PGN - Resolución 076 de 2008

Le dan alcance las Resoluciones 420 de 2.000 y 365 de 2.007. MODIFICÓ disposiciones de las Resoluciones 003 y 09 de 2.008 y 041 de 2.007 expedida por la Viceprocuraduría RESOLUCION NÚMERO 076 (27 Noviembre 2008) Por medio de la cual se adoptan, modifican y eliminan documentos de los Subprocesos de Calificación de Servicios; Selección de Empleados de Carrera y Almacén e Inventarios EL VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACION En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, respecto a la expedición de los Manuales de Procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento continuo, y, CONSIDERANDO: Que el Decreto 262 de 2000 en su artículo 11, consagra como una de las funciones de la Oficina de Planeación la de elaborar, en coordinación con las dependencias, para la aprobación del Procurador General, los manuales de funciones, requisitos específicos y procedimientos administrativos de la entidad y mantenerlos actualizados Que de conformidad con la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, el señor Procurador General de la Nación delegó en el señor Viceprocurador la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento Continuo aplicables a

dichos manuales. Que con el fin de contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y disciplinario de la Procuraduría General de la Nación, en adelante PGN, dentro de los criterios de eficiencia y eficacia en las Actuaciones Administrativas, se expidieron las Resoluciones 041 de 2001 y 197 de 2003, a través de las cuales se adoptaron los procesos y procedimientos de la entidad, los cuales posteriormente fueron actualizados en la Resolución 041 de 2007. Que la creación, modificación o eliminación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN, se debe realizar de conformidad con lo establecido en el Procedimiento para el Control de Documentos y Registros, incluido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, reglamentado mediante la Resolución 41 de 2007. Que la Jefe de la Oficina de Selección y Carrera; el Jefe de la División de Gestión Humana y la Coordinadora del Grupo de Almacén e Inventarios presentaron a la Oficina de Planeación solicitudes para crear, modificar y eliminar documentos (procedimientos, instructivos, formatos de registros) de acuerdo con la metodología establecida en el Sistema de Gestión de Calidad, siendo éstas viabilizadas conforme a los procedimientos vigentes. Que a través del oficio No 1466 del 23 de octubre de 2008 la Jefe de la Oficina de Selección y Carrera remitió el procedimiento definitivo a la Oficina de Planeación con la finalidad de que fuera revisado técnicamente. Que mediante acta suscrita el 31 de octubre de 2008, por la Jefe de la Oficina de Planeación y la Jefe de la Oficina de Selección y Carrera, se dejó constancia

de la revisión surtida al procedimiento. Que a través del oficio No 272344 del 24 de octubre de 2008, el Jefe de la División de Gestión Humana, remitió el formato de registro definitivo a la Oficina de Planeación con la finalidad de que fuera revisado técnicamente por ésta. Que mediante acta suscrita el 31 de octubre de 2008, por la Jefe de la Oficina de Planeación y el Jefe de la División de Gestión Humana, se dejó constancia de la revisión surtida al formato de registro. Que a través del oficio No 1265 del 30 octubre de 2008, la Coordinadora del Grupo de Almacén e Inventarios, remitió los procedimientos y formatos de registro definitivos a la Oficina de Planeación con la finalidad de que fueran revisados técnicamente por ésta. Que mediante acta suscrita el 31 de octubre de 2008, por la Jefe de la Oficina de Planeación y la Coordinadora del Grupo de Almacén e Inventarios, se dejó constancia de la revisión surtida a los documentos. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Modificar el procedimiento PRO-GH-CS-004 Impedimento Y Recusación, Versión 2, perteneciente al Subproceso de Calificación de

Servicios. ARTÍCULO SEGUNDO. Modificar el formato de registro REG-GH-SC-012 Formato Certificado de Cumplimiento de Requisitos, Versión 2 perteneciente al Subproceso de Selección de Empleados de carrera: ARTÍCULO TERCERO. Adoptar los procedimientos relacionados a continuación,

incluyéndolos en el Subproceso de Almacén e Inventarios:

1. PRO-GA-AI-005 Ingreso por préstamo y comodato de bienes. Versión: 1

2. PRO-GA-AI-013 Egresos de bienes dados en parte de pago o permuta.

Versión: 1

3. PRO-GA-AI-015 Inventario físico en depósito. Versión: 1

4. PRO-GA-AI-016 Traslado de bienes entre servidores y dependencias de la

PGN. Versión: 1

ARTÍCULO CUARTO. Modificar los procedimientos relacionados a continuación, pertenecientes al Subproceso de Almacén e Inventarios:

1. PRO-GA-AI-001 Ingresos por compras; donaciones; permutas y traspasos de otras entidades. Versión: 3

2. PRO-GA-AI-002 Ingreso por reintegro o devolución de bienes. Versión: 2

3. PRO-GA-AI-003 Ingreso por reposición y/o recuperación de bienes.

Versión: 2

4. PRO-GA-AI-004 Ingreso por elementos sobrantes. Versión: 2

5. PRO-GA-AI-006 Ingreso de bienes por contratos o comprobantes de egreso (coordinaciones). Versión: 2

6. PRO-GA-AI-007 Egresos de bienes de consumo y devolutivos. Versión: 2

7. PRO-GA-AI-008 Egresos de bienes por traspaso y dados en préstamo o comodato. Versión: 2

8. PRO-GA-AI-009 Egreso por pérdida de bienes. Versión: 2

9. PRO-GA-AI-010 Egreso de bienes por caso fortuito o fuerza mayor.

Versión: 2 10.PRO-GA-AI-011 Egreso de bienes servibles, inservibles u obsoletos por venta o destrucción. Versión: 2 11.PRO-GA-AI-012 Egresos de bienes entregados en donación. Versión: 2 12.PRO-GA-AI-014 Inventario físico en servicio. Versión: 2 13.PRO-GA-AI-017 Entrega y recibo normal de almacén. Versión: 2

Los cuales reemplazan algunos de los contenidos en la Resolución 041 de 2007 y los agrupa así: Procedimientos contenidos en la Resolución 041 de Reemplazados por 2007 No Código Nombre No Código Nombre PRO-GA-AI1 Ingreso por compras 019 PRO-GA-AI2 Ingreso por donaciones recibidas Ingresos por compras, donaciones, 021 PRO-GA-AI1 permutas y traspasos de otras PRO-GA-AIIngreso por traspaso de bienes de 001 3 entidades 023 otras entidades PRO-GA-AI4 Ingreso por permuta 027 PRO-GA-AI5 Ingreso por reintegro o devolución 024 Entrega y recibo de bienes PRO-GA-AIIngreso por reintegro o devolución 2 PRO-GA-AIdevolutivos y de consumo, cuando el 002 de bienes 6 014 funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega PRO-GA-AI7 Ingreso por reposición 025 PRO-GA-AIIngreso por reposición y/o 3 PRO-GA-AI003 recuperación de bienes. 8 Ingreso por recuperación 026 PRO-GA-AIPRO-GA-AI9 Ingreso por elementos sobrantes 4 Ingreso por elementos sobrantes

022 004 Ingreso de bienes por contratos o PRO-GA-AIPRO-GA-AI10 Salidas de almacén 5 comprobantes de egreso 001 006 (Coordinaciones) 11 PRO-GA-AIEgreso con requerimiento eventual 6 PRO-GA-AIEgreso de bienes de consumo y 011 007 devolutivos. PRO-GA-AIEgreso de bienes con base en el 12 010 plan de compras PRO-GA-AI13 Remesas de bienes 015 PRO-GA-AIEgreso por traspaso de bienes otras PRO-GA-AIEgreso de bienes por traspaso y 14 7 012 entidades 008 dados en préstamo o comodato PRO-GA-AIBaja de bienes por pérdida, hurto o 15 002 robo PRO-GA-AI8 Egreso por pérdida de bienes PRO-GA-AIBaja de bienes por exoneración de 009 16 004 responsabilidad civil PRO-GA-AIBaja de bienes por caso fortuito o PRO-GA-AIEgreso de bienes por caso fortuito o 17 9 003 fuerza mayor 010 fuerza mayor PRO-GA-AIBaja de bienes inservibles o 18 006 innecesarios en depósito Egreso de bienes servibles, PRO-GA-AIDestrucción de muebles inservibles PRO-GA-AI19 10 inservibles u obsoletos por venta o 008 dados de baja 011 destrucción. PRO-GA-AI20 Baja de bienes servibles 005 PRO-GA-AIDonación de bienes muebles PRO-GA-AIEgreso de bienes entregados en 21 11 009 innecesarios dados de baja 012 donación PRO-GA-AIInventario general de elementos

22 016 devolutivos en servicio PRO-GA-AI12 Inventario físico en servicio PRO-GA-AIInventario individual de elementos 014 23 017 devolutivos en servicio PRO-GA-AIPRO-GA-AI24 Entrega y recibo normal de almacén 14 Entrega y recibo normal de almacén 013 017 ARTÍCULO QUINTO. Adoptar los formatos de registro relacionados a continuación, incluyéndolos en el Subproceso de Almacén e Inventarios:

1. REGGA-AI-001 Formato de reintegro de elementos devolutivos al grupo almacén e inventarios. Versión: 1

2. REGGA-AI-002 Formato de traslado de elementos devolutivos. Versión: 1

3. REGGA-AI-003 Solicitud de bienes devolutivos. Versión: 1

ARTÍCULO SEXTO. Eliminar los procedimientos relacionados a continuación, incluidos en el Subproceso de Almacén e Inventarios:

1. PRO-GA-AI-007 Rendición de cuentas de almacén.

2. PRO-GA-AI-018 Ajuste a los registros

3. PRO-GA-AI-020 Ingreso por caja menor Los códigos de estos procedimientos fueron reasignados a los procedimientos del Subproceso de Almacén e Inventarios a adoptar en la presente resolución.

ARTICULO SEPTIMO. Los documentos creados y modificados, se anexan a la presente Resolución, forman parte integral de la misma y se entienden incorporados al Manual de Procedimientos de la PGN. ARTÍCULO OCTAVO La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y modifica en lo pertinente las disposiciones contenidas en las

Resoluciones 003 y 009 de 2008 y 041 de 2007.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los 27 días del mes de noviembre de 2008.

CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Viceprocurador General de la Nación

LMACH/

Proyectó: OPLA/Ayda Mercado Collante.

Revisó: Oficina Jurídica