRAR LA NOTIFICACIÓN O

NOMBRE Y CALIDAD COMUNICACIÓN

RADICACIÓN

SUJETO PROCESAL TELÉFONO CORREO

OBSERVACIONES

DIRECCIÓN (FIJO/CELULAR) ELECTRÓNICO

(INVESTIGADO) XXXX (FOLIO Y XXXXX (FOLIO Y XXXXX (FOLIO Y

CUADERNO) CUADERNO) CUADERNO)

(QUEJOSA) XXXX (FOLIO Y XXXXX (FOLIO Y XXXXX (FOLIO Y

3 CUADERNO) CUADERNO) CUADERNO) - Con la anterior información se creará una base de datos por parte del servidor encargado de hacer las notificaciones o comunicaciones, a la que se podrá acceder para la realización de las diligencias procesales que sean necesarias. - Los servidores que estén ejerciendo funciones disciplinarias adoptarán las medidas necesarias para el cumplimiento de las normas vigentes, en cuanto a autorización y procedimiento para la realización de notificaciones o comunicaciones por mecanismos electrónicos o virtuales y dejarán constancia de ello en los expedientes correspondientes, así como la autorización previa cuando se requiera. 2.1.2. Los servidores a quienes corresponda llevar a cabo la función de notificación o comunicación, deberán realizarlas a través de la dirección de correo electrónico reportada en la matriz de información antes mencionada, para lo cual se le entregará, por parte del servidor que ejerce la función disciplinaria, en medio digital, la providencia firmada pendiente de comunicar o notificar. Si el dato con el que se cuenta es un teléfono fijo o celular, procederá a llamar a su destinatario con el fin de que suministre una dirección de correo electrónico que permita surtir la correspondiente diligencia. De esta actividad se deberá dejar constancia dentro del contenido del mensaje que se envíe, para efectos de llevar a cabo la notificación o comunicación. - El mensaje, que se remita al sujeto procesal o interviniente

para efectos de llevar a cabo la respectiva diligencia, deberá encabezarse de la siguiente forma: // En cumplimiento de las disposiciones legales que facultan a la Procuraduría General de la Nación para notificar o comunicar por medios electrónicos las decisiones tomadas en los procesos disciplinarios y en virtud de lo dispuesto en la Resolución xxx (identificar este acto procesal con radicado y fecha), se procede a notificarlo/comunicarlo. - En caso de que haya sido necesario comunicarse a los teléfonos de contacto, se incluirá en el mensaje, el respectivo número y el nombre de la persona con la que se realizó el contacto y su calidad en la actuación procesal (quejoso/investigado/apoderado), indicándose la dirección de correo electrónico suministrada para efectuar la respectiva diligencia y se adicionará, como mínimo, la siguiente información: // 1.- La identificación del acto procesal que se notifica o comunica; // 2.- La copia electrónica de la providencia; // 3.- Se indicará que la notificación o comunicación quedará surtida en el momento en que el mensaje de datos ingrese en el sistema de información designado por el sujeto o interviniente procesal, conforme lo disponen los artículos 23 y 24 de la Ley 527 de 1999. La fecha y la hora de ingreso del mensaje en el sistema de información designado, deberá ser certificado por el Ministerio Público. 4 Aunado a ello, en el concepto C-55 – 2021 se indicó lo siguiente: Entonces, debido a la coyuntura por la que atraviesa el país, y mientras dure la emergencia sanitaria, el Decreto Legislativo 491/20 faculta a las autoridades para efectuar, a través de los buzones de

correo electrónicos habilitados, las notificaciones o comunicación de las decisiones a la dirección electrónica que sea aportada en la queja o a la que el administrado le indique a la autoridad disciplinaria competente para estos efectos; esta diligencia ―según el precitado artículo― se entiende surtida a partir de la fecha y hora en que el investigado o su apoderado accedan a la correspondiente decisión.1 Al respecto, en la sentencia C-420/20, se puso de presente que «[e]l Consejo de Estado2, la Corte Suprema de Justicia3 y la Corte Constitucional4 coinciden en afirmar que la notificación de las providencias judiciales y los actos administrativos no se entiende surtida solo con el envío de la comunicación mediante la cual se notifica (sea cual fuere el medio elegido para el efecto), sino que resulta indispensable comprobar que el notificado recibió efectivamente tal comunicación. Así, la garantía de publicidad de las providencias solo podrá tenerse por satisfecha con la demostración de que la notificación ha sido recibida con éxito por su destinatario». Además, sobre el uso de sistemas de confirmación de recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos, en dicha sentencia se dejó consignado lo siguiente: Estos instrumentos brindan mayor seguridad al proceso y ofrecen certeza respecto del recibo de la providencia u acto notificado. En efecto, según lo informado por el CSDJ, dentro de las herramientas colaborativas de Microsoft Office 365 provistas a los servidores judiciales se incluye el servicio de confirmación de entrega y lectura de mensajes. Así, cuando se envía un correo desde la cuenta institucional de la Rama Judicial con

solicitud de confirmación de entrega, el servidor de correo de destino responderá inmediata y automáticamente enviando un mensaje informativo al remitente acerca de la recepción del correo. En los casos en que la dirección del correo sea incorrecta o no exista, de manera automática, el servidor, en un periodo máximo de 72 horas, informará sobre la imposibilidad de recepción del correo. Por consiguiente, como esta clase de notificación o comunicación quedará surtida en el momento en el que el mensaje de datos ingrese en el sistema de información designado por el sujeto o interviniente 1 Cabe resaltar que aun cuando el CDU prevé la notificación por medios de comunicación electrónicos (art. 102), al igual que lo hace el CPACA, su aplicación está restringida a las decisiones que deban notificarse personalmente y encuentra condicionada a que el investigado o su defensor hubieren aceptado previamente ser notificados de esta manera. Por ende, mientras dure la emergencia sanitaria, se aplicará el artículo cuarto del Decreto Legislativo ya citado. 2 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, concepto del 4 de abril de 2017, rad. 11001-03-06-0002016-00210-00(2316). 3 Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil y Agraria, sentencia de 11 de octubre de 2019, Rad. 0500022130002019-00115-01, STC13993-2019. 4 Sentencias T-225 de 1993, C-096 de 2001, C-1114 de 2003 y Auto 132 de 2007. 5 procesal, le compete a la autoridad disciplinaria certificar la fecha y

hora en que se llevó a cabo este enteramiento por medios electrónicos: bien sea cuando el iniciador recepciona el acuse de recibo o cuando se constate por otro medio el acceso del destinatario al mensaje de datos y, por ende, a la decisión adjunta a él que se persigue notificar o comunicar5. Resta agregar que esta respuesta, expedida a instancia de la consultante, reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la Ley 1437 de 20116 y 12 de la Resolución 9 de 20177. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR VALENTINA MAHECHA VARÓN Procuradora auxiliar para asuntos disciplinarios Proyectó XPGH C-205 – 2021

E-2021-666210 (C-2021-2159247) 5 «Este requisito permite verificar que haya cumplido con el propósito de la figura, esto es que el administrado tenga acceso al acto administrativo que se notifica y de esta manera pueda ejercer de manera oportuna sus derechos de defensa y contradicción, si así lo considera. Así mismo, la constancia de la fecha y hora en que el interesado tiene acceso al mensaje de datos que contiene el acto administrativo es la que permite tener certeza sobre la oportunidad en el ejercicio de sus derechos, tales como: la interposición de recursos y el agotamiento de control en sede administrativa». Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, concepto del 04/04/17, rad. 11001-03-06-000-2016-00210-00(2316). 6 «ARTÍCULO 28. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. <Artículo modificado por el artículo 1.° de la Ley 1755 de 2015 ―Por

medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo―. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución». 7 «ARTÍCULO 12. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. Los conceptos emitidos como respuesta a las consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el servidor público o particular, ni comprometerán la responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación». 6