PGN - PLIEGO DE CARGOS - Notificación según regulación legal

NOTIFICACION POR ESTADO-Si es procedente librar previamente la comunicación DEBIDO PROCESO-Elemento esencial es el principio de publicidad/FUNCIÓN ADMINISTRATIVA-Principios según regulación Constitucional/ACTUACIÓN JUDICIAL-Derecho a ser informado según jurisprudencia de la Corte Constitucional Pues bien, cabe iniciar por señalar que uno de los elementos esenciales del debido proceso es el principio de publicidad —reconocido también como fundamento de la función administrativa—, el cual consiste en «dar a conocer, a través de publicaciones, comunicaciones o notificaciones, las actuaciones judiciales y administrativas a toda la comunidad, como garantía de transparencia y participación ciudadana, así como a las partes y terceros interesados en un determinado proceso para garantizar sus derechos de contradicción y defensa, a excepción de los casos en los cuales la ley lo prohíba por tratarse de actos sometidos a reserva legal». Es decir, uno de los mecanismos en que se concreta este principio es la notificación, que ha sido considerada como un acto de comunicación procesal que garantiza el «derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción»; y en virtud de la facultad que le otorga la cláusula general de competencia, el legislador puede definir, entre otros aspectos, los mecanismos de publicidad de las actuaciones que mejor se adecuen a las características particulares de los diferentes tipos de procesos. NOTIFICACIÓN-Son cinco formas de surtirla/NOTIFICACIÓN PERSONALAutos de indagación preliminar y apertura de Investigación según regulación

legal Al descender a la materia disciplinaria, se observa que fueron dispuestas cinco formas de notificación de las decisiones: personal, en estado, por edicto, en estrados o por conducta concluyente. La primera de ellas es considerada como la modalidad que garantiza de mejor manera el derecho de defensa y de contradicción de los sujetos interesados en un proceso, al otorgarles un mayor grado de conocimiento y convocatoria directa a la actuación. A través de este medio principal se notifican los autos de indagación preliminar, investigación disciplinaria y el pliego de cargos; y el fallo. La notificación personal de los autos de indagación preliminar y de investigación disciplinaria y el fallo se adelantará como sigue: «una vez producida la decisión, se citará inmediatamente al disciplinado […] con el fin de notificarle el contenido de aquella […]». Si ello no se logra, serán notificados por edicto así: «[s]i vencido el término de ocho (8) días a partir del envío de la citación, no comparece el citado, en la Secretaría se fijará edicto por el término de tres (3) días para notificar la providencia». PLIEGO DE CARGOS-Forma de notificación/PLIEGO DE CARGOSNotificación según regulación legal Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5 n.° 15–80, piso 23, PBX 5878750, ext. 12335. www.procuraduria.gov.co Por su parte, la notificación personal del pliego de cargos al procesado o a su apoderado se llevará a cabo de la siguiente manera: «inmediatamente se librará

comunicación y se surtirá con el primero que se presente. // Si dentro de los cinco días hábiles siguientes a la comunicación no se ha presentado el procesado o su defensor, si lo tuviere, se procederá a designar defensor de oficio con quien se surtirá la notificación personal». Además, esta decisión se notificará por funcionario comisionado, cuando el acusado resida fuera de la sede del competente, este «podrá comisionar […] a otro funcionario de la Procuraduría o al jefe de la entidad a la que esté vinculado el investigado, o en su defecto, al personero distrital o municipal del lugar donde se encuentre el investigado o su apoderado, según el caso. Si no se pudiere realizar la notificación personal, se fijará edicto en lugar visible de la secretaría del despacho comisionado, por el término de cinco días hábiles. Cumplido lo anterior, el comisionado devolverá inmediatamente al comitente la actuación, con las constancias correspondientes. // La actuación permanecerá en la Secretaría del funcionario que profirió la decisión». DECISIONES INTERLOCUTORIAS-Forma de notificación/DECISIONES INTERLOCUTORIAS-Regulación legal Las demás decisiones interlocutorias (distintas de los autos de indagación preliminar, de investigación disciplinaria y el pliego de cargos; y el fallo), respecto de las cuales no se consagró un trámite de notificación específico, se notificarán así: «[proferida la decisión, a más tardar al día siguiente se librará comunicación con destino a la persona que deba notificarse; si ésta no se presenta a la secretaría del

despacho que profirió la decisión, dentro de los tres días hábiles siguientes, se procederá a notificar por estado o por edicto, salvo en el evento del pliego de cargo. // En la comunicación se indicará la fecha de la providencia y la decisión tomada». AUTO DE SUSTANCIACIÓN-Notificación/NOTIFICACIÓN POR ESTADORegulación legal Frente a las decisiones de sustanciación, por regla general se comunican, salvo que el legislador disponga lo contrario; es el caso de los autos de cierre de investigación y de alegatos de conclusión, en los que expresamente se previó que el funcionario de conocimiento proferirá la respectiva «decisión de sustanciación notificable», por estado, tal y como lo prevé el artículo 105 ibídem, que remite al actual artículo 295 del Código General del Proceso, y consagra su trámite, en los siguientes términos: «[l]a inserción en el estado se hará pasado un día de la fecha del auto, y en ella ha de constar […]. El estado se fijará en un lugar visible de la secretaría y permanecerá allí durante las horas de trabajo del respectivo día […]». NOTIFICACIÓN-El sistema en materia disciplinaria es la notificación personal y los medios supletivos Así las cosas, del sistema de notificación en materia disciplinaria se extrae que si bien el legislador determinó las providencias que deben notificarse de manera personal, ello no significa que la acoja como única forma de comunicar dichas decisiones, pues él mismo estableció los medios supletivos cuando no se logre la 2 notificación personal, y todo en aras de no entrabar el proceso; es en estos casos en que se aplica la clasificación de notificación principal (personal) y notificación

supletiva o subsidiaria de la principal (por edicto, por estado, en estrados, por conducta concluyente). NOTIFICACIÓN-Las formas las prevé el legislador para hacerlo Diferente es cuando el legislador prevé de manera directa otro medio de notificación (que no es el personal), como ocurre con los autos de cierre de investigación y de alegatos de conclusión, respecto de los cuales indicó que serían notificados por estado, lo cual implica que no es obligatorio que se intente la notificación personal, máxime que al no ser decisiones interlocutorias —pues expresamente fueron catalogadas por el legislador como de sustanciación—, no están sujetas al procedimiento previsto en el artículo 103 del CDU. 3 Bogotá, D. C., 09/08/2018 C-75 – 2018

SALIDA 103331 14/08/2018

Doctora

CATALINA DE SAN MARTÍN BALCÁZAR SALAMANCA

Procuradora Primera Delegada para la Vigilancia Administrativa cbalcazar@procuraduria.gov.co Ref.: Respuesta consulta recibida el 22/06/2018.

Respetada doctora: En atención a su consulta de la referencia, mediante la cual solicita que se emita concepto jurídico sobre la procedencia de remitir una comunicación a los interesados antes de efectuar la notificación por estado de una providencia que deba hacerse por este medio, me permito manifestarle lo siguiente: Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9.º, numeral 3.° del Decreto Ley 262 de 2000, se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema

consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto. Pues bien, cabe iniciar por señalar que uno de los elementos esenciales del debido proceso es el principio de publicidad —reconocido también como fundamento de la función administrativa1—, el cual consiste en «dar a conocer, a través de publicaciones, comunicaciones o notificaciones, las actuaciones judiciales y administrativas a toda la comunidad, como garantía de transparencia y participación ciudadana, así como a las partes y terceros interesados en un determinado proceso para garantizar sus derechos de contradicción y defensa, a excepción de los casos en los cuales la ley lo prohíba por tratarse de actos sometidos a reserva legal»2. Es decir, uno de los mecanismos en que se concreta este principio es la notificación, que ha sido considerada como un acto de comunicación procesal que garantiza el «derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción»3; y en virtud de la facultad que le otorga la cláusula general de competencia, el legislador puede definir, entre otros aspectos, los mecanismos de publicidad de las actuaciones que 1 «ARTÍCULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones […]».

2 Ver sentencia C-12/13. 3 Cfr. sentencia C-1114/03. 4 mejor se adecuen a las características particulares de los diferentes tipos de procesos4. Al descender a la materia disciplinaria, se observa que fueron dispuestas cinco formas de notificación de las decisiones: personal, en estado, por edicto, en estrados o por conducta concluyente5. La primera de ellas es considerada como la modalidad que garantiza de mejor manera el derecho de defensa y de contradicción de los sujetos interesados en un proceso, al otorgarles un mayor grado de conocimiento y convocatoria directa a la actuación6. A través de este medio principal se notifican los autos de indagación preliminar, investigación disciplinaria y el pliego de cargos; y el fallo7. La notificación personal de los autos de indagación preliminar y de investigación disciplinaria y el fallo se adelantará como sigue: «una vez producida la decisión, se citará inmediatamente al disciplinado […] con el fin de notificarle el contenido de aquella […]». Si ello no se logra, serán notificados por edicto8 así: «[s]i vencido el término de ocho (8) días a partir del envío de la citación, no comparece el citado, en la Secretaría se fijará edicto por el término de tres (3) días para notificar la providencia»9. Por su parte, la notificación personal del pliego de cargos al procesado o a su apoderado se llevará a cabo de la siguiente manera: «inmediatamente se librará comunicación y se surtirá con el primero que se presente. // Si dentro de los cinco días hábiles siguientes a la comunicación no se ha presentado el

procesado o su defensor, si lo tuviere, se procederá a designar defensor de oficio con quien se surtirá la notificación personal»10. Además, esta decisión se notificará por funcionario comisionado, cuando el acusado resida fuera de la sede del competente, este «podrá comisionar […] a otro funcionario de la Procuraduría o al jefe de la entidad a la que esté vinculado el investigado, o en su defecto, al personero distrital o municipal del lugar donde se encuentre el investigado o su apoderado, según el caso. Si no se pudiere realizar la notificación personal, se fijará edicto en lugar visible de la secretaría del despacho comisionado, por el término de cinco días hábiles. Cumplido lo anterior, el comisionado devolverá inmediatamente al comitente la actuación, con las constancias correspondientes. // La 4 Cfr. C-555/01. 5 «ARTÍCULO 100. FORMAS DE NOTIFICACIÓN. La notificación de las decisiones disciplinarias puede ser: personal, por estado, en estrados, por edicto o por conducta concluyente». 6 «[L]a Corte insiste que, en cualquier proceso judicial o administrativo, la notificación personal es la regla general, en tanto que medio por antonomasia para informarle a una persona el contenido de una determinada providencia que lo afecta, y que por ende, las demás formas de notificación son subsidiarias, su aplicación debe ser restrictiva y ceñida al texto legal […]». Cfr. sentencia C-1076/02; también se puede revisar, en esa misma línea, la sentencia C783/04. 7 «ARTÍCULO 101. NOTIFICACIÓN PERSONAL. Se notificarán personalmente los autos de apertura de indagación

preliminar y de investigación disciplinaria, el pliego de cargos y el fallo». No obstante dicha enunciación, de la lectura consolidada del Código Disciplinario Único se advierten otras decisiones respecto de las cuales el legislador también quiso que se notificaran personalmente; veamos: la orden de vinculación (art. 91), la variación de la decisión de cargos (art. 165), el auto de citación a audiencia en los procesos especiales (arts. 177 y 186), el fallo corregido, aclarado o adicionado (art. 121). 8 Esta notificación opera cuando no es posible llevar a cabo la diligencia de notificación personal; por tanto, es un acto procesal de naturaleza subsidiaria y supletoria. Ver sentencias C-627/99, C-925/99 y C-12/13, entre otras. 9 Ver artículo 107 del CDU. 10 Ver artículo 165 ibidem. 5 actuación permanecerá en la Secretaría del funcionario que profirió la decisión»11. Las demás decisiones interlocutorias12 (distintas de los autos de indagación preliminar, de investigación disciplinaria y el pliego de cargos; y el fallo), respecto de las cuales no se consagró un trámite de notificación específico, se notificarán así: «[p]roferida la decisión, a más tardar al día siguiente se librará comunicación con destino a la persona que deba notificarse; si ésta no se presenta a la secretaría del despacho que profirió la decisión, dentro de los tres días hábiles siguientes, se procederá a notificar por estado o por edicto13, salvo en el evento del pliego de cargos14. // En la comunicación se

indicará la fecha de la providencia y la decisión tomada». Frente a las decisiones de sustanciación, por regla general se comunican, salvo que el legislador disponga lo contrario; es el caso de los autos de cierre de investigación y de alegatos de conclusión, en los que expresamente se previó que el funcionario de conocimiento proferirá la respectiva «decisión de sustanciación notificable»15, por estado16, tal y como lo prevé el artículo 105 ibidem17, que remite al actual artículo 295 del Código General del Proceso18, y consagra su trámite, en los siguientes términos: «[l]a inserción en el estado se hará pasado un día de la fecha del auto, y en ella ha de constar […]. El estado se fijará en un lugar visible de la secretaría y permanecerá allí durante las horas de trabajo del respectivo día […]». Así las cosas, del sistema de notificación en materia disciplinaria se extrae que si bien el legislador determinó las providencias que deben notificarse de manera personal, ello no significa que la acoja como única forma de comunicar dichas decisiones, pues él mismo estableció los medios supletivos 11 Ver artículo 104 ib. 12 Decisiones interlocutorias, en general, son entendidas como aquellas que deciden asuntos esenciales y primordiales del proceso. 13 «El empleo de medios subsidiarios para lograr la presencia de los interesados en las actuaciones administrativas o para poner en conocimiento los actos de la administración, constituye un procedimiento normal y ordinario, en atención a la necesidad de dar celeridad a dichas actuaciones y satisfacer oportunamente los intereses públicos o sociales […] No se infringe el debido proceso, cuando la aplicación del instrumento

sustitutivo de la notificación personal permite franquear un escollo para lograr la comunicación que resulta imposible de manera directa, y si dicho instrumento contiene en sí mismo los elementos que racionalmente permiten deducir la viabilidad del objetivo propuesto. En lugar de desconocerse el derecho del interesado a ser oído, se establece una opción real que busca garantizarle ese derecho». Cfr. sentencia C-428/94. 14 Esta salvedad hace referencia a que el pliego de cargos solo debe notificarse personalmente. 15 «ARTÍCULO 160A. DECISIÓN DE CIERRE DE INVESTIGACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 53 de la Ley 1474 de

2011. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando se haya recaudado prueba que permita la formulación de cargos, o vencido el término de la investigación, el funcionario de conocimiento, mediante decisión de sustanciación notificable y que sólo admitirá el recurso de reposición, declarará cerrada la investigación. // En firme la providencia anterior, la evaluación de la investigación disciplinaria se verificará en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

ARTÍCULO 169. TRASLADO PARA ALEGATOS DE CONCLUSIÓN. <Artículo modificado por el artículo 55de la Ley 1474 de

2011. El nuevo texto es el siguiente:> Si no hubiere pruebas que practicar o habiéndose practicado las señaladas en la etapa de juicio disciplinario, el funcionario de conocimiento mediante auto de sustanciación notificable ordenará traslado común de diez (10) días para que los sujetos procesales puedan presentar alegatos de conclusión». 16 En la sentencia T-1076/03 se dejó señaló respecto de la notificación por estado que «está regulada en nuestro

ordenamiento jurídico para asuntos de la más diversa naturaleza (civil, penal, laboral, etc.) y el proceso disciplinario no es la excepción». 17 «ARTÍCULO 105. NOTIFICACIÓN POR ESTADO. La notificación por estado se hará conforme lo dispone el Código de Procedimiento Civil. // <Inciso adicionado por el artículo 46 de la Ley 1474 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> De esta forma se notificarán los autos de cierre de investigación y el que ordene el traslado para alegatos de conclusión». 18 El artículo 321 del Código de Procedimiento Civil fue derogado por el literal c) del artículo 626 de la Ley 1564 de

2012. 6 cuando no se logre la notificación personal, y todo en aras de no entrabar el proceso; es en estos casos en que se aplica la clasificación de notificación principal (personal) y notificación supletiva o subsidiaria de la principal (por edicto, por estado, en estrados, por conducta concluyente).

Diferente es cuando el legislador prevé de manera directa otro medio de notificación (que no es el personal), como ocurre con los autos de cierre de investigación y de alegatos de conclusión, respecto de los cuales indicó que serían notificados por estado19, lo cual implica que no es obligatorio que se intente la notificación personal, máxime que al no ser decisiones interlocutorias —pues expresamente fueron catalogadas por el legislador como de sustanciación—, no están sujetas al procedimiento previsto en el artículo 103 del CDU. Resta agregar que esta respuesta expedida a instancia de la consultante reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la

Ley 1437 de 201120 y 12 de la Resolución 9 de 201721. Atentamente,

ORIGINAL FIRMADO POR

JUAN FERNANDO GÓMEZ GUTIÉRREZ

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Proyectó XPGH C-75 – 2018 19 Cuando en el artículo 105 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo 46 de la Ley 1474 de 2011, señaló que los autos de cierre de investigación y el que ordena el traslado para alegatos de conclusión se notificaran por estado, fue clara la intención del legislador de descartar que estos actos procesales se lleven a cabo mediante la notificación personal. En su oportunidad, la Corte Constitucional efectuó una consideración similar en la sentencia T-472/92. 20 «ARTÍCULO 28. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. <Artículo modificado por el artículo 1.° de la Ley 1755 de 2015 ―Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo―. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución». 21 «ARTÍCULO 12. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. Los conceptos emitidos como respuesta a las consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el servidor público o particular, ni comprometerán la responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación». 7