PGN-PRESCRIPCION - Término para declararla en la ley 200 de 1995 artículo 34 y en la ley 734 de

Dependencia: Procuraduría Segunda Delegada para la Vigilancia

Administrativa

Radicación: 014-72796-02

Investigados: Por Determinar

Cargo y entidad: Funcionarios INVIAS Informante: Elsa Moreno Sandoval-Secretaria General-Archivo General de la Nación Fecha queja: 15 de marzo de 2001

Fecha Hechos: Años 1998 - 2001

Fecha prescripción: Año de 2006

Asunto: Auto de Archivo. Presuntas irregularidades cometidas por funcionarios de INVIAS, relacionadas con el deber de presentación de Tablas de Retención Documental.

Bogotá DC, agosto 11 de 2003 OBJETO Procede el Despacho a decidir lo que en derecho corresponda, respecto de las diligencias radicadas bajo el No. 014-72796-02, originadas en el informe presentado por la Señora ELSA MORENO SANDOVAL, recibido el 15 de marzo de 2001, contra funcionarios indeterminados del Instituto Nacional de Vías-INVIAS. HECHOS Se informa que el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación en reunión de 19 de febrero de 2001, acordó poner en conocimiento de la Procuraduría General de la Nación lo siguiente: Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1382 de 1995 es función de esa entidad aprobar las Tablas de Retención Documental que presenten las entidades obligadas a tal fin. Que la Tabla de Retención Documental presentada por INVIAS no cumplió con los requisitos para ser aprobada, no obstante habérsele impartido reiteradas indicaciones para su modificación, durante cuatro revisiones.

ANTECEDENTES PROCESALES

Mediante auto de 20 de septiembre de 2002, esta Delegada ordenó la apertura de indagación preliminar con el fin de establecer la veracidad de los hechos materia de queja; para tal efecto ordenó la práctica de las respectivas pruebas. CONSIDERACIONES DEL DESPACHO Los hechos materia de indagación apuntan a la presunta irregularidad, atribuible a funcionarios del Instituto Nacional de Vías-INVIAS, en relación con la omisión en la presentación de la Tabla de Retención Documental ante el Archivo General de la Nación para su aprobación. El Congreso de la República expidió la Ley 80 de 1989 por medio de la cual creó el Archivo General de la Nación como suprema autoridad estatal encargada del manejo documentario del país, en consecuencia y en virtud de la potestad reglamentaria, el Gobierno Nacional por medio del Decreto 1382 de 18 de agosto de 1995 estableció en cabeza de los secretarios generales de los organismos del orden nacional, dentro de los sesenta días siguientes a su publicación, la obligación de presentar las Tablas 2 de Retención Documental ante el Archivo General de la Nación, so pena de las sanciones disciplinarias de rigor. En consecuencia, este Despacho se dispone a analizar si hubo algún tipo de irregularidad que haya vulnerado el deber funcional que le asiste a los servidores públicos que eventualmente podrían resultar implicados. Una vez visto lo anterior, procede el Delegado:

I. ANÁLISIS PROBATORIO: Con fundamento en el acervo probatorio allegado al expediente se ha logrado: Establecer que según las Resoluciones 004824 y 00001101 de 24 de agosto de 1995 y 08 de marzo de 2001 respectivamente, los siguientes funcionarios

conformaban el Comité de Archivo de INVIAS, como se aprecia de los folios 81 a 92, inclusive: Secretaría General Administrativa:

MARÍA DEL PILAR GÓMEZ MÉNDEZ (01-10-99/04-04-00)

ZOYLA FELICIDAD ROBINSON MAVIS (05-04-00/16-05-00)

TERESA HUERTAS PEÑA (17-05-00/17/09/00)

MARÍA EUGENIA BORRERO RESTREPO (18-09-00/09-01-01)

WILSON DARÍO TORO ZAPATA (30/01/01/19-08-02)

RAÚL FRANCISCO OCHOA JARAMILLO (23-08-02-…)

Secretaría General Técnica:

SERGIO ALEJANDRO MELO CASTELLANOS (13-12-99/16-10-02).

Jefatura Jurídica:

RAQUEL PATRICIA AMOROCHO DURÁN (15-02-00/09-04-00).

JOSÉ OCTAVIO ROA ESPINOSA (10-04-00/…; 02-10/01-10-10-01; 0712-01/10-02-02; y 11-02-02/08-05-02).

LUZ STELLA CARDOZO (27-06-00/23-07-00) ANNY MARGARITA JORDI DE OSTAU DE LAFONT (24-07-00/25-02-01) VÍCTOR DAVID TORRES GIL (26-02-01/26-03-01 y 08-05-01/30-0901)

MARGARITA MERCEDES CUENCA URBINA (27-03-01/07-05-01)

PATRICIA EMILIA FRAGOZO HANI (11-10-01/05-12-01)

LUIS FERNANDO SÁCHICA MÉNDEZ (09-04-02/07-08-02)

DORA ALBA LÓPEZ ALBARRACÍN (08-08-02/…)

Control Interno:

AUGUSTO RAMÍREZ GASCA (07-04-01/…)

División de Servicios Generales:

MAURICIO OSPINA REYES (24-06-99/…)

Oficina Asesora de Planeación:

MARÍA EUGENIA BORRERO RESTREPO (18-09-00/09-01-01)

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Oficina de Sistemas:

LUZ EDITH GONZÁLEZ PALENCIA (10-04-00/…)

MARISOL CLARO BAYONA (10-05-01/…)

Subdirección Administrativa: MARÍA TERESA GONZÁLEZ JARAMILLO (08-02-/01/…) Que INVIAS contrató con la empresa Central de Archivos Ltda., la elaboración de las Tablas de Retención Documental (fls. 28-29).

Que INVIAS presentó antes de agosto 12 de 1998 las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación para su estudio, las que fueron devueltas para revisión mediante Oficio 005581 de dicha fecha, fijándose como plazo para su nueva presentación el 30 de noviembre del mismo año, fecha que fue ampliada al 30 de abril de 1999 (fls.18 y 19). Que las Tablas de Retención Documental fueron presentadas nuevamente antes de diciembre 30 de 1998, las que fueron nuevamente devueltas por no acatarse a cabalidad las observaciones hechas por el Archivo General de la Nación (fl.20).

Que mediante Oficio 8905 de 29 de abril de 1999, INVIAS hizo las respectivas aclaraciones en relación con las observaciones hechas por el Archivo General de la Nación (fls. 21-25), comunicación que fue respondida mediante el Oficio 034882 de 23 de septiembre de 1999 del Archivo General de la Nación, por medio del cual se informa sobre la necesidad de ajustar nuevamente las Tablas presentadas, y se otorga un plazo improrrogable de seis meses para su presentación, contados a partir de la fecha de recibo de este oficio (fl.26). Que mediante Oficio 033588 de 17 de diciembre de 1999, INVIAS requirió al contratista Central de Archivos Ltda., para que efectuaran los ajustes exigidos por el Archivo General de la Nación a las Tablas de Retención Documental (fls. 27-28). Que el 28 de enero de 2000 el Presidente de la República expidió el Decreto 081, por medio del cual reestructuró el Instituto Nacional de Vías-INVIAS (fls. 30-57). Que mediante el Oficio 07663 de 07 de abril de 2000 el Jefe de la División de Bienes y Servicios de INVIAS solicitó al Archivo General de la Nación, la prórroga del plazo para la presentación de las Tablas de Retención Documental, teniendo en consideración los cambios estructurales hechos en el Instituto (fl.64). Que según el Oficio 021205 de 02 de junio de 2000, el Archivo General de la Nación estipula como plazo límite para presentación de las tablas en cuestión el día 15 del mismo mes y año (fls. 65-66).

Que conforme al Oficio 015262 de 23 de junio de 2000, INVIAS solicitó se reconsiderase el plazo anterior para la presentación de las tablas hasta el día 14 de julio de 2000, con base en la reciente reestructuración efectuada por el Gobierno Nacional, lo que afectó la estructura de las tablas y series documentales (fls. 57-63 y 67). Que el contratista Central de Archivos Ltda., mediante comunicación de 05 de julio de 2000 hizo entrega a INVIAS de las Tablas de Retención Documental, siendo finalmente remitidas al Archivo General de la Nación mediante el Oficio 017497 de 19 de julio de 2000 (fls.68 y 69). 4 Que mediante Oficio de 02 de marzo de 2001 el Archivo General de la Nación efectuó nuevamente observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas por INVIAS, las que fueron presentadas para su aprobación nuevamente el 19 de abril de 2001, según Oficio 010217 (fls. 70-72). Que la Tabla de Retención Documental de INVIAS fue aprobada por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo No.050 de fecha 28 de agosto de 2001, según se informó en el Oficio 3384 de 24 de octubre de 2001 del Archivo General de la Nación (fls. 75-80). Que el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación el día 19 de febrero de 2001, acordó dar traslado a la Procuraduría General de la Nación de los hechos materia de análisis (fl.123).

I I. ILICITUD SUSTANCIAL:

En este estadio del análisis que nos congrega, es importante destacar prima facie que el artículo 1 del Decreto 1382 de 1995 impuso como plazo perentorio para la presentación de las Tablas de Retención Documental a cargo de los Secretarios Generales de las entidades del orden nacional, un término de sesenta (60) días contados a partir de su publicación, la que se hizo efectiva el jueves 24 de agosto de 1995 en el Diario Oficial 41973 página 1, lo que significa que dicho término se cumplió el día 23 de octubre de 1995, de manera que si se examina desde el punto de vista objetivo hubo vulneración al deber funcional a partir del 24 de octubre de 1995, al omitirse con la obligación de marras. Así las cosas, el (los) responsable (s) de dicha omisión serían la (s) persona (s) que desempeñó(aron) el cargo de Secretario General de INVIAS durante esa época; no obstante lo anterior, esta Delegada debe abstenerse de examinar tal situación teniendo en consideración el artículo 34 de la Ley 200 de 1995, estatuto disciplinario vigente en esa oportunidad, porque han transcurrido más de cinco años desde la omisión narrada, y por lo tanto ha operado el fenómeno de la prescripción de la acción disciplinaria. Ahora bien, respecto del caso particular acontecido desde el año de 1998 vale la pena destacar que aún no ha operado el fenómeno visto en el párrafo anterior, y por lo tanto se procederá a su estudio particular. Para el caso en comento es claro que hay una violación al deber funcional consagrado en el artículo 1 del Decreto 1.382 de 1995, por no darse cumplimiento al

término perentorio de sesenta (60) días para la presentación de las Tablas de Retención Documental. El asunto así visto sería un palpable examen de responsabilidad objetiva de la conducta a la luz de la norma, precisamente cuando la misma ley proscribe toda forma de esta responsabilidad en materia disciplinaria, como se aprecia al artículo 14 de la Ley 200 de 1995, norma aplicable al caso subexamine. Ahora bien, del caudal probatorio allegado al expediente, se observa en primer lugar que el proceso de presentación para aprobación de las Tablas de Retención Documental de INVIAS, tuvo una duración de algo más de tres años, iniciada en 1998 y concluida en agosto de 2001 (fls.18 y 75), en el cual se llevó a cabo un intenso intercambio de documentación entre INVIAS y el Archivo General de la Nación, como bien se puede observar en la reseña del Acápite de Pruebas del presente proveído, y que la dilación obedeció fundamentalmente a que en tres de las cuatro oportunidades de presentación de las Tablas fueron objetadas por el Comité Evaluador del Archivo General de la Nación, por factores y criterios técnicos diversos, que ameritaban las devoluciones de las Tablas al INVIAS para su revisión, 5 quien a su vez debería remitirlas al contratista encargado de su elaboración, donde una vez al tanto de las correcciones las devolvía al INVIAS, para que éste a su vez las remitiera nuevamente al Archivo General de la Nación. Así las cosas, por parte de esta Delegada no se halló ningún vestigio de culpa, de dolo, o de negligencia en general imputable a los funcionarios del INVIAS en el

trámite de dichas Tablas, como lo exige el artículo 13 de la Ley 734 de 2002 para que proceda la sanción disciplinaria; lo que si se aprecia es que el trámite de aprobación fue dilatado, pero ello por sí mismo no implica desgreño administrativo, sino que muy por el contrario avizora diligencia al conformarse los pertinentes Comités de Archivos y las sesiones de los mismos para aprobación de las Tablas presentadas por el contratista, como dan fe los folios 81 a 87 inclusive, y las oportunas comunicaciones enviadas al contratista Central De Archivos Ltda.,y al organismo encargado de su aprobación, Archivo General de la Nación. I I I. EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD: En este acápite, para analizar es imperativo tener en cuenta en adición a lo anterior, el claro hecho probado que atañe a la reestructuración de que fue objeto el INVIAS a comienzos del año 2000, como se observa del folio 30 en adelante, lo que contribuyó, sin lugar a dudas, a retardar el proceso de aprobación de las Tablas de Retención Documental, dado que implicaba una modificación en las series y subseries del manejo documental al interior del Instituto, situación que oportunamente fue puesta en conocimiento del Archivo General de la Nación. Por otro lado, resulta también importante entrar a examinar el nexo causal que ocasionó la mora en la entrega de las Tablas, una vez efectuadas las respectivas observaciones por los funcionarios competentes del Archivo General de la Nación, y especialmente en lo que concierne con la responsabilidad del contratista, habida cuenta de que la elaboración de dichas tablas es una actividad de técnica

archivística y muchas veces la entidades estatales no cuentan con personal idóneo para su elaboración, de facto es ésta la razón por la cual su revisión para aprobación debe impartir una entidad versada sobre la materia, como lo es el Archivo General de la Nación, que fue encargada a la Empresa Central de Archivos Ltda., la que juega un papel importante en el análisis de la tardanza presentada e imputable a funcionarios de INVIAS y puede trasladársele, como se desprende de las comunicaciones que periódicamente le enviaba INVIAS una vez se tenía conocimiento de las observaciones que hacía el Archivo General de la Nación. Aspectos que sin lugar a dudas pueden enmarcarse como hechos que provienen de terceros y se escapan de la esfera de control de INVIAS, así como tampoco se evidencia un animus nocendi por parte de los funcionarios de ésta, que eventualmente pudiesen resultar implicados. En este discurrir argumentativo, mal podría atribuirse sanción alguna a los funcionarios involucrados, dado que hacerlo así sería proceder en atribución de una responsabilidad objetiva, lo que está proscrito de la legislación disciplinaria, tanto de la aplicable a este caso como la ley vigente en la actualidad, empero cuando en el acervo probatorio allegado no hay forma de predicar culpa o dolo a los servidores públicos de INVIAS. Finalmente, no es posible tampoco alegar la existencia de antijuridicidad en el deber funcional impuesto por el Decreto 1382 de 1995, en la medida de que pese a la dilación justificada existente, los fines previstos por este último decreto se cumplieron, dado que finalmente por intermedio del Acuerdo No. 50 de 28 de agosto

de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, se aprobó la Tabla de Retención Documental presentada por INVIAS (fls.76-77). 6 De manera que, para este Despacho no es procedente continuar con las diligencias en la medida en que no se aprecia ninguna vulneración al deber funcional por parte de los funcionarios encargados de tramitar para aprobación las Tablas de Retención Documental. En conclusión, encuentra el Delegado que los hechos atribuidos no existieron como falta disciplinaria, por lo tanto al no ser procedente continuar con la actuación disciplinaria adelantada respecto de los funcionarios del Instituto Nacional de VíasINVIAS, se ordenará el archivo de las presentes diligencias con base en el Artículo 73, y 164 concordante, de la Ley 734 de 2002, Nuevo Código Disciplinario Único. En mérito de lo expuesto, EL PROCURADOR DELEGADO SEGUNDO PARA LA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA (E), en uso de sus atribuciones legales, RESUELVE: PRIMERO: Declarar la prescripción de la acción disciplinaria en relación con la omisión en la presentación de las Tablas de Retención Documentaria por parte del Instituto Nacional de Vías-INVIAS, dentro del plazo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 1382, hasta junio de 1998, con fundamento en la parte motiva del presente proveído.

SEGUNDO: Ordenar la terminación de la actuación disciplinaria y en consecuencia disponer el archivo definitivo del proceso No.014-72796-02 adelantado en contra de funcionarios del Instituto Nacional de Vías-INVIAS, con fundamento en la parte motiva del presente proveído.

TERCERO: Teniendo en consideración de que no fue posible dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 734 de 2002, en la medida en que no se individualizó a ningún servidor público, tampoco es procedente notificar la presente decisión al (los) Implicado(s). Para tal efecto, se dejará constancia librando la correspondiente comunicación, al Representante Legal de Instituto Nacional de VíasINVIAS indicando la fecha de la providencia y la decisión tomada.

CUARTO: Comunicar la presente decisión al Informante por aplicación extensiva del Artículo 109 de la Ley 734 de 2002; no obstante lo anterior se le informará también que contra la misma no procede ningún recurso teniendo en cuenta de que el Informante es un servidor público que obró en virtud de mandato legal.

QUINTO: Por Secretaría de esta Delegada efectúense las comunicaciones y anotaciones de rigor.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

CÉSAR AUGUSTO AMAYA MEDINA

Procurador Delegado Segundo para la Vigilancia Administrativa (e) Exp. 014-72796-02

CAAM/FS