PGN - RESERVA DE ACTUACIÓN DISCIPLINARIA - Citación audiencia

COPIAS-De la actuación que como autoridad disciplinaria realizó un funcionario en un periodo determinado la pertinencia o no del acceso a dicha información por vía de petición RESERVA DE ACTUACIÓN DISCIPLINARIA-Desaparece al momento en que se profieren los cargos o con el auto de citación audiencia La reserva de la actuación disciplinaria desaparece al momento en que se profieren los cargos o con el auto de citación audiencia (artículo 95 de la Ley 734 de 2002), según el caso. RESERVA DE ACTUACIÓN DISCIPLINARIA-No se extiende a aquellos documentos que por disposición legal tienen el carácter de reservados permanentemente Si bien el levantamiento de la reserva se pregona de la actuación disciplinaria, esta no se extiende a aquellos documentos que por disposición legal tienen el carácter de reservados permanentemente, como es el caso de los relacionados en el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011. Por esta razón, en principio, no pueden ser consultados y mucho menos reproducidos por el quejoso. Ahora, de los demás documentos de la actuación, en virtud del levantamiento de la reserva procesal, puede solicitar el acceso y copia de los mismos, siempre y cuando agote los requisitos exigidos por el artículo 16 de la Ley 1437 de 2011,es decir la designación de la autoridad, su identificación como petente, el objeto de la petición, las razones de su petición y su firma, pues al no tratarse de una actuación procesal y no corresponder a uno de los sujetos procesales, se entiende que debe regirse por el derecho de petición consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y

Contencioso Administrativo. ACCESO A LA INFORMACIÓN-Es restringido cuando se trata de datos sensibles Sobre el acceso a documentos o sistemas de información, que en principio no tendría un acceso restringido, es necesario reiterar que si en él se allega información específica sobre asuntos que tienen reserva también existiría limitación para su acceso. Ello es así en atención a que la información sensible que protege el artículo 95 del CDU no sólo es la procesal relacionada con la actuación disciplinaria concebida materialmente como un expediente de tal índole, sino toda aquella que se pueda implantar en otros medios de almacenamiento y que contengan referencias específicas a piezas procesales o de «actuaciones» que están insertas en un proceso disciplinario con reserva. Es importante indicar que la reserva que aparece es una prerrogativa del legislador con el fin de salvaguardar la actuación sobre una posible violación al debido proceso, motivo por el cual los documentos allí aportados deben mantenerse bajo una protección especial del Estado, con el fin de que no se vean lesionados aspectos como el buen nombre y la presunción de inocencia de quienes se encuentren vinculados a la actuación.

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS Carera 5 # 15 – 80. Piso 23. Ext. 12335.

www.procuraduria.gov.co RESERVA DE ACTUACIÓN DISCIPLINARIA-La carga de documentos en un aplicativo de gestión no puede considerarse como violación de la reserva procesal/COPIAS-Podría afectar la reserva procesal si el peticionario conoció de las actuaciones y ya no está ejerciendo las funciones

La existencia de un aplicativo de gestión que implique el conocimiento de hechos puntuales de la actuación, una diligencia o una prueba recaudada en esta, generaría por si una violación a la mencionada reserva. No así si se trata de documentos generales que no entreguen información concreta de la actuación que pueda comprometer la intimidad, buen nombre o la presunción de inocencia del investigado, o revelen el contenido de las pruebas allí recaudadas. En estas circunstancias es necesario concluir que la carga de documentos en un aplicativo de gestión no puede considerarse como violación de la reserva procesal conforme al artículo 95 de la Ley 734 de 2002, si estos no contienen hechos puntuales o pruebas o diligencias procesales o que sean documentos que puedan comprometer el buen nombre, la intimidad o la presunción de inocencia de los implicados. En virtud de lo expuesto, este despacho encuentra que, la entrega de copias de la totalidad de piezas procesales que se firmaron al ostentar un cargo, podría afectar la reserva procesal, en tanto si bien el peticionario conoció de las actuaciones con ocasión al ejercicio de sus funciones, al cesar estas, se pierde la facultad de acceder a los expedientes en comento. RESERVA DE ACTUACIÓN DISCIPLINARIA-Jurisprudencia de la Corte Constitucional Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 2 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309. www.procuraduria.gov.co Bogotá D.C., 16 de junio de 2017 PAD 735 C064 - 2017 Doctora

GRACIELA GUZMÁN BRAVO

Procuradora Provincial Amagá. Departamento de Antioquia. gdguzman@procuraduria.gov.co Ref.: Remisión consulta recibida el 5 de abril de 2017.

Respetada doctora Guzmán: Este despacho recibió la consulta de la referencia, por la cual solicita se proceda a indicar la pertinencia jurídica de la expedición de copias de las decisiones proferidas por el servidor que la reemplazó por un periodo de vacaciones como procuradora provincial de Amagá. Así mismo, si es pertinente la expedición de copias de las «planillas de atención al público o formato» respectivo, que dé cuenta de las actividades desarrolladas durante dicho periodo por parte del mismo funcionario.

Antes de atender su consulta y en cumplimiento de la función asignada por el artículo 9º, numeral 3°, del Decreto 262 de 2000, he de precisarle que en desarrollo de la función consultiva no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares. Por tanto, en el presente caso esta oficina se limitará solamente a suministrar elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema que ocupa la consulta, sin que ello se entienda como resolución a un caso particular. Teniendo en cuenta que se solicita copias de la actuación que como autoridad disciplinaria realizó un funcionario en un periodo determinado, la pertinencia o no del acceso a dicha información, por la vía de petición de copias de éstas, deberá hacerse con base en las restricciones previstas por la Ley 734 de 2002

o Código Disciplinario Único. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 3 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309. www.procuraduria.gov.co En la Consulta PAD C177 de 2014 esta oficina dejó sentado sobre el tema tratado que: Frente a su consulta, es pertinente advertirle que, tal como usted lo plantea, la reserva de la actuación disciplinaria desaparece al momento en que se profieren los cargos o con el auto de citación audiencia (artículo 95 de la Ley 734 de 2002), según el caso. Sin embargo es necesario hacer dos advertencias:

1. Si bien el levantamiento de la reserva se pregona de la actuación disciplinaria, esta no se extiende a aquellos documentos que por disposición legal tienen el carácter de reservados permanentemente, como es el caso de los relacionados en el artículo 24 de la Ley 1437 de

2011. Por esta razón, en principio, no pueden ser consultados y mucho menos reproducidos por el quejoso.

2. Ahora, de los demás documentos de la actuación, en virtud del levantamiento de la reserva procesal, puede solicitar el acceso y copia de los mismos, siempre y cuando agote los requisitos exigidos por el artículo 16 de la Ley 1437 de 2011,es decir la designación de la autoridad, su identificación como petente, el objeto de la petición, las razones de su petición y su firma, pues al no tratarse de una actuación procesal y no corresponder a uno de los sujetos procesales, se entiende que debe regirse por el derecho de petición consagrado en el

Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo.

Así mismo, sobre el acceso a documentos o sistemas de información, que en principio no tendría un acceso restringido, es necesario reiterar que si en él se allega información específica sobre asuntos que tienen reserva también existiría limitación para su acceso. Ello es así en atención a que la información sensible que protege el artículo 95 del CDU no sólo es la procesal relacionada con la actuación disciplinaria concebida materialmente como un expediente de tal índole, sino toda aquella que se pueda implantar en otros medios de almacenamiento y que contengan referencias específicas a piezas procesales o de «actuaciones» que están insertas en un proceso disciplinario con reserva. Al respecto esta oficina en la Consulta PAD C085 de 2014 señaló: Teniendo en cuenta su información, es importante aclarar que el artículo 95 de la Ley 734 de 2002 señala: “En el procedimiento ordinario las actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta cuando se formule el pliego de cargos o la providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales” En el procedimiento especial Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 4 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309. www.procuraduria.gov.co ante el Procurador General de la Nación y en el procedimiento verbal, hasta la decisión de citar a audiencia.” Conforme a este planteamiento, es importante indicar que la reserva que aparece es una prerrogativa del legislador con el fin de salvaguardar la actuación sobre una posible violación al debido proceso, motivo por el cual los documentos allí aportados deben mantenerse bajo una protección

especial del Estado, con el fin de que no se vean lesionados aspectos como el buen nombre y la presunción de inocencia de quienes se encuentren vinculados a la actuación. La existencia de un aplicativo de gestión que implique el conocimiento de hechos puntuales de la actuación, una diligencia o una prueba recaudada en esta, generaría por si una violación a la mencionada reserva. No así si se trata de documentos generales que no entreguen información concreta de la actuación que pueda comprometer la intimidad, buen nombre o la presunción de inocencia del investigado, o revelen el contenido de las pruebas allí recaudadas. Sobre el tema la Corte Constitucional en sentencia T-499 de 2013, en la que se determinó: La reserva de la investigación disciplinaria que se fija “hasta cuando se formule el pliego de cargos o la providencia que ordene el archivo definitivo”. Significa lo anterior que la etapa probatoria propia de la investigación disciplinaria, se encuentra sometida a reserva con fines constitucionalmente admisible, como son garantizar la presunción de inocencia al investigado y resguardar la imparcialidad del funcionario encargado de ejercer el control disciplinario. Después que se formule pliego de cargos o se profiera acto de archivo definitivo, la investigación se considera pública para proteger la pretensión subjetiva de “ejercer el control del poder político” que le asiste a todos o a cualquier ciudadano, ya que aquella pretensión integra el núcleo esencial del derecho de participación política que establece el artículo 40 de la Constitución Política. Precisamente, la reserva de la investigación disciplinaria fue establecida por el legislador como una excepción

al principio de publicidad de las actuaciones administrativas, con la finalidad única de amparar los derechos al buen nombre, a la intimidad e incluso al debido proceso del investigado. Por consiguiente, dicha reserva se viola cuando, estando en trámite la investigación disciplinaria, se ponen en conocimiento de personas que no tienen reconocida la calidad de sujetos procesales, un hecho puntual, una diligencia o una prueba recaudada en la fase de instrucción procesal. De allí que se le exija a los sujetos intervinientes total hermetismo frente a las actuaciones que se adelantan en esa fase, porque las pruebas que se acopian y las averiguaciones que se realizan, al ser filtradas o de conocimiento público, podrían llegar a fracasar. (Subrayado propio) Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 5 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309. www.procuraduria.gov.co En estas circunstancias es necesario concluir que la carga de documentos en un aplicativo de gestión no puede considerarse como violación de la reserva procesal conforme al artículo 95 de la Ley 734 de 2002, si estos no contienen hechos puntuales o pruebas o diligencias procesales o que sean documentos que puedan comprometer el buen nombre, la intimidad o la presunción de inocencia de los implicados. En virtud de lo expuesto, este despacho encuentra que, la entrega de copias de la totalidad de piezas procesales que se firmaron al ostentar un cargo, podría afectar la reserva procesal, en tanto si bien el peticionario conoció de las actuaciones con ocasión al ejercicio de sus funciones, al cesar estas, se pierde la facultad de acceder a los expedientes en comento.

En estos términos dejamos consignado que el concepto pedido fue rendido y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la Ley 1437 de 2011. Atentamente,

CAMILO ANDRÉS GARCÍA GIL

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios C064 - 2017 Proyectó GACC. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 6 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309. www.procuraduria.gov.co