PGN - PLAN ANUAL DE CAJA - PAC - - No elaborarlo y cancelar pagos sin la programación

Procuraduría Delegada para la Economía y la Hacienda Pública Radicación 061-00747-01

Implicados: Cristina Elodia Corpus Suárez

Cargo: Tesorera

Entidad: Departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Quejoso: De oficio Fecha hechos: Continuos de enero 1 de 2000 hasta junio 30 de 2001

Asunto: Fallo de segunda Instancia

Bogotá D.C. 29 de julio de 2005 RESOLUCIÓN Por medio del cual se resuelve un recurso de apelación CONSIDERANDO 1 ANTECEDENTES Mediante auto del 9 de octubre de 2001 la Procuraduría Regional San Andrés Providencia y Santa Catalina, con fundamento en Hallazgo Fiscal N° 36-05-037 de la Contraloría General de la República - Gerencia Regional, resolvió iniciar Investigación Disciplinaria contra la señora Cristina Elodia Corpus Suárez, en calidad de Tesorera del Departamento, porque al parecer dentro de la vigencia 2000 y el primer semestre de 2001, no utilizó el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), situación que generó la falta de programación para la realización de los pagos a cargo del Departamento. (Folios 1 a 4 y 15 a 17) El 1 de febrero de 2005, el Procurador Regional de San Andrés Providencia y Santa Catalina formuló pliego de cargos a la señora Cristina Elodia Corpus Suárez, en calidad de Tesorera del Departamento, como Profesional Universitario, con funciones de Tesorera Departamental y mediante providencia del 11 de marzo de 2005, decidió sancionar a la señora Cristina Elodia Corpus Suárez, con multa de

once (11) días de salario devengado para la época de los hechos. (Folios 56 a 69) Contra lo decidido por el Procurador Regional, la implicada presentó recurso de apelación dentro del término legal. (Folios 73 y 74) 2 CARGOS Mediante auto del 1° de febrero de 2005, el Procurador Regional de San Andrés Providencia y Santa Catalina, cuestionó a la servidora pública CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, en calidad de Profesional Universitario, con funciones de Tesorera Departamental, por el siguiente hechos (Folios 34 a 43). “(…) pudo haber incurrido en una irregularidad durante la vigencia 2000 y primer semestre de 2001, al presuntamente no haber elaborado el Plan Anual Mensualizado de Caja lo que condujo a la cancelación de pagos sin la debida programación establecida en el PAC para la Tesorería, a pesar de que el artículo 1°, numerales 2 y 3 del Decreto 009 del 6 de enero de 2000, le imponía el deber de realizar el -PAC-, cumplirlo y hacer que se cumpliera, (…)” (Folio 36)

NORMAS INFRINGIDAS.

Decreto 111 de 1996, artículo 73 Decreto 009 del 6 de enero de 2000, artículo 1, numerales 2 y 3 Ley 200 de 1995, artículos 40, numerales 1 y 22 y 41, numeral 7 4 DESCARGOS La señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, fue notificada en legal forma y presentó dentro del término los descargos, mediante escrito del 21 de febrero de

2005 y manifestó lo siguiente: (Folios 45 y 47 a 49) El Plan Anual de Caja debe ser elaborado por el Tesorero Departamental, una vez se tenga el presupuesto aprobado por parte de la Asamblea Departamental. (Folio 47) Argumentó que recibió el encargo de la Tesorería de la Gobernación el 5 de enero de 2000, con más de cincuenta embargos laborales, otros sobre las cuentas de la administración del Departamento, con informes pendientes de respuesta como tutelas y otras demandas, todas urgentes y el Plan Anual de Caja no se había elaborado. (Folio 48) Manifestó que aunque el PAC estuviera elaborado, no se hubiera podido cumplir, porque tenía que atender en forma prioritaria las órdenes judiciales. Resaltó que como resultado de la reestructuración se había reducido del 13 a 6 el número de los funcionarios asignados a la Tesorería y entre ellos no había ningún profesional, además del incremento del trabajo al 200%. Resaltó que tuvo que aceptar el cargo en dichas condiciones por necesidad. Por último, solicitó tener en cuenta la labor desarrollada por la Tesorería en la etapa de reestructuración, particularmente difícil para la Tesorería. (Folio 48) 5 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN Mediante auto del 22 de febrero de 2005, el Procurador Regional se resolvió dar traslado para alegar de conclusión, sin que la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, sin que hubiera ejercido este derecho. (Folios 52 y 53)

6 FALLO DE PRIMERA INSTANCIA

El Procurador Regional de San Andrés Providencia y Santa Catalina, mediante providencia del 11 de marzo de 2005, decidió sancionar disciplinariamente a la funcionaria, señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, Profesional Universitario con funciones de Tesorera Departamental, con multa de once (11) días de salario devengado para la época de los hechos, con fundamento en los siguientes argumentos: (Folios 46 a 69) Se resaltó que en el memorial de descargos, la implicada indica claramente que tenía plena conocimiento de la obligación de realizar el PAC, cumplirlo y hacer que se cumpliera y que efectivamente incumplió dicho deber. Señaló que la carga laboral ni el cúmulo de ordenes judiciales en espera de su cumplimiento, que requerían ser atendidas con prioridad a la elaboración del PAC, no justifican la omisión. El Procurador Regional resaltó que los argumentos de la implicada son contradictorios puesto que “cuando manifiesta que por su perfil y profesionalismo le fue asignado el cargo de la tesorería, ello indica que fue seleccionada para el desempeño de funciones de tesorero por su grado de instrucción y capacidad, de lo que se colige, que si la disciplinada aceptó el cargo, era porque se sentía capaz y competente para realizar las funciones del cargo”. (Folio 61) Se resaltó que el hecho de haber recibido el cargo sin que existiera PAC para la vigencia 2000, no la eximía de la obligación de elaborarlo, puesto que en los numerales 2 y 3, artículo 1° del Decreto 009 de 2000, suscrito por la Gobernadora del

Departamento, se le asignó la función de elaborar el PAC, cumplirlo, y hacer que se cumpliera, además de evaluar su ejecución; se insistió en que a partir de esa fecha nació la obligación, deber que no cumplió durante la vigencia de 2000 ni en el primer semestre de 2001. (Folio 61) Por último, se argumentó que no existe “fallo de tutela, ni orden judicial que demuestre obligaciones de ésta índole a cargo de la disciplinada, las que por cuestión de prelación de funciones le condujera a omitir el cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 009/00” y que no es posible proceder al archivo de las diligencias puesto que no se encuentra demostrado plenamente ninguno de los presupuestos señalados por el artículo 73 de la Ley 734 de 2002. (Folio 62) La falta se calificó como grave, a título de culpa porque puso en peligro el buen funcionamiento del servicio y porque a pesar de comprender las exigencias normativas referidas a la obligación de elaborar el PAC, no actuó de conformidad con ellas, aspecto que demuestra falta de diligencia y eficiencia en el cumplimiento de las funciones, dada la formación profesional, la capacidad intelectual, la jerarquía y mando, circunstancias que le permitían con un mínimo de interés y cuidado, determinar el verdadero alcance de la conducta. (Folio 62) 7 RECURSO DE APELACIÓN Mediante escrito del 31 de mayo de 2005, la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, interpuesto Recurso de Apelación contra la providencia del 11 de marzo de

2005, en los siguientes términos: (Folios 73 y 74) Resaltó que el “no es legítimo (…) obligar y mucho menos sancionar a nadie por no haber hecho lo que sus posibilidades humanas no le permiten”; enfatizó en el deber de la Procuraduría de investigar los hechos y circunstancias, “como en efecto los hay”, para exonerarla de la responsabilidad que se le endilga a título de culpa grave. (Folio 73) Cuestionó el principio de igualdad y subrayó que la Procuraduría Regional no inició ninguna investigación contra los tesoreros anteriores que por las mismas circunstancias no pudieron elaborar el PAC, quienes tenían menos carga laboral y presume “de buena fe” que la Procuraduría entendió la situación del Departamento, razón por la cual no entiende porqué a ella se sanciona por “una Responsabilidad Objetiva”, puesto que no hubo inspección a los archivos de la Tesorería, ni se indagó respecto de las posibilidades físicas y humanas para elaborar el PAC, es decir no se investigó para proferir la decisión de sancionar. (Folio 73) Resaltó que las “autoridades están instituidas para proteger y defender a las personas en su vida, honra y bienes, no puede ninguna autoridad atacar la honra de nadie por la pereza o ligereza de salirse de un proceso porque no le alcanza el tiempo para atender a los demás, y mucho menos lo debe hacer la Procuraduría que debe ser garante de probidad y protección de todos los miembros de la nación”. (Folio 74)

8 CONSIDERACIONES DEL PROCURADOR DELEGADO

8.1 Competencia

Este Despacho es el competente para proferir fallo de segunda instancia de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 25, numeral 4 y 261 del Decreto 262 de 2000, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 223 de la Ley 734 de 2002. 8.2 Pruebas Principales Hallazgo Fiscal N° 36-05-037 de la Gerencia Regional de San Andrés Providencia y Santa Calina de la Contraloría General de la República, mediante el cual informó que en desarrollo de la auditoria gubernamental con enfoque integral, se detectó que en la vigencia de 2000 y primer semestre de 2001 en la Tesorería del departamento no existía Plan Anual Mensualizado de Caja. (Folios 1 a 4) Comunicación SHD-249 del 17 de julio de 2001 suscrita por el Secretario de Hacienda Departamental, mediante la cual remitió, al Líder de la Comisión de la Contraloría General de la República, copia de los formatos denominados “FUJO DE EFECTIVO PARA EL AÑO FISCAL DE 2000”, correspondiente a los meses de enero a diciembre suscrito por el Gobernador, por los y “PLAN DE PAGOS ENERO – DICIEMBRE 2001”. (Folios 5 a 10) Certificado N° 571 del 16 de octubre de 2001, de la Secretaría de Servicios Administrativos - Grupo de Desarrollo y Control de Talento Humano, relacionado con la información de la Hoja de Vida de la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ. (Folio 28) Decreto N° 005 del 5 de enero de 2000, mediante el cual el Gobernador (E) encargó

a la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ de las funciones de la División de Tesorería. (Folio 29) Decreto N° 009 del 6 de enero de 2000, mediante el cual la Gobernadora (E) asignó a la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, entre otras, las funciones de: “Elaborar el Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC, como instrumento básico en la ejecución del presupuesto, y presentarlo las dependencias y organismos competentes para su aprobación” y “Cumplir y hacer cumplir el PAC, evaluar su ejecución y proponer las acciones a seguir y sugerir los ajustes necesarios”. (Folios 30 y 31) Certificado N° 2001-230349, mediante el cual se hace constar que la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ no registra Antecedentes Disciplinarios. (Folio 24) 8.3 Análisis Jurídico Probatorio Revisada la actuación, el Despacho no comparte lo decidido por la Procurador Regional de San Andrés, por las razones que se expondrán más adelante, sin embargo, y dado que se encuentra plenamente demostrado que la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ es responsable de una conducta reprochable, se le impondrá una sanción disciplinaria, previas las siguientes consideraciones: Mediante providencia del 11 de marzo de 2005, el Procurador Regional resolvió sancionar a la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, porque durante la vigencia de 2000 y primer semestre de 2001 no elaboró el Plan Anual Mensualizado

de Caja lo que condujo a la cancelación de pagos sin la debida programación, omisión admitida por la implicada en los descargos. Los argumentos de haber recibido el cargo el 5 de enero de 2000 sin que el Tesorero anterior hubiera elaborado el PAC y la difícil situación de liquidez del Departamento ocasionada por embargos laborales y de otra índole al igual que los informes pendientes de respuesta como tutelas y otras demandas, no justifican la ausencia del Plan Anual Mensualizado de Caja. Es importante resaltar que el PAC es la herramienta de control del efectivo, dado que es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles para cumplir los compromisos, es decir, los pagos deben sujetarse a los montos aprobados en él. Es normal que al final de cada vigencia, queden sin pagar compromisos con cargo a las apropiaciones de esa vigencia, ya sean cuentas por pagar o reservas presupuestales que se deben atender en el año vigente con una asignación de PAC, el remanente equivale a la meta de pagos para atender los compromisos de la vigencia actual, meta que se debe establecer de acuerdo con la disponibilidad de recursos en las cuentas del Departamento. Dado que el PAC constituye el reflejo de las necesidades de pago y de los recursos disponibles para atenderlos, no se acepta el argumento de la existencia de ordenes judiciales que se debían atender en forma prioritaria, utilizado por la implicada como razón que imposibilitara su elaboración, ni que dicha situación, de haber existido PAC, hubiera motivado su incumplimiento; puesto que esta herramienta es flexible y por tanto susceptible de modificarse de acuerdo con las limitaciones de recursos y la

oportunidad de los compromisos pendientes de pago. Es preciso enfatizar que en el acta de notificación del pliego de cargos, se le recordó a la implicada el derecho a revisar el expediente y pedir o aportar las pruebas que estimara convenientes, lo que se traduce en brindarle las garantías procesales referidas al derecho a conocer la actuación disciplinaria y a controvertir las pruebas y solicitar la práctica de las que considere útiles y pertinentes con el objeto de estructurar su defensa. Derecho que no fue utilizado por la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, puesto que ni solicitó ni aportó ninguna prueba que sustentara los argumentos expuestos en el escrito de descargos. Igual situación se presentó en el traslado del expediente para alegatos de conclusión, última oportunidad, antes del fallo para aportar pruebas, posibilidad que tampoco utilizó la implicada. (Folios 45, 47 a 49, 52 y 53) Para este Despacho es claro que la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, manifestó, en los descargos que no había elaborado el PAC y argumentó, entre otras circunstancias, por el proceso de reestructuración que se reflejó en la disminución de 13 a 6 funcionarios, el consecuente incremento del trabajo y el nivel de escolaridad de los funcionarios adscritos a la Tesorería, al igual que la obligación de dar respuesta a tutelas y otras demandas, aspectos que le impidieron cumplir con las funciones de elaborar el PAC, evaluar su ejecución, proponer las acciones a seguir y sugerir los ajustes necesarios. Sin embargo, no solicitó la práctica de pruebas ni las

aportó con el objeto de demostrar la ocurrencia de tales situaciones, por tanto, no es posible aceptar los argumento como justificación de la omisión, además porque, se insiste, a pesar de las dificultades financieras del Departamento, el PAC contribuye en la toma de decisiones en momentos de crisis, como los descritos por la implicada, asegura el control de los pagos de acuerdo con las prioridades de los mismos, en la medida que define el monto máximo mensual de fondos disponibles y las obligaciones de pago al corto plazo. En consecuencia, y dado que se brindaron las garantías para que la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, pudiera ejercer su derecho a la defensa, a solicitar la práctica de pruebas y aportar las que considerara útiles para desvirtuar el cargo endilgado, a pesar de no haberse practicado ninguna inspección a los archivos de la Tesorería, como bien lo resalta la implicada, no ejerció el derecho a solicitar la práctica de dicha inspección, así como tampoco aportó los documentos que demostraran la imposibilidad para elaborar el Plan Anual Mensualizado de Caja, razón por la cual, al no existir justificación de la conducta, esta instancia encuentra que se configuran todos los presupuestos para sancionar la actuación de la señora

CORPUS SUÁREZ.

Sin embargo, es evidente que en el fallo recurrido no se otorgó valor probatorio a la comunicación SHD-249 del 17 de julio de 2001 suscrita por el Secretario de Hacienda Departamental, mediante la cual remitió al Líder de la Comisión de la

Contraloría General de la República, los documentos solicitados por escrito el 7 de junio del mismo año y aportó copia de los formatos denominados “EVALUACIÓN DEL FUJO DE EFECTIVO PARA EL AÑO FISCAL DE 2000”, correspondiente a los meses de enero a diciembre (suscrito por el Gobernador, por los Secretarios General, de Hacienda, Gobierno, Desarrollo, Educación, Salud, Agricultura y Turismo, Director de Planeación, Jefe de la Unidad de Servicios Públicos y Tesorera Departamental) y “PLAN DE PAGOS ENERO – JUNIO 2001”. Documentos que demuestran la existencia de una proyección de las necesidades futuras de efectivo, de los pagos programados y reflejan el saldo al final de cada mes. (Folios 5 a 10) Lo anterior significa que el efecto cuestionado ante la ausencia del PAC, referido a la “cancelación de pagos sin la debida programación”, queda desvirtuado, toda vez que el Flujo de Efectivo elaborado para la vigencia de 2000 y el Plan de Pagos proyectado para el primer semestre de 2001 demuestran que en el periodo analizado, el Departamento si contó con una herramienta eficaz para la toma de decisiones relacionadas no solo con las necesidades de efectivo sino la programación de los pagos al corto plazo. En consecuencia, para este Despacho es claro que se debe modificar la calificación de la conducta de grave a leve, y se mantendrá la calificación del elemento subjetivo, puesto que está demostrado que la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ

no fue diligente en el cumplimiento de la función de elaborar el PAC, asignada en forma expresa mediante el Decreto 009 de 2000; por tanto, la sanción disciplinaria que se impone es la de multa equivalente a cinco (5) días del Salarió Básico mensual que la misma devengaba en la vigencia de 2001, en atención a que el inciso 3 del artículo 46 de la Ley 734 de 2002, el cual se aplica al presente caso con fundamento en el principio de favorabilidad, frente al anterior ordenamiento disciplinario, que establecía como base para calcular las multas el salario devengado por los investigados para la época de los hechos (artículos 29, numeral 2 y 32 Ley 200 de 1995) En este orden de ideas la muta a imponer asciende a la suma de DOSCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL SETECIENTOS TREINTA Y NUEVE PESOS M/CTE. ($259.739,00), suma que deberá consignar en la Tesorería del Departamento de San Andrés Providencia y Santa Catalina, con destino a sus programas de Bienestar Social. (Folio 28) En mérito de lo expuesto el Procurador Delegado para la Economía y la Hacienda Pública, RESUELVE PRIMERO: MODIFICAR la Providencia del 11 de marzo de 2005, por la cual el Procurador Regional de San Andrés impuso sanción disciplinaria consistente en multa de diez (11) días de salario devengado durante 2001, a la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, identificada con la cédula de ciudadanía N° 39.152.049 expedida en San Andrés,

como Profesional Universitario Grado 17, con funciones de Tesorera del Departamento de San Andrés Providencia y Santa Catalina, y en su lugar imponer multa equivalente a cinco (5) días del Salarió básico mensual que la misma devengaba en la vigencia de 2001, y asciende a la suma de DOSCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL SETECIENTOS TREINTA Y NUEVE PESOS M/CTE. ($259.739,00), que deberá consignar en la Tesorería del Departamento de San Andrés Providencia y Santa Catalina, con destino a sus programas de Bienestar Social de conformidad con el Decreto 2170 de 1992, en concordancia con el artículo 31 de la Ley 200 de 1995

SEGUNDO: Comisionar a la Procuradora Regional de San Andrés, con amplias facultades incluida la de subcomisionar, para que notifique en legal forma esta providencia a la señora CRISTINA ELODIA CORPUS SUÁREZ, residente en San Andrés, y tome las medidas necesarias para su ejecutoriedad. Realizado lo anterior, enviará las comunicaciones de ley y archivará el expediente.

TERCERO: La Procuraduría Regional de San Andrés, remitirá copias de los fallos de primera y segunda instancia a la División de Registro y Control de la Procuraduría General de la Nación, con las correspondientes constancias de notificación y ejecutoria.

CUARTO: Por la Unidad Coordinadora devuélvase el expediente a la Procuraduría Regional de San Andrés, líbrense las comunicaciones de rigor y déjense las constancias del caso QUINTO: Contra la presente resolución, no procede recurso alguno por la vía

gubernativa.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

ANDRÉS VARELA ALGARRA

Procurador Delegado. Expediente 061-00747-01 PU 08