PGN - RESERVA DE DOCUMENTOS PRIVADOS - Los que por autorización o la ley tengan ese caráct

RESERVA PROCESO DISCIPLINARIO-Hay momentos específicos en que la actuación pierda esa condición RESERVA DE LA PRUEBA-Las que por autorización de la Constitución o la Ley, tengan ese carácter/RESERVA DE LA PRUEBA-Jurisprudencia de la Corte Constitucional Pero nótese que en el último inciso del artículo hace alusión a la obligación del investigado de guardar la reserva de las pruebas que por disposición de la Constitución o la ley tengan esta condición, es decir, el levantamiento de la reserva para la actuación disciplinaria no cubre, sin discriminación, todos los elementos que hagan parte de la actuación, sino que debe entenderse que esta reserva persiste sobre aquellos documentos que por Constitución o la ley tengan carácter reservado. Con respecto a este primer aparte de la consulta, se concluye que si bien en la etapa procesal señalada por la ley se levanta la reserva sobre las averiguaciones disciplinarias, esta no incluye aquellos documentos que tienen una reserva constitucional o legal asociado a temas como la seguridad y defensa nacional o el derecho a la intimidad, en las condiciones que estipule el ordenamiento jurídico, y que esta no es oponible a las autoridades que por Constitución o por ley estén facultadas para solicitar este tipo de documentos. Por esta razón, es que este despacho considera que si bien existe un levantamiento de la reserva en los procesos disciplinarios en derechos humanos y derecho internacional humanitario, también es conveniente señalar que dentro de la actuación hay documentos que no pueden darse a conocer de manera libre a los particulares y que por su naturaleza, sustentada en una reserva constitucional o legal, sería inapropiado darlos a conocer y mucho menos reproducirse por cualquier medio.

ORGANISMO INTERNACIONAL-La Oficina del Alto Comisionado de la Naciones Unidas para los Derechos Humanos, no ejerce autoridad en nuestro territorio/ORGANISMO INTERNACIONAL-Jurisprudencia de la Corte Constitucional Con respecto a las solicitudes que la Representación en Colombia de la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, no se puede olvidar que este organismo internacional no ejerce autoridad en el territorio colombiano, este es el sentido del “ACUERDO RELATIVO AL ESTABLECIMIENTO EN COLOMBIA DE UNA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LOS DERECHOS HUMANOS” Dentro del Convenio Internacional suscrito por el Estado Colombiano con las Naciones Unidas, no aparece ningún tipo de prerrogativa sobre el tema aquí tratado, motivo por el cual, para el caso en concreto, debe mantenerse el tratamiento de un particular para efectos de la petición hecha por el representante en Colombia del Alto Comisionado. Se concluye que para la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, debe otorgarse el tratamiento, para efectos de la solicitud de información y documentos reservados, que se le da a un particular, incluyendo lo relacionado con los procesos disciplinarios en archivo que reposan en la Entidad, al no existir prerrogativas en este sentido en el Convenio suscrito entre el Estado Colombiano y el organismo internacional. Bogotá D.C., 15 de marzo de 2013 PAD

C-042-2013

Doctor

JORGE ANDRÉS CASTILLO ÁLVAREZ

Coordinador de Cooperación y Asuntos Internacionales Procuraduría General de la Nación

Ciudad Ref.: Su consulta del 13 de marzo del año en curso Respetado Doctor: En el escrito de la referencia consulta usted sobre el manejo de la reserva ante la solicitud de acceso y digitalización de procesos disciplinarios en materia de derechos humanos, que se encuentren archivados.

Antes de atender su consulta y en cumplimiento de la función asignada por el artículo 9º numeral 4 del Decreto 262 de 2000, he de precisarle que en desarrollo de la función consultiva no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares. Por tanto, en el presente caso esta oficina se limitará solamente a suministrar elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema que ocupa la consulta, sin que ello se entienda como resolución a un caso particular. Sobre el tema, es prudente advertir que el Código Disciplinario Único, en su artículo 95, estipula: “Reserva de la actuación disciplinaria. En el procedimiento ordinario las actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta cuando se formule el pliego de cargos o la providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 2 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co derechos de los sujetos procesales. En el procedimiento especial ante el Procurador General de la Nación y en el procedimiento verbal, hasta la

decisión de citar a audiencia.” “El investigado estará obligado a guardar la reserva de las pruebas que por disposición de la Constitución o la ley tengan dicha condición.” Como se puede deducir del texto normativo, dentro del proceso disciplinario, ya sea ordinario o el especial y el verbal, hay momentos específicos en que la actuación disciplinaria pierde su reserva; para uno en la formulación de cargos o el auto de archivo, para el otro a partir del auto de citación a audiencia. Pero nótese que en el último inciso del artículo hace alusión a la obligación del investigado de guardar la reserva de las pruebas que por disposición de la Constitución o la ley tengan esta condición, es decir, el levantamiento de la reserva para la actuación disciplinaria no cubre, sin discriminación, todos los elementos que hagan parte de la actuación, sino que debe entenderse que esta reserva persiste sobre aquellos documentos que por Constitución o la ley tengan carácter reservado. En este mismo sentido, el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo ha dispuesto frente a los documentos públicos reservados, que: “Sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, y en especial:

1. Los protegidos por el secreto comercial e industrial,

2. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales, 3. 3. Los amparados por el secreto profesional,

4. Los que se involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los

expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 3 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información. 5. los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (69 meses a partir de la realización de la respectiva operación.” Hay que advertir que el artículo 27 ibídem, estipula que el carácter reservado de una información o de determinados documentos no es oponible a las autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Se hace énfasis que, inclusive para las autoridades del Estado, cuando no están habilitadas por la Constitución o la Ley, les es oponible esta reserva. La razón de ser de las reservas de información y documéntales están ligadas a muchos aspectos, como se puede ver del listado arriba relacionado, al punto que en ella, además de los documentos que involucran la defensa y seguridad Nacional, también implican temas orientados hacia el derecho a la intimidad. Con respecto a este primer aparte de la consulta, se concluye que si bien en la etapa procesal señalada por la ley se levanta la reserva sobre las averiguaciones disciplinarias, esta no incluye aquellos documentos que tienen una reserva

constitucional o legal asociado a temas como la seguridad y defensa nacional o el derecho a la intimidad, en las condiciones que estipule el ordenamiento jurídico, y que esta no es oponible a las autoridades que por Constitución o por ley estén facultadas para solicitar este tipo de documentos. Ahora, la mencionada reserva no puede ser irrazonable ni desproporcionada, pues la autoridad que opone la reserva debe argumentar el por qué considera que los documentos solicitados están incluidos dentro de los mencionados documentos públicos que tienen una limitación al acceso de los particulares. En este sentido, la Corte Constitucional, en Sentencia C872 de 2003, afirmó: Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 4 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co “Las excepciones al acceso a la información solamente se admiten si tienen por objetivo proteger un derecho fundamental o algún bien de especial importancia, como lo es la seguridad nacional. Para tal efecto se debe acreditar que tales derechos o bienes se verían seriamente afectados si se difunde determinada información, lo que hace necesario mantener la reserva” El caso es más significativo en aquellos eventos en los cuales se involucran los derechos humanos o el derecho internacional humanitario, pues si bien los organismos internacionales han alegado el derecho a la verdad como fundamento de acceso a la información contenida en documentos públicos, también se advierten la existencia de excepciones legales, hecho demostrado en la argumentación de la sentencia de constitucionalidad ya citada, así: “El fortalecimiento de una democracia constitucional guarda una

estrecha relación con la garantía del derecho de todas las personas a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley. La publicidad de la información permite que la persona pueda controlar la gestión pública, en sus diversos órdenes: presupuestal, grado de avance en los objetivos planteados, planes del Estado para mejorar las condiciones de vida de la sociedad, entre otros. En tal sentido, el control efectivo de los ciudadanos sobre las acciones públicas requiere no sólo una abstención por parte del Estado de censurar la información sino que demanda una acción positiva consistente en proporcionarle a los individuos los medios para que accedan a los archivos y documentos en los cuales se plasma, día a día, la actividad estatal.” (…) Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 5 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co “En suma, en una sociedad democrática, la regla general consiste en permitir el acceso ciudadano a todos los documentos públicos. De allí que constituya un deber constitucional de las autoridades públicas entregarle, a quien lo solicite, informaciones claras, completas, oportunas, ciertas y actualizadas sobre cualquier actividad del Estado. Aunado a lo anterior, debe existir, en toda entidad oficial, una política pública de conservación y mantenimiento de esta variedad de documentos, muy especialmente, aquellos que guarden una relación directa con la comisión de violaciones masivas y sistemáticas de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario.” (…) “Las excepciones al acceso a la información solamente se admiten si tienen por objetivo proteger un derecho fundamental o algún bien de especial importancia, como lo es la seguridad nacional. Para tal efecto

se debe acreditar que tales derechos o bienes se verían seriamente afectados si se difunde determinada información, lo que hace necesario mantener la reserva.” Por esta razón, es que este despacho considera que si bien existe un levantamiento de la reserva en los procesos disciplinarios en derechos humanos y derecho internacional humanitario, también es conveniente señalar que dentro de la actuación hay documentos que no pueden darse a conocer de manera libre a los particulares y que por su naturaleza, sustentada en una reserva constitucional o legal, sería inapropiado darlos a conocer y mucho menos reproducirse por cualquier medio. En este sentido, hay que insistir que la negación de estos documentos deben ser sustentada dentro de la respuesta que se de a la persona natural o jurídica que lo requiera, explicándose de manera certera las razones por las cuales uno u otro documento se consideran reservados. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 6 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co Con respecto a las solicitudes que la Representación en Colombia de la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, no se puede olvidar que este organismo internacional no ejerce autoridad en el territorio colombiano, este es el sentido del “ACUERDO RELATIVO AL

ESTABLECIMIENTO EN COLOMBIA DE UNA OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LOS DERECHOS HUMANOS”, al señalar que: “15. La Oficina y su personal se abstendrán de toda actividad que sea incompatible con el carácter internacional y de imparcialidad de sus funciones, que sea contraria al espíritu del presente Acuerdo o a la

legislación colombiana. El Director de la Oficina adoptará todas las disposiciones necesarias para asegurar el respeto de estas obligaciones. El Gobierno se compromete a respetar el estatuto exclusivamente internacional de la Oficina.” Dentro del Convenio Internacional suscrito por el Estado Colombiano con las Naciones Unidas, no aparece ningún tipo de prerrogativa sobre el tema aquí tratado, motivo por el cual, para el caso en concreto, debe mantenerse el tratamiento de un particular para efectos de la petición hecha por el representante en Colombia del Alto Comisionado. Sobre el carácter que tienen los organismos internacionales, la Corte Constitucional, en sentencia T-883 de 2005, anunció: “A partir de la definición de autoridad publica en sentido objetivo, como la potestad de que se halla investida una persona, que proviene del Estado y que comporta la obligatoriedad de sus decisiones para quienes se encuentran subordinados a ella, resulta claro que no puede afirmarse que las organizaciones internacionales sean autoridades públicas, ya que no ejercen ningún tipo de imperio o poderío sobre los ciudadanos, elemento definitorio de quien, se dice, es autoridad pública. Por tal razón, desde la perspectiva del derecho de petición, la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 7 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co actuación de tales entidades sería asimilable a la de los particulares, y para la efectividad del derecho sería posible acudir a los jueces en los mismos supuestos en que cabe hacerlo frente a éstos. …” Se concluye que para la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos

de las Naciones Unidas, debe otorgarse el tratamiento, para efectos de la solicitud de información y documentos reservados, que se le da a un particular, incluyendo lo relacionado con los procesos disciplinarios en archivo que reposan en la Entidad, al no existir prerrogativas en este sentido en el Convenio suscrito entre el Estado Colombiano y el organismo internacional. En estos términos dejamos rendido el concepto y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la ley 1437 de 2011. Atentamente,

CARLOS ENRIQUE VALDIVIESO JIMÉNEZ

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

C-042-2013

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