PGN-POTESTAD PARA EXPEDIR REGLAMENTOS - Por parte de instituciones para establecer mecanismos d

COMPETENCIA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO-Para conocer de procesos disciplinarios en que se involucren conductas de acoso laboral OFICINAS DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO-Diferencias con el control interno ACOSO LABORAL-La competencia para adelantar la acción disciplinaria es exclusiva de la Procuraduría General de la Nación/CONTROL INTERNO-De Gestión es procedente para realizar actuaciones preventivas frente a actos de acoso laboral la competencia para conocer de los procesos disciplinarios en que se involucren conductas de acoso laboral en las que tengan participación servidores públicos, en virtud del artículo 12, inciso segundo, de la Ley 1001 de 2006, es de conocimiento único y exclusivo del Ministerio Público (entiéndase personerías y Procuraduría General de la Nación), razón por la cual los presupuestos de…. solamente pueden circunscribirse a lo señalado en el artículo 9° ibídem, en lo que respecta a las actuaciones de carácter preventivo, así: así:“1. Los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones deberán prever mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Los comités de empresa de carácter bipartito, donde existan, podrán asumir funciones relacionados con acoso laboral en los reglamentos de trabajo.” Entonces, dentro de las obligaciones de las empresas o las entidades públicas está el fijar el procedimiento interno al que hace referencia el artículo a fin de superar dichas situaciones de acoso laboral, aspectos en los cuales es viable la actividad desplegada por las Oficinas de Control Interno de

Gestión, como quiera que el artículo 1° de la Ley 87 de 1993 habilita para ello: CONTROL INTERNO-Definición según regulación legal POTESTAD PARA EXPEDIR REGLAMENTOS-Por parte de Instituciones para establecer mecanismos de prevención de conductas acoso laboral/CONCILIACIÓNEs requisito de procedibilidad para la iniciación de la acción disciplinaria ….Entonces, dentro de las obligaciones de las empresas o las entidades públicas está el fijar el procedimiento interno al que hace referencia el artículo a fin de superar dichas situaciones de acoso laboral, aspectos en los cuales es viable la actividad desplegada por las Oficinas de Control Interno de Gestión, como quiera que el artículo 1° de la Ley 87 de 1993 habilita para ello. Sin embargo, considera este despacho que frente a la materialidad de la queja no es posible la intervención de la Oficina de Control Interno de gestión, por la naturaleza de dicho despacho y la circunscripción precisa de sus funciones, entendiéndose que el valorar el contenido de la queja debe estar en cabeza de grupos constituidos para tal fin, como lo son los comités de convivencia, pues es allí donde gestan la aplicación de las medidas preventivas como es el caso de la conciliación. Se entiende que la conciliación a que se hace referencia es un requisito de procedibilidad para que pueda iniciarse la acción disciplinaria por parte del Ministerio Público, en caso que dicha diligencia fracase. Ahora, si bien dentro de las funciones que cumple la Oficina de Control Interno de Gestión se allega información que pueda decantar en un eventual proceso disciplinario, en virtud, como usted

bien lo señala, de los informes de control interno, estos, al ser documentos públicos, tienen pleno valor probatorio. Pero esto no puede confundirse con el recaudo de pruebas que solo es posible hacerse dentro de una actuación disciplinaria formal, por lo que solamente es posible que la información aportada se desprenda de una auditoría que cumpla con los requisitos habilitantes de la ley y no con fines diferentes como la pre constitución de las pruebas para eventuales procesos disciplinarios. Ahora, las recomendaciones y pronunciamientos de la oficina de control interno de gestión, de la misma manera, deben obedecer a los resultados que en cada auditoría de manera específica se produzca, pues las directrices generales sobre aspectos como el acoso laboral solo corresponde a quien la ley o el manual de funciones habilite para ello, que normalmente está en cabeza de la máxima autoridad en cada entidad. INFORMACIÓN RESERVADA-No es oponible a autoridades judiciales ni administrativas Por último, en cuanto a la facultad que tiene la oficina de control interno de gestión para ejercer control y seguimiento a los procesos disciplinarios, en virtud de la reserva que sobre ellos pesa, es pertinente señalar que el artículo 27 del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo determina que la reserva no es oponible a las autoridades judiciales ni administrativas siendo constitucional o legalmente competentes, advirtiendo que solo puede solicitar el acceso a aquello que permita el debido ejercicio de sus funciones. Por lo dicho, no es posible que bajo el criterio de una auditoria se pretenda acceder a información y documentos reservados que no se requieran para el cumplimiento de las funciones de control que otorga la ley o el de influir en el contenido de algunas pruebas o decisiones que están sujetas única y exclusivamente al ámbito de subjetividad del

funcionario con potestad disciplinaria. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 2 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co Bogotá D.C., 16 de octubre de 2014 PAD

C-133-2014

Doctor

MIGUEL ANGEL PARDO MATEUS

Asesor Control Interno SHDT Secretaría de Hábitat Alcaldía Mayor de Bogotá Calle 52 N° 13 – 64

Ciudad Ref.: Su consulta del 27 de junio de 2014

Respetado Doctor: Consulta usted sobre varios tópicos relacionados con el acoso laboral y la competencia de las Oficinas de Control Interno de Gestión en estos eventos, entre

los que incluye:

1. Actuaciones y competencias ante las quejas presentadas por presuntas conductas constitutivas de acoso laboral.

2. El resultado de las auditorías como insumo para las instancias disciplinarias

3. La presentación de recomendaciones y pronunciamientos a las demás dependencias frente a las quejas por presuntas conductas de acoso laboral

4. El control y seguimiento a las instancias disciplinarias por parte de las oficinas de control interno de gestión, en atención a la reserva procesal predicada en el artículo 95 de la Ley 734 de 2002.

Antes de atender su consulta y en cumplimiento de la función asignada por el artículo 9º numeral 4 del Decreto 262 de 2000, he de precisarle que en desarrollo de la función consultiva no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica

de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares. Por tanto, en el presente caso esta oficina se limitará solamente a suministrar elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema que ocupa la consulta, sin que ello se entienda como resolución a un caso particular. Para iniciar la resolución de sus preguntas, es pertinente señalarle que la competencia para conocer de los procesos disciplinarios en que se involucren conductas de acoso laboral en las que tengan participación servidores públicos, en Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 3 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co virtud del artículo 12, inciso segundo, de la Ley 1001 de 2006, es de conocimiento único y exclusivo del Ministerio Público (entiéndase personerías y Procuraduría General de la Nación), razón por la cual los presupuestos de su consulta solamente pueden circunscribirse a lo señalado en el artículo 9° ibídem, en lo que respecta a las actuaciones de carácter preventivo, así: “1. Los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones deberán prever mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Los comités de empresa de carácter bipartito, donde existan, podrán asumir funciones relacionados con acoso laboral en los reglamentos de trabajo.” Entonces, dentro de las obligaciones de las empresas o las entidades públicas está

el fijar el procedimiento interno al que hace referencia el artículo a fin de superar dichas situaciones de acoso laboral, aspectos en los cuales es viable la actividad desplegada por las Oficinas de Control Interno de Gestión, como quiera que el artículo 1° de la Ley 87 de 1993 habilita para ello: “Artículo 1º.- Definición del control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.” Sin embargo, considera este despacho que frente a la materialidad de la queja no es posible la intervención de la Oficina de Control Interno de gestión, por la naturaleza de dicho despacho y la circunscripción precisa de sus funciones, entendiéndose que el valorar el contenido de la queja debe estar en cabeza de grupos constituidos para tal fin, como lo son los comités de convivencia, pues es allí donde gestan la aplicación de las medidas preventivas como es el caso de la conciliación. Se entiende que la conciliación a que se hace referencia es un requisito de procedibilidad para que pueda iniciarse la acción disciplinaria por parte del Ministerio Público, en caso que dicha diligencia fracase. Ahora, si bien dentro de las funciones que cumple la Oficina de Control Interno de

Gestión se allega información que pueda decantar en un eventual proceso disciplinario, en virtud, como usted bien lo señala, de los informes de control interno, estos, al ser documentos públicos, tienen pleno valor probatorio. Pero esto no puede confundirse con el recaudo de pruebas que solo es posible hacerse dentro de una actuación disciplinaria formal, por lo que solamente es posible que la información aportada se desprenda de una auditoría que cumpla con los requisitos habilitantes de la ley y no con fines diferentes como la pre constitución de las pruebas para eventuales procesos disciplinarios. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 4 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co Ahora, las recomendaciones y pronunciamientos de la oficina de control interno de gestión, de la misma manera, deben obedecer a los resultados que en cada auditoría de manera específica se produzca, pues las directrices generales sobre aspectos como el acoso laboral solo corresponde a quien la ley o el manual de funciones habilite para ello, que normalmente está en cabeza de la máxima autoridad en cada entidad. Esta es la razón por la cual la Ley 87 ya referida, en su artículo 3° indica: “La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo;” Por último, en cuanto a la facultad que tiene la oficina de control interno de gestión para ejercer control y seguimiento a los procesos disciplinarios, en virtud de la reserva que sobre ellos pesa, es pertinente señalar que el artículo 27 del Código de

Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo determina que la reserva no es oponible a las autoridades judiciales ni administrativas siendo constitucional o legalmente competentes, advirtiendo que solo puede solicitar el acceso a aquello que permita el debido ejercicio de sus funciones. Por lo dicho, no es posible que bajo el criterio de una auditoria se pretenda acceder a información y documentos reservados que no se requieran para el cumplimiento de las funciones de control que otorga la ley o el de influir en el contenido de algunas pruebas o decisiones que están sujetas única y exclusivamente al ámbito de subjetividad del funcionario con potestad disciplinaria. En estos términos dejamos rendido el concepto y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la ley 1437 de 2011. Atentamente,

CARLOS ENRIQUE VALDIVIESO JIMÉNEZ

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

C-133-2014

OYTC Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 5 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co Bogotá D.C., 16 de octubre de 2014 Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 6 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co PAD

C-133-2014

Doctor

MIGUEL ANGEL PARDO MATEUS

Asesor Control Interno SHDT Secretaría de Hábitat

Alcaldía Mayor de Bogotá Calle 52 N° 13 – 64

Ciudad Ref.: Su consulta del 27 de junio de 2014

Respetado Doctor: Consulta usted sobre varios tópicos relacionados con el acoso laboral y la competencia de las Oficinas de Control Interno de Gestión en estos eventos, entre

los que incluye:

5. Actuaciones y competencias ante las quejas presentadas por presuntas conductas constitutivas de acoso laboral.

6. El resultado de las auditorías como insumo para las instancias disciplinarias

7. La presentación de recomendaciones y pronunciamientos a las demás dependencias frente a las quejas por presuntas conductas de acoso laboral

8. El control y seguimiento a las instancias disciplinarias por parte de las oficinas de control interno de gestión, en atención a la reserva procesal predicada en el artículo 95 de la Ley 734 de 2002.

Antes de atender su consulta y en cumplimiento de la función asignada por el artículo 9º numeral 4 del Decreto 262 de 2000, he de precisarle que en desarrollo de la función consultiva no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares. Por tanto, en el presente caso esta oficina se limitará solamente a suministrar elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema que ocupa la consulta, sin que ello se entienda como resolución a un caso particular. Para iniciar la resolución de sus preguntas, es pertinente señalarle que la

competencia para conocer de los procesos disciplinarios en que se involucren conductas de acoso laboral en las que tengan participación servidores públicos, en virtud del artículo 12, inciso segundo, de la Ley 1001 de 2006, es de conocimiento Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 7 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co único y exclusivo del Ministerio Público (entiéndase personerías y Procuraduría General de la Nación), razón por la cual los presupuestos de su consulta solamente pueden circunscribirse a lo señalado en el artículo 9° ibídem, en lo que respecta a las actuaciones de carácter preventivo, así: “1. Los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones deberán prever mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Los comités de empresa de carácter bipartito, donde existan, podrán asumir funciones relacionados con acoso laboral en los reglamentos de trabajo.” Entonces, dentro de las obligaciones de las empresas o las entidades públicas está el fijar el procedimiento interno al que hace referencia el artículo a fin de superar dichas situaciones de acoso laboral, aspectos en los cuales es viable la actividad desplegada por las Oficinas de Control Interno de Gestión, como quiera que el artículo 1° de la Ley 87 de 1993 habilita para ello: “Artículo 1º.- Definición del control interno. Se entiende por control interno

el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.” Sin embargo, considera este despacho que frente a la materialidad de la queja no es posible la intervención de la Oficina de Control Interno de gestión, por la naturaleza de dicho despacho y la circunscripción precisa de sus funciones, entendiéndose que el valorar el contenido de la queja debe estar en cabeza de grupos constituidos para tal fin, como lo son los comités de convivencia, pues es allí donde gestan la aplicación de las medidas preventivas como es el caso de la conciliación. Se entiende que la conciliación a que se hace referencia es un requisito de procedibilidad para que pueda iniciarse la acción disciplinaria por parte del Ministerio Público, en caso que dicha diligencia fracase. Ahora, si bien dentro de las funciones que cumple la Oficina de Control Interno de Gestión se allega información que pueda decantar en un eventual proceso disciplinario, en virtud, como usted bien lo señala, de los informes de control interno, estos, al ser documentos públicos, tienen pleno valor probatorio. Pero esto no puede confundirse con el recaudo de pruebas que solo es posible hacerse dentro de una actuación disciplinaria formal, por lo que solamente es posible que la información aportada se desprenda de una auditoría que cumpla con los requisitos habilitantes

de la ley y no con fines diferentes como la pre constitución de las pruebas para eventuales procesos disciplinarios. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 8 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co Ahora, las recomendaciones y pronunciamientos de la oficina de control interno de gestión, de la misma manera, deben obedecer a los resultados que en cada auditoría de manera específica se produzca, pues las directrices generales sobre aspectos como el acoso laboral solo corresponde a quien la ley o el manual de funciones habilite para ello, que normalmente está en cabeza de la máxima autoridad en cada entidad. Esta es la razón por la cual la Ley 87 ya referida, en su artículo 3° indica: “La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo;” Por último, en cuanto a la facultad que tiene la oficina de control interno de gestión para ejercer control y seguimiento a los procesos disciplinarios, en virtud de la reserva que sobre ellos pesa, es pertinente señalar que el artículo 27 del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo determina que la reserva no es oponible a las autoridades judiciales ni administrativas siendo constitucional o legalmente competentes, advirtiendo que solo puede solicitar el acceso a aquello que permita el debido ejercicio de sus funciones. Por lo dicho, no es posible que bajo el criterio de una auditoria se pretenda acceder a información y documentos reservados que no se requieran para el cumplimiento de las funciones de control que otorga la ley o el de influir en el contenido de algunas

pruebas o decisiones que están sujetas única y exclusivamente al ámbito de subjetividad del funcionario con potestad disciplinaria. En estos términos dejamos rendido el concepto y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la ley 1437 de 2011. Atentamente,

CARLOS ENRIQUE VALDIVIESO JIMÉNEZ

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

C-133-2014

OYTC Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 9 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co