PGN - Política contable versión 2 de 2019

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POLITICAS CONTABLES DE LA PROCURADURIA GENERA DE LA NACION

BOGOTÁ. D.C., 05 DE MARZO DE 2019

CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 26-01-2018 1 Versión original se adopta por resolución 045 del 26 de enero de 2018 05-03-2019 2 Cambio realizado por Resolución 355 del 05 de marzo de 2019.PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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Contenido INTRODUCCION| 1 PROPÓSITO ................................................................................................................... 6

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Contenido INTRODUCCION| 1 PROPÓSITO ................................................................................................................... 6 2 ALCANCE ....................................................................................................................... 6 3 RESPONSABILIDADES ............................................................................................... 7 4 NORMAS APLICABLES .............................................................................................. 7 5 ACRONIMOS .................................................................................................................. 7 6 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................... 8 6.1 Características Cualitativas de la Información Contable .......................... 8 6.1.1 Características fundamentales ..................................................................... 8 6.1.2 Características de mejora ............................................................................. 9 6.2 Principios de contabilidad pública ................................................................ 11 6.3 Definición, reconocimiento, medición y revelación de los elementos que constituyen los estados financieros ................................................................ 12 6.3.1 Definición de los elementos de los estados financieros ......................... 12 6.3.2 Reconocimiento de los elementos en los estados financieros.............. 15 6.3.3 Medición de los elementos de los estados financieros .......................... 16 6.3.4 Revelación de los elementos de los estados financieros ...................... 18 7 POLITICAS CONTABLES ESPECÍFICAS .............................................................. 19 7.1 Naturaleza jurídica, y funciones de cometido estatal de la Procuraduría General de la Nación ........................................................................... 19 7.2 Activo .................................................................................................................... 20 7.2.1 Efectivo .......................................................................................................... 20 7.2.2 Inversiones de Administración de Liquidez .............................................. 21 7.2.3 Cuentas por cobrar ...................................................................................... 21 7.2.4 Propiedades, planta y equipo ..................................................................... 24 7.2.5 Bienes históricos y culturales ..................................................................... 30

7.2.3 Cuentas por cobrar ...................................................................................... 21 7.2.4 Propiedades, planta y equipo ..................................................................... 24 7.2.5 Bienes históricos y culturales ..................................................................... 30 7.2.6 Activos intangibles........................................................................................ 33PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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7.2.7 Otros Activos - Bienes y servicios pagados por anticipado ................... 38 7.2.8 Deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo ............. 39 7.3 Pasivo .................................................................................................................... 43 7.3.1 Cuentas por pagar........................................................................................ 43 7.3.2 Beneficios a empleados .............................................................................. 45 7.3.3 Provisiones .................................................................................................... 48 7.3.4 Activos y pasivos contingentes ................................................................. 51 7.4 Ingresos ................................................................................................................ 53 7.4.1 Objetivo .......................................................................................................... 53 7.4.2 Alcance .......................................................................................................... 54 7.4.3 Ingresos de Transacciones sin contraprestación .................................... 54 7.4.4 Ingresos de transacciones con contraprestación .................................... 56 7.4.5 Revelaciones sobre ingresos recibidos sin contraprestación................ 56 7.5 Gastos ................................................................................................................... 57 7.6 Otras normas ....................................................................................................... 57

7.4.4 Ingresos de transacciones con contraprestación .................................... 56 7.4.5 Revelaciones sobre ingresos recibidos sin contraprestación................ 56 7.5 Gastos ................................................................................................................... 57 7.6 Otras normas ....................................................................................................... 57 7.6.1 Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera ...................................................................................................................... 57 7.6.2 Transacciones en moneda extranjera ....................................................... 57 8 NORMAS PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES ................................................................................................................. 58 8.1 Presentación de Estados Financieros .......................................................... 58 8.1.1 Finalidad de los estados financieros ......................................................... 59 8.1.2 Conjunto completo de Estados Financieros ............................................. 59 8.1.3 Estructura y contenido de los estados financieros ................................. 59 8.2 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables corrección de errores ................................................................................................... 65 8.2.1 Políticas contables ....................................................................................... 65 8.2.2 Cambios en una estimación contable ....................................................... 66PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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8.2.3 Corrección de errores de periodos anteriores ......................................... 66

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8.2.3 Corrección de errores de periodos anteriores ......................................... 66 8.3 Hechos ocurridos después del periodo contable ..................................... 67 8.3.1 Hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste . 68 8.3.2 Hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste 68 8.3.3 Revelaciones ................................................................................................. 68PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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INTRODUCCIÓN

Las políticas contables la Procuraduría General de la Nación son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados, para llevar a cabo el proceso contable y para la preparación y presentación de los estados financieros, con fundamento en el marco normativo expedida por la Contaduría General de la Nación para entidades de gobierno en convergencia con NICSP y que hace parte del Régimen de la Contabilidad Pública -RCP. Las políticas que se definen están sujetas a modificaciones en la medida de

General de la Nación para entidades de gobierno en convergencia con NICSP y que hace parte del Régimen de la Contabilidad Pública -RCP. Las políticas que se definen están sujetas a modificaciones en la medida de que se presenten cambios en la regulación expedida por la Contaduría General de la Nación, o al interior de la Procuraduría General de la Nación. El Documento se ha elaborado teniendo en cuenta la regulación aplicable según los hechos económicos que se desarrollan en la Procuraduría General de la Nación y de forma transversal en el Instituto de Estudios del Ministerio Público – IEMP. Incluye, apartes del Marco Normativo expedido por la CGN para entidades de gobierno, establecidos en el Marco Conceptual y en las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, así como en el Catálogo de Cuentas.PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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1 PROPÓSITO La Procuraduría General de la Nación-PGN, emite las políticas contables con base en el Marco Normativo expedido por la Contaduría General de la Nación - CGN, en convergencia con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público – NICSP

La Procuraduría General de la Nación-PGN, emite las políticas contables con base en el Marco Normativo expedido por la Contaduría General de la Nación - CGN, en convergencia con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público – NICSP Estas políticas, establecen los lineamientos fundamentales que son la base para la preparación y presentación de los estados financieros de propósito general de la Procuraduría General de la Nación. Las políticas contables definen el tratamiento para el reconocimiento, medición, y revelación de los hechos económicos y para la presentación de los estados financieros, con el fin de que cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el RCP. Los estados financieros se preparan para mostrar la situación financiera, los resultados de gestión, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo. La información de los estados financieros se complementa con la información presupuestal. Adicional a la política contable, el Grupo de Contabilidad y los proveedores de información, elaboran y actualizan los procedimientos (políticas operativas) en los que se describen las formas cómo se desarrollan las actividades, se asignan responsabilidades y compromisos, se define la oportunidad y forma de reporte de la información de índole contable, para lograr el cumplimiento de la política contable. 2 ALCANCE La política aquí definida, de acuerdo al Marco Normativo expedido por la CGN para Entidades de Gobierno, mediante Resolución 533 de 2015 y sus modificaciones, es de obligatorio cumplimiento en el reconocimiento, medición y revelación de los hechos económicos y presentación de los estados financieros de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público (en lo que tiene que ver con hechos económicos

y revelación de los hechos económicos y presentación de los estados financieros de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público (en lo que tiene que ver con hechos económicos transversales), a partir del 1 de enero de 2018. El Instituto de Estudios del Ministerio Público definirá las políticas contables para las cuentas específicas no contempladas en este documento, en las que reconoce los hechos económicos particulares que no son transversales, con los de la PGN.PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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3 RESPONSABILIDADES Para asegurar que el manual de política contable cumpla con los objetivos y se mantenga actualizado, en la PGN se establecen los siguientes responsables: El jefe de la División Financiera y el Coordinador de Grupo de Contabilidad, serán los responsables de actualizar el manual de políticas contables en la medida de que se presenten cambios en la regulación expedida por la Contaduría General de la Nación, o al interior de la Procuraduría General de la Nación. 4 NORMAS APLICABLES El Marco Normativo expedido por la CGN en convergencia con NICSP aplicable a entidades de gobierno que está integrado por el Marco Conceptual

la Nación. 4 NORMAS APLICABLES El Marco Normativo expedido por la CGN en convergencia con NICSP aplicable a entidades de gobierno que está integrado por el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los hechos económicos; los Procedimientos Contables; las Guías de Aplicación; el Catálogo General de Cuentas; y la Doctrina Contable Pública.1

5 ACRONIMOS

CGN: Contaduría General de la Nación

PGN: Procuraduría General de la Nación NICSP: Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico (IPSASB por sus siglas en inglés)

RCP: Régimen de la Contabilidad Pública

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera

DTN: Dirección del Tesorero Nacional

IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio Público

1 CGN. RCP en convergencia con NICSP. Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública. Párrafo 116.PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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6 MARCO CONCEPTUAL

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6 MARCO CONCEPTUAL 6.1 Características Cualitativas de la Información Contable2 En esta sección se relacionan las características con las que deberá contar la información contable de la PGN y corresponden a las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación en el marco Conceptual que hace parte del RCP en convergencia con NICSP, incorporadas mediante Resolución 533 de 2015 y sus modificaciones. 6.1.1 Características fundamentales3 Son las características que debe tener la información financiera de la PGN, para que sea útil a los usuarios. 6.1.1.1 Relevancia La información financiera es relevante si es capaz de influir en las decisiones que han de tomar sus usuarios. La información financiera influye en los usuarios si es material y si tiene valor predictivo, valor confirmatorio, o ambos. La información es material si su omisión o expresión inadecuada puede influir en las decisiones de los usuarios. La materialidad o importancia relativa es un aspecto de la relevancia específico de la entidad que está basado en la naturaleza o magnitud (o ambas) de las partidas a las que se refiere la información en el contexto del informe financiero de una entidad. La información financiera tiene valor predictivo si puede utilizarse como una variable de entrada en los procesos empleados por los usuarios para pronosticar resultados futuros. La información financiera tiene valor confirmatorio si ratifica o cambia evaluaciones anteriores. Los valores predictivos y confirmatorios de la información generalmente están interrelacionados; así, la información que tiene valor predictivo habitualmente tiene también valor confirmatorio

confirmatorio si ratifica o cambia evaluaciones anteriores. Los valores predictivos y confirmatorios de la información generalmente están interrelacionados; así, la información que tiene valor predictivo habitualmente tiene también valor confirmatorio

2 CGN. RCP en convergencia con NICSP. Marco Normativo para entidades de gobierno. Marco Conceptual para la preparación y presentación de información financiera, entidades de Gobierno. Numeral 4

3 CGN. RCP en convergencia con NICSP. Marco Normativo para entidades de gobierno. Marco Conceptual para la preparación y presentación de información financiera, entidades de Gobierno. Numeral 4.1PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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6.1.1.2 Representación fiel Para ser útil, la información financiera debe representar fielmente los hechos económicos. La representación fiel se alcanza cuando la descripción del fenómeno es completa, neutral, y libre de error significativo. Una descripción completa incluye toda la información necesaria para que un usuario comprenda el hecho que está siendo representado, y todas las descripciones y explicaciones pertinentes. Una descripción neutral no tiene sesgo en la selección o presentación de la información financiera ni de ningún otro tipo; tampoco está ponderada,

usuario comprenda el hecho que está siendo representado, y todas las descripciones y explicaciones pertinentes. Una descripción neutral no tiene sesgo en la selección o presentación de la información financiera ni de ningún otro tipo; tampoco está ponderada, enfatizada, atenuada o manipulada para incrementar la probabilidad de que la información financiera se reciba de forma favorable o adversa por los usuarios. Sin embargo, información neutral no significa información sin propósito o influencia sobre el comportamiento de los usuarios, sino que es útil y por tanto, es, por definición, capaz de influir en las decisiones de los usuarios. Una descripción libre de error significativo quiere decir que no hay errores u omisiones que sean materiales, de forma individual o colectiva, en la descripción del hecho económico y que el proceso utilizado para producir la información presentada se ha seleccionado y aplicado sin errores. En este contexto, libre de errores no significa exacto en todos los aspectos. Dado que, para ser útil, la información debe ser relevante y representar fielmente aquello que pretende representar, ni una representación fiel de un hecho irrelevante ni una representación no fidedigna de un hecho relevante ayudan a los usuarios a tomar decisiones adecuadas. 6.1.2 Características de mejora4 Las características de mejora son aquellas que, sin ser indispensables para que la información financiera sea útil, incrementan la utilidad de dicha información. Se consideran características de mejora de la información financiera, las siguientes: Verificabilidad, Oportunidad, Comprensibilidad y Comparabilidad. 6.1.2.1 Verificabilidad La verificabilidad ayuda a asegurar, a los usuarios, que la información financiera representa fielmente los hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores

Comparabilidad. 6.1.2.1 Verificabilidad La verificabilidad ayuda a asegurar, a los usuarios, que la información financiera representa fielmente los hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores

4 Ibidem. Numeral 4.2PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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independientes y debidamente informados podrían alcanzar un acuerdo, aunque no necesariamente completo, sobre la fidelidad de la representación de una descripción particular. Para ser verificable, la información cuantificada no necesita ser una estimación única, también puede verificarse un rango de posibles valores y probabilidades relacionadas. La verificación puede ser directa o indirecta. Verificación directa significa comprobar un valor u otra representación mediante observación directa como, por ejemplo, cuando se cuenta efectivo. Verificación indirecta significa comprobar las variables de un modelo, fórmulas u otra técnica y recalcular el resultado utilizando la misma metodología como, por ejemplo, cuando se verifica el valor del inventario comprobando las variables (cantidades y costos) y se recalcula el saldo final utilizando una misma suposición de flujo de costo (por ejemplo, el método primero entrada, primera salida). 6.1.2.2 Oportunidad La oportunidad significa tener, a tiempo, información disponible para los

y se recalcula el saldo final utilizando una misma suposición de flujo de costo (por ejemplo, el método primero entrada, primera salida). 6.1.2.2 Oportunidad La oportunidad significa tener, a tiempo, información disponible para los usuarios con el fin de que pueda influir en sus decisiones. Cierta información puede continuar siendo oportuna durante bastante tiempo después del cierre del periodo contable porque, por ejemplo, algunos usuarios pueden necesitar identificar y evaluar tendencias, así como analizar información financiera de un periodo anterior. 6.1.2.3 Comprensibilidad La comprensibilidad significa que la información está clasificada, caracterizada y presentada de forma clara y concisa. La información financiera se prepara para usuarios que tienen un conocimiento razonable del sector público, las entidades de gobierno y las actividades económicas, quienes revisan y analizan la información con diligencia. No obstante, a veces, incluso usuarios diligentes y bien informados pueden necesitar la ayuda de un asesor para comprender información sobre hechos económicos complejos. 6.1.2.4 Comparabilidad La comparabilidad permite a los usuarios identificar y comprender similitudes y diferencias entre partidas. Para que la información financiera sea comparable, elementos similares deben verse parecidos y elementos distintos deben verse diferentes. La comparabilidad de la información financiera no se mejora al mostrar elementos diferentes como similares ni viceversa.PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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La información es más útil si puede compararse con información de la misma entidad de periodos anteriores y con información similar de otras entidades. La aplicación de criterios uniformes contribuye a que la información sea comparable. Sin embargo, cuando un cambio en un criterio mejora la representación fiel, es necesario revelar esta circunstancia de tal manera que permita a los usuarios identificar los efectos producto del cambio y realizar los análisis comparativos correspondientes. 6.2 Principios de contabilidad pública5 La información financiera debe ser útil y para que sea útil, debe ser relevante y representar fielmente los hechos económicos. A fin de preparar información financiera que cumpla con estas características cualitativas, en la PGN se observan pautas básicas o macro-reglas que orientan el proceso contable, las cuales se conocen como principios de contabilidad. Los principios de contabilidad se aplican en las diferentes etapas del proceso contable; por tal razón, hacen referencia a los criterios que se deben tener en cuenta para reconocer, medir, revelar y presentar los hechos económicos en los estados financieros de la PGN. Los principios de contabilidad que se observarán en la PGN, en la preparación de los estados financieros de propósito general son: Entidad en marcha, Devengo, Esencia sobre forma, Asociación, Uniformidad, No compensación y Periodo contable.

Entidad en marcha: se presume que la actividad de la PGN se lleva a cabo

de los estados financieros de propósito general son: Entidad en marcha, Devengo, Esencia sobre forma, Asociación, Uniformidad, No compensación y Periodo contable.

Entidad en marcha: se presume que la actividad de la PGN se lleva a cabo por tiempo indefinido conforme a la norma de creación.

Devengo: En la PGN los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo.

Esencia sobre forma: las transacciones y otros hechos económicos de la PGN se reconocen atendiendo a su esencia económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos.

5 Ibidem. Numeral 5.PROCESO GESTION FINANCIERA Fecha de revisión Diciembre de 2018

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Asociación: el reconocimiento de los ingresos con contraprestación está asociado con los costos y gastos en los que se incurre para producir tales ingresos.

Uniformidad: los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación, se mantienen en el tiempo y se aplican a los elementos de los estados financieros que tienen las mismas características, en tanto no

ingresos.

Uniformidad: los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación, se mantienen en el tiempo y se aplican a los elementos de los estados financieros que tienen las mismas características, en tanto no cambien los supuestos que motivaron su elección. Si se justifica un cambio en la aplicación de tales criterios para mejorar la relevancia y la representación fiel, la entidad debe revelar los impactos de dichos cambios, de acuerdo con lo establecido en las Normas.

No compensación: En la PGN no se reconocen ni se presentan partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del estado de situación financiera, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de resultados, salvo en aquellos casos en que, de forma excepcional, así se regule.

Periodo contable: corresponde al tiempo máximo en que la entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El periodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se pueden solicitar estados financieros intermedios e informes y reportes contables para propósitos especiales, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes sin que esto signifique, necesariamente, la ejecución de un cierre. 6.3 Definición, reconocimiento, medición y revelación de los elementos que constituyen los estados financieros6 6.3.1 Definición de los elementos de los estados financieros Los estados financieros representan los efectos de las transacciones y otros sucesos agrupados en categorías que comparten características económicas comunes y que corresponden a los elementos de los estados financieros y son: Elementos del Estado de situación financiera: Los elementos que lo

Los estados financieros representan los efectos de las transacciones y otros sucesos agrupados en categorías que comparten características económicas comunes y que corresponden a los elementos de