PGN - Resolución 139 de 2020

RESOLUCIÓN No. 0139 ( 3 1 M AR 2020 ) “Por la cual se constituye una caja menor para atender gastos administrativos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles, para la vigencia fiscal 2020” EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de las facultades otorgadas por el artículo 277 constitucional, los numerales 6, 7,8 y 49 del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, el Decreto 1068 de 2015, y, CONSIDERANDO Que de conformidad con lo previsto en el numeral 7 del artículo 7° del Decreto Ley 262 de 2000, le corresponde al Procurador General de la Nación: “Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley”. Que el Gobierno Nacional, en uso de la facultad conferida en el artículo 18 de la Ley 1593 del 10 de diciembre de 2012, reguló la constitución y funcionamiento de las cajas menores mediante el Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012, cuyas disposiciones se encuentran compiladas en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, el cual es aplicable a la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en el Libro 2: Régimen Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, Parte 8: Régimen Presupuestal, Título 5: Constitución y Funcionamiento de las Cajas Menores, de dicho acto administrativo. Que el artículo 17 de la Ley 2008 del 27 de diciembre de 2019 establece que la constitución y

funcionamiento de las cajas menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, y en las entidades nacionales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado con carácter no financiero, respecto de los recursos que le asigna la Nación, se regirán por el Decreto 1068 de 2015 y por las demás normas que lo modifiquen o adicionen. Que el artículo 2.8.5.2. del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 establece: “Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal”. Que el artículo 2.8.5.5 del Decreto citado dispone que: El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán de autorización del Ordenador del Gasto. 1 RESOLUCIÓN No. 0139 ( 3 1 M AR 2020 ) “Por la cual se constituye una caja menor para atender gastos administrativos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles, para la vigencia fiscal 2020” Que de acuerdo con el parágrafo 2° del artículo 2.8.5.5. del Decreto 1068: “Podrán destinarse

recursos de las cajas menores para los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección Superior de cada órgano, Direcciones Generales de los Ministerios y Gerencias, Presidencias o Direcciones de los Establecimientos Públicos Nacionales, siempre que el titular del despacho correspondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito”. Que el artículo 2.8.5.12. del mismo Decreto señala: “Registro de Operaciones. Todas las operaciones que se realicen a través de la caja menor deben ser registradas por el responsable de la caja menor en el SIIF Nación. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización para el cierre de la caja menor. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los diferentes órganos y de las oficinas de auditoría. En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la que se encuentra registrada en el SIIF Nación”. Que el artículo 2.8.5.14. del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 establece: “Reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los

rubros presupuestales afectados. En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.” Que es necesario constituir durante la vigencia 2020 una Caja Menor en la Procuraduría General de la Nación por una cuantía de DIECINUEVE MILLONES DE PESOS ($19.000.000) M/CTE., para cubrir gastos administrativos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles, que por su premura y cuantía no pueden ser atendidos por los canales normales de contratación, por lo que es preciso disponer de mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades prioritarias, de acuerdo con la justificación técnica y económica presentada por la División Administrativa, la cual hace parte integral de la presente Resolución. Que según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 21220 del 17 de marzo de 2020, expedido por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal, existe disponibilidad 2 RESOLUCIÓN No. 0139 ( 31 MAR 2020 ) “Por la cual se constituye una caja menor para atender gastos administrativos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles, para la vigencia fiscal 2020” presupuestal por la suma de DIECINUEVE MILLONES DE PESOS ($19.000.000) M/cte. para la constitución de la Caja Menor. Que en mérito de lo expuesto; RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Constituir una Caja Menor para cubrir gastos administrativos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles, que por su premura y cuantía no pueden ser

atendidos por los canales normales de contratación, por lo que es preciso disponer de mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades prioritarias, por una cuantía de DIECINUEVE MILLONES DE PESOS ($19.000.000) M/CTE. durante la vigencia fiscal 2020, cuya legalización definitiva se hará antes del 28 de diciembre de 2020.

ARTÍCULO SEGUNDO: Fijar los conceptos del gasto que con cargo a esta Caja Menor se

pueden realizar, así:

2501 PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

UNIDAD EJECUTORA 250101

000-PGN GESTIÓN GENERAL

PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO

TIPO CTA SUBC OBJ ORD SUBO DETALLE VALOR

A 02 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 19.000.000

A 02 02 ADQUISICIONES DIFERENTES DE ACTIVOS 19.000.000

A 02 02 01 MATERIALES Y SUMINISTROS 8.000.000

A 02 02 01 000 AGRICULTURA, SILVICULTURA Y PRODUCTOS DE LA PESCA 560.000

A 02 02 01 000 001 PRODUCTOS DE LA AGRICULTURA Y LA HORTICULTURA 310.000

A 02 02 01 000 004 PESCADO Y OTROS PRODUCTOS DE LA PESCA 250.000

PRODUCTOS ALIMENTICIOS, BEBIDAS Y TABACO; TEXTILES, PRENDAS A 02 02 01 002 DE VESTIR Y PRODUCTOS DE CUERO 940.000

A 02 02 01 002 001 CARNE, PESCADO, FRUTAS, HORTALIZAS, ACEITES Y GRASAS 280.000

A 02 02 01 002 002 PRODUCTOS LÁCTEOS Y OVOPRODUCTOS 20.000

PRODUCTOS DE MOLINERÍA, ALMIDONES Y PRODUCTOS DERIVADOS A 02 02 01 002 003 DEL ALMIDÓN 120.000

A 02 02 01 002 004 BEBIDAS 20.000

A 02 02 01 002 007 ARTÍCULOS TEXTILES (EXCEPTO PRENDAS DE VESTIR) 500.000

OTROS BIENES TRANSPORTABLES (EXCEPTO PRODUCTOS A 02 02 01 003 METÁLICOS, MAQUINARIA Y EQUIPO) 2.300.000

PRODUCTOS DE MADERA, CORCHO, CESTERÍA A 02 02 01 003 001 Y ESPARTERÍA 300.000

PASTA O PULPA, PAPEL Y PRODUCTOS DE PAPEL; IMPRESOS Y A 02 02 01 003 002 ARTÍCULOS RELACIONADOS 300.000

OTROS PRODUCTOS QUÍMICOS; FIBRAS ARTIFICIALES (O FIBRAS A 02 02 01 003 005 INDUSTRIALES HECHAS POR EL HOMBRE) 500.000

3 RESOLUCIÓN No. 0139 ( 31 MAR 2020 ) “Por la cual se constituye una caja menor para atender gastos administrativos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles, para la vigencia fiscal 2020” TIPO CTA SUBC OBJ ORD SUBO DETALLE VALOR A 02 02 01 003 006 PRODUCTOS DE CAUCHO Y PLÁSTICO 200.000

VIDRIO Y PRODUCTOS DE VIDRIO Y OTROS PRODUCTOS NO A 02 02 01 003 007 METÁLICOS N.C.P. 500.000

A 02 02 01 003 008 OTROS BIENES TRANSPORTABLES N.C.P. 500.000

A 02 02 01 004 PRODUCTOS METÁLICOS Y PAQUETES DE SOFTWARE 5.200.000

PRODUCTOS METÁLICOS ELABORADOS (EXCEPTO MAQUINARIA Y A 02 02 01 004 002 EQUIPO) 1.500.000

A 02 02 01 004 005 MAQUINARIA DE OFICINA, CONTABILIDAD E INFORMÁTICA 500.000

A 02 02 01 004 006 MAQUINARIA Y APARATOS ELÉCTRICOS 2.000.000

A 02 02 01 004 007 EQUIPO Y APARATOS DE RADIO, TELEVISIÓN Y COMUNICACIONES 200.000

APARATOS MÉDICOS, INSTRUMENTOS ÓPTICOS Y DE PRECISIÓN, A 02 02 01 004 008 RELOJES 1.000.000

A 02 02 02 ADQUISICIÓN DE SERVICIOS 10.000.000

A 02 02 02 005 SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN 2.000.000

A 02 02 02 005 004 SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN 2.000.000

ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTRO DE COMIDAS Y BEBIDAS; SERVICIOS DE TRANSPORTE; SERVICIOS DE DISTRIBUCIÓN DE A 02 02 02 006 ELECTRICIDAD, GAS Y AGUA 2.000.000

A 02 02 02 006 003 ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTROS DE COMIDAS Y BEBIDAS 2.000.000

SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y SERVICIOS DE A 02 02 02 008 PRODUCCIÓN 5.000.000

A 02 02 02 008 002 SERVICIOS JURÍDICOS Y CONTABLES 1.500.000

A 02 02 02 008 003 OTROS SERVICIOS PROFESIONALES, CIENTÍFICOS Y TÉCNICOS 1.500.000

SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, REPARACIÓN E INSTALACIÓN A 02 02 02 008 007 (EXCEPTO SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN) 2.000.000

A 02 02 02 009 SERVICIOS PARA LA COMUNIDAD, SOCIALES Y PERSONALES 1.000.000

A 02 02 02 009 007 OTROS SERVICIOS 1.000.000

PARÁGRAFO: Cuando sea necesario realizar el pago de los gastos a que hace referencia este artículo, el Jefe de la respectiva dependencia o los Procuradores Judiciales, según el caso, deberán elevar por escrito la solicitud ante el responsable de la Caja Menor. Para los efectos del rubro “Productos de Cafetería y Restaurante”, se requiere la autorización previa y por escrito del Procurador General de la Nación, tal como lo señala el parágrafo 2° del artículo 2.8.5.5. del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015.

ARTÍCULO TERCERO. Asignar la administración de los fondos de Caja Menor que por esta resolución se constituye a LUIS FERNANDO DÍAZ ALBARRACÍN, identificado con la cédula de ciudadanía número 79.296.550, Asesor, Código 1AS, Grado 19, de la División

Administrativa (E), debidamente afianzado con la Póliza Global de Manejo vigente durante el año 2020, quien para su manejo utilizará cuenta corriente oficial a nombre de la Procuraduría General de la Nación, Caja Menor Recursos del Presupuesto Nacional. 4 RESOLUCIÓN No. 0139 ( 31 MAR 2020 ) “Por la cual se constituye una caja menor para atender gastos administrativos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles, para la vigencia fiscal 2020” PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento en que LUIS FERNANDO DÍAZ ALBARRACÍN se encuentre en vacaciones, licencia, comisión o permiso, se encargará de dicha administración a DANIEL OSORIO MADERO, identificado con la cédula de ciudadanía número 79.948.072, Secretario Ejecutivo, Código 5SJ, Grado 12, con asignación de funciones en la División Administrativa, quien estará debidamente afianzado para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requerirá de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, tanto al recibo como a la entrega de la misma, lo cual deberá constar en el acta respectiva.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los citados funcionarios podrán manejar hasta dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes en efectivo.

ARTÍCULO CUARTO. El funcionamiento de la Caja Menor de que trata la presente Resolución y en especial los trámites de legalización de los gastos, los reembolsos, el régimen de deberes, obligaciones y responsabilidades, y el sistema de controles, estarán sujetos a las

disposiciones reglamentarias contenidas en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 y demás normas sobre control fiscal. ARTÍCULO QUINTO. Autorizar al Tesorero de la Entidad, para que gire a nombre de la Procuraduría General de la Nación, Caja Menor Recursos del Presupuesto Público Nacional, la suma aquí autorizada para la Caja Menor de la referencia, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 21220 del 17 de marzo de 2020, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 1068 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen y/o deroguen. ARTÍCULO SEXTO. Remitir copia de esta resolución a la Oficina de Control Interno, a la División Administrativa, a los distintos grupos de la División Financiera de la Procuraduría General de la Nación y a la Aseguradora Axa Colpatria Seguros S.A.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

FERNANDO CARRILLO FLÓREZ

Procurador General de la Nación

Proyectó: Fernando Díaz Albarracin/ División Administrativa.

Revisó: Diego Alonso Bernal Acosta / Jefe División Administrativa

José Javier Morales / Coordinador Grupo de Ejecución Presupuestal (e) Odilia Mari Barbosa Pinzón / Jefe División Financiera Juan Camilo Caro Esteban / Asesor Secretaría General Ramiro Aldana Blanco / Asesor Secretaría General

Aprobó: Efraín Alberto Becerra Gómez/ Secretario General

Asesor – Despacho Procurador General de la Nación 5