PGN - OFICIO CIRCULAR MEDIDAS DE SEGURIDAD - De la información

PROCU DURIA

GOORAl. DElANACIOll O 11 ' OFICIO CIRCULAR No ~ IDlSEG -PGN (28 de diciembre 2018)

DE: DIVISiÓN NACIONAL DE SEGURIDAD

PARA: FUNCIONARIOS PROCURADURíA GENERAL DE LA NACiÓN

ASUNTO: SEGURIDAD DE LA INFORMACiÓN

Respetados Funcionarios: SEGURIDAD DE LA INFORMACiÓN Normas y políticas de seguridad en: empresas o instituciones, públicas o privadas, reconocemos la importancia de proteger todos los activos de información de nuestros archivos físicos y electrónicos, así como de los documentos vinculantes y de las personas que los manejan. Por lo tanto, estamos comprometidos para desarrollar, implementar y mejorar continuamente un sistema de seguridad de la información que identifique y proteja esos activos de nuestra operación.

Debemos identificar amenazas potenciales, impactos y vulnerabilídades a la información y a los sistemas en donde se procesa. Desarrollaremos procesos y procedimientos para identificar, minimizar y/o eliminar los riesgos a la seguridad que puedan afectar los sistemas de información. Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación deben ser conscientes de los procedimientos para la seguridad de la información. Es responsabilídad de cada uno preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información que estén bajo su control; siguiendo las politicas y procedimientos desarrollados en el sistema de seguridad informática. Para asegurar la exactitud y protección de la información utilizada, alcanzaremos y mantendremos los estándares requeridos para obtener la optimización de nuestro sistema, de tal forma que seamos capaces de resguardar los activos informativos

contra amenazas potenciales, al mismo tiempo que para cumplir con las leyes, regulaciones y parámetros internacionales más relevantes relacionados con la seguridad de la información. División Nacional de Seguridad Carrera 5No. 15.80 Piso2Torre Central Bogotá, D.C.,PBX(571) 5878750 Ext. 10222 -10244 Celular +57 350 6944929

Email: 5eEurjdad.jefatl,!ra@orocuraduria.gov.co

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PROCU DURIA

.G£IlERAL DELAIIlCIOll

NORMAS DE SEGURIDAD

1. Seguridad de la información: consiste en proteger la información contra divulgación no autorizada, transferencia, modificación o destrucción, ya sea accidental o intencionalmente. La información es un activo tan importante como otros activos de la institución, tiene valor para la organización y en consecuencia necesita ser protegida.

2. Sistema para el manejo de la seguridad de la información: es el esfuerzo para identificar, controlar y proteger la información de divulgación no autorizada.

3. Estándares de seguridad: contienen un conjunto de guías para la seguridad de la información reconocidos y aceptados internacionalmente.

4. Activos de información, ¿dónde los encontramos?: a) Información creada o contenida en: correos, reportes, minutas, procesos, etc. b) Información creada utilizando aplicaciones: información financiera, especificaciones de diseño e información de servicio. c) Software: sistemas operativos, aplicaciones propias, bases de datos. d) Hardware: servidores, discos duros, equipo de telefonía especial. Routers y switches, USB, etc. e) Activos físicos: gabinetes, impresoras, copiadoras, faxes, equipo de acceso a la

sala de trabajo y tarjetas de acceso. f) Contraseña: elegir una contraseña "fuerte" o buen password para el acceso a su computadora o a la red interna es uno de los aspectos más importantes para asegurar nuestra información. CÓMO ELEGIR UN BUEN PASSWORD Debe tener una longitud de por lo menos ocho (8) caracteres combinados o más. No use sus iniciales, el nombre de la ciudad donde vive, su dirección, nombres de familiares, fechas de cumpleaños o aniversarios. División Nacional de Seguridad Carrera 5No. 15-80 Piso2Torre Central Bogotá, D.C., PBX(571) 587875D Ext. 10222 -10244 Celular +57 350 6944929

Email: seguridad .jet¿¡tufa@procuraduria.gov.(O

2 Tome como base una frase favorita, un dicho, una canción o el título de un libro. Construya un password usando la primera o última letra de cada una de las palabras. Desarrolle mecanismos sencillos para recordar sus passwords. Ejemplos: 2GR84WDS ("Two great for words"); UCLECUM ("Una chica linda es como una melodía"). e, Use caracteres especiales (%, &, A,', , etc.). Combine letras mayúsculas y minúsculas. Haga combinaciones de letras, números y caracteres. Cambie su password frecuentemente o cuando lo requiera el sistema. No escriba su password ni lo deje visible en algún papel o el celular. No comparta ni revele cómo acceder a la red o su ID (identificación de usuario) a familiares o "amigos de confianza".

SEGURIDAD FíSICA DENTRO Y ALREDEDOR DEL ÁREA DE TRABAJO

"Siempre" lleve en un lugar visible su identificación que lo acredita como funcionario de la Procuraduría General de la Nación para la cual trabaja. Acompañe a los visitantes y permanezca con ellos hasta donde les es permitido llegar, dentro o fuera de las instalaciones. Los asistentes o secretarias deben llevar control, físico/electrónico, donde anoten las visitas recibidas con fecha, hora, motivo, tema y lugar donde se le atendió. Si ve a alguien que no conoce, sin identifícación o que sea sospechoso, repórtelo a la División de Seguridad. No deje abiertas las puertas de acceso y verifique que se cierran después de su ingreso. No preste su identificación, tarjeta de acceso o "pin" a ninguna persona. Si se le extravia la tarjeta de acceso ponga el denuncio en la página de la Policía Nacional e ínforme a la División de Seguridad. División Nacional de Seguridad Carrera 5No. 15-80 Piso 2Torre Central Bogotá, D.C., PBX(571) 5878750 Ex!. 10222 -10244 Celular +57 350 6944929

Email: seguridad.jefatura(@procuroJduria.gov.ca

3 CON CONTRATISTAS U OTROS EMPLEADOS RELACIONADOS Todos ellos deben tener su escarapela de empleado o de visitante a la vista. Cuando se reúna con personas que no sean funcionarios de la entidad, reúnase con ellos en un área general de reuniones, salones especificos o en el/obby de la institución en vez de usar salas dentro del área de trabajo. TEST PARA AUTOEVALUACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD Si le hicieran las siguientes preguntas, ¿cómo responderlas?

1. ¿Cuáles son las funciones/procesos a su cargo? 2. ¿Cómo se relaciona la Política de Seguridad de la institución con las funciones o procesos de mi responsabilidad? 3. ¿Cuáles son los activos de información más importantes de la empresa? 4. ¿A qué riesgos están expuestos estos activos? 5. ¿Qué planes de tratamiento o de contingencia ha implementado para mitigar esos riesgos? 6. ¿Qué pasos está siguiendo para ir mejorando de manera continua? 7. ¿Qué entrenamiento está recibiendo con relación a la seguridad de la información? 8. ¿Quién es la persona "responsable" de la seguridad interna/externa? 9. ¿Qué estoy haciendo yo para mantener segura la información? 10. ¿En qué fase del proceso de seguridad se encuentra el proyecto?

División Nacional de Seguridad Carrera 5 No. 15-80 Piso 2Torre Central Bogotá, D.C., PBX(571) 5878750 Ext. 10222 -10244 Celular +57 350 6944929

Email: seguridad.iefatu ra@procuraduria.gov.(O

4 FORMAS DE INTERCAMBIAR INFORMACiÓN En el teléfono, Celular, Avantel: Verifique la identidad de la persona que llama antes de proveer cualquier tipo de información: ¿Es interna, externa, larga distancia o es una voz conocida? Esté atento sobre las personas que están a su alrededor o a una distancia en la que puedan escuchar su conversación cuando esté compartiendo información reservada o sensible para la entidad. No conteste llamadas no identificadas en su celular, espere que vuelvan a llamar y se identifiquen en el correo de voz. Preferiblemente use dos teléfonos celulares, uno para el trabajo y el otro para sus asuntos personales y familiares; con directorios telefónicos separados.

Fuera de la oficina: Cuando esté en lugares públicos, esté atento a las personas a su alrededor, no permita que se le acerquen extraños.

Asegúrese que tiene los destinatarios correctos antes de enviar correos, faxes o al llamar por teléfono. No lleve consigo o en el carro, documentos de la oficina, sin autorización.

En la oficina: Descarte y destruya los papeles o documentos que ya no utilice.

No deje expuesto lo que se ha escrito en tableros o rota folios al finalizar una reunión. Recoja su memoria USB (Universal Serial Bus) con presentaciones de PowerPoint. Revise continuamente las copiadoras, impresoras y faxes para asegurarse que no han quedado documentos sobre la bandeja de salida. Etiquete y clasifique los documentos de acuerdo con las guías y normas de gestión documental que se han establecido en la entidad. División Nacional de Seguridad Carrera 5No. 15.80 Piso2Torre Central Bogotá, D.C., PBX(571) 5878750 EX!. 10222 -10244 Celular +57 350 6944929

Email: segllridad.iefatura@procuraduria.gov.co

5 Mantenga los documentos reservados o sensibles en medios magnéticos, fuera de lavista de otros o bajo llave cuando se aleje de su escritorio para atender el teléfono o ir al baño. Si se da cuenta de un incidente que atente contra la seguridad, ¿sabe usted cómo puede reportarlo? La seguridad de la información depende de usted, el compartirla es su responsabilidad. Atentamente,

Mayor General GUS VO ADOLFO RICAURTE TAPIA

Divisi . Nacional de Seguridad Jefatura

•=-. ----"' Proyectó: NidiaGonzalezlOiana Castro+División deSeguridad Revisó: Sígifredo Puentes rbáñez-Asesor División deSeguridad

Aprobó: MG.Gustavo Ricaurte TapiaJefeOivisión deSeguridad

1. Guia Práctica para Nuestra Seguridad Personal -Unidad Nacional de Protección

2. Cartilla guia de auloprotección -Policía Nacional de Colombia

División Nacional de Seguridad Carrera 5No. 15-80 Piso 2Torre Central Bogotá. D.C.. PBX(571) 5878750 E,t. 10222 -10244 Celular +57 350 6944929

Email: seguridad.jefatura(ci)proculaduri8.gov.co

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