PGN - Resolución 187 de 2003

Ésta fue REVOCADA por la RESOLUCION NÚMERO 187 Resolución 242 de 2008 (4 ABR. 2003) "Por la cual se crea, como grupo adscrito a la Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios, la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas para la Defensa del Menor y la Familia, para Asuntos Ambientales y Agrarios y para la Prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos, y se adopta su manual de procedimientos" EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6, 7, 8, 34, 38 y 39 del artículo 7 del Decreto 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación está dirigido a fortalecer las áreas misionales de la Entidad, con el fin de lograr resultados efectivos en la defensa y protección de los derechos humanos y defender los intereses de la sociedad, como prioridad del Ministerio Público. Que en el área Preventiva, las Procuradurías Delegadas para la Defensa del Menor y la Familia, Procuraduría delegada para Asunto Ambientales y Agrarios y Procuraduría Delegada para la Prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos, son dependencias esenciales en la ejecución de la política preventiva que en materia de Derechos Humanos adelanta la Procuraduría General de la Nación. Que para lograr que las acciones de las Procuradurías Delegadas señaladas presenten una mayor efectividad, productividad, oportunidad, agilidad, y

calidad, es necesario aplicar una reingeniería de procesos fundamentada en la separación y especialización de los puestos de trabajo en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área secretarial y administrativa de otra; en la incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones y les impriman celeridad, seguridad y precisión; en la adecuación de la estructura física y técnica para que respondan a las exigencias del nuevo modelo de gestión preventiva. Que es necesario organizar una dependencia responsable de la gestión secretarial y administrativa de las Procuradurías Delegadas mencionadas, definir los procedimientos y resultados a su cargo, y su ubicación dentro de la estructura de la Procuraduría General de la Nación. Que en mérito de lo expuesto

RESUELVE

1. OBJETO Y ESTRUCTURA ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Crear la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas para la Defensa del Menor y la Familia, Procuraduría delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios y Procuraduría Delegada para la Prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y

Agrarios. Esta Unidad, apoyará la gestión secretarial y administrativa necesaria en las Procuradurías Delegadas señaladas. ARTÍCULO SEGUNDO.- Comité de Procuradores Delegados. La dirección de la Unidad Coordinadora estará a cargo del Comité de Procuradores Delegados, conformado por el Delegado para la Defensa del Menor y la Familia, el

Delegado para Asuntos Ambientales y Agrarios y el Delegado para la Prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos. Este Comité se reunirá de manera ordinaria, una vez al mes, o extraordinariamente, cuando lo solicite uno de sus miembros o el Coordinador de la Unidad Coordinadora. ARTÍCULO TERCERO.- Funciones del Comité de Procuradores Delegados. El Comité de Procuradores Delegados tendrá las siguientes funciones:

1. Revisar los informes de gestión de las delegadas, consolidado por la Unidad Coordinadora y verificar su contenido con los demás delegados, en caso de ser necesario.

2. Evaluar cada tres (3) meses la gestión integral de la Unidad Coordinadora

3. Efectuar los requerimientos y sugerencias de los procuradores Delegados, tanto al Coordinador como a los funcionarios de la Unidad Coordinadora.

4. Velar porque la interrelación de los funcionarios adscritos a las procuradurías delegadas y a la Unidad Coordinadora sea la adecuada para la consecución de los objetivos comunes.

5. Calificar al Coordinador de la Unidad Coordinadora.

6. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

Parágrafo. El control de gestión de las Procuradurías Delegadas y de la Unidad Coordinadora se efectuará atendiendo las pautas de las Oficinas de Planeación y control Interno. ARTÍCULO CUARTO.- Funciones del Coordinador de la Unidad. La Unidad Coordinadora tendrá una coordinación a cargo de un asesor grado 19, quien desarrollará las siguientes actividades:

1. Dar trámite a las solicitudes de información, de otras dependencias o

entidades, relacionadas con derechos de petición u otros requerimientos RESOLUCION NÚMERO # 1 8 7 DE 4ABR. 2003 con trámite preferencial, controlando estrictamente el recibo y envío de la correspondencia respectiva.

2. Atender al público suministrando la información acertada. informar a la División de Gestión Humana lo correspondiente a incapacidades, permisos, licencias, compensatorios, y todo lo demás relacionado con las novedades de personal.

3. Decidir lo relativo a situaciones administrativas que, en los términos del Decreto 262 de 2000, corresponda decidir al superior inmediato, en relación con los funcionarios adscritos a la Unidad Coordinadora.

4. Supervisar el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a cada uno de los funcionarios de la Unidad Coordinadora.

5. Supervisar la actualización oportuna del SIAF, las bases de datos o Sistema de Información de programas, asuntos y diligencias varias, GEDIS y del SIRENO.

6. Consolidar y presentar mensualmente el informe de gestión de las procuradurías delegadas y de la Unidad Coordinadora al Comité de Delegados, para lo cual actualizará semanalmente los registros de control de gestión tanto de los despachos como de la Unidad Coordinadora.

7. Llevar controles periódicos sobre el consumo de elementos de oficina de las Delegadas a su cargo y la Unidad Coordinadora, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes.

8. Supervisar la actualización oportuna y la correcta administración de los archivos definitivos y archivos de gestión a cargo de la Unidad

Coordinadora.

9. Evaluar la gestión de los integrantes de la Unidad Coordinadora tomando como base el estricto cumplimiento de las funciones asignadas, con los resultados esperados.

10. Calificar a los funcionarios de la Unidad Coordinadora.

11. Llevará el control del inventario físico de las delegadas y de la Unidad

Coordinadora.

12. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación y el

Procurador Delegado Director de la Unidad. ARTÍCULO QUINTO.- Estructura. Organización de la Unidad Coordinadora. La Unidad Coordinadora desarrollará las actividades de apoyo secretarial y administrativa a las Procuradurías Delegadas, con base en una organización por áreas, así:

A. Área de Gestión Documental, la cual desarrollará las siguientes actividades:

1. Fotocopiar la documentación necesaria (para adjuntar a cada Asunto o Diligencias Varias) llevando su respectivo control.

2. Recibir, organizar, embalar y enviar la correspondencia que salga de la Procuradurías Delegadas a la División de Registro y Control y

Correspondencia.

3. Recoger la correspondencia en la División de Registro y Control y Correspondencia y repartirla entre las distintas dependencias.

4. Administrar el archivo de las delegadas y velar por su correcto manejo conservación y entrega oportuna de información.

5. Anexar los documentos recibidos en la Unidad Coordinadora a los asuntos y/o diligencias varias que se encuentren allí o a las carpetas de la serie documental a la que corresponda.

6. Llevar el inventario de asuntos o diligencias varias y demás series documentales.

7. Orientar a los usuarios y público en general suministrando la información que estos soliciten.

8. Facilitar la lectura de los asuntos o Diligencias Varias a los usuarios.

9. Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la Tabla de Retención Documental de la Unidad Coordinadora. 10.Recibir y efectuar la distribución de la correspondencia entre delegadas y procurar su pronto y adecuado trámite. 11.Proyectar los oficios y documentos que deba elaborar la Unidad Coordinadora. 12.Coordinar la logística de los eventos programados por las Procuradurías Delegadas 13.Elaborar el informe mensual de gestión de las Delegadas, que será evaluado por los procuradores delegados. 14.Diseñar los instrumentos de gestión que permitan el monitoreo y ajuste de los niveles de desempeño de las Delegadas.

B. Área Sistemas de Información, la cual desarrollará las siguientes actividades:

1. Administrar el módulo de correspondencia del Sistema de Información Administrativa y Financiera SIAF y el programa HERMES, radicando y registrando el movimiento de la correspondencia recibida y enviada por la Unidad Coordinadora.

C. Área de Apoyo, la cual desarrollará las siguientes actividades:

1. Hacer carátulas cuando sea necesario y organizar, foliar, numerar y fechar las providencias y/o decisiones que salen firmadas del despacho del

Procurador Delegado.

2. Apoyar al respectivo Procurador Delegado en la planeación de sus actividades.

3. Apoyar los transportes que se generen dentro de los procesos en los que interviene el delegado.

4. Archivar actas de reparto en consecutivo.

D. Área de sustanciación, la cual desarrollará las siguientes actividades:

1. Sustanciar todos los documentos que llegan a las delegadas.

2. Mantener actualizadas las bases de datos o Sistemas de Información utilizados para el registro y desarrollo de programas, de asuntos o diligencias varias, solicitudes de intervención y reparto.

3. Registrar el movimiento de los eventuales expedientes disciplinarios que se lleven en la delegada, haciendo uso del GEDIS y del Sistema de Registro de Notificaciones -SIRENO para solicitar al Centro de Notificaciones la notificación de autos, fallos y resoluciones.

4. Hacer seguimiento de las eventuales solicitudes de notificación efectuadas al Centro de Notificaciones y archivar las constancias de recepción por parte del funcionario del Centro de notificaciones.

Parágrafo I.- Para el trámite de las actuaciones disciplinarias a que haya lugar se aplicarán los procedimientos definidos para este tipo de actuaciones en la resolución No. 225 de julio 18 de 2002. Parágrafo II.- El comité de Procuradores Delegados, asignará las tareas de apoyo y transporte de documentos que requiera la Unidad Coordinadora para el desarrollo de procesos y procedimientos de cada delegada a la secretaría de despacho. ARTÍCULO SEXTO.- Apoyo técnico. La oficina de sistemas se encargará a través de un profesional asignado a ella, de brindar el apoyo técnico requerido por la Unidad Coordinadora, en forma oportuna. Ese apoyo incluirá entre otras las siguientes funciones:

1. Dar soporte técnico a los funcionarios de la unidad coordinadora encargados de las bases de datos de asuntos, diligencias varias y programas, manejo del Sistema de Información de Gestión DisciplinariaGEDIS, Sistema de Información Administrativa y Financiera - SIAF y Sistema de información y registro de notificaciones SIRENO.

2. Programar, coordinar y desarrollar las capacitaciones necesarias para la optima utilización de las herramientas tecnológicas.

3. Garantizar el funcionamiento de la red lógica y demás elementos tecnológicos

4. Servir como enlace entre la Unidad Coordinadora y la Oficina de sistemas para garantizar la oportuna atención de los requerimientos generados en esta.

5. Elaborar y presentar cada mes al Coordinador de la Unidad un informe, detallando el tipo de soporte prestado a la dependencia.

ARTÍCULO SEPTIMQ.- La planta de personal de la Unidad Coordinadora es la siguiente: Un (1) Asesor 1AS Grado 19 Un (1) Secretario ejecutivo 5SJ Grado 12 Un (1) Secretario 5SE Grado 11 Un (1) Técnico administrativo 4TM Grado 11 Un (1) Sustanciador 4SU Grado 10 Un (1) Sustanciador 4SU Grado 09 Un (1) Secretario 5SE Grado 09 Cinco (5) Oficinista 5OF Grado 06

II. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES DE LA UNIDAD COORDINADORA FRENTE AL PROCESO PREVENTIVO ARTÍCULO OCTAVO. Programación de diligencias. Para efectos de la óptima utilización de los lugares comunes destinados a la realización de audiencias, reuniones y capacitaciones, el coordinador de la unidad debe gestionar su utilización con el Coordinador de la Unidad Coordinadora Disciplinaria para el

Área de Derechos Humanos.

ARTÍCULO NOVENO. Reparto. La asignación de los Asuntos, Diligencias Varias y solicitudes de intervención que llegan a la Unidad Coordinadora, entre los profesionales de cada delegada y los Procuradores Judiciales adscritos a ella, podrá realizarse mediante reparto aleatorio o dirigido. En el primer caso será efectuado por el coordinador de la Unidad, previas observaciones del Delegado, en el segundo caso será realizado por cada Delegado con apoyo de la Unidad Coordinadora. ARTÍCULO DEDIMO.- Despacho comisorio. La elaboración de los autos de comisión estará a cargo de la Unidad Coordinadora, quien los proyectará para la firma del Delegado. ARTÍCULO DECIMO PRIMERO.- Identificación de asuntos o diligencias varias. Para un mejor manejo de asuntos, la Unidad Coordinadora identificará cada carpeta con el número de radicación, colocándolo en la pestaña principal y marcará debidamente la carátula. Cuando se trate de identificar diligencias varias, no es necesaria la carátula. ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO.- Consolidación Informes de Avance. Con el fin de acceder con mayor rapidez a los datos básicos de cada asunto y número de actuaciones realizadas en pro del mismo, en el inicio de cada asunto o diligencias varias se encontrarán la planilla de informes de avance. ARTÍCULO DECIMO TERCERO.- Consolidación Informes de programas: Los profesionales de la delegada para la Defensa del Menor y la Familia diligenciarán en la planilla de informes de programas la información relacionada con los programas adelantados en la Delegada, especificando su orientación, desarrollo, avances e información sobre su terminación.

ARTÍCULO DECIMO CUARTO.- Apoyo a eventos, programas y operativos. La Unidad Coordinadora brindará colaboración operativa a las Delegadas en el desarrollo de estas actividades. ARTÍCULO DECIMO QUINTO.- Otros Formatos. Las comunicaciones y oficios que expida la Unidad Coordinadora, se efectuarán en los formatos que la Coordinadora de la Unidad diseñe, previa revisión del Comité de Procuradores Delegados. ARTÍCULO DECIMO SEPTIMO.- La Unidad Coordinadora ejercerá sus funciones de conformidad con el manual de procedimientos que expida el Procurador General de la Nación. ARTÍCULO DECIMO OCTAVO.- Vigencia y derogatorias. La presente Resolución surte efectos a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los - 4 ABR. 2003

EDGARDO JOSE MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación