PGN - Resolución 039 de 2007

DEROGA la Resolución 176 de 2000 ADICIONA las Resoluciones 041 de REVOCADA por la 2001 y 197 de 2003 Resolución 41 de 2007 RESOLUCION NÚMERO 039 (19 OCTUBRE 2007) Por medio de la cual se adoptan los procedimientos documentados requeridos por la NTCGP 1000:2004 y la NTC ISO 9001:2000 para el Sistema de Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación. EL VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACION En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, respecto a la expedición de los Manuales de Procedimientos de la entidad y CONSIDERANDO: Que el parágrafo único del Artículo 1º de la Ley 87 de 1993, establece que; “El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal”.: Que de conformidad con la norma MECI 1000:2005, los manuales de procedimientos son un elemento del sistema de control interno, los cuales se crean para obtener una

información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas actividades que se realizan en una entidad, por ello su aplicación contribuye al logro de los objetivos del control interno, como es garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros de calidad, facilita y agiliza la gestión de la entidad; ésta a su vez propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores públicos, generando credibilidad en la Administración pública frente al ciudadano. Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 adoptado por Decreto 1599 de 2005 y reglamentado internamente en la entidad a través de la Resolución 228 de 2006, en su componente de Actividades de Control, propone como elemento de control “los procedimientos” que se definen como el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso. Que la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, en el capítulo cuatro (4), numeral 4.2.1 Generalidades, establece que la documentación del Sistema de Gestión de Calidad debe incluir los procedimientos documentados requeridos por la citada norma y en el Capítulo ocho (8) establece la necesidad de planificar e implementar procedimientos para la Medición, Análisis y Mejora del

Sistema de Gestión de la Calidad. Que para garantizar el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de la Procuraduría General de la Nación se deben adoptar procedimientos que permitan realizar Acciones Correctivas y Preventivas y ajustar la normatividad interna que rige la materia. Que la Resolución 107 de 2005, “Por medio de la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad para la Procuraduría General de la Nación” requiere como mínimo para su implementación documentar y describir de forma clara, completa y operativa todos los procesos y procedimientos que se llevan cabo en la entidad. Que para cumplir con lo anterior es necesario aprobar y adoptar los procedimientos documentados requeridos por la NTCGP 1000:2004 y la NTC ISO 9001:2000 para el Sistema de Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. GLOSARIO: Adoptar el siguiente glosario con el fin de establecer el alcance del presente acto administrativo: ACCION CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

AVAL: Consiste en la aprobación o visto bueno de la creación o mejoras de un documento mediante la firma del líder de proceso o subproceso.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

COPIA NO CONTROLADA: Son los procedimientos e instructivos que se imprimen desde la página WEB de la PGN.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Para el Sistema de Gestión de Calidad de la PGN son todos los Manuales, Procedimientos, Instructivos y Formatos de registro.

DOCUMENTO VIGENTE: Son aquellos que corresponden a la última versión aprobada mediante acto administrativo.

DOCUMENTO OBSOLETO: Son documentos con versiones anteriores a la vigente.

FRECUENCIA: Es la medición del número de veces que ocurre una no conformidad.

FORMATO DE REGISTRO: Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.

HALLAZGO DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoria. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria, u oportunidades de mejora.

IMPACTO: Consecuencia que puede ocasionar a la Entidad la no conformidad identificada.

INSTRUCTIVO: Documento que describe en detalle el qué y el cómo en una actividad o proceso específico.

LIDER DE PROCESO O SUBPROCESO: Persona o grupo de personas que dirigen, coordinan, deciden y toman acciones de mejora dentro de un proceso o subproceso.

MACROPROCESO: Nivel más genérico del Mapa de procesos de la entidad, contiene procesos afines o con características similares. En la PGN, tenemos cuatro macroprocesos: Estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación y Control.

MODIFICACIÓN: Consiste en la mejora realizada a un documento para hacerlo más eficiente, más práctico o para ajustarse a cambios de normas, tecnología o métodos de trabajo.

Cuando se modifica un documento debe actualizarse así: - Cambiando la versión y las fechas de revisión y aprobación en el encabezado.

• Cambiando la versión y las fechas de revisión y aprobación en los listados maestros. - Cambiando el documento publicado en la página WEB para dejar solamente la ultima versión. - Cambiando el documento publicado en el manual de procedimientos físico que se encuentra en la oficina de Planeación.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PLANES DE ACCIÓN: Son todas las actividades que se deben llevar a cabo para prevenir, corregir o mejorar el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, así como las fechas de implementación y los responsables de su ejecución. Existen varios tipos de planes de acción que se documentan en los siguientes formatos: - Administración de acciones correctivas y preventivas. - Solicitud de acciones de mejora.

PLANTILLA: Es el formato establecido para crear un documento.

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.

PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

REGISTRO: Es la información consignada en un formato de registro. Esta proporciona evidencia de la actividad realizada.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

SUBPROCESO: Cada uno de los Procesos dependiendo de su complejidad se descompone en elementos relacionados mutuamente, son mucho más específicos y forman la cadena de valor de cada proceso.

TRATAMIENTO: Es la acción o corrección aplicada al identificar un producto no conforme.

VERSIÓN: Corresponde al número de versión vigente del documento, se maneja un número entero, el cual incrementa cada vez que se aprueba una mejora al

documento. ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar los procedimientos relacionados a continuación y descritos en el documento anexo a la presente Resolución, que forma parte integral de la misma y se entiende incorporado al Manual de Procedimientos de la PGN. a) Procedimiento para el Control de Documentos y Registros PRO-ME-GC-001; b) Procedimiento para realizar Acciones Correctivas y Preventivas PRO-ME-GC002; c) Procedimiento para el Control del Producto no Conforme PRO-ME-GC-003; d) Procedimiento para revisar el Sistema de Gestión de Calidad de la PGN PROME-GC-004; e) Procedimiento para realizar Auditorias Internas de Calidad PRO-EV-EI-006. ARTÍCULO TERCERO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución 176 de 2000 y adiciona a las resoluciones 041 de 2001 y 197 de 2003.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los

CARLOS ARTURO GOMEZ PAVEJAU

Viceprocurador General de la Nación

Proyecto: OP